Хранение и учет кадровой документации
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение и учет кадровой документации (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Как организовать проведение внутреннего кадрового аудита и оформить итоги в организации?
(Консультация эксперта, 2026)После того как был определен список обязательных документов и проверено их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям действующего законодательства, например включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия; подписаны ли все личные документы и приказы; правильно ли заполнены трудовые книжки; соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.
(Консультация эксперта, 2026)После того как был определен список обязательных документов и проверено их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям действующего законодательства, например включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия; подписаны ли все личные документы и приказы; правильно ли заполнены трудовые книжки; соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.
Статья: Контрольные мероприятия ГИТ: к чему должен быть готов кадровик
(Маслова А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 7)В ходе плановой проверки инспектор труда имеет право проводить проверку документов и сведений, относящихся к предмету проверки (кадровые документы, документы в области охраны труда, выплаты заработной платы и т.д.).
(Маслова А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 7)В ходе плановой проверки инспектор труда имеет право проводить проверку документов и сведений, относящихся к предмету проверки (кадровые документы, документы в области охраны труда, выплаты заработной платы и т.д.).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Личная карточка работника (в т.ч. совместителя)
(КонсультантПлюс, 2026)С 01.09.2021 в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250 обязанность вести личные карточки работников не следует ни из одного из НПА. Работодатель может самостоятельно принять решение, вести или нет личные карточки работников для кадрового учета
(КонсультантПлюс, 2026)С 01.09.2021 в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250 обязанность вести личные карточки работников не следует ни из одного из НПА. Работодатель может самостоятельно принять решение, вести или нет личные карточки работников для кадрового учета
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Кадровые документы
(КонсультантПлюс, 2026)...ответчиком не представлено доказательств невозможности восстановления утраченных документов, учитывая, что затребуемые истицей копии документов связаны с ее трудовыми правами и могут иметь значение для реализации ее социальных и пенсионных прав..."
(КонсультантПлюс, 2026)...ответчиком не представлено доказательств невозможности восстановления утраченных документов, учитывая, что затребуемые истицей копии документов связаны с ее трудовыми правами и могут иметь значение для реализации ее социальных и пенсионных прав..."
Нормативные акты
Приказ СК России от 11.01.2017 N 10
(ред. от 31.05.2023)
"Об обработке персональных данных сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих, работников Следственного комитета Российской Федерации, кандидатов на государственную службу (работу) в системе Следственного комитета Российской Федерации"
(вместе с "Правилами обработки персональных данных сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих, работников Следственного комитета Российской Федерации, кандидатов на государственную службу (работу) в системе Следственного комитета Российской Федерации")
(Зарегистрировано в Минюсте России 10.05.2017 N 46646)2) осуществления кадрового учета, делопроизводства, мотивации служебной (трудовой) деятельности и выполнения иных задач кадровой работы, в том числе в целях: контроля за поступлением, прохождением и увольнением с государственной службы (работы), завершением (прекращением) обучения; заключения и прекращения действия трудовых договоров (служебных контрактов) и контрактов о прохождении военной службы (далее - трудовой договор (служебный контракт, контракт); соблюдения установленных требований по охране труда, обеспечению его безопасности, учету труда и его оплате; формирования кадрового состава; управления служебной деятельностью (работой); организации и осуществления служебного взаимодействия и обучения по установленным формам и видам; принятия кадровых (управленческих) решений, в том числе связанных: с персональным кадровым отбором на основании аттестаций и учета медицинских заключений и результатов проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, с кадровым планированием и укомплектованием кадрами в соответствии со штатным расписанием (штатом), организационно-штатным развитием, с задачами формирования и эффективного использования федерального и собственного кадрового резервов, а также проведением ротации, с планированием материально-технического и финансового обеспечения деятельности, с созданием возможностей для развития профессиональных качеств и должностного (служебного) роста, с осуществлением профессионального образования и дополнительного профессионального образования сотрудников и федеральных государственных гражданских служащих (в том числе в части определения объема и направлений подготовки, переподготовки и повышения квалификации, применения образовательных программ и федеральных государственных образовательных стандартов, необходимых для прохождения государственной службы); проведения служебных