Журнал личных дел
Подборка наиболее важных документов по запросу Журнал личных дел (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Личные дела обучающихся и студентов: состав и порядок ведения
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)В соответствии с п. п. 22, 23, 24, 26, 29 Порядка приема на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования, утв. Приказом Минпросвещения России от 02.09.2020 N 458 (далее - Порядок приема в образовательную организацию), поступление ребенка в соответствующую образовательную организацию сопровождается представлением заявления о поступлении и прилагаемых к нему документов, которые регистрируются в журнале приема заявлений.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)В соответствии с п. п. 22, 23, 24, 26, 29 Порядка приема на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования, утв. Приказом Минпросвещения России от 02.09.2020 N 458 (далее - Порядок приема в образовательную организацию), поступление ребенка в соответствующую образовательную организацию сопровождается представлением заявления о поступлении и прилагаемых к нему документов, которые регистрируются в журнале приема заявлений.
"Научно-практический постатейный комментарий к Федеральному закону "О персональных данных"
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
("Статут", 2021)1.3. Примером квазиавтоматизированной обработки, подпадающей под действие комментируемого Закона, являются действия оператора, связанные с ведением разного рода картотек личных дел сотрудников организации; договоров, заключенных с физическими лицами; медицинских карт пациентов в регистратурах поликлиник; журналов выдачи одноразовых пропусков на территорию и т.п. При этом если персональные данные, содержащиеся в "бумажных" документах, систематизированные в картотеках, параллельно используются, уточняются, распространяются или уничтожаются с использованием средств вычислительной техники (например, при использовании программных продуктов по расчету зарплат и управлению персоналом), то имеет место так называемая смешанная обработка - обработка, осуществляемая оператором без использования средств автоматизации и автоматизированным способом одновременно. Данный термин хотя и не фигурирует в Законе, но используется на практике контрольно-надзорными органами и судами (Постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 17 января 2011 г. по делу N А19-25289/2009; Апелляционное определение Владимирского областного суда от 20 января 2015 г. по делу N 33-139/2015). Несмотря на то что в данном случае оба средства обработки подпадают под действие Закона о персональных данных, существуют определенные различия в правовых последствиях их осуществления, которые необходимо учитывать, например, в ч. наличия или отсутствия обязанности по уведомлению Роскомнадзора об обработке персональных данных (см. подробнее комментарий к ст. 22 Закона). При этом следует учитывать п. 2 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в соответствии с которым "обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее".
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
("Статут", 2021)1.3. Примером квазиавтоматизированной обработки, подпадающей под действие комментируемого Закона, являются действия оператора, связанные с ведением разного рода картотек личных дел сотрудников организации; договоров, заключенных с физическими лицами; медицинских карт пациентов в регистратурах поликлиник; журналов выдачи одноразовых пропусков на территорию и т.п. При этом если персональные данные, содержащиеся в "бумажных" документах, систематизированные в картотеках, параллельно используются, уточняются, распространяются или уничтожаются с использованием средств вычислительной техники (например, при использовании программных продуктов по расчету зарплат и управлению персоналом), то имеет место так называемая смешанная обработка - обработка, осуществляемая оператором без использования средств автоматизации и автоматизированным способом одновременно. Данный термин хотя и не фигурирует в Законе, но используется на практике контрольно-надзорными органами и судами (Постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 17 января 2011 г. по делу N А19-25289/2009; Апелляционное определение Владимирского областного суда от 20 января 2015 г. по делу N 33-139/2015). Несмотря на то что в данном случае оба средства обработки подпадают под действие Закона о персональных данных, существуют определенные различия в правовых последствиях их осуществления, которые необходимо учитывать, например, в ч. наличия или отсутствия обязанности по уведомлению Роскомнадзора об обработке персональных данных (см. подробнее комментарий к ст. 22 Закона). При этом следует учитывать п. 2 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в соответствии с которым "обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее".
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Оформление и отчет о служебных поездках, в т.ч. с использованием личного транспорта работника
(КонсультантПлюс, 2026)При таких обстоятельствах... суд верно пришел к выводу о том, что отсутствие истицы на рабочем месте... не может расцениваться как самовольный уход, поскольку истица не занималась личными делами, а выполняла свою работу в интересах Общества и условий трудового договора, должностной инструкции и Правил внутреннего трудового распорядка не нарушала, при этом сведения об отсутствии на рабочем месте внесла в журнал регистрации поездок, поэтому факт дисциплинарного проступка со стороны С.И. отсутствует, приказ о дисциплинарном взыскании признан судом незаконным и отменен..."
(КонсультантПлюс, 2026)При таких обстоятельствах... суд верно пришел к выводу о том, что отсутствие истицы на рабочем месте... не может расцениваться как самовольный уход, поскольку истица не занималась личными делами, а выполняла свою работу в интересах Общества и условий трудового договора, должностной инструкции и Правил внутреннего трудового распорядка не нарушала, при этом сведения об отсутствии на рабочем месте внесла в журнал регистрации поездок, поэтому факт дисциплинарного проступка со стороны С.И. отсутствует, приказ о дисциплинарном взыскании признан судом незаконным и отменен..."
