Сроки хранения документов ООО
Подборка наиболее важных документов по запросу Сроки хранения документов ООО (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
"Корпоративное право современной России: монография"
(3-е издание, переработанное и дополненное)
(Андреев В.К., Лаптев В.А.)
("Проспект", 2023)5. Срок представления документов. В обществах с ограниченной ответственностью документы представляются в течение трех дней со дня предъявления соответствующего требования участником (п. 4 ст. 50 Закона об ООО).
(3-е издание, переработанное и дополненное)
(Андреев В.К., Лаптев В.А.)
("Проспект", 2023)5. Срок представления документов. В обществах с ограниченной ответственностью документы представляются в течение трех дней со дня предъявления соответствующего требования участником (п. 4 ст. 50 Закона об ООО).
Вопрос: Какой срок хранения обозначает отметка "ДМН" ("до минования надобности") в номенклатуре дел организации?
(Консультация эксперта, 2026)Как правило, срок хранения "ДМН" устанавливается проектам ЛНА, документам, присланным для сведения (справки, доклады, заключения, планы, программы, сводки, предложения, документы совещаний, деловых встреч, финансово-экономические и конъюнктурные обзоры, аналитические таблицы, отчеты, переписка и т.д.), копиям документов в разделах номенклатуры дел организации (п. 4.6 Инструкции N 237, п. 33 Методических рекомендаций).
(Консультация эксперта, 2026)Как правило, срок хранения "ДМН" устанавливается проектам ЛНА, документам, присланным для сведения (справки, доклады, заключения, планы, программы, сводки, предложения, документы совещаний, деловых встреч, финансово-экономические и конъюнктурные обзоры, аналитические таблицы, отчеты, переписка и т.д.), копиям документов в разделах номенклатуры дел организации (п. 4.6 Инструкции N 237, п. 33 Методических рекомендаций).
Судебная практика
Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.12.2023 N 17АП-8967/2023(8)-АК по делу N А60-58602/2022
Требование: Об отмене определения о признании требований подлежащими удовлетворению в очередности, предшествующей распределению ликвидационной квоты.
Решение: Определение изменено.Относительно привлечения сотрудников ООО "Консалтинговая фирма "Альфа" в штат должника кредитор пояснил, что данное обстоятельство связано с выполнением разовых временных функций, не имеющих отношения к ведению бухгалтерского и налогового учета. Сотрудники ООО "Консалтинговая фирма "Альфа" были привлечены должником по совместительству для выполнения разовых работ, связанных с инвентаризацией и описью документов, подлежащих уничтожению, в связи с истечением сроков хранения документов, а также для восстановления отсутствующих первичных документов. Сотрудники приняты на должность по трудовым договорам в целях обеспечения своевременной оплаты труда.
Требование: Об отмене определения о признании требований подлежащими удовлетворению в очередности, предшествующей распределению ликвидационной квоты.
Решение: Определение изменено.Относительно привлечения сотрудников ООО "Консалтинговая фирма "Альфа" в штат должника кредитор пояснил, что данное обстоятельство связано с выполнением разовых временных функций, не имеющих отношения к ведению бухгалтерского и налогового учета. Сотрудники ООО "Консалтинговая фирма "Альфа" были привлечены должником по совместительству для выполнения разовых работ, связанных с инвентаризацией и описью документов, подлежащих уничтожению, в связи с истечением сроков хранения документов, а также для восстановления отсутствующих первичных документов. Сотрудники приняты на должность по трудовым договорам в целях обеспечения своевременной оплаты труда.
Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 03.10.2023 N 02АП-6017/2023 по делу N А28-10960/2022
Требование: Об отмене определения о процессуальном правопреемстве.
Решение: Определение оставлено без изменения.ООО "Управление механизации-1" в отзыве на апелляционную жалобу указывает, что уведомление было направлено в адрес ответчика, однако документы возвращены за истечением срока хранения. Деятельность ИП прекращена 04.05.2023, выплаты не могут являться произведенными в рамках исполнения судебного акта.
Требование: Об отмене определения о процессуальном правопреемстве.
