Срок передачи личного дела в архив
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок передачи личного дела в архив (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Каковы сроки хранения трудовых договоров и личных дел работников?
(Консультация эксперта, 2026)См. также: Как можно передать личные дела уволенных работников в архив?
(Консультация эксперта, 2026)См. также: Как можно передать личные дела уволенных работников в архив?
Вопрос: Какие документы сдаются организацией на хранение в государственный или муниципальный архив?
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по истечении 10 лет со дня увольнения. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно гл. III, IV Правил хранения документов Архивного фонда) подлежат уничтожению в порядке, установленном п. 31 Правил хранения документов Архивного фонда.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по истечении 10 лет со дня увольнения. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно гл. III, IV Правил хранения документов Архивного фонда) подлежат уничтожению в порядке, установленном п. 31 Правил хранения документов Архивного фонда.
Нормативные акты
Решение Верховного Суда РФ от 04.02.2015 N АКПИ14-1405
<О признании частично недействующими позиций 900, 904 раздела 11 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558>По достижении подопечным 18 лет его личное дело передается на хранение в архив органа опеки и попечительства. Личные дела подопечных хранятся в архиве органа опеки и попечительства в течение 75 лет (пункт 19 Правил).
<О признании частично недействующими позиций 900, 904 раздела 11 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558>По достижении подопечным 18 лет его личное дело передается на хранение в архив органа опеки и попечительства. Личные дела подопечных хранятся в архиве органа опеки и попечительства в течение 75 лет (пункт 19 Правил).
Апелляционное определение Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 09.04.2015 N АПЛ15-114
<Об оставлении без изменения решения Верховного Суда РФ от 04.02.2015 N АКПИ14-1405, которым были признаны частично недействующими позиции 900, 904 раздела 11 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558>По достижении подопечным 18 лет его личное дело передается на хранение в архив органа опеки и попечительства. Личные дела подопечных хранятся в архиве органа опеки и попечительства в течение 75 лет (пункт 19 Правил).
<Об оставлении без изменения решения Верховного Суда РФ от 04.02.2015 N АКПИ14-1405, которым были признаны частично недействующими позиции 900, 904 раздела 11 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558>По достижении подопечным 18 лет его личное дело передается на хранение в архив органа опеки и попечительства. Личные дела подопечных хранятся в архиве органа опеки и попечительства в течение 75 лет (пункт 19 Правил).
Статья: Роль вузовского архива в сохранении университетской памяти (историко-биографический очерк об архиве Уральского государственного юридического университета)
(Зипунникова Н.Н., Калинина А.В.)
("Российский юридический журнал", 2021, N 6)Архив располагается в четырех архивохранилищах. Все помещения оборудованы металлическими стационарными и - в большей степени - мобильными стеллажами, которые позволяют экономно и эффективно использовать пространство. В хранилищах установлены системы охранной и пожарной сигнализации, а также модули современной системы пожаротушения. Каждый работник имеет оборудованное рабочее место. Сотрудники архива постоянно совершенствуют справочно-поисковые средства, стараются своевременно составлять описи дел постоянного срока хранения. Ведется составление описи личных дел обучающихся, которая сопровождается внесением информации обо всех выпускниках с 1937 г. в электронную базу данных "Архив". Сотрудники архива проводят экспертизу ценности документов, участвуют в работе ЭК УрГЮУ, которая регулярно проводит заседания.
(Зипунникова Н.Н., Калинина А.В.)
("Российский юридический журнал", 2021, N 6)Архив располагается в четырех архивохранилищах. Все помещения оборудованы металлическими стационарными и - в большей степени - мобильными стеллажами, которые позволяют экономно и эффективно использовать пространство. В хранилищах установлены системы охранной и пожарной сигнализации, а также модули современной системы пожаротушения. Каждый работник имеет оборудованное рабочее место. Сотрудники архива постоянно совершенствуют справочно-поисковые средства, стараются своевременно составлять описи дел постоянного срока хранения. Ведется составление описи личных дел обучающихся, которая сопровождается внесением информации обо всех выпускниках с 1937 г. в электронную базу данных "Архив". Сотрудники архива проводят экспертизу ценности документов, участвуют в работе ЭК УрГЮУ, которая регулярно проводит заседания.
