Обязательные документы кадрового учета
Подборка наиболее важных документов по запросу Обязательные документы кадрового учета (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Как оформить выделение (создание) рабочих мест для инвалидов?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Однако законодательство не раскрывает, что следует понимать под созданием или выделением рабочего места. По общим правилам, основываясь на толковании норм закона, под выделением рабочего места следует понимать оформление в кадровых документах уже имеющегося у работодателя рабочего места, тогда как создание рабочего места предполагает его физическое формирование. Нормативно порядок создания рабочих мест для инвалидов не установлен.
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Однако законодательство не раскрывает, что следует понимать под созданием или выделением рабочего места. По общим правилам, основываясь на толковании норм закона, под выделением рабочего места следует понимать оформление в кадровых документах уже имеющегося у работодателя рабочего места, тогда как создание рабочего места предполагает его физическое формирование. Нормативно порядок создания рабочих мест для инвалидов не установлен.
Статья: Как облагаются НДФЛ доходы работников ЕАЭС-обособок
(Гусев К.В.)
("Главная книга", 2025, N 7)По общему правилу подтвердить статус физлица могут любые документы, позволяющие достоверно установить количество календарных дней пребывания физлица в России/за рубежом <30>. Поскольку в такой ситуации физлицо - работник организации, количество дней его пребывания в стране создания ОП будут подтверждать документы кадрового учета.
(Гусев К.В.)
("Главная книга", 2025, N 7)По общему правилу подтвердить статус физлица могут любые документы, позволяющие достоверно установить количество календарных дней пребывания физлица в России/за рубежом <30>. Поскольку в такой ситуации физлицо - работник организации, количество дней его пребывания в стране создания ОП будут подтверждать документы кадрового учета.
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Кадровые документы
(КонсультантПлюс, 2026)...ответчиком не представлено доказательств невозможности восстановления утраченных документов, учитывая, что затребуемые истицей копии документов связаны с ее трудовыми правами и могут иметь значение для реализации ее социальных и пенсионных прав..."
(КонсультантПлюс, 2026)...ответчиком не представлено доказательств невозможности восстановления утраченных документов, учитывая, что затребуемые истицей копии документов связаны с ее трудовыми правами и могут иметь значение для реализации ее социальных и пенсионных прав..."
Статья: Цифровизация трудового права и трудовые отношения
(Лушников А.М.)
("Закон", 2022, N 10)С предыдущими проблемами связана и проблема цифровизации кадровой документации. В целом этот процесс можно только приветствовать с учетом разгрузки работников кадровых служб, освобождения работников от поисков нужной бумажки и др. Поэтому использование технологии блокчейн (в качестве распределенного протокола) и электронных подписей должно свести к минимуму поиск и предоставление сведений, справок и др. Первым шагом можно признать отказ России от оформления бумажных трудовых книжек для работников, поступающих на работу с 2020 года (новая редакция ст. 66 и новая ст. 66.1 ТК РФ).
(Лушников А.М.)
("Закон", 2022, N 10)С предыдущими проблемами связана и проблема цифровизации кадровой документации. В целом этот процесс можно только приветствовать с учетом разгрузки работников кадровых служб, освобождения работников от поисков нужной бумажки и др. Поэтому использование технологии блокчейн (в качестве распределенного протокола) и электронных подписей должно свести к минимуму поиск и предоставление сведений, справок и др. Первым шагом можно признать отказ России от оформления бумажных трудовых книжек для работников, поступающих на работу с 2020 года (новая редакция ст. 66 и новая ст. 66.1 ТК РФ).
Статья: Как правильно работать с физлицами по ГПД
(Кокурина М.А.)
("Главная книга", 2026, N 8)- отслеживайте, чтобы его имя не фигурировало в кадровых документах компании. Он не должен значиться у вас в табеле учета рабочего времени, в графике отпусков, в ведомости начисления зарплаты, в журналах прохождения обучения по охране труда или выдачи СИЗ, писать вам заявление о приеме на работу, подавать трудовую книжку или СТД-Р <22>. Ведь подрядчик или исполнитель не состоит у вас в штате, на него не распространяются трудовые гарантии и правила ЛНА;
(Кокурина М.А.)
