Что нужно хранить в личном деле сотрудника
Подборка наиболее важных документов по запросу Что нужно хранить в личном деле сотрудника (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
"Комментарий к Федеральному закону от 1 октября 2019 г. N 328-ФЗ "О службе в органах принудительного исполнения Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"
(постатейный)
(под общ. ред. В.А. Гуреева)
("Статут", 2024)- Приказом ФССП России от 01.01.2020 N 4 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения должностной инструкции лиц, проходящих службу в органах принудительного исполнения Российской Федерации, и ее примерной формы" (зарегистрирован в Минюсте России 23.01.2020 N 57254) <1>. Должностная инструкция составляется в двух экземплярах, с каждым из которых сотрудник знакомится под подпись. Первый экземпляр передается сотруднику, второй экземпляр хранится в личном деле;
(постатейный)
(под общ. ред. В.А. Гуреева)
("Статут", 2024)- Приказом ФССП России от 01.01.2020 N 4 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения должностной инструкции лиц, проходящих службу в органах принудительного исполнения Российской Федерации, и ее примерной формы" (зарегистрирован в Минюсте России 23.01.2020 N 57254) <1>. Должностная инструкция составляется в двух экземплярах, с каждым из которых сотрудник знакомится под подпись. Первый экземпляр передается сотруднику, второй экземпляр хранится в личном деле;
Готовое решение: Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска
(КонсультантПлюс, 2026)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2026)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 13 "Категории граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы" Закона РФ "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС""Приведенным законом не предусмотрена обязанность граждан, указанных в его пунктах 3 и 4 части первой статьи 13, получившим ранее удостоверения участников ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС установленного образца, которые не признаны недействующими или недействительными, при замене таких удостоверений на предусмотренные указанным Порядком удостоверения нового образца повторно представлять иные документы, подтверждающие выполнение работ в зоне отчуждения, в связи с отсутствием в уполномоченном органе личного дела с материалами, послужившими основанием для выдачи гражданину ранее удостоверения либо при отсутствии в его личном деле, подлежащем постоянному хранению в органах (их правопреемниках), оформивших и выдавших ему соответствующее удостоверение, документов, подтверждающих выполнение работ в зоне отчуждения."
Позиции судов по спорным вопросам. Бюджетные организации: Госслужащие: персональные данные, личное дело
(КонсультантПлюс, 2026)"...Н. обратилась в суд с административным исковым заявлением к Управлению делами... о признании... действий по хранению, обращению, предоставлению и ведению личного дела, содержащего персональные данные Н. ...незаконными... также истица просит взыскать компенсацию морального вреда... за нарушение режима обращения и хранения личного дела...
(КонсультантПлюс, 2026)"...Н. обратилась в суд с административным исковым заявлением к Управлению делами... о признании... действий по хранению, обращению, предоставлению и ведению личного дела, содержащего персональные данные Н. ...незаконными... также истица просит взыскать компенсацию морального вреда... за нарушение режима обращения и хранения личного дела...
Нормативные акты
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)При этом организация обязана обеспечить сохранность документов по личному составу, в том числе личных дел работников, в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ)).
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)При этом организация обязана обеспечить сохранность документов по личному составу, в том числе личных дел работников, в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ)).
Готовое решение: Как оформить отзыв работника из отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет)
(КонсультантПлюс, 2026)Специальный срок хранения документов об отзыве работника из отпуска без сохранения заработной платы нормативно не установлен. Полагаем, хранить, в частности, приказы, письменные заявления работников об отзыве из указанного отпуска следует в течение таких же сроков, как и у других приказов и заявлений об отпусках без сохранения заработной платы, а именно 50 лет (если документы закончены делопроизводством после 01.01.2003) или 75 лет (если документы закончены делопроизводством до 01.01.2003). Аналогичные сроки, если документы хранятся в составе личных дел работников. А, например, если вы оформили работнику уведомление об отзыве из указанного отпуска и не включили этот документ в состав личного дела, храните его, как и другие уведомления работникам, три года. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "а" ст. 434, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2026)Специальный срок хранения документов об отзыве работника из отпуска без сохранения заработной платы нормативно не установлен. Полагаем, хранить, в частности, приказы, письменные заявления работников об отзыве из указанного отпуска следует в течение таких же сроков, как и у других приказов и заявлений об отпусках без сохранения заработной платы, а именно 50 лет (если документы закончены делопроизводством после 01.01.2003) или 75 лет (если документы закончены делопроизводством до 01.01.2003). Аналогичные сроки, если документы хранятся в составе личных дел работников. А, например, если вы оформили работнику уведомление об отзыве из указанного отпуска и не включили этот документ в состав личного дела, храните его, как и другие уведомления работникам, три года. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "а" ст. 434, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
"Комментарий к Федеральному закону от 24 апреля 2008 г. N 48-ФЗ "Об опеке и попечительстве"
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)5. Часть 5 комментируемой статьи устанавливает, что отчет опекуна или попечителя о хранении, об использовании имущества подопечного и об управлении имуществом подопечного хранится в личном деле подопечного. Это же устанавливалось и в Правилах Минпроса РСФСР 1969 г., но в указанном документе говорилось об утвержденном отчете. Личное дело подопечного, являющееся одним из важнейших документов делопроизводства в сфере опеки и попечительства, наряду с ч. 5 комментируемой статьи упоминается в ч. 2 и 3 ст. 9 и ч. 2 ст. 18 комментируемого Закона. В последней из указанных норм упоминается, что дело подопечного ведет ООиП.
