Правила ведения архива
Подборка наиболее важных документов по запросу Правила ведения архива (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Особенности организации архивного дела в судах России и Беларуси
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 2)Определяющее значение для организации системы управления документами в судах России и Белоруссии имеет составление и ведение номенклатуры дел. В Правилах работы государственных архивов Республики Беларусь номенклатура дел понимается в традиционном для архивного дела значении - как систематизированный перечень дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В белорусском судебном делопроизводстве применяется термин "номенклатура нарядов (дел)", в российском - "сводная номенклатура дел (нарядов)". Методика составления номенклатуры нарядов (дел) в судах Белоруссии основывается на анализе содержания правовых актов, регулирующих правоотношения в сфере организации судебной деятельности, в том числе основного правоустанавливающего акта - Кодекса Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей от 29 июня 2006 г. N 139-З, позволяющего определить компетенцию суда, а значит, и содержание документооборота. Преемственность ведения делопроизводства заключается в разработке текстов номенклатур нарядов (дел) на следующий год на основе действующего варианта текущего года, что позволяет реализовать принцип единообразия индексирования. При составлении текста данных ежегодно утверждаемых в судах перечней как в Белоруссии, так и в России учитывается содержание норм подзаконных актов - инструкций по делопроизводству в соответствующих судах, устанавливающих формы дел, журналов и картотек, а также типовые и ведомственные перечни документов, с указанием сроков их хранения.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 2)Определяющее значение для организации системы управления документами в судах России и Белоруссии имеет составление и ведение номенклатуры дел. В Правилах работы государственных архивов Республики Беларусь номенклатура дел понимается в традиционном для архивного дела значении - как систематизированный перечень дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В белорусском судебном делопроизводстве применяется термин "номенклатура нарядов (дел)", в российском - "сводная номенклатура дел (нарядов)". Методика составления номенклатуры нарядов (дел) в судах Белоруссии основывается на анализе содержания правовых актов, регулирующих правоотношения в сфере организации судебной деятельности, в том числе основного правоустанавливающего акта - Кодекса Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей от 29 июня 2006 г. N 139-З, позволяющего определить компетенцию суда, а значит, и содержание документооборота. Преемственность ведения делопроизводства заключается в разработке текстов номенклатур нарядов (дел) на следующий год на основе действующего варианта текущего года, что позволяет реализовать принцип единообразия индексирования. При составлении текста данных ежегодно утверждаемых в судах перечней как в Белоруссии, так и в России учитывается содержание норм подзаконных актов - инструкций по делопроизводству в соответствующих судах, устанавливающих формы дел, журналов и картотек, а также типовые и ведомственные перечни документов, с указанием сроков их хранения.
Статья: Делопроизводство в советах судей субъектов Российской Федерации (в контексте обеспечения сохранности документов об их деятельности в составе Архивного фонда РФ)
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2023, N 2)Для достижения статуса источника комплектования Архивного фонда РФ любая государственная организация, орган государственной власти или орган местного самоуправления должны иметь определенные признаки соответствия требованиям - иметь значимый для общества функционал, отвечать признакам стабильного существования, общественного признания и т.д. <8>. Основным организационным моментом для получения такого статуса является осуществление перечня подготовительных действий в рамках системы управления документами. Правила ведения архивного делопроизводства в Российской Федерации, сформулированные в Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации" и утвержденные Росархивом, в самом общем виде предполагают обязательность разработки и утверждения положения об архиве организации, ежегодного утверждения номенклатуры дел как систематизированного перечня документов организации, а также проведение экспертизы ценности документов в качестве внутренней работы под руководством специально созданной при руководителе соответствующего органа экспертной комиссии.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2023, N 2)Для достижения статуса источника комплектования Архивного фонда РФ любая государственная организация, орган государственной власти или орган местного самоуправления должны иметь определенные признаки соответствия требованиям - иметь значимый для общества функционал, отвечать признакам стабильного существования, общественного признания и т.д. <8>. Основным организационным моментом для получения такого статуса является осуществление перечня подготовительных действий в рамках системы управления документами. Правила ведения архивного делопроизводства в Российской Федерации, сформулированные в Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации" и утвержденные Росархивом, в самом общем виде предполагают обязательность разработки и утверждения положения об архиве организации, ежегодного утверждения номенклатуры дел как систематизированного перечня документов организации, а также проведение экспертизы ценности документов в качестве внутренней работы под руководством специально созданной при руководителе соответствующего органа экспертной комиссии.
