Обязательные кадровые журналы учета
Подборка наиболее важных документов по запросу Обязательные кадровые журналы учета (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Дополнительная работа: совмещение должностей, расширение зон обслуживания и др.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2026, N 5)<2> Если работник отказывается ознакомиться с приказом (распоряжением) под подпись, то целесообразно составить акт об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением), а на самом приказе (распоряжении) можно сделать соответствующую надпись об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением). Составление акта и надпись на приказе (распоряжении) в данном случае законом не предусмотрены, но могут быть обязательны, если работодателем установлен такой порядок действий (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). Акт регистрируется в установленном у работодателя порядке в соответствующем журнале регистрации.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2026, N 5)<2> Если работник отказывается ознакомиться с приказом (распоряжением) под подпись, то целесообразно составить акт об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением), а на самом приказе (распоряжении) можно сделать соответствующую надпись об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением). Составление акта и надпись на приказе (распоряжении) в данном случае законом не предусмотрены, но могут быть обязательны, если работодателем установлен такой порядок действий (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). Акт регистрируется в установленном у работодателя порядке в соответствующем журнале регистрации.
Статья: Семь изменений 2023 года, которые требуют корректировки ЛНА
(Яковлев Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 1)Работник передает заявление по согласованному графику через своего непосредственного руководителя - начальника структурного подразделения. Заявление считается полученным работодателем в день его вручения начальнику структурного подразделения. Начальник структурного подразделения проставляет на заявлении визу согласования и передает его в отдел кадров в день его получения от работника не позднее 15:00, а в случае поступления заявления от работника позже указанного времени - незамедлительно. Если начальник структурного подразделения по объективным причинам не может передать заявление работника в день его получения, он обязан обеспечить передачу копии заявления по электронной почте в адрес начальника отдела кадров в срок не позднее 15:00 дня его получения, а в случае поступления заявления позже указанного времени - незамедлительно. Подлинник заявления должен быть передан в отдел кадров в кратчайшие сроки.
(Яковлев Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 1)Работник передает заявление по согласованному графику через своего непосредственного руководителя - начальника структурного подразделения. Заявление считается полученным работодателем в день его вручения начальнику структурного подразделения. Начальник структурного подразделения проставляет на заявлении визу согласования и передает его в отдел кадров в день его получения от работника не позднее 15:00, а в случае поступления заявления от работника позже указанного времени - незамедлительно. Если начальник структурного подразделения по объективным причинам не может передать заявление работника в день его получения, он обязан обеспечить передачу копии заявления по электронной почте в адрес начальника отдела кадров в срок не позднее 15:00 дня его получения, а в случае поступления заявления позже указанного времени - незамедлительно. Подлинник заявления должен быть передан в отдел кадров в кратчайшие сроки.
Нормативные акты
Приказ ФСИН России от 22.12.2022 N 893
(ред. от 13.01.2025)
"Об утверждении Порядка организации работы по обязательному государственному страхованию жизни и здоровья сотрудников уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, а также оформлению и учету документов, необходимых для принятия решения о выплате страховой суммы"
(Зарегистрировано в Минюсте России 27.01.2023 N 72153)12. В подразделении по работе с личным составом (подразделении по кадрам и работе с личным составом) в электронном или бумажном виде ведется журнал учета оформленных документов по обязательному государственному страхованию жизни и здоровья сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, граждан Российской Федерации, уволенных со службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, необходимых для принятия решения о выплате страховых сумм (форма журнала приведена в приложении N 6 к настоящему Порядку).
(ред. от 13.01.2025)
"Об утверждении Порядка организации работы по обязательному государственному страхованию жизни и здоровья сотрудников уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, а также оформлению и учету документов, необходимых для принятия решения о выплате страховой суммы"
(Зарегистрировано в Минюсте России 27.01.2023 N 72153)12. В подразделении по работе с личным составом (подразделении по кадрам и работе с личным составом) в электронном или бумажном виде ведется журнал учета оформленных документов по обязательному государственному страхованию жизни и здоровья сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, граждан Российской Федерации, уволенных со службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, необходимых для принятия решения о выплате страховых сумм (форма журнала приведена в приложении N 6 к настоящему Порядку).
Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"Бланки удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек подлежат строгому учету в специальных журналах учета данных документов, которые хранятся в отделе кадров.
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"Бланки удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек подлежат строгому учету в специальных журналах учета данных документов, которые хранятся в отделе кадров.
Статья: Организация воинского учета в вопросах и ответах
(Свириденко О.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 4)Примечание. См. статьи "Необязательные журналы и книги учета в отделе кадров" в N 9, 2019, на с. 27, "Все о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них" в N 6, 2019, на с. 44, "Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее: что должен знать кадровик" в N 7, 2019, на с. 47, "Журналы регистрации медосмотров и несчастных случаев на производстве" в N 8, 2019, на с. 20.
