Ошибки в бухучете и отчетности учреждений: интересные примеры из практики за 2022 год

Отразили первичку без подписи руководителя учреждения или уполномоченного им лица

Учреждение приняло к учету акт оказания услуг без подписей своих сотрудников. Красноармейский районный суд Краснодарского края напомнил, что по закону подпись сотрудника — обязательный реквизит первички. Федеральный стандарт запрещает принимать к учету документы без подписи руководителя или уполномоченных им лиц. Такую первичку можно признать несоставленной. Главбуха оштрафовали за грубое нарушение требований к учету.

Посчитали первичкой кассовый отчет

По госзаданию музей продавал входные билеты на выставки. По итогам определенного периода формировали кассовый отчет о продажах БСО. На его основании начисляли доходы.

Проверяющие и 4-й КСОЮ не признали кассовый отчет первичкой:

• учреждение составляло его не сразу после реализации госуслуги;
• он включает лишь общую аналитическую информацию за период;
• в нем нет подписи ответственного лица и ряда других обязательных реквизитов.

Главбуха оштрафовали за грубое нарушение требований к учету.

Отметим, реализацию услуг населению учреждение вправе отражать по бухгалтерской справке (ф. 0504833). По стандарту учета при использовании ККТ первичный документ составляют не реже 1 раза в день. Полагаем, это правило можно распространить и на справки.

Передали в бухгалтерию неверные сведения для учета

Начальник отдела муниципальной администрации направил в бухгалтерию реестр данных о договорах аренды участков. Он не указал в документе, что часть соглашений расторгли. Из-за этого в отчетности отразили лишние суммы по счетам 401 40 и 205 23.

За искажение показателей оштрафовали начальника отдела. Решение поддержал 1-й КСОЮ. Он применил по аналогии правило: за достоверность первички отвечает тот, кто ее составляет.

Отметим: если установят, что главбух знал об операциях, но не потребовал от сотрудников нужные данные, оштрафуют именно его. О таких случаях мы рассказывали в прошлом году.

Исказили отчетность из-за плохой организации учета

Учреждение допустило такие ошибки:

• неверно рассчитало амортизацию и приняло основное средство не по той стоимости, по которой его передал учредитель;
• не отразило договор о рыночной оценке имущества, не учло его в плане ФХД и не оплатило;
• признало объект предназначенным для отчуждения и изменило его стоимость до справедливой без согласия учредителя на продажу.

Директора учреждения оштрафовали за искажение отчетности. 6-й КСОЮ не принял довод о том, что за такие ошибки должен отвечать главбух. Характер нарушений говорил о плохой организации учета и контроля в учреждении. Вину за это несет директор.

Первоначальную стоимость основных средств, созданных при ремонте здания, оценили не по смете

По контракту на ремонт помещений подрядчик в том числе установил оконные жалюзи и проточный электронагреватель. Учреждение приняло их на учет как основные средства. Первоначальную стоимость оно определило по документам, которые подрядчик получил от своего поставщика.

Контролеры и Майкопский городской суд Республики Адыгея посчитали это нарушением правил бухучета. Первоначальную стоимость основных средств формируют исходя из фактических вложений учреждения. Такой показатель надо определять по смете на ремонт, учитывая цену установки.

Ждали расторжения договора, чтобы перевести излишек аванса на счет 209 00

Учреждение заключило договор на оказание коммунальных услуг на период до конца декабря. Акт за последний месяц подписали в январе следующего года. По договору выбрали не всю сумму, поэтому его планировали расторгнуть.

Поставщику заплатили за больший объем услуг, чем он оказал. По Инструкции N 157н авансы, которые контрагент не вернул в случае расторжения договора, учитывают на счете 209 00. Учреждение решило: если соглашение еще действует, переносить остаток со счета 206 00 не нужно. На нем долг и отразили в годовой отчетности. Договор расторгли позднее.

Проверяющие и Одинцовский городской суд Московской области решили, что учреждение исказило отчетность. Инструкция не обязывает ждать прекращения договора. Перевести излишек аванса на счет 209 00 надо в тот момент, когда станет понятно, что оказывать услуги в счет предоплаты контрагент не будет и что соглашение с ним расторгнете. На дату подписания отчетности учреждение имело такую информацию.

Сходные разъяснения давали Минфин и Казначейство.

Не отразили доходы будущих периодов на дату заключения соглашения о субсидии

30 декабря учреждение заключило соглашение о субсидии на муниципальное задание. В балансе за этот год суммы не отразили.

Контролеры решили, что отчетность искажена. По федеральному стандарту субсидию на задание учитывают в доходах будущих периодов на дату, когда возникло право ее получить. Таким днем надо считать дату заключения соглашения. Вывод поддержал ВС РФ.

Аналогичное разъяснение давал Минфин.

Полагаем, подход можно применять и к субсидиям на иные цели, т.к. для них стандарт устанавливает сходное правило учета доходов будущих периодов.