проверок; осуществления расследования совершенных субъектами персональных данных правонарушений и (или) преступлений на предмет привлечения к дисциплинарной и иным видам юридической (административной, материальной, гражданско-правовой, уголовной) ответственности, в том числе в связи с несоблюдением ими установленных требований к служебному поведению, предоставлением недостоверных и неполных сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, совершением дорожно-транспортных происшествий; учета примененных к субъектам персональных данных мер поощрения и юридической ответственности; осуществления воспитательной деятельности; ведения Книги памяти Следственного комитета Российской Федерации; осуществления организационно-мобилизационных мероприятий; обеспечения воинского учета и бронирования субъектов персональных данных; организации работ по гражданской обороне; организации своевременного, достоверного и объективного ведения, учета и хранения личных дел, личных карточек, документов, подтверждающих служебную (трудовую) деятельность субъектов персональных данных (в том числе трудовых книжек, вкладышей в трудовые книжки, загранпаспортов), а также иных учетных кадровых документов и пенсионных дел сотрудников; ведения реестра федеральных государственных служащих Следственного комитета в информационных системах персональных данных Следственного комитета; пополнения и (или) уточнения сведений в информационных системах персональных данных Следственного комитета, осуществляющих обработку персональных данных в кадровых (управленческих) и иных целях обработки; осуществления допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, и иным конфиденциальным сведениям, в том числе к персональным данным; идентификации, аутентификации и авторизации субъектов персональных данных; осуществления редакционно-издательской деятельности; разработки и выпуска служебных источников информации; организации и осуществления взаимодействия следственных органов и учреждений Следственного комитета с государственными органами, в том числе с федеральными органами исполнительной власти, федеральными государственными органами и их должностными лицами, сторонними организациями, в том числе в рамках международного сотрудничества, средствами массовой информации, иными общедоступными источниками информации, а также с физическими лицами - в порядке и в случаях, установленных законодательством Российской Федерации; обеспечения собственной безопасности Следственного комитета и мер государственной защиты сотрудников и их близких родственников;
(ред. от 31.05.2023)
"Об обработке персональных данных сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих, работников Следственного комитета Российской Федерации, кандидатов на государственную службу (работу) в системе Следственного комитета Российской Федерации"
(вместе с "Правилами обработки персональных данных сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих, работников Следственного комитета Российской Федерации, кандидатов на государственную службу (работу) в системе Следственного комитета Российской Федерации")
(Зарегистрировано в Минюсте России 10.05.2017 N 46646)2) осуществления кадрового учета, делопроизводства, мотивации служебной (трудовой) деятельности и выполнения иных задач кадровой работы, в том числе в целях: контроля за поступлением, прохождением и увольнением с государственной службы (работы), завершением (прекращением) обучения; заключения и прекращения действия трудовых договоров (служебных контрактов) и контрактов о прохождении военной службы (далее - трудовой договор (служебный контракт, контракт); соблюдения установленных требований по охране труда, обеспечению его безопасности, учету труда и его оплате; формирования кадрового состава; управления служебной деятельностью (работой); организации и осуществления служебного взаимодействия и обучения по установленным формам и видам; принятия кадровых (управленческих) решений, в том числе связанных: с персональным кадровым отбором на основании аттестаций и учета медицинских заключений и результатов проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, с кадровым планированием и укомплектованием кадрами в соответствии со штатным расписанием (штатом), организационно-штатным развитием, с задачами формирования и эффективного использования федерального и собственного кадрового резервов, а также проведением ротации, с планированием материально-технического и финансового обеспечения деятельности, с созданием возможностей для развития профессиональных качеств и должностного (служебного) роста, с осуществлением профессионального образования и дополнительного профессионального образования сотрудников и федеральных государственных гражданских служащих (в том числе в части определения объема и направлений подготовки, переподготовки и повышения квалификации, применения образовательных программ и федеральных государственных образовательных стандартов, необходимых для прохождения государственной службы); проведения служебных проверок; осуществления расследования совершенных субъектами персональных данных правонарушений и (или) преступлений на предмет привлечения к дисциплинарной и иным видам юридической (административной, материальной, гражданско-правовой, уголовной) ответственности, в том числе в связи с несоблюдением ими установленных требований к служебному поведению, предоставлением недостоверных и неполных сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, совершением дорожно-транспортных происшествий; учета