Решение: Определение оставлено без изменения.ООО "Управление механизации-1" в отзыве на апелляционную жалобу указывает, что уведомление было направлено в адрес ответчика, однако документы возвращены за истечением срока хранения. Деятельность ИП прекращена 04.05.2023, выплаты не могут являться произведенными в рамках исполнения судебного акта.
Нормативные акты
Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
"Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"
(Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)Зарегистрировано в Минюсте России 6 февраля 2020 г. N 57449
"Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"
(Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)Зарегистрировано в Минюсте России 6 февраля 2020 г. N 57449
Путеводитель по корпоративным спорам: Вопросы судебной практики: Общее собрание участников ООО.
Уведомлен ли участник о проведении общего собрания участников ООО, если направленное ему уведомление возвращено отправителю из-за истечения срока хранения
(КонсультантПлюс, 2026)Судом установлено, что 22.01.2014 общество направило истцу уведомления о созыве внеочередного общего собрания участников общества по известным ему адресам. Заказное письмо, направленное Аксенову Р.В. по адресу: г. Азов, ул. Измайлова, 51, кв. 45, получено истцом 28.01.2014. Ссылка истца на то, что в данное почтовое отправление вложены два листа бумаги с наименованием документа "Возражения на кассационную жалобу", обоснованно не принята судом во внимание, поскольку не подтверждена документально. Кроме того, заказное письмо, направленное Аксенову Р.В. 22.01.2014 по адресу: г. Новосибирск, ул. Державина, 77, кв. 118, возвращено отделением связи в связи с истечением срока хранения. При вскрытии конверта в судебном заседании в нем обнаружено уведомление о проведении 24.02.2014 внеочередного общего собрания участников ООО "Металлсибцентр". То обстоятельство, что Аксенов Р.В. не явился за получением заказного письма в отделение связи, не может свидетельствовать о неисполнении ответчиком обязанности по извещению истца о проведении собрания.
Уведомлен ли участник о проведении общего собрания участников ООО, если направленное ему уведомление возвращено отправителю из-за истечения срока хранения
(КонсультантПлюс, 2026)Судом установлено, что 22.01.2014 общество направило истцу уведомления о созыве внеочередного общего собрания участников общества по известным ему адресам. Заказное письмо, направленное Аксенову Р.В. по адресу: г. Азов, ул. Измайлова, 51, кв. 45, получено истцом 28.01.2014. Ссылка истца на то, что в данное почтовое отправление вложены два листа бумаги с наименованием документа "Возражения на кассационную жалобу", обоснованно не принята судом во внимание, поскольку не подтверждена документально. Кроме того, заказное письмо, направленное Аксенову Р.В. 22.01.2014 по адресу: г. Новосибирск, ул. Державина, 77, кв. 118, возвращено отделением связи в связи с истечением срока хранения. При вскрытии конверта в судебном заседании в нем обнаружено уведомление о проведении 24.02.2014 внеочередного общего собрания участников ООО "Металлсибцентр". То обстоятельство, что Аксенов Р.В. не явился за получением заказного письма в отделение связи, не может свидетельствовать о неисполнении ответчиком обязанности по извещению истца о проведении собрания.
Статья: Проблемы ответственного хранения результатов опытно-конструкторских работ
(Исаева Л.)
("Юридический справочник руководителя", 2026, N 4)- срок передачи документации на ответственное хранение и обязательство хранителя вернуть ее по истечении этого срока в оговоренном в договоре хранения или в расписке состоянии;
(Исаева Л.)
("Юридический справочник руководителя", 2026, N 4)- срок передачи документации на ответственное хранение и обязательство хранителя вернуть ее по истечении этого срока в оговоренном в договоре хранения или в расписке состоянии;
Вопрос: Как оформляются приказы (распоряжения) и приложения к ним в организации?
(Консультация эксперта, 2026)Нормативно регламентируются сроки хранения организацией приказов (распоряжений), которые зависят от вида приказа (распоряжения).
(Консультация эксперта, 2026)Нормативно регламентируются сроки хранения организацией приказов (распоряжений), которые зависят от вида приказа (распоряжения).
Статья: Перспективы развития цифрового нотариата в России
(Каймакова Е.В.)