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)5. Часть 5 комментируемой статьи устанавливает, что отчет опекуна или попечителя о хранении, об использовании имущества подопечного и об управлении имуществом подопечного хранится в личном деле подопечного. Это же устанавливалось и в Правилах Минпроса РСФСР 1969 г., но в указанном документе говорилось об утвержденном отчете. Личное дело подопечного, являющееся одним из важнейших документов делопроизводства в сфере опеки и попечительства, наряду с ч. 5 комментируемой статьи упоминается в ч. 2 и 3 ст. 9 и ч. 2 ст. 18 комментируемого Закона. В последней из указанных норм упоминается, что дело подопечного ведет ООиП.
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2026)Место хранения согласия на обработку персональных данных работника Законом о персональных данных не установлено. Состав личного дела сотрудников (за исключением личных дел государственных гражданских служащих) законодательством РФ также не определен. На практике состав личного дела определяет работодатель. Хранить согласие на обработку персональных данных в составе личного дела сотрудника ст. 9 Закона о персональных данных не запрещает.
(КонсультантПлюс, 2026)Место хранения согласия на обработку персональных данных работника Законом о персональных данных не установлено. Состав личного дела сотрудников (за исключением личных дел государственных гражданских служащих) законодательством РФ также не определен. На практике состав личного дела определяет работодатель. Хранить согласие на обработку персональных данных в составе личного дела сотрудника ст. 9 Закона о персональных данных не запрещает.
Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документыХранение личных дел руководителей и работников организаций: законченные делопроизводством до 01.01.2003 хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 01.01.2003 хранятся 50 лет (ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Готовое решение: Что нужно знать работодателю об аттестации педагогических работников
(КонсультантПлюс, 2026)Ознакомьте работника с выпиской из протокола под подпись в течение трех рабочих дней после ее составления. Данный документ храните в личном деле работника (п. 20 Порядка аттестации педагогических работников).
(КонсультантПлюс, 2026)Ознакомьте работника с выпиской из протокола под подпись в течение трех рабочих дней после ее составления. Данный документ храните в личном деле работника (п. 20 Порядка аттестации педагогических работников).
Готовое решение: Как оформить замену части неиспользованного отпуска денежной компенсацией
(КонсультантПлюс, 2026)Специальный срок хранения приказов о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией не установлен. Полагаем, следует придерживаться тех же сроков хранения, которые установлены для хранения любых приказов, связанных с предоставлением ежегодных оплачиваемых отпусков. Так, если заменяете денежной компенсацией дни отпуска работника с вредными и (или) опасными условиями труда - храните приказ 50 лет (если оформлен после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлен до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните приказ в личном деле работника. В остальных случаях - пять лет. Срок хранения исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2026)Специальный срок хранения приказов о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией не установлен. Полагаем, следует придерживаться тех же сроков хранения, которые установлены для хранения любых приказов, связанных с предоставлением ежегодных оплачиваемых отпусков. Так, если заменяете денежной компенсацией дни отпуска работника с вредными и (или) опасными условиями труда - храните приказ 50 лет (если оформлен после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлен до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните приказ в личном деле работника. В остальных случаях - пять лет. Срок хранения исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Готовое решение: Что нужно знать о служебном контракте с гражданским служащим
(КонсультантПлюс, 2026)На контракте проставьте печать и подпишите его у гражданского служащего. Один экземпляр контракта передайте служащему, второй храните в его личном деле (ч. 6 ст. 24 Закона о государственной гражданской службе).
(КонсультантПлюс, 2026)На контракте проставьте печать и подпишите его у гражданского служащего. Один экземпляр контракта передайте служащему, второй храните в его личном деле (ч. 6 ст. 24 Закона о государственной гражданской службе).
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2026)Хранить личные дела надо в течение 50 лет в сейфах или в помещениях с ограниченным доступом. После увольнения работника личное дело передайте в архив. Сделать это надо не ранее, чем через год, но не позднее 3 лет после окончания работы с личным делом (п. 15 Положения об обработке персональных данных, п. 47 Правил хранения документов).
(Издательство "Главная книга", 2026)Хранить личные дела надо в течение 50 лет в сейфах или в помещениях с ограниченным доступом. После увольнения работника личное дело передайте в архив. Сделать это надо не ранее, чем через год, но не позднее 3 лет после окончания работы с личным делом (п. 15 Положения об обработке персональных данных, п. 47 Правил хранения документов).