примененных к субъектам персональных данных мер поощрения и юридической ответственности; осуществления воспитательной деятельности; ведения Книги памяти Следственного комитета Российской Федерации; осуществления организационно-мобилизационных мероприятий; обеспечения воинского учета и бронирования субъектов персональных данных; организации работ по гражданской обороне; организации своевременного, достоверного и объективного ведения, учета и хранения личных дел, личных карточек, документов, подтверждающих служебную (трудовую) деятельность субъектов персональных данных (в том числе трудовых книжек, вкладышей в трудовые книжки, загранпаспортов), а также иных учетных кадровых документов и пенсионных дел сотрудников; ведения реестра федеральных государственных служащих Следственного комитета в информационных системах персональных данных Следственного комитета; пополнения и (или) уточнения сведений в информационных системах персональных данных Следственного комитета, осуществляющих обработку персональных данных в кадровых (управленческих) и иных целях обработки; осуществления допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, и иным конфиденциальным сведениям, в том числе к персональным данным; идентификации, аутентификации и авторизации субъектов персональных данных; осуществления редакционно-издательской деятельности; разработки и выпуска служебных источников информации; организации и осуществления взаимодействия следственных органов и учреждений Следственного комитета с государственными органами, в том числе с федеральными органами исполнительной власти, федеральными государственными органами и их должностными лицами, сторонними организациями, в том числе в рамках международного сотрудничества, средствами массовой информации, иными общедоступными источниками информации, а также с физическими лицами - в порядке и в случаях, установленных законодательством Российской Федерации; обеспечения собственной безопасности Следственного комитета и мер государственной защиты сотрудников и их близких родственников;
<Письмо> ФНС России от 16.07.2024 N БВ-4-7/8051@
<О правовых позициях, сформированных судебной практикой и применяемых арбитражными судами при разрешении споров, связанных с установлением в действиях налогоплательщиков признаков "дробления бизнеса">Бухгалтерские, кадровые документы, документы по ведению финансово-хозяйственной деятельности по всем взаимозависимым организациям хранились совместно. В деятельности организаций использовались единый номер контактного телефона, МАС адреса и IP-адреса компьютеров, программа 1С, приобретенная на одну организацию, расчетные счета организаций открыты в одном и том же банке. Организации осуществляли идентичную деятельность по управлению недвижимым имуществом многоквартирных домов в пределах нескольких районов города, заключали однотипные (идентичные) договоры, имели одних и тех же поставщиков и подрядчиков, приобретенные материально-технические ресурсы использовались организациями группы совместно.
<О правовых позициях, сформированных судебной практикой и применяемых арбитражными судами при разрешении споров, связанных с установлением в действиях налогоплательщиков признаков "дробления бизнеса">Бухгалтерские, кадровые документы, документы по ведению финансово-хозяйственной деятельности по всем взаимозависимым организациям хранились совместно. В деятельности организаций использовались единый номер контактного телефона, МАС адреса и IP-адреса компьютеров, программа 1С, приобретенная на одну организацию, расчетные счета организаций открыты в одном и том же банке. Организации осуществляли идентичную деятельность по управлению недвижимым имуществом многоквартирных домов в пределах нескольких районов города, заключали однотипные (идентичные) договоры, имели одних и тех же поставщиков и подрядчиков, приобретенные материально-технические ресурсы использовались организациями группы совместно.
Типовая ситуация: Номенклатура дел: бухгалтерия и кадры
(Издательство "Главная книга", 2026)Номенклатура дел - это перечень заголовков дел, то есть папок с документами организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел бухгалтерии включает все документы, используемые для ведения учета и составления отчетности, номенклатура кадровой службы - кадровые документы (п. п. 104, 106 ГОСТ Р 7.0.8-2025).
(Издательство "Главная книга", 2026)Номенклатура дел - это перечень заголовков дел, то есть папок с документами организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел бухгалтерии включает все документы, используемые для ведения учета и составления отчетности, номенклатура кадровой службы - кадровые документы (п. п. 104, 106 ГОСТ Р 7.0.8-2025).
Статья: Переходим на КЭДО
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 10)Далее рассмотрим возможности неквалифицированной электронной подписи. Эту подпись также выдает работодатель, но возможностей ее применения уже больше. Ее можно использовать для визирования: должностных инструкций, ЛНА, правил внутреннего трудового распорядка, документов по охране труда, сведений СОУТ. Хранить НЭП можно на рабочих серверах.
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 10)Далее рассмотрим возможности неквалифицированной электронной подписи. Эту подпись также выдает работодатель, но возможностей ее применения уже больше. Ее можно использовать для визирования: должностных инструкций, ЛНА, правил внутреннего трудового распорядка, документов по охране труда, сведений СОУТ. Хранить НЭП можно на рабочих серверах.