(Свириденко О.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 4)Примечание. См. статьи "Необязательные журналы и книги учета в отделе кадров" в N 9, 2019, на с. 27, "Все о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них" в N 6, 2019, на с. 44, "Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее: что должен знать кадровик" в N 7, 2019, на с. 47, "Журналы регистрации медосмотров и несчастных случаев на производстве" в N 8, 2019, на с. 20.
Статья: Пять поправок в ТК РФ, к которым нужно подготовиться заранее
(Айдаев А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2026, N 7)5.51. Отдел кадров ведет журнал учета сверхурочной работы (форма журнала приведена в приложении 5.5 к настоящим Правилам).
(Айдаев А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2026, N 7)5.51. Отдел кадров ведет журнал учета сверхурочной работы (форма журнала приведена в приложении 5.5 к настоящим Правилам).
Типовая ситуация: Воинский учет: основные правила и внутренние документы
(Издательство "Главная книга", 2026)Документы по воинскому учету можно распределить по отдельным папкам, составив номенклатуру дел по воинскому учету. Если его ведет работник отдела кадров, можно дополнить раздел номенклатуры отдела кадров. Например, включить заголовки дел - "Картотека карточек граждан, подлежащих воинскому учету", "Отчетность по воинскому учету".
(Издательство "Главная книга", 2026)Документы по воинскому учету можно распределить по отдельным папкам, составив номенклатуру дел по воинскому учету. Если его ведет работник отдела кадров, можно дополнить раздел номенклатуры отдела кадров. Например, включить заголовки дел - "Картотека карточек граждан, подлежащих воинскому учету", "Отчетность по воинскому учету".
Готовое решение: Как организовать и провести вводный инструктаж по гражданской обороне
(КонсультантПлюс, 2026)разработать и утвердить форму журнала учета вводного инструктажа.
(КонсультантПлюс, 2026)разработать и утвердить форму журнала учета вводного инструктажа.
Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы9. Журнал учета листков временной нетрудоспособности. Необязательный документ. Однако работодателю рекомендуется вести такой журнал. Он позволит работнику кадровой службы, например, при подписании табеля учета рабочего времени сверить указанные в нем данные. При совпадении периода нетрудоспособности с отпуском на основании журнала можно подсчитать количество дней, на которое отпуск работника должен быть продлен.
Статья: Выдаем работнику трудовую книжку для назначения пенсии
(Славинская А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2026, N 5)9.10. Датой получения заявления, поданного лично, считается дата вручения заявления специалисту по кадрам. Датой получения заявления, направленного по почте, считается день, когда Работодатель получил почтовое отправление. При получении заявления в виде почтового отправления секретарь регистрирует документ в журнале входящих документов и в тот же рабочий день направляет заявление специалисту по кадрам или начальнику отдела кадров.
(Славинская А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2026, N 5)9.10. Датой получения заявления, поданного лично, считается дата вручения заявления специалисту по кадрам. Датой получения заявления, направленного по почте, считается день, когда Работодатель получил почтовое отправление. При получении заявления в виде почтового отправления секретарь регистрирует документ в журнале входящих документов и в тот же рабочий день направляет заявление специалисту по кадрам или начальнику отдела кадров.
Вопрос: Должен ли работодатель в связи со сменой работницей фамилии вносить изменения в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них? В каком порядке?
(Консультация эксперта, 2026)Должен ли работодатель в связи со сменой работницей фамилии вносить изменения в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них? В каком порядке?
(Консультация эксперта, 2026)Должен ли работодатель в связи со сменой работницей фамилии вносить изменения в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них? В каком порядке?
Вопрос: Можно ли в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делать записи о том, что трудовые книжки ведутся в электронном виде, и в какой графе?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2024)Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка).
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2024)Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка).
Статья: Прием и передача дел в коммерческих организациях при увольнении работника
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2023, N 9)Если передаются документы, то при этом обычно проверяются имеющиеся недостатки и несоответствия в них. Например, при передаче дел от одного кадрового работника другому нередко обнаруживают такие недочеты: в журналах регистрации не все приказы зарегистрированы; в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них записи внесены не обо всех трудовых книжках; отсутствуют какие-то записи в трудовых книжках (например, о переводах, переименовании должности или организации и др.); отсутствуют какие-то приказы, договоры, заявления в деле, хотя, согласно описи, они должны иметься; др.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2023, N 9)Если передаются документы, то при этом обычно проверяются имеющиеся недостатки и несоответствия в них. Например, при передаче дел от одного кадрового работника другому нередко обнаруживают такие недочеты: в журналах регистрации не все приказы зарегистрированы; в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них записи внесены не обо всех трудовых книжках; отсутствуют какие-то записи в трудовых книжках (например, о переводах, переименовании должности или организации и др.); отсутствуют какие-то приказы, договоры, заявления в деле, хотя, согласно описи, они должны иметься; др.