Можно ли хранить трудовые договоры в личном деле
Подборка наиболее важных документов по запросу Можно ли хранить трудовые договоры в личном деле (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Обработка персональных данных работников: требования, документы, штрафы
(Издательство "Главная книга", 2026)2.2. Работодатель создает и/или хранит следующие документы, содержащие ПД:
(Издательство "Главная книга", 2026)2.2. Работодатель создает и/или хранит следующие документы, содержащие ПД:
Ситуация: Как принять (оформить поступление) гражданина на муниципальную службу
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Один экземпляр трудового договора (контракта) передается муниципальному служащему, другой хранится в его личном деле (ч. 1 ст. 67 ТК РФ, ч. 4 ст. 30 Закона о муниципальной службе).
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Один экземпляр трудового договора (контракта) передается муниципальному служащему, другой хранится в его личном деле (ч. 1 ст. 67 ТК РФ, ч. 4 ст. 30 Закона о муниципальной службе).
Нормативные акты
Федеральный закон от 30.11.2011 N 342-ФЗ
(ред. от 26.07.2026)
"О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"8. Контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами контракта. Один экземпляр контракта передается сотруднику органов внутренних дел, другой хранится в его личном деле. Примерная форма контракта устанавливается федеральным органом исполнительной власти в сфере внутренних дел.
(ред. от 26.07.2026)
"О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"8. Контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами контракта. Один экземпляр контракта передается сотруднику органов внутренних дел, другой хранится в его личном деле. Примерная форма контракта устанавливается федеральным органом исполнительной власти в сфере внутренних дел.
Приказ ФНС России от 02.11.2021 N ЕД-7-10/952@
(ред. от 23.04.2025)
"Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения"- выдачи работникам заграничных паспортов, сданных на временное хранение
(ред. от 23.04.2025)
"Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения"- выдачи работникам заграничных паспортов, сданных на временное хранение
Вопрос: Как можно передать личные дела уволенных работников в архив?
(Консультация эксперта, 2026)Если работники организации не относятся к государственным или муниципальным служащим, то ведение их личных дел осуществляется работодателем по его усмотрению; работодатель самостоятельно определяет порядок формирования и ведения личных дел своих работников с учетом положений действующего законодательства, касающихся порядка хранения документов.
(Консультация эксперта, 2026)Если работники организации не относятся к государственным или муниципальным служащим, то ведение их личных дел осуществляется работодателем по его усмотрению; работодатель самостоятельно определяет порядок формирования и ведения личных дел своих работников с учетом положений действующего законодательства, касающихся порядка хранения документов.
Вопрос: Уволенный работник спустя некоторое время снова принимается на работу в ту же организацию. Необходимо ли на него оформить новое личное дело, или можно продолжить вести его старое личное дело?
(Консультация эксперта, 2026)Это влечет за собой необходимость оформления полного пакета документов, как при первичном приеме. Личное дело является совокупностью документов, касающихся конкретного работника (пп. "ж" п. 49 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
(Консультация эксперта, 2026)Это влечет за собой необходимость оформления полного пакета документов, как при первичном приеме. Личное дело является совокупностью документов, касающихся конкретного работника (пп. "ж" п. 49 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2026)Если вы при заключении трудового договора используете типовую форму трудового договора, в которой предусмотрено соответствующее положение, следует получить от работника отдельное согласие на обработку персональных данных (ч. 1 ст. 9 Закона о персональных данных).
(КонсультантПлюс, 2026)Если вы при заключении трудового договора используете типовую форму трудового договора, в которой предусмотрено соответствующее положение, следует получить от работника отдельное согласие на обработку персональных данных (ч. 1 ст. 9 Закона о персональных данных).
Вопрос: Как оформить обложку личного дела работника?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2026)Каковы сроки хранения трудовых договоров и личных дел работников?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2026)Каковы сроки хранения трудовых договоров и личных дел работников?
Вопрос: Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?
(Консультация эксперта, 2026)Исходя из судебной практики работодатель не вправе хранить копию паспорта работника в его личном деле. Это может повлечь ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ. Вместе с тем существует позиция Роструда, согласно которой хранение копии паспорта работника в его личном деле правомерно при наличии согласия работника.
(Консультация эксперта, 2026)Исходя из судебной практики работодатель не вправе хранить копию паспорта работника в его личном деле. Это может повлечь ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ. Вместе с тем существует позиция Роструда, согласно которой хранение копии паспорта работника в его личном деле правомерно при наличии согласия работника.
Вопрос: Работник заменил паспорт и отказывается представить работодателю новые паспортные данные. Как поступить работодателю? Можно ли привлечь работника к дисциплинарной ответственности?
(Консультация эксперта, 2023)Обоснование: Паспорт - один из основных документов, которые работник предъявляет работодателю. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами (абз. 2 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Как правило, работодатель помимо указания реквизитов паспорта в трудовом договоре с работником хранит копию паспорта в личном деле работника.
(Консультация эксперта, 2023)Обоснование: Паспорт - один из основных документов, которые работник предъявляет работодателю. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами (абз. 2 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Как правило, работодатель помимо указания реквизитов паспорта в трудовом договоре с работником хранит копию паспорта в личном деле работника.
Статья: Обработка ПДн для исполнения трудового законодательства: какие нюансы требуют внимания кадровых служб
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)При приеме на работу у соискателя обычно запрашивается целый пакет документов. Большинство из них нужно только проверить и вернуть работнику, так как хранение их копий Роструд считает избыточным. Даже если у вас есть согласие на их обработку и хранение, в личном деле работника нельзя хранить копии:
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)При приеме на работу у соискателя обычно запрашивается целый пакет документов. Большинство из них нужно только проверить и вернуть работнику, так как хранение их копий Роструд считает избыточным. Даже если у вас есть согласие на их обработку и хранение, в личном деле работника нельзя хранить копии:
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2026)Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
(Издательство "Главная книга", 2026)Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
Готовое решение: Есть ли особенности расторжения трудового договора с работником отдела кадров (увольнения кадровика)
(КонсультантПлюс, 2026)При увольнении работника отдела кадров у него принимают те документы, за которые он ответственен. Это могут быть, в частности, трудовые договоры, трудовые книжки, личные дела работников, различные приказы по личному составу (например, об увольнении, о приеме на работу и об отпуске), локальные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения (например, правила внутреннего трудового распорядка).
(КонсультантПлюс, 2026)При увольнении работника отдела кадров у него принимают те документы, за которые он ответственен. Это могут быть, в частности, трудовые договоры, трудовые книжки, личные дела работников, различные приказы по личному составу (например, об увольнении, о приеме на работу и об отпуске), локальные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения (например, правила внутреннего трудового распорядка).