Типовая ситуация: Кадровое делопроизводство: основные правила и обязательные документы
(Издательство "Главная книга", 2026)Правила оформления, учета, оборота и хранения кадровых документов в организации утвердите в инструкции по кадровому делопроизводству. Ответственного за ведение кадрового делопроизводства можно назначить отдельным приказом или установить эту обязанность в трудовом договоре и должностной инструкции ответственного.
(Издательство "Главная книга", 2026)Правила оформления, учета, оборота и хранения кадровых документов в организации утвердите в инструкции по кадровому делопроизводству. Ответственного за ведение кадрового делопроизводства можно назначить отдельным приказом или установить эту обязанность в трудовом договоре и должностной инструкции ответственного.
Готовое решение: Как предоставить ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работнику
(КонсультантПлюс, 2026)Какой срок хранения кадровых документов по оформлению ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (приказа, заявления и других документов)
(КонсультантПлюс, 2026)Какой срок хранения кадровых документов по оформлению ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (приказа, заявления и других документов)
Интервью: Внедрение КЭДО - сложный процесс, особенно при масштабных изменениях
("Трудовое право", 2025, N 2)- Один из ключевых вопросов - долговременное хранение кадровых документов, сроки которого могут достигать 75 лет. Важно обеспечить надежное хранение и возможность проверки электронных подписей после истечения срока действия сертификатов.
("Трудовое право", 2025, N 2)- Один из ключевых вопросов - долговременное хранение кадровых документов, сроки которого могут достигать 75 лет. Важно обеспечить надежное хранение и возможность проверки электронных подписей после истечения срока действия сертификатов.
Вопрос: Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?
(Консультация эксперта, 2026)Таким образом, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспорта работника, работодатель превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ).
(Консультация эксперта, 2026)Таким образом, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспорта работника, работодатель превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ).
Статья: Практика перехода к безбумажному документообороту
(Андреев В.)
("Юридический справочник руководителя", 2021, N 9)- строгой отчетности и документов, которые могут быть оформлены только на типографских бланках, требующих специального учета (например, квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы и пр.);
(Андреев В.)
("Юридический справочник руководителя", 2021, N 9)- строгой отчетности и документов, которые могут быть оформлены только на типографских бланках, требующих специального учета (например, квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы и пр.);
Готовое решение: Есть ли особенности расторжения трудового договора с работником отдела кадров (увольнения кадровика)
(КонсультантПлюс, 2026)Рекомендуем также организовать прием-передачу дел, за которые отвечает увольняющийся кадровик, провести при необходимости инвентаризацию трудовых книжек. Это позволит оценить текущее состояние дел, выявить, в частности, отсутствие каких-либо кадровых документов, нарушения в их оформлении, сверить фактическое наличие трудовых книжек и номера бланков с информацией в книгах (журналах, отчетах), которые оформляются для учета трудовых книжек (их бланков) с учетом п. п. 39 - 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
(КонсультантПлюс, 2026)Рекомендуем также организовать прием-передачу дел, за которые отвечает увольняющийся кадровик, провести при необходимости инвентаризацию трудовых книжек. Это позволит оценить текущее состояние дел, выявить, в частности, отсутствие каких-либо кадровых документов, нарушения в их оформлении, сверить фактическое наличие трудовых книжек и номера бланков с информацией в книгах (журналах, отчетах), которые оформляются для учета трудовых книжек (их бланков) с учетом п. п. 39 - 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Статья: Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
(Глотова С.А.)
("Трудовое право", 2021, N 10)С точки зрения классического подхода к разработке инструкций по делопроизводству (инструкций по кадровому делопроизводству) состав этой информации должен быть расширен разделами о составе документов, порядке оформления, согласования и подписания отдельных видов документов, регистрации, учете кадровой документации, организации информационно-справочной работы и организации хранения кадровой документации.
(Глотова С.А.)
("Трудовое право", 2021, N 10)С точки зрения классического подхода к разработке инструкций по делопроизводству (инструкций по кадровому делопроизводству) состав этой информации должен быть расширен разделами о составе документов, порядке оформления, согласования и подписания отдельных видов документов, регистрации, учете кадровой документации, организации информационно-справочной работы и организации хранения кадровой документации.