Нормативные акты
Приказ Минюста России от 14.12.2022 N 394
(ред. от 24.07.2023, с изм. от 09.08.2023)
"Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"
(вместе с "Правилами нотариального делопроизводства", утв. решением Правления ФНП от 28.11.2022 N 21/22)
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2022 N 71553)дата дела (датой начала дела является дата поступления первого документа, включенного в дело. Датами начала и окончания дела, содержащего нотариальные документы, являются даты первого и последнего нотариального документа. Датой начала наследственного дела является дата первого поступившего документа, а датой окончания наследственного дела является дата окончания производства по наследственному делу. Для наследственных дел, состоящих из нескольких томов, даты начала и окончания дела являются одинаковыми для всех томов. Дата дела оформляется словесно-цифровым способом. Даты начала и окончания дела могут не указываться на обложках дел, содержащих документы, даты которых отражаются в заголовках дел. На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника);
(ред. от 24.07.2023, с изм. от 09.08.2023)
"Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"
(вместе с "Правилами нотариального делопроизводства", утв. решением Правления ФНП от 28.11.2022 N 21/22)
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2022 N 71553)дата дела (датой начала дела является дата поступления первого документа, включенного в дело. Датами начала и окончания дела, содержащего нотариальные документы, являются даты первого и последнего нотариального документа. Датой начала наследственного дела является дата первого поступившего документа, а датой окончания наследственного дела является дата окончания производства по наследственному делу. Для наследственных дел, состоящих из нескольких томов, даты начала и окончания дела являются одинаковыми для всех томов. Дата дела оформляется словесно-цифровым способом. Даты начала и окончания дела могут не указываться на обложках дел, содержащих документы, даты которых отражаются в заголовках дел. На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника);
Справочная информация: "Сроки хранения документов организаций"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
Вопрос: Нужно ли вести журнал регистрации заявлений работников об увольнении и о приеме на работу и каков срок хранения таких заявлений?
(Консультация эксперта, 2026)Следует отметить, что заявление работника о приеме на работу или об увольнении с работы может храниться работодателем как в составе его личного дела, так и отдельно. При этом срок хранения документов, вошедших в личное дело работника организации, также составит 50/75 лет ЭПК (ст. 445 Перечня).
(Консультация эксперта, 2026)Следует отметить, что заявление работника о приеме на работу или об увольнении с работы может храниться работодателем как в составе его личного дела, так и отдельно. При этом срок хранения документов, вошедших в личное дело работника организации, также составит 50/75 лет ЭПК (ст. 445 Перечня).
Готовое решение: Сроки хранения документов по налогам и страховым взносам
(КонсультантПлюс, 2026)50 или 75 лет (в зависимости от даты документа) - для личных дел получателей страховых выплат, пострадавших от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
(КонсультантПлюс, 2026)50 или 75 лет (в зависимости от даты документа) - для личных дел получателей страховых выплат, пострадавших от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
Ситуация: Выдается ли удостоверение опекуна?
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Удостоверение подписывается начальником Управления социальной защиты населения района г. Москвы по месту установления опеки или принятия на учет личного дела несовершеннолетнего подопечного и подлежит регистрации в журнале учета и выдачи удостоверений. Не позднее пяти дней со дня подписания удостоверение выдается лично опекуну под роспись (п. п. 3, 5 Положения).
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Удостоверение подписывается начальником Управления социальной защиты населения района г. Москвы по месту установления опеки или принятия на учет личного дела несовершеннолетнего подопечного и подлежит регистрации в журнале учета и выдачи удостоверений. Не позднее пяти дней со дня подписания удостоверение выдается лично опекуну под роспись (п. п. 3, 5 Положения).
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работниковВ журнале учета внутреннего доступа к персональным данным (доступа работников организации к персональным данным других работников) в случае его ведения рекомендуем указывать такие сведения, как дата выдачи и возврата документов (личных дел или документов из них), лица, которым они выдаются, цели их выдачи, срок пользования, наименование выдаваемых документов. Лицо, которое возвращает документ (дело), должно обязательно присутствовать при проверке наличия всех имеющихся документов по описи, если выданные документы составлены более чем на одном листе.
Готовое решение: Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска
(КонсультантПлюс, 2026)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2026)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Статья: Обязательная геномная регистрация осужденных (проблемы практики)
(Босак Е.Е., Холопова Е.Н.)
