Финпроверка госоргана: минимизируем риски при возмещении командировочных расходов госслужащим

Какие расходы нужно возмещать госслужащему

Госслужащему, направленному в служебную командировку на территории РФ, надо возместить:

• расходы на проезд к месту командировки и обратно — к постоянному месту прохождения госслужбы;
• расходы на проезд из одного населенного пункта в другой, если чиновник командирован в несколько организаций, которые расположены в разных населенных пунктах;
• расходы на проживание;
• суточные;
• иные расходы. Они должны быть произведены госслужащим с разрешения или ведома работодателя.

Если госслужащий направлен в загранкомандировку, то ему нужно возместить дополнительные расходы.

Рассмотрим основные из перечисленных расходов подробнее.

Расходы на проезд

Расходы на проезд должны быть подтверждены проездными документами. Нормы возмещения утверждены указом президента. Если госслужащий не представит билеты или выданные транспортной организацией документы, подтверждающие информацию из билета, проезд не оплачивается. Исключение — служащий использовал личный транспорт для проезда.

Например, для служащих, замещающих главные, ведущие, старшие и младшие должности госслужбы, установлены следующие нормативы возмещения:

• воздушным транспортом — по тарифу эконом-класса;
• морским и речным транспортом — по тарифам перевозчика, но не выше стоимости проезда в четырехместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров;
• железнодорожным транспортом — в вагоне эконом-класса повышенной комфортности категории "К" или в вагоне категории "С" с местами для сидения.

Перечень и нормативы возмещения расходов на проезд, а также виды транспорта, расходы на который подлежат возмещению, являются исчерпывающими.

Однако расходы на проезд могут быть оплачены сверх норм, если одновременно выполняются следующие условия:

• расходы возмещены в пределах средств, предусмотренных в федбюджете на содержание госоргана;
• есть решение представителя нанимателя или уполномоченного им лица.

Минтруд считает, что госслужащему можно возместить расходы на проезд в вагоне категории "П" (плацкартный), если стоимость билета ниже, чем стоимость проезда по нормативу.

Расходы на проезд до аэропорта необходимо возмещать, только если чиновник представит документы (билеты), подтверждающие эти расходы.

Если госслужащий отправляется в командировку за пределами служебного дня и проживает в том же населенном пункте, где расположен госорган, затраты на проезд до аэропорта возмещаются как обычные расходы на проезд до пункта отправления.

Если служащий живет в другом населенном пункте, затраты на дорогу от дома до аэропорта и обратно компенсируют как иные расходы.

А вот возмещение расходов на проезд в месте командировки в городском общественном транспорте законом не предусмотрено. На это указывали Минтруд и некоторые суды, например ФАС ВСО.

Что касается возмещения проезда железнодорожным и воздушным транспортом с превышением норм комфортности, то суды не признают его правомерным. Например, Девятый ААС не принял доводы госоргана о том, что билеты приобретены в салонах бизнес-класса, поскольку в продаже не было билетов эконом-класса. Суд отметил: решение представителя нанимателя или уполномоченного им лица о возмещении расходов на проезд сверх норм не принималось. Суд не согласился и с тем, что возврату в бюджет подлежит только разница между стоимостью билетов бизнес- и эконом-класса. В предписании проверяющих разница не выделялась, так как не было расчетов и подтверждения цены билетов. В суд они также не были представлены.

Минтруд отмечает: если стоимость питания включена в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, ее нельзя исключить из оплаты проезда госслужащего. АС ДО считает так же. Однако решение руководителя учреждения в этом случае должно быть обоснованным, а расходы совершены в пределах средств, предусмотренных в федбюджете на содержание госоргана.

Расходы на проживание

Расходы на бронирование и наем жилого помещения должны быть подтверждены документально. Для госслужащих установлены нормативы возмещения:

• руководителям — не более стоимости двухкомнатного номера;
• остальным госслужащим — не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

Если у чиновника нет подтверждающих документов, то расходы нужно возместить в размере 30 руб. за каждый день нахождения в командировке.

При найме жилого помещения, в котором предоставляется услуга по питанию, его стоимость не возмещается. Так считают Минтруд и Счетная палата РФ.

Девятый ААС также поддержал проверяющих, которые установили, что расходы по найму возмещены сверх установленных норм. В частности, госслужащим было оплачено проживание в двухкомнатном номере, в полулюксе "Делюкс", в отдельном коттедже.

А вот Санкт-Петербургский городской суд признал незаконным отказ госоргана возместить служащему расходы на проживание, понесенные в период командировки. Суд учел: командировка была в зимнее время (с 31 января по 2 февраля), в месте командировки чиновник находился с 6:41 до 22:22 2 февраля, между прибытием в город (6:41), исполнением служебного задания (с 14:00 до 16:00) и убытием (22:22) были значительные временные промежутки. Суд также не принял во внимание доводы учреждения, что госслужащий не нуждался в проживании в номере категории "Комфорт" при наличии других номеров. Номер был предоставлен по цене одноместного проживания. Доказательств того, что номер является двухкомнатным, работодатель не представил.

Иные расходы, связанные со служебной командировкой

Иные расходы могут быть возмещены, только если есть разрешение представителя нанимателя или уполномоченного им лица и представлены документы, подтверждающие эти расходы.

К таким расходам могут быть отнесены:

• курортный сбор;
• расходы на проезд общественным транспортом, а также иные транспортные расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе оплата проезда в такси;
• расходы на проезд в метро во время командировки;
• комиссия, взимаемая банком при оплате услуг по найму жилого помещения.

Отдельным категориям служащих оплачиваются услуги залов официальных лиц и делегаций, которые организованы в составе открытых для международных сообщений (международных полетов):

• железнодорожных и автомобильных вокзалов (станций);
• морских и речных портов, аэропортов (аэродромов).

Как подтвердить и обосновать командировочные расходы

Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, госоргану необходимо документально обосновать командировочные расходы. Основным документом будет решение представителя нанимателя или уполномоченного им лица о направлении служащего в командировку. Руководители территориальных органов направляются в командировку по решению руководителей вышестоящих федорганов.

Чтобы командировать госслужащего в вышестоящую организацию, необходим письменный вызов руководителя этого госоргана или его согласование. Форма получения согласия и требования к нему законом не установлены.

На практике проверяющие выявляют следующие нарушения:

• расходы возмещены по документам, которые содержат не соответствующие приказу о командировке даты;
• расходы возмещены в сумме, превышающей стоимость представленных проездных документов.

О том, что бюджетные средства были расходованы неправомерно, может свидетельствовать следующее:

• оплачены транспортные услуги без первичных документов;
• оплачены расходы на проезд в такси без согласия нанимателя;
• оплачены расходы, не подтвержденные служебным заданием, отчетом о выполнении служебного задания, надлежащим образом оформленными командировочными документами;
• отсутствует решение вышестоящего органа о направлении руководителя территориального госоргана в командировку (как в письменной, так и в устной форме);
• отсутствуют посадочные талоны. Отметим, при их утере справку с подтверждающей полет информацией, выданную авиаперевозчиком или его представителем, можно принять в качестве документа, который доказывает расходы на авиаперелет;
• квитанции на проезд датированы ранее дат прилета сотрудников в место командировки либо в них отсутствует дата;
• проживание и суточные оплачены за пределами времени, необходимого для командировки.

Минтруд разъяснил: учитывая судебную практику, расходы должны быть оправданными и обоснованными. Поэтому расходы в период командировки госслужащему и представителю нанимателя следует согласовать до того, как они произведены.