Электронный кадровый документооборот: обзор изменений

Какие документы разрешили вести в электронном формате

Электронный документооборот можно использовать в отношении практически всех кадровых документов, для которых предусмотрена обязательная бумажная форма. Новые правила не распространяются:

• на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы (распоряжения) об увольнении;
• документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.

При приеме на работу соискатель может предъявить свои документы в электронном виде.

Как ввести электронный документооборот в организации

Переходить на электронный документооборот или нет, решать работодателю.

Решение о введении нового формата нужно закрепить в локальном нормативном акте с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В нем нужно определить:

• информационную систему для электронного документооборота (собственную либо платформу "Работа в России");
• документы для ведения в электронном виде;
• работников, в отношении которых с их согласия станут применять новый формат;
• срок уведомления персонала о нововведении.

Применять новые правила разрешили в отношении сотрудников только с их письменного согласия. Соискатели могут дать его в электронном виде. С 2022 года не понадобится спрашивать разрешения на использование безбумажного формата у тех, кто по состоянию на 31 декабря 2021 года не имеет опыта работы.

Ввести электронный кадровый документооборот можно также в отношении дистанционщиков.

Как взаимодействовать сторонам

Порядок осуществления электронного кадрового документооборота нужно утвердить с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В нем можно закрепить сроки подписания работниками документов, регламент проведения инструктажей по вопросам кадрового взаимодействия в электронном виде и т.д.

Стороны трудовых отношений подписывают документы электронной подписью. Ее вид зависит от выбранной работодателем информационной системы и самих документов. Например, усиленную квалифицированную ЭП можно применять во всех случаях. Однако работодатель обязан использовать ее для ряда документов в своей системе, например для трудового договора и приказа о дисциплинарном взыскании.

Расходы на получение сотрудником электронной подписи (если ее нет) и ее использование несет работодатель.

Отметим, большинство изменений действуют с 22 ноября.

Если участники эксперимента по переходу на электронные документы не хотят возвращаться к бумажному формату, они могут применять правила к возникшим с 16 ноября правам и обязанностям (сразу после окончания эксперимента). Завершить переход на электронный кадровый документооборот им нужно до 1 июля 2022 года.

Требования к составу и форматам электронных документов станут применять с 1 марта 2023 года.