Ответственный за ведение личных дел
Подборка наиболее важных документов по запросу Ответственный за ведение личных дел (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Бюджетные организации: Конфликт интересов на муниципальной службе
(КонсультантПлюс, 2025)Городская Дума как наниматель (работодатель) наделяется соответствующими правами и на нее возлагаются определенные обязанности, в частности право определения размера и условий оплаты труда муниципальных служащих, включая размер ежемесячных и иных дополнительных выплат (статья 22 Федерального закона N 25-ФЗ); право на поощрение и привлечение к дисциплинарной ответственности (статьи 27, 27.1); обязанность по обеспечению организационно-технических условий, необходимых для исполнения муниципальным служащим должностных обязанностей (статья 11); обязанность по предоставлению государственных гарантий (статья 23); обязанность по выполнению кадровой работы, включая ведение трудовых книжек и личных дел муниципальных служащих (статья 28).
(КонсультантПлюс, 2025)Городская Дума как наниматель (работодатель) наделяется соответствующими правами и на нее возлагаются определенные обязанности, в частности право определения размера и условий оплаты труда муниципальных служащих, включая размер ежемесячных и иных дополнительных выплат (статья 22 Федерального закона N 25-ФЗ); право на поощрение и привлечение к дисциплинарной ответственности (статьи 27, 27.1); обязанность по обеспечению организационно-технических условий, необходимых для исполнения муниципальным служащим должностных обязанностей (статья 11); обязанность по предоставлению государственных гарантий (статья 23); обязанность по выполнению кадровой работы, включая ведение трудовых книжек и личных дел муниципальных служащих (статья 28).
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Личное дело работника
(КонсультантПлюс, 2025)"...суд... исходил из того, что действующим в период работы истца трудовым законодательством или локальными нормативно-правовыми актами предприятия порядок комплектования и ведения личных дел работников урегулирован не был, в связи с чем отсутствуют основания полагать, что в личное дело... [истца - ред.] в обязательном порядке подлежит приобщению приказ... отсутствие в личном деле приказа... безусловным основанием для признания недействительной записи в трудовой книжке истца... не является..."
(КонсультантПлюс, 2025)"...суд... исходил из того, что действующим в период работы истца трудовым законодательством или локальными нормативно-правовыми актами предприятия порядок комплектования и ведения личных дел работников урегулирован не был, в связи с чем отсутствуют основания полагать, что в личное дело... [истца - ред.] в обязательном порядке подлежит приобщению приказ... отсутствие в личном деле приказа... безусловным основанием для признания недействительной записи в трудовой книжке истца... не является..."
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Уволился начальник. На его место назначен исполняющий обязанности. Являюсь специалистом по кадрам и ответственен за ведение личных дел работников. Обязан ли я выдать на руки (для ознакомления) трудовой договор или другие документы из личного дела любого работника по требованию исполняющему обязанности начальника?
