Счета-фактуры: новые правила с 1 октября

Выставляйте и принимайте счета-фактуры по обновленной форме

Хотя изменения несущественны, лучше не пропускать счета-фактуры по старой форме, если они составлены позже 30 сентября. Это поможет избежать споров с проверяющими.

Обратите внимание на следующие реквизиты:

• в строке 8 "Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)" появилась оговорка "(при наличии)". Изменение техническое. Теперь название строки соответствует Налоговому кодексу и Правилам заполнения счета-фактуры. Если идентификатора нет, строку можно оставить пустой. Правила не требуют ставить в этой ситуации прочерк;
  
• новая графа 1а "Код вида товара" (в корректировочном счете-фактуре — графа 1б). Поставьте в ней прочерк, если не экспортируете товар в Армению, Белоруссию, Казахстан или Киргизию. Если вывозите, укажите код по ТН ВЭД. Код нужен был и прежде, в новой форме для него лишь появилась отдельная графа;
  
• в названии графы 11 теперь не "номер", а "регистрационный номер" таможенной декларации. Изменение минимальное. Больше не нужно в конце номера декларации через дробь приводить порядковый номер товара из списка либо из основного или добавочного листа.
  Напомним, графы 10 и 11 не надо заполнять, если товар ввезен из государства — члена ЕАЭС, на территории которого он ранее был выпущен для внутреннего потребления;
  
• уточнены реквизиты в поле для подписи индивидуального предпринимателя. Появилась такая же оговорка, как для руководителя и главного бухгалтера организации: "или иное уполномоченное лицо". Изменение незначительное. Налоговый кодекс с 1 июля 2014 года разрешает ИП передавать право подписи счетов-фактур иным лицам. Для этого нужна нотариальная доверенность.
  Новая форма, как и прежняя, содержит строку с реквизитами свидетельства о госрегистрации ИП. С 1 января 2017 года свидетельства не выдаются. Поэтому ИП, которые зарегистрированы с этой даты, должны приводить в качестве реквизитов свидетельства свой ОГРНИП и дату внесения записи в ЕГРИП.
  

Если вы работаете с универсальными передаточными документами (УПД), то новые реквизиты должны быть и в них. Форма УПД 2013 года носит рекомендательный характер. Компаниям не запрещено самостоятельно ее обновлять из-за изменений в законодательстве.

Приводите в счете-фактуре полные адреса

В строках 2а и 6а должен быть полный адрес компании из ЕГРЮЛ. До 1 октября в них указывается место нахождения компании из устава, а оно может ограничиваться названием населенного пункта.

Можете составлять сводные счета-фактуры, если компания — экспедитор или застройщик

Закреплено право экспедиторов и застройщиков объединять счета-фактуры, которые им в разное время выставили разные продавцы и подрядчики, в сводный счет-фактуру. Этот счет экспедитор выставляет своему клиенту, застройщик — покупателю или инвестору.

В сводном счете-фактуре экспедитор (застройщик) в качестве продавца указывает себя. Номер и дату документа определяет согласно собственной хронологии. Есть и другие нюансы заполнения сводных счетов-фактур, например графы с наименованием товаров, работ или услуг.

В книге покупок исправленный счет-фактуру регистрируйте в том же квартале, что и первичный

Из Правил ведения книги покупок исключено положение о том, что исправленные счета-фактуры регистрируют по мере возникновения права на вычет.

ФНС и Минфин считали так: исправленный счет-фактуру нужно регистрировать в том квартале, когда он получен. Именно в этом квартале возникает право на вычет. Значит, нужно полностью восстановить сумму вычета НДС, заявленную по первоначальному счету в предыдущем периоде, и заплатить пени.

По новым правилам исправленный счет-фактуру следует учитывать в том же квартале, что и первичный. Восстанавливать НДС по нему понадобится, только если сумма налога после исправления уменьшилась, — и то лишь в части суммы уменьшения.

Регистрируйте в книге покупок счета-фактуры на неденежные авансы

Запрета на регистрацию таких счетов-фактур больше нет. Пленум ВАС РФ еще в 2014 году высказывался о правомерности вычета по расчетам в безденежной форме. Теперь проблем с инспекцией точно не будет.

Книги покупок и продаж можно распечатать и подписать чуть позже

Подписать у директора книгу покупок и книгу продаж нужно не до 20-го, а до 25-го числа месяца, который следует за истекшим кварталом. Правило действует уже при подготовке декларации за III квартал этого года.

В книге продаж по операциям за IV квартал вы заметите две новые графы — 3а и 3б. Первая важна исключительно для резидентов особой экономической зоны Калининградской области. Во второй графе дублируется код вида товара, если он был в счете-фактуре.

Не ведите журнал учета счетов-фактур, если продаете комиссионный товар физлицам

Аналогичное мнение Минфин высказывал еще в 2015 году. С 1 октября закреплено общее правило: журнал не нужен, если покупатели — лица, которым счета-фактуры не выставляются.

Храните счета-фактуры и другие документы по-прежнему

Правила заполнения счета-фактуры "приросли" объемным пунктом 11. Он содержит список документов, которые нужно хранить не менее четырех лет. Изменение в целом техническое. Перечень уже существовал, но находился в п. 15 Правил ведения журнала учета счетов-фактур.

В перечне есть небольшое дополнение, но и оно вряд ли повлияет на сложившийся в компании порядок хранения документов. Прямо закреплено, что не менее четырех лет нужно хранить:

• копии счетов-фактур, которые клиент получил от экспедитора (инвестор или покупатель — от застройщика);
• сводные отчеты об операциях, по которым компания не выставляла счета-фактуры.

Напомним, в сентябре ФНС разрешила продавцам не распечатывать свой экземпляр счета-фактуры, а хранить его в электронном виде.