Вопрос: Как можно передать личные дела уволенных работников в архив?
(Консультация эксперта, 2026)Передача личных дел в архив организации (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) осуществляется по описям дел, описям электронных документов, составленным соответствующим структурным подразделением. Описи дел составляются в 2 экземплярах и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) не позднее чем через 1 год после завершения дел в делопроизводстве. Описи электронных документов формируются работником структурного подразделения в те же сроки и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) в электронной форме (п. 62 Правил, п. п. 66, 69, 153 Методических рекомендаций к Правилам).
(Консультация эксперта, 2026)Передача личных дел в архив организации (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) осуществляется по описям дел, описям электронных документов, составленным соответствующим структурным подразделением. Описи дел составляются в 2 экземплярах и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) не позднее чем через 1 год после завершения дел в делопроизводстве. Описи электронных документов формируются работником структурного подразделения в те же сроки и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) в электронной форме (п. 62 Правил, п. п. 66, 69, 153 Методических рекомендаций к Правилам).
Статья: Обработка ПДн для исполнения трудового законодательства: какие нюансы требуют внимания кадровых служб
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)И чтобы завершить трудовой цикл, кратко рассмотрим обработку ПДн уволенных работников, которые работодатель вправе обрабатывать в случаях и в сроки, которые предусмотрены федеральным законодательством, в том числе в целях бухгалтерского и налогового учета, то есть согласие в рамках соблюдения законодательства для такой обработки не требуется. Напомним лишь, что по истечении сроков, определенных законодательством РФ, личные дела работников и иные документы передаются на архивное хранение. При этом на организацию архивного хранения, комплектования, учет и использование архивных документов, содержащих ПДн работников, действие Закона N 152-ФЗ не распространяется, и, соответственно, обработка указанных сведений не требует соблюдения условий, связанных с получением согласия.
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)И чтобы завершить трудовой цикл, кратко рассмотрим обработку ПДн уволенных работников, которые работодатель вправе обрабатывать в случаях и в сроки, которые предусмотрены федеральным законодательством, в том числе в целях бухгалтерского и налогового учета, то есть согласие в рамках соблюдения законодательства для такой обработки не требуется. Напомним лишь, что по истечении сроков, определенных законодательством РФ, личные дела работников и иные документы передаются на архивное хранение. При этом на организацию архивного хранения, комплектования, учет и использование архивных документов, содержащих ПДн работников, действие Закона N 152-ФЗ не распространяется, и, соответственно, обработка указанных сведений не требует соблюдения условий, связанных с получением согласия.
Путеводитель по кадровым вопросам. Особенности работы госслужащихЛичные дела уволенных с гражданской службы, за исключением назначенных на государственные должности, хранятся кадровой службой в течение 10 лет со дня увольнения и по истечении этого срока передаются в архив (п. 23 Положения).
Готовое решение: Как уволить работников при реорганизации организации
(КонсультантПлюс, 2026)Напомним, что передавать личные дела уволенных работников в архив нужно не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Срок их хранения - 50 лет, а если увольнение было оформлено до 01.01.2003 - тогда 75 лет. Срок исчисляется с 1 января, следующего за годом, в котором личное дело было закончено делопроизводством, то есть в котором работник был уволен. Потом можно отобрать их на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. п. 12, 47 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2026)Напомним, что передавать личные дела уволенных работников в архив нужно не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Срок их хранения - 50 лет, а если увольнение было оформлено до 01.01.2003 - тогда 75 лет. Срок исчисляется с 1 января, следующего за годом, в котором личное дело было закончено делопроизводством, то есть в котором работник был уволен. Потом можно отобрать их на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. п. 12, 47 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2026)Хранить личные дела надо в течение 50 лет в сейфах или в помещениях с ограниченным доступом. После увольнения работника личное дело передайте в архив. Сделать это надо не ранее, чем через год, но не позднее 3 лет после окончания работы с личным делом (п. 15 Положения об обработке персональных данных, п. 47 Правил хранения документов).