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2024)"Сайт проекта "Открытая Инспекция Труда" https://онлайнинспекция.рф", 2024
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2024)"Сайт проекта "Открытая Инспекция Труда" https://онлайнинспекция.рф", 2024
Статья: Характеристика на работника в контексте достоинства человека
(Мотина Е.В.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2022, N 2)В 2019 году в Трудовом кодексе Республике Беларусь (далее - ТК) был расширен перечень документов, которые наниматель имеет право (или обязан) истребовать при приеме на работу работника (ст. 26). В число этих документов была добавлена характеристика с предыдущих мест работы гражданина, которую затребует наниматель. Рассматриваемая новация первоначально была закреплена в ч. 1 п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 декабря 2014 г. N 5 "Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций" (далее - Декрет N 5). Цель принятия этого Декрета определена в его названии и преамбуле. Перенесение в ТК нормы о характеристике из Декрета N 5 фактически спустя пять лет ее практического применения обусловлено усилением дисциплинарной ответственности. Легальное определение характеристики содержалось в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. N 2. Это официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. В характеристике могли указываться, кроме прочего, деловые и моральные качества работника, оценка трудовой деятельности (п. 17 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников). Однако в 2021 году в Декрет N 5 были внесены изменения, согласно которым под характеристикой понимается официальный документ, отражающий профессиональные, деловые и моральные качества работника, сведения о привлечении к дисциплинарной и иной ответственности, отношение к государственным и общественным институтам, иную информацию, подготовленный по форме, установленной Советом Министров Республики Беларусь. В развитие данного положения было принято Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14 октября 2021 г. N 585 "О форме характеристики" (далее - Постановление N 585). Таким образом, характеристика содержит в себе сведения:
(Мотина Е.В.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2022, N 2)В 2019 году в Трудовом кодексе Республике Беларусь (далее - ТК) был расширен перечень документов, которые наниматель имеет право (или обязан) истребовать при приеме на работу работника (ст. 26). В число этих документов была добавлена характеристика с предыдущих мест работы гражданина, которую затребует наниматель. Рассматриваемая новация первоначально была закреплена в ч. 1 п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 декабря 2014 г. N 5 "Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций" (далее - Декрет N 5). Цель принятия этого Декрета определена в его названии и преамбуле. Перенесение в ТК нормы о характеристике из Декрета N 5 фактически спустя пять лет ее практического применения обусловлено усилением дисциплинарной ответственности. Легальное определение характеристики содержалось в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. N 2. Это официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. В характеристике могли указываться, кроме прочего, деловые и моральные качества работника, оценка трудовой деятельности (п. 17 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников). Однако в 2021 году в Декрет N 5 были внесены изменения, согласно которым под характеристикой понимается официальный документ, отражающий профессиональные, деловые и моральные качества работника, сведения о привлечении к дисциплинарной и иной ответственности, отношение к государственным и общественным институтам, иную информацию, подготовленный по форме, установленной Советом Министров Республики Беларусь. В развитие данного положения было принято Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14 октября 2021 г. N 585 "О форме характеристики" (далее - Постановление N 585). Таким образом, характеристика содержит в себе сведения:
Нормативные акты
Федеральный закон от 01.10.2019 N 328-ФЗ
(ред. от 07.07.2025)
"О службе в органах принудительного исполнения Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"6. Сотрудник, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, хранение, обработку, использование и передачу персональных данных другого сотрудника, либо в утрате таких данных, несет ответственность в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами.
(ред. от 07.07.2025)
"О службе в органах принудительного исполнения Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"6. Сотрудник, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, хранение, обработку, использование и передачу персональных данных другого сотрудника, либо в утрате таких данных, несет ответственность в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами.
Федеральный закон от 23.05.2016 N 141-ФЗ
(ред. от 30.11.2024)
"О службе в федеральной противопожарной службе Государственной противопожарной службы и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"6. Сотрудник федеральной противопожарной службы, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, хранение, обработку, использование и передачу персональных данных другого сотрудника либо в утрате таких данных, несет ответственность в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами.
(ред. от 30.11.2024)
"О службе в федеральной противопожарной службе Государственной противопожарной службы и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"6. Сотрудник федеральной противопожарной службы, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, хранение, обработку, использование и передачу персональных данных другого сотрудника либо в утрате таких данных, несет ответственность в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами.
Ситуация: Как принять (оформить поступление) гражданина на муниципальную службу
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)За нарушение порядка ведения личных дел, в том числе разглашение содержащейся в них конфиденциальной информации, муниципальный служащий, который уполномочен на ведение и хранение личных дел, может быть привлечен к дисциплинарной и иной ответственности (п. 20 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента РФ 30.05.2005 N 609);
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)За нарушение порядка ведения личных дел, в том числе разглашение содержащейся в них конфиденциальной информации, муниципальный служащий, который уполномочен на ведение и хранение личных дел, может быть привлечен к дисциплинарной и иной ответственности (п. 20 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента РФ 30.05.2005 N 609);
Статья: Электронная персонализация кадрового обеспечения государственно-служебной деятельности
(Старовойт М.А.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)<4> См.: Бляшко Т.Ю. Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего // Отдел кадров бюджетного учреждения. 2008. N 1.