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2025 год: Статья 11 "Периоды работы и (или) иной деятельности, включаемые в страховой стаж" Федерального закона "О страховых пенсиях""Принимая новое решение и отказывая в удовлетворении требований, суд апелляционной инстанции, руководствуясь положениями статей 4, 8, 11, 12, 14 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 400-ФЗ "О страховых пенсиях", статей 8.1, 11, 16 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования", Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2014 г. N 1015, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. N 162 (далее - Инструкция от 20 июня 1974 г. N 162), Порядком осуществления корректировки сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесения уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет, утвержденным Приказом СФР от 11 июля 2023 г. N 1363, оценив по правилам статьи 67 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации представленные в материалы дела доказательства, исходил из заполнения трудовой книжки истца с нарушением правил оформления, предусмотренных Инструкцией от 20 июня 1974 г. N 162, при внесении записи о трудоустройстве истца в ТОО "Рифей" в период с 6 мая 1999 г. по 1 апреля 2002 г., отсутствия в МБУ "Городской архив" документов по личному составу на работников ТОО "Рифей" за 1997-2002 гг., отсутствия соответствующих сведений в выписке из индивидуального (персонифицированного) учета С., отсутствия доказательств, подтверждающих уплату страховых взносов, начисление заработный платы и ее размер в спорный период, в связи с чем не усмотрел оснований для включения спорного периода работы в страховой стаж, а также оснований для корректировки сведений, учтенных в индивидуальном лицевом счете истца."
Нормативные акты
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
<Информация> Росархива
<Ответы на часто задаваемые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций>ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
<Ответы на часто задаваемые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций>ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде
(КонсультантПлюс, 2026)Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, храните до востребования в соответствии с требованиями, установленными законодательством РФ об архивном деле (п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2026)Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, храните до востребования в соответствии с требованиями, установленными законодательством РФ об архивном деле (п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Готовое решение: В каких случаях разделу (записи) в ЕГРН присваивается статус "архивный"
(КонсультантПлюс, 2026)Все архивные сведения и записи не исключаются из ЕГРН (кадастра недвижимости и реестра прав на нее). По общему правилу при необходимости вы можете получить информацию, которая содержится в записях со статусом "архивная" (п. 17 Порядка ведения ЕГРН). Для этого вы можете запросить выписку из ЕГРН в общем порядке.
(КонсультантПлюс, 2026)Все архивные сведения и записи не исключаются из ЕГРН (кадастра недвижимости и реестра прав на нее). По общему правилу при необходимости вы можете получить информацию, которая содержится в записях со статусом "архивная" (п. 17 Порядка ведения ЕГРН). Для этого вы можете запросить выписку из ЕГРН в общем порядке.
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2026)Порядок сдачи в архив кадровых документов такой же, как любых других документов. Алгоритм, в частности, следующий: ежегодно экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документов, документы, не выделенные к уничтожению по истечении сроков хранения, подготавливаются к передаче в архив (в частности, оформляются в дела, составляются описи дел, документов), передаются непосредственно в архив по описям. При этом нужно учитывать особенности в зависимости от того, на каком носителе документы (например, на бумажном или в виде электронного документа). Это следует, в частности, из абз. 1 п. 1, абз. 1 п. 2, п. п. 7, 14, пп. "в" п. 16, абз. 1 п. 17, п. 20, пп. "б" - "г" п. 22, п. п. 47, 48, 62, 66, 143 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. п. 2.1 - 2.3 Методических рекомендаций, разработанных ВНИИДАД, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. 4.2 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2026)Порядок сдачи в архив кадровых документов такой же, как любых других документов. Алгоритм, в частности, следующий: ежегодно экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документов, документы, не выделенные к уничтожению по истечении сроков хранения, подготавливаются к передаче в архив (в частности, оформляются в дела, составляются описи дел, документов), передаются непосредственно в архив по описям. При этом нужно учитывать особенности в зависимости от того, на каком носителе документы (например, на бумажном или в виде электронного документа). Это следует, в частности, из абз. 1 п. 1, абз. 1 п. 2, п. п. 7, 14, пп. "в" п. 16, абз. 1 п. 17, п. 20, пп. "б" - "г" п. 22, п. п. 47, 48, 62, 66, 143 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. п. 2.1 - 2.3 Методических рекомендаций, разработанных ВНИИДАД, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. 4.2 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Статья: Ответы Банка России на вопросы (предложения) банков, поступившие в рамках ежегодной встречи кредитных организаций с руководством регулятора (Приложение к Письму Банка России от 24.07.2023 N 03-23-16/6611)
("Официальный сайт Ассоциации "Россия", 2023)- правилами к оформлению разрешается любой вид архива, но фактически при размещении посредством личного кабинета проходят файлы в архиве zip;
("Официальный сайт Ассоциации "Россия", 2023)- правилами к оформлению разрешается любой вид архива, но фактически при размещении посредством личного кабинета проходят файлы в архиве zip;
Статья: Проблемы при передаче дел в архив
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)По договору с государственным или муниципальным архивом в него можно передавать также документы постоянного хранения, которые не относятся к источникам формирования архивов (подп. "в" п. 216 Правил N 77). Передачу дел оформляют актом приема-передачи.