("Нотариус", 2024, N 2)В соответствии с Федеральным законом от 14 июля 2022 г. N 339-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" <8> регламентированы правила о хранении нотариальных документов в цифровой форме и на бумажном носителе. В нотариате назревает полный переход на электронный документооборот. Уменьшить бумажный документооборот позволят оцифровка документов, сокращение срока хранения нотариальных актов и создание официального цифрового хранилища нотариальных документов. Согласно Федеральному закону от 28 апреля 2023 г. N 145-ФЗ "О внесении изменений в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате" <9> нотариальные палаты в регионах имеют право самостоятельно принимать решения о сканировании и хранении документов, которые передаются в архив, создание цифровых нотариальных архивов должно существенно упростить работу нотариата. В ЕИС уже существует сервис хранения списков участников ООО в электронном формате. Как показывает практика, такой сервис востребован, безопасен и эффективен, все большее количество предпринимателей проявляют интерес к электронному формату хранения документации в депозитарии у нотариуса. В случае возникновения споров такие документы могут служить неоспоримым доказательством в суде, поэтому в перспективе он может быть расширен под использование других документов. Государственная Дума РФ уже инициировала предложение о наделении ЕИС статусом официального архива цифровых документов нотариата. В создавшихся условиях необходимо, чтобы был создан электронный депозитарий, в котором будут храниться документы с неоспоримой юридической значимостью, это позволит решить не только вопросы хранения электронных документов, но и предоставлять доказательства в случае необходимости. Для успешной цифровизации нотариата необходимо, чтобы вовлеченные организации также перешли на электронные форматы. Нотариат взаимодействует с Единым государственным реестром ЗАГС, Единым государственным реестром юридических лиц, государственным реестром недвижимости, также нотариат имеет доступ к некоторым базам данных Федеральной службы судебных приставов, ФНС, ЦБ РФ, Центрального каталога кредитных историй и Министерства внутренних дел РФ. Можно согласиться с предложением некоторых юристов о расширении полномочий нотариата, в частности нотариусы могут стать участниками информационной системы российского реестра с целью регистрации права собственности <10>.
(Каймакова Е.В.)
("Нотариус", 2024, N 2)В соответствии с Федеральным законом от 14 июля 2022 г. N 339-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" <8> регламентированы правила о хранении нотариальных документов в цифровой форме и на бумажном носителе. В нотариате назревает полный переход на электронный документооборот. Уменьшить бумажный документооборот позволят оцифровка документов, сокращение срока хранения нотариальных актов и создание официального цифрового хранилища нотариальных документов. Согласно Федеральному закону от 28 апреля 2023 г. N 145-ФЗ "О внесении изменений в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате" <9> нотариальные палаты в регионах имеют право самостоятельно принимать решения о сканировании и хранении документов, которые передаются в архив, создание цифровых нотариальных архивов должно существенно упростить работу нотариата. В ЕИС уже существует сервис хранения списков участников ООО в электронном формате. Как показывает практика, такой сервис востребован, безопасен и эффективен, все большее количество предпринимателей проявляют интерес к электронному формату хранения документации в депозитарии у нотариуса. В случае возникновения споров такие документы могут служить неоспоримым доказательством в суде, поэтому в перспективе он может быть расширен под использование других документов. Государственная Дума РФ уже инициировала предложение о наделении ЕИС статусом официального архива цифровых документов нотариата. В создавшихся условиях необходимо, чтобы был создан электронный депозитарий, в котором будут храниться документы с неоспоримой юридической значимостью, это позволит решить не только вопросы хранения электронных документов, но и предоставлять доказательства в случае необходимости. Для успешной цифровизации нотариата необходимо, чтобы вовлеченные организации также перешли на электронные форматы. Нотариат взаимодействует с Единым государственным реестром ЗАГС, Единым государственным реестром юридических лиц, государственным реестром недвижимости, также нотариат имеет доступ к некоторым базам данных Федеральной службы судебных приставов, ФНС, ЦБ РФ, Центрального каталога кредитных историй и Министерства внутренних дел РФ. Можно согласиться с предложением некоторых юристов о расширении полномочий нотариата, в частности нотариусы могут стать участниками информационной системы российского реестра с целью регистрации права собственности <10>.
