Сроки хранения переписки с контрагентами
Подборка наиболее важных документов по запросу Сроки хранения переписки с контрагентами (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Сколько лет следует хранить документы, подтверждающие невостребованную кредиторскую задолженность, списанную в связи с истечением срока исковой давности?
("Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 8)Документами, на основании которых списывается невостребованная кредиторская задолженность, являются акт проведенной инвентаризации и приказ (распоряжение) руководителя организации (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ), а подтверждающими истечение срока исковой давности - договоры, накладные, платежные поручения, акты сверки, переписка с контрагентом, журналы-ордера по счетам расчетов 60, 62, 71, 76.
("Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 8)Документами, на основании которых списывается невостребованная кредиторская задолженность, являются акт проведенной инвентаризации и приказ (распоряжение) руководителя организации (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ), а подтверждающими истечение срока исковой давности - договоры, накладные, платежные поручения, акты сверки, переписка с контрагентом, журналы-ордера по счетам расчетов 60, 62, 71, 76.
Судебная практика
Важнейшая практика по ст. 165.1 ГК РФкогда сообщение (уведомление), возвращенное с отметкой "истек срок хранения", считается доставленным
Нормативные акты
Решение Экономического совета СНГ
"О состоянии конкуренции на товарных рынках лекарственных средств государств-участников СНГ"
(Вместе с "Докладом...", проектом "Решения...")
(Принято в г. Санкт-Петербурге 17.06.2015)ФАС России выявлено, что на российском рынке крупные производители и дистрибьюторы лекарственных средств и медицинских изделий получают преимущества путем создания впечатления эксклюзивности и невзаимозаменяемости товара и стимулирования спроса на него посредством внесения незначительных изменений в нормативную документацию на товар с последующим акцентированием различий и излишней детализации в аукционной документации измененных характеристик и свойств товара, которым соответствует только товар этой компании, и формирования условий поставок, которые могут быть выполнены только определенной компанией (например, манипулирование объемами и сроками поставок). Вместе с тем формирование компанией эксклюзивного положения своего товара ведет к ее признанию ФАС России. Позиция ФАС России заключается в необходимости предоставления доминирующими на рынке компаниями недискриминационного доступа к своим товарам, а также в необходимости исключения требований к покупателям (дистрибьюторам), носящих субъективный характер, так как такие требования дают возможность фармкомпании-монополисту необоснованно отказывать или уклоняться от заключения с покупателями договоров купли-продажи. С целью устранения эксклюзивности вертикальных отношений и для снижения рисков проведения антимонопольных расследований ФАС России предлагает доминирующим на рынке компаниям сформировать коммерческую политику, содержащую: ясные, считаемые, достижимые и администрируемые требования к потенциальным (действующим) контрагентам; описание процедуры принятия решений (порядок принятия решений, ответственные лица, сроки, фиксация решений, хранение) о заключении или отказе в заключении коммерческих договоров с контрагентами; порядок уведомления о принятом решении (письменное уведомление, регистрация переписки).
"О состоянии конкуренции на товарных рынках лекарственных средств государств-участников СНГ"
(Вместе с "Докладом...", проектом "Решения...")
(Принято в г. Санкт-Петербурге 17.06.2015)ФАС России выявлено, что на российском рынке крупные производители и дистрибьюторы лекарственных средств и медицинских изделий получают преимущества путем создания впечатления эксклюзивности и невзаимозаменяемости товара и стимулирования спроса на него посредством внесения незначительных изменений в нормативную документацию на товар с последующим акцентированием различий и излишней детализации в аукционной документации измененных характеристик и свойств товара, которым соответствует только товар этой компании, и формирования условий поставок, которые могут быть выполнены только определенной компанией (например, манипулирование объемами и сроками поставок). Вместе с тем формирование компанией эксклюзивного положения своего товара ведет к ее признанию ФАС России. Позиция ФАС России заключается в необходимости предоставления доминирующими на рынке компаниями недискриминационного доступа к своим товарам, а также в необходимости исключения требований к покупателям (дистрибьюторам), носящих субъективный характер, так как такие требования дают возможность фармкомпании-монополисту необоснованно отказывать или уклоняться от заключения с покупателями договоров купли-продажи. С целью устранения эксклюзивности вертикальных отношений и для снижения рисков проведения антимонопольных расследований ФАС России предлагает доминирующим на рынке компаниям сформировать коммерческую политику, содержащую: ясные, считаемые, достижимые и администрируемые требования к потенциальным (действующим) контрагентам; описание процедуры принятия решений (порядок принятия решений, ответственные лица, сроки, фиксация решений, хранение) о заключении или отказе в заключении коммерческих договоров с контрагентами; порядок уведомления о принятом решении (письменное уведомление, регистрация переписки).