("Главная книга", 2026, N 8)- отслеживайте, чтобы его имя не фигурировало в кадровых документах компании. Он не должен значиться у вас в табеле учета рабочего времени, в графике отпусков, в ведомости начисления зарплаты, в журналах прохождения обучения по охране труда или выдачи СИЗ, писать вам заявление о приеме на работу, подавать трудовую книжку или СТД-Р <22>. Ведь подрядчик или исполнитель не состоит у вас в штате, на него не распространяются трудовые гарантии и правила ЛНА;
Статья: Приказы (распоряжения): обязательные, необязательные и полезные/целесообразные
(Ливена С.В., Зимина С.Ю.)
("Кадровик-практик", 2026, N 1)Есть мнение об обязательности приказа об утверждении форм кадровой документации. Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учета. Однако утверждение каких-либо форм необязательно делается приказом. Формы первичных учетных документов обычно утверждаются в составе учетной политики. Но даже если кадровые формы в учетную политику не попадут и будут утверждаться отдельно, то тоже совсем не обязательно это делается приказом. Может быть разработан Альбом форм (как самостоятельный локальный акт). А локальные акты в принципе утверждаются двумя способами:
(Ливена С.В., Зимина С.Ю.)
("Кадровик-практик", 2026, N 1)Есть мнение об обязательности приказа об утверждении форм кадровой документации. Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учета. Однако утверждение каких-либо форм необязательно делается приказом. Формы первичных учетных документов обычно утверждаются в составе учетной политики. Но даже если кадровые формы в учетную политику не попадут и будут утверждаться отдельно, то тоже совсем не обязательно это делается приказом. Может быть разработан Альбом форм (как самостоятельный локальный акт). А локальные акты в принципе утверждаются двумя способами:
Статья: Последствия фиктивного трудоустройства
(Неретина А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 12)При этом фиктивно, помимо трудового договора, могут оформляться и иные кадровые документы: штатное расписание, приказы о приеме, табели учета рабочего времени и т.д. Легче скрыть фиктивно принятых работников, если они трудоустроены дистанционно (тогда нет необходимости приезжать в офис, напрямую взаимодействовать с коллегами). На первый взгляд, такое поддельное оформление в штат может быть выгодно как работодателю, так и работнику. Например, работника фиктивно принимают в штат:
(Неретина А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 12)При этом фиктивно, помимо трудового договора, могут оформляться и иные кадровые документы: штатное расписание, приказы о приеме, табели учета рабочего времени и т.д. Легче скрыть фиктивно принятых работников, если они трудоустроены дистанционно (тогда нет необходимости приезжать в офис, напрямую взаимодействовать с коллегами). На первый взгляд, такое поддельное оформление в штат может быть выгодно как работодателю, так и работнику. Например, работника фиктивно принимают в штат:
Статья: Налогоплательщик не может нести ответственность за непредставление документов, не относящихся к предмету налоговой проверки
(Сюняева М.)
("Делопроизводство", 2026, N 1)Отдельного внимания заслуживает позиция суда по кадровым документам. Требование представить трудовые договоры, табели учета рабочего времени, расчетно-платежные ведомости и иные документы по персоналу в рамках проверки по НДС фактически превращает налоговую проверку в комплексную ревизию всей деятельности компании. При отсутствии обоснования, каким образом такие документы влияют на исчисление налога на добавленную стоимость, их истребование выходит за пределы предмета проверки и не может повлечь ответственность за отказ в представлении.
(Сюняева М.)
("Делопроизводство", 2026, N 1)Отдельного внимания заслуживает позиция суда по кадровым документам. Требование представить трудовые договоры, табели учета рабочего времени, расчетно-платежные ведомости и иные документы по персоналу в рамках проверки по НДС фактически превращает налоговую проверку в комплексную ревизию всей деятельности компании. При отсутствии обоснования, каким образом такие документы влияют на исчисление налога на добавленную стоимость, их истребование выходит за пределы предмета проверки и не может повлечь ответственность за отказ в представлении.