Статья: Сколько хранить госконтракты и договоры, связанные с закупками
(Юсипова Е.)
("Юридический справочник руководителя", 2022, N 11)Пример 6. Фрагмент номенклатуры дел организации с отражением документов, размещенных на нескольких ЭТП
(Юсипова Е.)
("Юридический справочник руководителя", 2022, N 11)Пример 6. Фрагмент номенклатуры дел организации с отражением документов, размещенных на нескольких ЭТП
Вопрос: Может ли организация принять в расходы по налогу на прибыль затраты на услуги по архивации и уничтожению документов, которые оказал негосударственный архив?
(Консультация эксперта, 2024)Следовательно, полагаем, затраты на услуги по архивации и уничтожению документов, которые оказывает негосударственный архив, правомерно учесть во внереализационных расходах по налогу на прибыль при условии документального подтверждения (документы, подтверждающие передачу документов в архив, истечение срока их хранения, факт их уничтожения, например акты приема-передачи документов на хранение, проверки, о выделении к уничтожению).
(Консультация эксперта, 2024)Следовательно, полагаем, затраты на услуги по архивации и уничтожению документов, которые оказывает негосударственный архив, правомерно учесть во внереализационных расходах по налогу на прибыль при условии документального подтверждения (документы, подтверждающие передачу документов в архив, истечение срока их хранения, факт их уничтожения, например акты приема-передачи документов на хранение, проверки, о выделении к уничтожению).
Путеводитель по корпоративным спорам. Вопросы судебной практики: Предоставление обществом с ограниченной ответственностью информации об обществеЗа неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также за нарушение порядка и сроков хранения таких документов ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ предусматривает ответственность в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб., на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.
Вопрос: В АО семь лет не было выездной налоговой проверки. У АО имеются налоговые документы со сроком хранения пять лет, который уже прошел. АО планирует уничтожить документы с истекшим сроком хранения. Можно ли уничтожить документы с истекшим сроком хранения, или нужно их хранить до проведения выездной налоговой проверки?
(Консультация эксперта, 2026)Исходя из вышеизложенного можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения.
(Консультация эксперта, 2026)Исходя из вышеизложенного можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения.
"Научно-практический комментарий к Федеральному закону "Об обществах с ограниченной ответственностью"
(том 2)
(под ред. И.С. Шиткиной)
("Статут", 2021)Сроки хранения документов, перечисленных в п. 2 комментируемой статьи, определяются Перечнем. Требование о постоянном хранении предусмотрено для большинства документов (к ним можно отнести: устав общества с ограниченной ответственностью, утвержденный его учредителями (участниками), а также внесенные в устав и зарегистрированные в установленном порядке изменения (п. 28 Перечня); протокол (протоколы) собрания учредителей общества (п. 31 Перечня); положения о филиалах и представительствах общества (п. 33 Перечня); протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа и ревизионной комиссии общества (п. 18 Перечня) и т.д.).
(том 2)
(под ред. И.С. Шиткиной)
("Статут", 2021)Сроки хранения документов, перечисленных в п. 2 комментируемой статьи, определяются Перечнем. Требование о постоянном хранении предусмотрено для большинства документов (к ним можно отнести: устав общества с ограниченной ответственностью, утвержденный его учредителями (участниками), а также внесенные в устав и зарегистрированные в установленном порядке изменения (п. 28 Перечня); протокол (протоколы) собрания учредителей общества (п. 31 Перечня); положения о филиалах и представительствах общества (п. 33 Перечня); протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа и ревизионной комиссии общества (п. 18 Перечня) и т.д.).
Вопрос: Какой срок хранения установлен для договоров поставки?
(Консультация эксперта, 2026)Хотя договор поставки не относится к первичным учетным документам, организации нужно соблюдать сроки хранения таких договоров, установленные Перечнем, в силу ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.
(Консультация эксперта, 2026)Хотя договор поставки не относится к первичным учетным документам, организации нужно соблюдать сроки хранения таких договоров, установленные Перечнем, в силу ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.