Решение Совета глав правительств СНГ
"О состоянии конкуренции на товарных рынках лекарственных средств государств - участников СНГ"
(Вместе с "Докладом...")
(Принято в г. Душанбе 30.10.2015)ФАС России выявлено, что на российском рынке крупные производители и дистрибьюторы лекарственных средств и медицинских изделий получают преимущества путем создания впечатления эксклюзивности и невзаимозаменяемости товара и стимулирования спроса на него посредством внесения незначительных изменений в нормативную документацию на товар с последующим акцентированием различий и излишней детализации в аукционной документации измененных характеристик и свойств товара, которым соответствует только товар этой компании, и формирования условий поставок, которые могут быть выполнены только определенной компанией (например, манипулирование объемами и сроками поставок). Вместе с тем формирование компанией эксклюзивного положения своего товара ведет к ее признанию ФАС России. Позиция ФАС России заключается в необходимости предоставления доминирующими на рынке компаниями недискриминационного доступа к своим товарам, а также в необходимости исключения требований к покупателям (дистрибьюторам), носящих субъективный характер, так как такие требования дают возможность фармкомпании-монополисту необоснованно отказывать или уклоняться от заключения с покупателями договоров купли-продажи. В целях устранения эксклюзивности вертикальных отношений и для снижения рисков проведения антимонопольных расследований ФАС России предлагает доминирующим на рынке компаниям сформировать коммерческую политику, содержащую: ясные, считаемые, достижимые и администрируемые требования к потенциальным (действующим) контрагентам; описание процедуры принятия решений (порядок принятия решений, ответственные лица, сроки, фиксация решений, хранение) о заключении или отказе в заключении коммерческих договоров с контрагентами; порядок уведомления о принятом решении (письменное уведомление, регистрация переписки).
"О состоянии конкуренции на товарных рынках лекарственных средств государств - участников СНГ"
(Вместе с "Докладом...")
(Принято в г. Душанбе 30.10.2015)ФАС России выявлено, что на российском рынке крупные производители и дистрибьюторы лекарственных средств и медицинских изделий получают преимущества путем создания впечатления эксклюзивности и невзаимозаменяемости товара и стимулирования спроса на него посредством внесения незначительных изменений в нормативную документацию на товар с последующим акцентированием различий и излишней детализации в аукционной документации измененных характеристик и свойств товара, которым соответствует только товар этой компании, и формирования условий поставок, которые могут быть выполнены только определенной компанией (например, манипулирование объемами и сроками поставок). Вместе с тем формирование компанией эксклюзивного положения своего товара ведет к ее признанию ФАС России. Позиция ФАС России заключается в необходимости предоставления доминирующими на рынке компаниями недискриминационного доступа к своим товарам, а также в необходимости исключения требований к покупателям (дистрибьюторам), носящих субъективный характер, так как такие требования дают возможность фармкомпании-монополисту необоснованно отказывать или уклоняться от заключения с покупателями договоров купли-продажи. В целях устранения эксклюзивности вертикальных отношений и для снижения рисков проведения антимонопольных расследований ФАС России предлагает доминирующим на рынке компаниям сформировать коммерческую политику, содержащую: ясные, считаемые, достижимые и администрируемые требования к потенциальным (действующим) контрагентам; описание процедуры принятия решений (порядок принятия решений, ответственные лица, сроки, фиксация решений, хранение) о заключении или отказе в заключении коммерческих договоров с контрагентами; порядок уведомления о принятом решении (письменное уведомление, регистрация переписки).
Административная практика
Решение Челябинского УФАС России от 30.12.2019 по делу N 074/01/16-1535/2019
О прекращении производства по делу.Челябинской таможней заключены договоры безвозмездного хранения с хозяйствующими субъектами. Возмещение затрат поклажедателем по окончанию срока хранения товаров договорами безвозмездного хранения не предусмотрено.