Статья: Разъяснения Минтруда России и Роструда о применении ЭКДО
("Практическая бухгалтерия", 2025, N 5)В ведомстве напомнили, что согласно нормам, закрепленным Трудовым кодексом, компании имеют возможность принимать решение о переходе на ЭКДО. При этом сам порядок передачи цифровых документов внутри предприятия утверждается организацией. При принятии такого документа бизнес должен учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации. В принятом порядке обмена документами предприятие может предусмотреть в том числе случаи, когда сохраняется возможность оформления кадровых документов, определенных статьей 22.2 ТК РФ, на бумаге.
("Практическая бухгалтерия", 2025, N 5)В ведомстве напомнили, что согласно нормам, закрепленным Трудовым кодексом, компании имеют возможность принимать решение о переходе на ЭКДО. При этом сам порядок передачи цифровых документов внутри предприятия утверждается организацией. При принятии такого документа бизнес должен учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации. В принятом порядке обмена документами предприятие может предусмотреть в том числе случаи, когда сохраняется возможность оформления кадровых документов, определенных статьей 22.2 ТК РФ, на бумаге.
Статья: Правовые и методические проблемы стандартизации комплексной юридической проверки (дью-дилидженс)
(Таут С.В., Бурский И.Г.)
("Международное публичное и частное право", 2023, N 2)4. Имущественные права компании (наличие недвижимого имущества и права на недвижимое имущество, наличие иного имущества и оформление прав на имущество, организация учета имущества и правила материальной ответственности, права на интеллектуальную собственность).
(Таут С.В., Бурский И.Г.)
("Международное публичное и частное право", 2023, N 2)4. Имущественные права компании (наличие недвижимого имущества и права на недвижимое имущество, наличие иного имущества и оформление прав на имущество, организация учета имущества и правила материальной ответственности, права на интеллектуальную собственность).
Интервью: Внедрение КЭДО - сложный процесс, особенно при масштабных изменениях
("Трудовое право", 2025, N 2)- Один из ключевых вопросов - долговременное хранение кадровых документов, сроки которого могут достигать 75 лет. Важно обеспечить надежное хранение и возможность проверки электронных подписей после истечения срока действия сертификатов.
("Трудовое право", 2025, N 2)- Один из ключевых вопросов - долговременное хранение кадровых документов, сроки которого могут достигать 75 лет. Важно обеспечить надежное хранение и возможность проверки электронных подписей после истечения срока действия сертификатов.
Готовое решение: Как заполнить и подать сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) (до 30 декабря 2025 г.)
(КонсультантПлюс, 2025)первичных документов, в том числе приказов, других документов кадрового учета;
(КонсультантПлюс, 2025)первичных документов, в том числе приказов, других документов кадрового учета;
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2026)Специальные требования к оформлению кадровых документов нормативно не установлены. Можете оговорить их в своем локальном нормативном акте о кадровом делопроизводстве. Рекомендуем при оформлении кадровых документов учитывать требования ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете к реквизитам первичных учетных документов. В том числе к наличию в документе даты составления, подписи. Можете при оформлении таких документов руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2025 по оформлению организационно-распорядительных документов, использовать унифицированные формы документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 - они не обязательны для применения, но могут вам помочь в том числе при разработке ваших требований по оформлению кадровых документов. Это следует из ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ, ч. 2, 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, Информации Минфина России N ПЗ-10/2012.
(КонсультантПлюс, 2026)Специальные требования к оформлению кадровых документов нормативно не установлены. Можете оговорить их в своем локальном нормативном акте о кадровом делопроизводстве. Рекомендуем при оформлении кадровых документов учитывать требования ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете к реквизитам первичных учетных документов. В том числе к наличию в документе даты составления, подписи. Можете при оформлении таких документов руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2025 по оформлению организационно-распорядительных документов, использовать унифицированные формы документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 - они не обязательны для применения, но могут вам помочь в том числе при разработке ваших требований по оформлению кадровых документов. Это следует из ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ, ч. 2, 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, Информации Минфина России N ПЗ-10/2012.