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)По договору с государственным или муниципальным архивом в него можно передавать также документы постоянного хранения, которые не относятся к источникам формирования архивов (подп. "в" п. 216 Правил N 77). Передачу дел оформляют актом приема-передачи.
Типовая ситуация: Как передать документы в архив
(Издательство "Главная книга", 2026)Документы, которые нужно хранить постоянно или более 10 лет, можно передать в архив. Организация может сдать документы в государственный или частный архив или создать свой архив. Правила создания и ведения собственного архива определяют в ЛНА - положении об архиве - с учетом Правил Росархива. За основу можно взять Примерное положение Росархива (п. п. 2, 3, 5, 73 Правил хранения документов).
(Издательство "Главная книга", 2026)Документы, которые нужно хранить постоянно или более 10 лет, можно передать в архив. Организация может сдать документы в государственный или частный архив или создать свой архив. Правила создания и ведения собственного архива определяют в ЛНА - положении об архиве - с учетом Правил Росархива. За основу можно взять Примерное положение Росархива (п. п. 2, 3, 5, 73 Правил хранения документов).
Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы должностных инструкцийДолжностная инструкция ведущего специалиста лаборатории обеспечения сохранности архивных документов >>>
Статья: Судопроизводство по административным делам о признании информационных материалов экстремистскими (в контексте новаций судебного делопроизводства)
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2025, N 2)В настоящее время организация ведения судебного делопроизводства осуществляется в условиях смешанного - электронного и бумажного - документооборота. Административные исковые производства в судах формируются в соответствии с общими правилами формирования судебных дел, данная категория не имеет каких-либо ограничительных грифов - например, "секретно" или "для служебного пользования (ДСП)". Действующий Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции 2022 г. (далее - Перечень 2022 г.) предусматривает кратковременный срок хранения дел о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено (ст. 343) <8>. Данный срок составляет 5 лет, с отметкой "экспертно-проверочной комиссии". Таким образом, уничтожение таких дел после окончания 5-летнего срока хранения возможно только по результатам экспертизы ценности материалов данных судебных дел. Корректировка рассматриваемой ст. 343 Перечня произойдет в ближайшей перспективе с изменением правил подсудности дел данной категории в связи с передачей их рассмотрения в суды субъектов РФ. Таким образом, если по итогам экспертизы ценности срок хранения судебного дела продлевается решением экспертной комиссии суда, то данное дело как комплекс документов подлежит дальнейшему хранению в архиве суда. В то же время если оснований для продления сроков хранения не обнаружено, то осуществляется стандартная процедура уничтожения материалов судебного дела о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено, в ходе которой для постоянного хранения изымается только решение по делу. Такие судебные акты оформляется в наряды, представляющие собой, в условиях бумажного документооборота, сброшюрованные документы одной категории. Рассматриваемые наряды включают в себя решения по иным делам, выносимым в рамках применения КАС РФ за определенный календарный период. Согласно установленным правилам ведения архивов в судах, они передаются в состав документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда. В условиях территориальной распределенной структуры данного фонда суды, как правило, являются источниками комплектования для государственных архивов субъектов Российской Федерации.
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2025, N 2)В настоящее время организация ведения судебного делопроизводства осуществляется в условиях смешанного - электронного и бумажного - документооборота. Административные исковые производства в судах формируются в соответствии с общими правилами формирования судебных дел, данная категория не имеет каких-либо ограничительных грифов - например, "секретно" или "для служебного пользования (ДСП)". Действующий Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции 2022 г. (далее - Перечень 2022 г.) предусматривает кратковременный срок хранения дел о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено (ст. 343) <8>. Данный срок составляет 5 лет, с отметкой "экспертно-проверочной комиссии". Таким образом, уничтожение таких дел после окончания 5-летнего срока хранения возможно только по результатам экспертизы ценности материалов данных судебных дел. Корректировка рассматриваемой ст. 343 Перечня произойдет в ближайшей перспективе с изменением правил подсудности дел данной категории в связи с передачей их рассмотрения в суды субъектов РФ. Таким образом, если по итогам экспертизы ценности срок хранения судебного дела продлевается решением экспертной комиссии суда, то данное дело как комплекс документов подлежит дальнейшему хранению в архиве суда. В то же время если оснований для продления сроков хранения не обнаружено, то осуществляется стандартная процедура уничтожения материалов судебного дела о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено, в ходе которой для постоянного хранения изымается только решение по делу. Такие судебные акты оформляется в наряды, представляющие собой, в условиях бумажного документооборота, сброшюрованные документы одной категории. Рассматриваемые наряды включают в себя решения по иным делам, выносимым в рамках применения КАС РФ за определенный календарный период. Согласно установленным правилам ведения архивов в судах, они передаются в состав документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда. В условиях территориальной распределенной структуры данного фонда суды, как правило, являются источниками комплектования для государственных архивов субъектов Российской Федерации.
Статья: Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)Требования к оформлению документов при передаче в архив
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)Требования к оформлению документов при передаче в архив