О прекращении производства по делу.Челябинской таможней заключены договоры безвозмездного хранения с хозяйствующими субъектами. Возмещение затрат поклажедателем по окончанию срока хранения товаров договорами безвозмездного хранения не предусмотрено.
Статья: Новые правила составления, исправления и хранения "первички": уже можно применять
("Практическая бухгалтерия", 2021, N 7)Шаг 4. Восстановить документы. Восстановить документы своими силами бывает непросто. Поэтому можно обратиться за помощью. На основе восстановленной документации вам придется восстановить учет. Восстанавливаем те документы, которые несут актуальную для организации информацию. В их числе документы, срок хранения которых еще не истек, и документы, которые может затребовать налоговая инспекция или другая проверяющая организация. Если кто-то из контрагентов ликвидирован, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это - составьте акт. Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы организаций, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии "первички" и др.).
("Практическая бухгалтерия", 2021, N 7)Шаг 4. Восстановить документы. Восстановить документы своими силами бывает непросто. Поэтому можно обратиться за помощью. На основе восстановленной документации вам придется восстановить учет. Восстанавливаем те документы, которые несут актуальную для организации информацию. В их числе документы, срок хранения которых еще не истек, и документы, которые может затребовать налоговая инспекция или другая проверяющая организация. Если кто-то из контрагентов ликвидирован, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это - составьте акт. Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы организаций, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии "первички" и др.).
Статья: Инструкция, как составить регламент проверки контрагентов
(Кафтанников А.А.)
("Российский налоговый курьер", 2012, N 1-2)VII. Порядок и сроки хранения сведений о контрагенте
(Кафтанников А.А.)
("Российский налоговый курьер", 2012, N 1-2)VII. Порядок и сроки хранения сведений о контрагенте
Статья: Коммерческая политика хозяйствующих субъектов: антимонопольные требования и перспективы применения
(Петров Д.А.)
("Арбитражные споры", 2012, N 3)Коммерческая политика рассматривается Федеральной антимонопольной службой как одна из мер противодействия коррупции в экономической сфере. В рамках устранения эксклюзивности вертикальных отношений и для снижения рисков проведения антимонопольных расследований Федеральная антимонопольная служба предлагает доминирующим на рынке компаниям сформировать коммерческие политики, содержащие: ясные, считаемые, достижимые и администрируемые требования к потенциальным (действующим) контрагентам; описание процедуры принятия решений (порядок принятия решений, ответственные лица, сроки, фиксация решений, хранение) о заключении или отказе в заключении коммерческих договоров с контрагентами; порядок уведомления о принятом решении (письменное уведомление, регистрация переписки). Коммерческая политика должна быть доступна для сведения всем потенциальным контрагентам (дистрибьюторам) доминирующей компании <15>.
(Петров Д.А.)
("Арбитражные споры", 2012, N 3)Коммерческая политика рассматривается Федеральной антимонопольной службой как одна из мер противодействия коррупции в экономической сфере. В рамках устранения эксклюзивности вертикальных отношений и для снижения рисков проведения антимонопольных расследований Федеральная антимонопольная служба предлагает доминирующим на рынке компаниям сформировать коммерческие политики, содержащие: ясные, считаемые, достижимые и администрируемые требования к потенциальным (действующим) контрагентам; описание процедуры принятия решений (порядок принятия решений, ответственные лица, сроки, фиксация решений, хранение) о заключении или отказе в заключении коммерческих договоров с контрагентами; порядок уведомления о принятом решении (письменное уведомление, регистрация переписки). Коммерческая политика должна быть доступна для сведения всем потенциальным контрагентам (дистрибьюторам) доминирующей компании <15>.
Статья: Утрата (порча) документов: необходимость восстановления, налоговые последствия
(Орлова Е.)
("Налоговый вестник", 2015, N 9)В Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 02.10.2014 N Ф05-9972/14 по делу N А40-41982/13 судьи поддержали доначисления НДС на сумму более 100 млн руб. Компания не смогла представить счета-фактуры на проверку и объяснила, что их похитили. Восстановленные счета-фактуры она представила уже в суд. Но судьи не приняли их, так как некоторые контрагенты на момент восстановления документов уже были ликвидированы, другие не подтвердили, что компания к ним обращалась. А у самой организации не сохранилось никаких доказательств совершения действий по восстановлению документов: переписки с контрагентами, квитанций о направлении им писем и др.