(Старовойт М.А.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)<4> См.: Бляшко Т.Ю. Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего // Отдел кадров бюджетного учреждения. 2008. N 1.
Статья: Трудовые отношения с работниками филиалов
(Куревина Л.В.)
("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2022, N 12)3) смешанным. В этом случае часть кадровых документов оформляются централизованно (в головной организации оформляются, например, документы, касающиеся приема на работу и увольнения), другая часть - децентрализованно (в филиале оформляются, например, документы, касающиеся привлечения к дисциплинарной ответственности, хранятся личные дела работников филиала).
(Куревина Л.В.)
("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2022, N 12)3) смешанным. В этом случае часть кадровых документов оформляются централизованно (в головной организации оформляются, например, документы, касающиеся приема на работу и увольнения), другая часть - децентрализованно (в филиале оформляются, например, документы, касающиеся привлечения к дисциплинарной ответственности, хранятся личные дела работников филиала).
Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Таким образом, в общем случае организации самостоятельно определяют как необходимость ведения личных дел работников, так и их состав. Виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения устанавливаются работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта.
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Таким образом, в общем случае организации самостоятельно определяют как необходимость ведения личных дел работников, так и их состав. Виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения устанавливаются работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта.
Статья: Содержание стадии исполнения дисциплинарного взыскания в производстве по дисциплинарным делам
(Лещина Э.Л.)
("Административное право и процесс", 2022, N 11)Деятельность по "автоматическому" снятию дисциплинарного взыскания по истечении срока его действия видится элементом кадрового делопроизводства, кадровой процедурой (административными действиями) по ведению личного дела государственного служащего, его послужного списка, служебной карточки, а не отдельным этапом стадии исполнения взыскания. По общему правилу снятие дисциплинарного взыскания по истечении одного года, когда не были наложены новые взыскания, не требует издания какого-либо акта, отдельного санкционирования, и даже несмотря на отсутствие отметки об этом в личном деле, служебной карточке, взыскание прекращает свое действие, и вместе с ним прекращается большая часть неблагоприятных последствий, обусловленных его применением (наличием). Рассмотрение уполномоченным руководителем вопроса о возможности досрочного снятия ранее наложенного взыскания в порядке поощрения выступает самостоятельным видом правоприменительной административно-процессуальной деятельности, производством о поощрении, результатом которого может быть решение о досрочном прекращении действия взыскания и, в соответствии с этим, внесение сведений об этом в личное дело. Итогом рассмотрения служебного спора о законности наложения дисциплинарного взыскания вышестоящим руководителем, комиссией по рассмотрению индивидуальных служебных споров или судом может быть решение о признании акта о наложении незаконным. В случаях его отмены действие и все последствия дисциплинарного взыскания прекращаются, а служащий восстанавливается в правовом положении, имеющемся до наложения взыскания. При этом не вызывает сомнения, что результат отмены взыскания имеет иные правовые последствия, чем его снятие в порядке поощрения или прекращение по истечении срока действия взысканий в виде понижения в должности, специальном звании (классном чине).
(Лещина Э.Л.)