("Уголовно-исполнительная система: право, экономика, управление", 2023, N 1)Псковская прокуратура по надзору за соблюдением законов в исправительных учреждениях Псковской области <4> выявила нарушения в деятельности администрации ФКУ ИК-3 УФСИН России по Псковской области, которой ранее неоднократно допускалось освобождение осужденных без проведения обязательной геномной регистрации. В 2017 г. было освобождено сорок семь таких осужденных, в 2018 г. - трое осужденных, в 2019 г. - без проведения обязательной геномной регистрации освобожден один осужденный. Так, в 2019 г. осужденный доставлялся в медицинскую часть для прохождения медицинского осмотра перед водворением в штрафной изолятор. В медицинскую часть осужденный прибыл в сопровождении начальника отряда, который в ходе медицинского осмотра предложил осужденному пройти геномную регистрацию. Однако осужденный от предложенной процедуры отказался. О факте отказа осужденного от прохождения геномной регистрации начальник отряда уведомил дежурного помощника начальника колонии, его заместителя и заместителя начальника колонии. В дальнейшем осужденный в нарушение требований ст. 115 УИК РФ за отказ от выполнения законных требований администрации не был привлечен к дисциплинарной ответственности. Доставление осужденного на забор биоматериала для геномной регистрации осуществлялось без сотрудника отдела безопасности. Сверка личности осужденного, его опрос по материалам личного дела сотрудником оперативного отдела и специального учета не проводились. В журнал по учету лиц, подлежащих обязательной геномной регистрации, сотрудниками медицинской части запись о ее прохождении осужденным не вносилась. Перед освобождением осужденного было необходимо провести сверку с указанным журналом. Если бы проведение геномной регистрации осужденному осуществлялось в соответствии с внутренним приказом исправительного учреждения, то должностные лица, отвечающие за организацию и проведение геномной регистрации, были бы осведомлены в день отказа. Процедура по забору биоматериала осужденного для проведения геномной регистрации была начата непосредственно перед окончанием срока отбывания наказания.
(Босак Е.Е., Холопова Е.Н.)
("Уголовно-исполнительная система: право, экономика, управление", 2023, N 1)Псковская прокуратура по надзору за соблюдением законов в исправительных учреждениях Псковской области <4> выявила нарушения в деятельности администрации ФКУ ИК-3 УФСИН России по Псковской области, которой ранее неоднократно допускалось освобождение осужденных без проведения обязательной геномной регистрации. В 2017 г. было освобождено сорок семь таких осужденных, в 2018 г. - трое осужденных, в 2019 г. - без проведения обязательной геномной регистрации освобожден один осужденный. Так, в 2019 г. осужденный доставлялся в медицинскую часть для прохождения медицинского осмотра перед водворением в штрафной изолятор. В медицинскую часть осужденный прибыл в сопровождении начальника отряда, который в ходе медицинского осмотра предложил осужденному пройти геномную регистрацию. Однако осужденный от предложенной процедуры отказался. О факте отказа осужденного от прохождения геномной регистрации начальник отряда уведомил дежурного помощника начальника колонии, его заместителя и заместителя начальника колонии. В дальнейшем осужденный в нарушение требований ст. 115 УИК РФ за отказ от выполнения законных требований администрации не был привлечен к дисциплинарной ответственности. Доставление осужденного на забор биоматериала для геномной регистрации осуществлялось без сотрудника отдела безопасности. Сверка личности осужденного, его опрос по материалам личного дела сотрудником оперативного отдела и специального учета не проводились. В журнал по учету лиц, подлежащих обязательной геномной регистрации, сотрудниками медицинской части запись о ее прохождении осужденным не вносилась. Перед освобождением осужденного было необходимо провести сверку с указанным журналом. Если бы проведение геномной регистрации осужденному осуществлялось в соответствии с внутренним приказом исправительного учреждения, то должностные лица, отвечающие за организацию и проведение геномной регистрации, были бы осведомлены в день отказа. Процедура по забору биоматериала осужденного для проведения геномной регистрации была начата непосредственно перед окончанием срока отбывания наказания.
Вопрос: Какие требования предъявляются к архивному хранению документов по личному составу?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Кировской обл., 2026)К документам по учету кадров относятся личные карточки работников (форма Т-2, Т-2ГС(МС), Т-4), трудовые книжки, личные дела, журналы учета, невостребованные подлинные личные документы.
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Кировской обл., 2026)К документам по учету кадров относятся личные карточки работников (форма Т-2, Т-2ГС(МС), Т-4), трудовые книжки, личные дела, журналы учета, невостребованные подлинные личные документы.
Вопрос: Как оформить обложку личного дела работника?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2026)Номер дела может быть перенесен из журнала регистрации личных дел работников. На корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2026)Номер дела может быть перенесен из журнала регистрации личных дел работников. На корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.
Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы8. Журнал учета личных дел. Наличие данного журнала необязательно для большинства работодателей. В основном его используют государственные и муниципальные органы. Так, для учета личных дел работников органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору предусмотрена примерная форма журнала (утв. Приказом Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372). Если в организации принято решение о ведении такого журнала, то для разработки его формы можно воспользоваться утвержденной формой.
Готовое решение: Как оформить поступление на государственную гражданскую службу
(КонсультантПлюс, 2026)После изучения этих документов госслужащий должен поставить подпись в журнале ознакомления с нормативными актами госоргана;
(КонсультантПлюс, 2026)После изучения этих документов госслужащий должен поставить подпись в журнале ознакомления с нормативными актами госоргана;