(Орлова Е.)
("Налоговый вестник", 2015, N 9)В Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 02.10.2014 N Ф05-9972/14 по делу N А40-41982/13 судьи поддержали доначисления НДС на сумму более 100 млн руб. Компания не смогла представить счета-фактуры на проверку и объяснила, что их похитили. Восстановленные счета-фактуры она представила уже в суд. Но судьи не приняли их, так как некоторые контрагенты на момент восстановления документов уже были ликвидированы, другие не подтвердили, что компания к ним обращалась. А у самой организации не сохранилось никаких доказательств совершения действий по восстановлению документов: переписки с контрагентами, квитанций о направлении им писем и др.
Статья: Практическая реализация программы "Цифровой документооборот" для промышленного предприятия
(Ульянцева С.Э.)
("Делопроизводство", 2021, NN 2, 3)В настоящее время Предприятие уже работает с электронными документами. Электронные документы применяются в случаях обмена первичными учетными документами с контрагентами и при взаимодействии с госорганами - сдача отчетности в контролирующие органы, переписка.
(Ульянцева С.Э.)
("Делопроизводство", 2021, NN 2, 3)В настоящее время Предприятие уже работает с электронными документами. Электронные документы применяются в случаях обмена первичными учетными документами с контрагентами и при взаимодействии с госорганами - сдача отчетности в контролирующие органы, переписка.
Статья: Как наилучшим образом организовать документооборот в компании?
(Похило Е.)
("Акционерный вестник", 2012, N 12)Письма от контрагентов об изменении реквизитов и по иным схожим вопросам должны храниться в папках документов контрагента. Переписка с контрагентами должна храниться в течение всего срока действия хранения договора, к которому она относится, то есть не менее 3 лет с даты истечения срока действия договора (с учетом срока исковой давности). В случае возникновения спорных вопросов наличие таких документов будет дополнительным доказательством (например, спор может сводиться к тому, уведомил ли один из контрагентов второго о наступлении того или иного обстоятельства).
(Похило Е.)
("Акционерный вестник", 2012, N 12)Письма от контрагентов об изменении реквизитов и по иным схожим вопросам должны храниться в папках документов контрагента. Переписка с контрагентами должна храниться в течение всего срока действия хранения договора, к которому она относится, то есть не менее 3 лет с даты истечения срока действия договора (с учетом срока исковой давности). В случае возникновения спорных вопросов наличие таких документов будет дополнительным доказательством (например, спор может сводиться к тому, уведомил ли один из контрагентов второго о наступлении того или иного обстоятельства).
Статья: К вопросу об имплементации норм международного законодательства в российское в сфере противодействия отмыванию преступных доходов и финансированию терроризма в банковском секторе
(Валласк В.В., Валласк Е.В.)
("Безопасность бизнеса", 2010, N 3)В целях накопления опыта и сбора информации банкам рекомендуется хранить все сведения, касающиеся деловых отношений своих клиентов, в течение пяти лет. Этот срок минимальный для хранения подобной информации, государство вправе определить более долгий срок. К сведениям, отнесенным в качестве обязательных для хранения, причислены: официальные документы, позволяющие идентифицировать личность клиента и его контрагентов по сделкам (паспорта, водительские права, удостоверения личности и пр.), досье по счетам, документы сделок (договоры), а также деловую переписку. Что касается деловой переписки, то в целях настоящей Рекомендации банкам следует хранить переписку в течение установленного срока после прекращения деловых отношений, а не после, например, расторжения договора.
(Валласк В.В., Валласк Е.В.)
("Безопасность бизнеса", 2010, N 3)В целях накопления опыта и сбора информации банкам рекомендуется хранить все сведения, касающиеся деловых отношений своих клиентов, в течение пяти лет. Этот срок минимальный для хранения подобной информации, государство вправе определить более долгий срок. К сведениям, отнесенным в качестве обязательных для хранения, причислены: официальные документы, позволяющие идентифицировать личность клиента и его контрагентов по сделкам (паспорта, водительские права, удостоверения личности и пр.), досье по счетам, документы сделок (договоры), а также деловую переписку. Что касается деловой переписки, то в целях настоящей Рекомендации банкам следует хранить переписку в течение установленного срока после прекращения деловых отношений, а не после, например, расторжения договора.