5 ошибок в учете учреждения, за которые оштрафовали главбухов: практика судов за 2020 – 2021 годы

Факты хозяйственной жизни декабря показали лишь в отчетности следующего года

В январе учреждение получило акт об оказанных услугах за декабрь. Документы отразили в журнале операций текущего месяца.

Контролеры признали главбуха виновным в ошибке. Суд подтвердил их выводы. По правилам бухучета операцию записывают в том отчетном периоде, в котором произошел факт хозяйственной жизни. Услуги надо отражать в месяце, когда передали результат их оказания. Учреждение имело возможность сделать записи правильно: на последний день декабря.

Отметим, в данном случае главбух исказил кредиторскую задолженность на сумму около 130 тыс. руб. Суд счел нарушение малозначительным и заменил штраф устным замечанием. Другой главбух допустил аналогичную ошибку по коммунальным услугам за декабрь на сумму более 1 млн руб. В этой ситуации суд не нашел оснований для освобождения от штрафа.

Ошибка может возникнуть и при отражении матзапасов. Так, в декабре учреждение заправляло автомобили по топливной карте. По контракту право собственности на ГСМ переходило в момент их получения. Каждую передачу оформляли терминальным чеком.

По итогам месяца поставщик составил единую накладную на все поставки. В ней он указал дату передачи топлива — 31 декабря. Учреждение подписало этот документ 15 января. В учете оно оприходовало ГСМ тоже январской датой.

Показатели запасов и кредиторской задолженности в отчетности прошлого года контролеры и суд признали искаженными. Подписание суммирующей накладной в январе не изменяет дат фактической поставки.

Штрафы и пени не отразили на момент, когда возникло требование к контрагенту об их уплате

Исполнитель не выполнил условия контракта. Учреждение предъявило ему требование уплатить пени и штраф. Нарушитель платить отказался. Главбух учреждения решил, что признавать такие суммы доходом в бухучете нельзя. Надо получить согласие контрагента на уплату либо решение суда.

Проверяющие и суд сочли подход некорректным. По стандарту "Доходы" неустойку надо отражать в момент предъявления требования контрагенту. Главбух исказил показатель дебиторской задолженности.

Сходное правило в стандарте есть и для учета доходов бюджета от административных штрафов. Их нужно начислять на дату, когда вступает в силу решение по делу о нарушении. Орган местного самоуправления отражал доходы лишь по факту поступления денег. В результате суд признал главбуха виновным в искажении баланса.

Исправительную проводку сделали без первичных документов, которые обосновывают операцию

Чтобы исправить ошибку в учете, оформляют бухгалтерскую справку (ф. 0504833). Ее надо составлять на основании первичных документов, которые подтверждают необходимость исправления.

Главбух пренебрег этим правилом: корректирующей проводкой он добавил в учете ничем не подтвержденную сумму по матзапасам. Контролеры посчитали операцию мнимой и обвинили сотрудника в искажении отчетности. Суд поддержал выводы.

Главбух письменно не потребовал от сотрудников первичные документы, которые ему не представили

Учреждение несвоевременно списывало матзапасы. Бухгалтер объяснил ошибку тем, что работники подразделений не представили в срок первичные документы. Суд этот довод не принял. Главбух вправе требовать от сотрудников представить ему первичку. Он знал о проведении учреждением операций с запасами.

Другой суд пришел к аналогичному выводу в ситуации, когда орган местного самоуправления из-за нарушения графика документооборота с опозданием начислил доходы бюджета от административных штрафов. Судья отметил: главбух не потребовал от сотрудников первичку, не подал руководителю докладную записку о нарушении, не принял иных мер. Операции проводили систематически, бухгалтер о них знал.

Главбух не запросил дополнительные данные, которые нужны для учета

По Инструкции N 157н конверты с марками надо отражать на счете 201 35 "Денежные документы". Главбух не уточнил, какие конверты приобрели сотрудники. Он отразил покупки на счете 105 36 как бумажные конверты без марок. Суд привлек его к ответственности за искажение отчетности. Главный бухгалтер вправе запрашивать у сотрудников нужные сведения.

Другой случай: в составе матзапасов ошибочно учли ковровые покрытия площадью 30 и 50 кв. м ценой 27 тыс. и 132,5 тыс. руб. Срок полезного использования ковров превышал 12 месяцев, поэтому они относились к основным средствам. Суд не нашел оснований, чтобы снять вину с главбуха. Тот мог запросить у сотрудников дополнительную информацию о порядке использования активов.

Еще в одной ситуации главный бухгалтер не запросил сведения об операциях, которые совершили до его трудоустройства. В результате он пропустил ошибку предшественника и исказил отчетность.

К нарушению привели такие обстоятельства. При инвентаризации учреждение обнаружило недостачу основных средств. Оно направило информацию в правоохранительные органы. Виновных не нашли и дело приостановили.

В это время в учреждение пришел новый главбух. Он не обратил внимание на тот факт, что основные средства продолжали числиться на счете 101 00. Данные попали в отчетность.

В суде сотрудник возразил: операцию должны были учесть до него, о необходимости сделать проводки его не уведомили. Судья с этим не согласился. Именно новый главбух составил и подписал искаженную отчетность, поэтому ему и отвечать за нарушение.