Не забудьте отчитаться о суммах не удержанного в срок НДФЛ не позднее 1 марта

Когда налоговый агент обязан подать сведения

Налоговый агент направляет сообщение, только когда из доходов физлица нельзя удержать НДФЛ. Возможность удержать налог ограничена выплатами в рамках налогового периода. Так, если вы не смогли удержать НДФЛ при выплате дохода в 2018 году, с выплат в январе 2019 года его удержать нельзя, поэтому придется подать сведения.

В НК РФ нет перечня ситуаций, при которых невозможно удержать НДФЛ. Как правило, такие случаи возникают, когда:

• организация выплачивает доход физлицу в натуральной форме и денежных выплат не производит (например, учредителю передается имущество при ликвидации ООО);
• при вынесении решения суды не разделяют суммы, причитающиеся физлицу и подлежащие удержанию (например, выплачивается средний заработок, присужденный за время вынужденного прогула, или уплачивается штраф и неустойка);
• выдается беспроцентный заем и нет иных выплат в пользу физлица.

Сообщение направлять не нужно, когда, например, с внебалансовых счетов списывается безнадежный долг налогоплательщика перед банком (если списание не связано с полным или частичным прекращением обязательства налогоплательщика по закону). Не надо подавать сведения и в том случае, когда невозможность или нецелесообразность взыскания подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя.

Обратите внимание: если после сообщения о невозможности удержать налог задолженность взыскана с физлица в суде, налоговый агент должен представить в инспекцию аннулирующие сведения. На их основании инспекция может не направлять уведомление об уплате налога либо отозвать уведомление, направленное налогоплательщику ранее.

В какой срок и по какой форме нужно подать сведения

Вам необходимо представить справку по форме 2-НДФЛ с признаком "2". Сделать это нужно не позднее 1 марта года, следующего за налоговым периодом. Так, за 2018 год — не позднее 1 марта 2019 года.

Справку за 2018 год следует сдать по новой форме.

Как определить сумму неудержанного налога

Если налог не удержан с полной суммы дохода, НДФЛ нужно рассчитать в обычном порядке. Если налог не удалось удержать с части дохода, НДФЛ надо определить расчетным путем.

Величина удерживаемого налога не может превышать 50% от суммы выплаты. Если в конце года работник получил дорогостоящий подарок, выплаты в его пользу могут не позволить удержать налог полностью.

Пример.

В декабре организация подарила работнику телевизор стоимостью 50 тыс. руб. Зарплата за декабрь составила 12 тыс. руб.

Налоговая база по НДФЛ за декабрь составит 58000 руб. (50000 руб. + 12000 руб. – 4000 руб.).

Сумма НДФЛ составит 7540 руб. (58000 руб. x 13%).

При выплате зарплаты за декабрь организация удержит 6000 руб. (12000 руб. x 50%).

Сумма неудержанного НДФЛ равна 1540 руб. (7540 руб. – 6000 руб.).

Как отчитаться перед инспекцией

Подать справки 2-НДФЛ в ИФНС можно на бумажном носителе, если сведения подаются не более чем на 25 человек. Сделать это необходимо лично или через представителя. Можно направить по почте с описью вложения. К справкам следует приложить сопроводительный "Реестр справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20__ год" в двух экземплярах.

Если представить нужно более 25 справок, их подают в электронном виде через оператора электронного документооборота. Подписать справки следует усиленной квалифицированной электронной подписью налогового агента или его представителя. В течение 10 рабочих дней с даты отправки инспекция пришлет налоговому агенту в электронной форме реестр и "Протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20__ год".

Как сообщить работнику

НК РФ не устанавливает, каким способом нужно передать сведения физлицу. Вы можете вручить их лично под расписку либо направить по почте заказным письмом с уведомлением. По мнению Минфина, налоговый агент вправе согласовать с налогоплательщиком форму направления ему письменного сообщения.

Вы можете передать сведения налогоплательщику, используя форму, которую направляли в инспекцию.

Нужно ли подавать в ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком "1"

Если вы представили справку с признаком "2", это не освобождает вас от обязанности подать справку с признаком "1". В ней указываются сведения обо всех доходах физлица за год, в том числе данные, отраженные в справке 2-НДФЛ с признаком "2".

Какая грозит ответственность за подачу недостоверных сведений

За подачу в ИФНС документов с недостоверными сведениями предусмотрен штраф в размере 500 руб. за каждый документ.

Поэтому организация должна принять меры, чтобы получить полные и актуальные персональные данные физлиц, которым выплачивается доход. Уточнить эти данные можно, в частности, с помощью сервиса "Узнать ИНН" на сайте ФНС России.

Вы можете избежать штрафа, если самостоятельно выявите ошибки и представите в инспекцию уточненные справки. Это необходимо сделать до того, как узнаете, что налоговики обнаружили ошибки.

В НК РФ не установлен предельный срок, в течение которого инспекция может обнаружить в справках недостоверные сведения. Об их выявлении может свидетельствовать, например, истребование пояснения по факту обнаружения ошибок в документах.

Как заполнить справку 2-НДФЛ с признаком "2"

Как было указано выше, сообщение необходимо подать по форме 2-НДФЛ с признаком "2". В приложении указать только ту сумму дохода, с которой не удержан налог, а в разделе 2 — неудержанный налог.

Подробнее о том, как заполнить справку, вы можете узнать в готовом решении.