("Административное право и процесс", 2022, N 11)Деятельность по "автоматическому" снятию дисциплинарного взыскания по истечении срока его действия видится элементом кадрового делопроизводства, кадровой процедурой (административными действиями) по ведению личного дела государственного служащего, его послужного списка, служебной карточки, а не отдельным этапом стадии исполнения взыскания. По общему правилу снятие дисциплинарного взыскания по истечении одного года, когда не были наложены новые взыскания, не требует издания какого-либо акта, отдельного санкционирования, и даже несмотря на отсутствие отметки об этом в личном деле, служебной карточке, взыскание прекращает свое действие, и вместе с ним прекращается большая часть неблагоприятных последствий, обусловленных его применением (наличием). Рассмотрение уполномоченным руководителем вопроса о возможности досрочного снятия ранее наложенного взыскания в порядке поощрения выступает самостоятельным видом правоприменительной административно-процессуальной деятельности, производством о поощрении, результатом которого может быть решение о досрочном прекращении действия взыскания и, в соответствии с этим, внесение сведений об этом в личное дело. Итогом рассмотрения служебного спора о законности наложения дисциплинарного взыскания вышестоящим руководителем, комиссией по рассмотрению индивидуальных служебных споров или судом может быть решение о признании акта о наложении незаконным. В случаях его отмены действие и все последствия дисциплинарного взыскания прекращаются, а служащий восстанавливается в правовом положении, имеющемся до наложения взыскания. При этом не вызывает сомнения, что результат отмены взыскания имеет иные правовые последствия, чем его снятие в порядке поощрения или прекращение по истечении срока действия взысканий в виде понижения в должности, специальном звании (классном чине).
Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документыЕсли организация создана, например, в форме общества с ограниченной ответственностью, акционерного общества, то работодатель вправе решать вопрос о необходимости ведения личных дел работников самостоятельно. Если в организации они ведутся, то это позволяет работодателю при подготовке к каким-либо мероприятиям (проведение аттестации, сокращение штата, численности) получить максимально большой объем информации о каждом работнике в кратчайшие сроки.
Статья: О рассмотрении военными судами дел в сфере обеспечения военнослужащих - участников НИС жилыми помещениями
(Миронов В.С., Харитонов С.С.)
("Право в Вооруженных Силах", 2022, N 1)Документы военнослужащих, имеющих основания для включения в реестр участников НИС, не позднее пятого числа месяца, следующего за месяцем возникновения такого основания, направляются воинской частью в региональное управление жилищного обеспечения или его территориальный отдел (отделение) в соответствии с территориальной принадлежностью. После получения уведомления о включении в реестр командир воинской части должен организовать проверку соответствия сведений, содержащихся в уведомлении о включении в реестр, сведениям, содержащимся в личной карточке и личном деле участника НИС, а также ознакомить военнослужащего с уведомлением о включении в реестр под расписку в личной карточке участника НИС.
(Миронов В.С., Харитонов С.С.)
("Право в Вооруженных Силах", 2022, N 1)Документы военнослужащих, имеющих основания для включения в реестр участников НИС, не позднее пятого числа месяца, следующего за месяцем возникновения такого основания, направляются воинской частью в региональное управление жилищного обеспечения или его территориальный отдел (отделение) в соответствии с территориальной принадлежностью. После получения уведомления о включении в реестр командир воинской части должен организовать проверку соответствия сведений, содержащихся в уведомлении о включении в реестр, сведениям, содержащимся в личной карточке и личном деле участника НИС, а также ознакомить военнослужащего с уведомлением о включении в реестр под расписку в личной карточке участника НИС.
Статья: Принимаем меры к недисциплинированным работникам
(Сенаторова Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 6)- наличие неснятых дисциплинарных взысканий и документов, которыми ранее было оформлено привлечение к дисциплинарной и/или материальной ответственности;
(Сенаторова Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 6)- наличие неснятых дисциплинарных взысканий и документов, которыми ранее было оформлено привлечение к дисциплинарной и/или материальной ответственности;
Статья: Должностная инструкция: практические ситуации
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 7)Согласно этому Порядку в перечень документов, подлежащих включению в состав личного дела, служебные должностные регламенты (должностные инструкции) не входят.
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 7)Согласно этому Порядку в перечень документов, подлежащих включению в состав личного дела, служебные должностные регламенты (должностные инструкции) не входят.