(Издательство "Главная книга", 2026)Хранить личные дела надо в течение 50 лет в сейфах или в помещениях с ограниченным доступом. После увольнения работника личное дело передайте в архив. Сделать это надо не ранее, чем через год, но не позднее 3 лет после окончания работы с личным делом (п. 15 Положения об обработке персональных данных, п. 47 Правил хранения документов).
Статья: Утверждены новые правила хранения документов
(Солнцева М.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2023, N 36)Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Личные дела формируются отдельно на каждого работника. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления. Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии). Приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым относятся.
(Солнцева М.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2023, N 36)Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Личные дела формируются отдельно на каждого работника. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления. Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии). Приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым относятся.
Статья: О сроках хранения документов в нормативных правовых актах
(Куткин А.В.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)В актах Правительства РФ также устанавливаются сроки хранения отдельных видов документов. В качестве примера сравним статью 621 Перечня 2019 г. и Правила ведения личных дел несовершеннолетних подопечных, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 423. Перечнем 2019 г. предписано хранить личные дела несовершеннолетних 75 лет, что соответствует вышеуказанному Постановлению, но не учитываются его требования полностью: во-первых, после истечения срока хранения личные дела подлежат экспертизе ценности, а во-вторых, они передаются на хранение в архив органа опеки по достижении подопечным 18 лет <8>. Отметим, что личные дела до достижения подопечным совершеннолетия в соответствии со статьей 21.1 ФЗ "Об архивном деле" считаются неоконченными <9>. Таким образом, срок хранения в Перечне 2019 г. согласно требованиям Постановления Правительства Российской Федерации должен выглядеть следующим образом (см. табл. 2).
(Куткин А.В.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)В актах Правительства РФ также устанавливаются сроки хранения отдельных видов документов. В качестве примера сравним статью 621 Перечня 2019 г. и Правила ведения личных дел несовершеннолетних подопечных, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 423. Перечнем 2019 г. предписано хранить личные дела несовершеннолетних 75 лет, что соответствует вышеуказанному Постановлению, но не учитываются его требования полностью: во-первых, после истечения срока хранения личные дела подлежат экспертизе ценности, а во-вторых, они передаются на хранение в архив органа опеки по достижении подопечным 18 лет <8>. Отметим, что личные дела до достижения подопечным совершеннолетия в соответствии со статьей 21.1 ФЗ "Об архивном деле" считаются неоконченными <9>. Таким образом, срок хранения в Перечне 2019 г. согласно требованиям Постановления Правительства Российской Федерации должен выглядеть следующим образом (см. табл. 2).
Статья: Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)Перед сдачей в архив документы (независимо от вида носителя информации) группируют в отдельные дела по структурному, функциональному, тематическому признакам (например, это могут быть первичные учетные документы, личные дела сотрудников и пр.), а также по срокам хранения <8>.
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)Перед сдачей в архив документы (независимо от вида носителя информации) группируют в отдельные дела по структурному, функциональному, тематическому признакам (например, это могут быть первичные учетные документы, личные дела сотрудников и пр.), а также по срокам хранения <8>.
Готовое решение: Какие правила предусмотрены для формирования дел и подготовки к передаче на архивное хранение дел, электронных и аудиовизуальных документов
(КонсультантПлюс, 2026)Архивные документы передаются на хранение не ранее года и не позднее трех лет после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются по истечении 10 лет со дня увольнения (п. 47 Правил хранения документов, утв. Приказом N 77, п. 51 Методических рекомендаций ВНИИДАД).
(КонсультантПлюс, 2026)Архивные документы передаются на хранение не ранее года и не позднее трех лет после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются по истечении 10 лет со дня увольнения (п. 47 Правил хранения документов, утв. Приказом N 77, п. 51 Методических рекомендаций ВНИИДАД).