Срок хранения уведомлений работников
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения уведомлений работников (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 247 "Обязанность работодателя устанавливать размер причиненного ему ущерба и причину его возникновения" Трудового кодекса РФ"Прекращение контракта с сотрудниками не освобождает представителя нанимателя от обязанности истребовать у них письменные объяснения по факту причинения ущерба при исполнении служебных обязанностей. Трудовое законодательство не содержит норм, ограничивающих возможность проведения представителем нанимателя проверки по факту выяснения обстоятельств причинения материального ущерба и определения размера ущерба после расторжения контракта с сотрудником. Представитель нанимателя должен подтвердить вручение уведомления об истребовании письменных объяснений, поскольку возвращение адресату корреспонденции по истечении срока хранения не указывает о соблюдении требований части второй статьи 247 Трудового кодекса, согласно которой истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным."
Доказательства и доказывание в арбитражном суде: Споры в связи с налоговыми проверками и иными мероприятиями налогового контроля: Налогоплательщик (иное привлекаемое лицо) оспаривает решение по результатам мероприятий налогового контроля (кроме проверок) из-за процедурных нарушений
(КонсультантПлюс, 2025)Например, распечаткой с сайта Почты России об отслеживании почтовых отправлений, из которой следует, что письмо адресату не вручено и возвращено отправителю до истечения установленного срока хранения >>>
(КонсультантПлюс, 2025)Например, распечаткой с сайта Почты России об отслеживании почтовых отправлений, из которой следует, что письмо адресату не вручено и возвращено отправителю до истечения установленного срока хранения >>>
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Статья: Отправка документов работнику почтой
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)Здесь возникает вопрос: сколько хранить документы об отправке? Срок хранения почтовых документов будет зависеть от того, в каком деле они находятся. Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум 5 лет <5>. Уведомления работников хранятся 3 года, личные дела - 50 лет <6>.
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)Здесь возникает вопрос: сколько хранить документы об отправке? Срок хранения почтовых документов будет зависеть от того, в каком деле они находятся. Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум 5 лет <5>. Уведомления работников хранятся 3 года, личные дела - 50 лет <6>.
Нормативные акты
Справочная информация: "Сроки хранения документов организаций"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Данные о каждом выполненном полете (задание на полет);
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Данные о каждом выполненном полете (задание на полет);
"КонсультантПлюс: Новости для специалиста по кадрам"Суды: уведомление об увольнении считают доставленным, когда истек срок его хранения на почте (26.09.2025)
Статья: Электронный архив суда
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2024, N 1)В то же время наиболее сложной, с учетом особенностей судебного делопроизводства, является проведение экспертизы ценности документов. Уже в рамках СЭД (п. 3.33 Типовых правил) должны быть реализованы служебные операции, связанные с созданием и хранением описей дел структурных подразделений, актов о выделении к уничтожению документов, которые не подлежат дальнейшему хранения, а также в связи подготовкой к хранению в СХЭД. Именно в рамках СЭД, по правилам Росархива, должно осуществляться формирование контейнера электронного документа, файла электронной подписи и визуализированной копии текстового документа архивного формата PDF/A. Сама же процедура включения электронных документов в СХЭД, согласно п. 4.7 Типовых правил, должна осуществляться при создании архивной учетной формы (АУФ). Обязательные справочники в системе АУФ позволяют обеспечивать эффективное электронное взаимодействие - номенклатуры дел, перечней (реестров) документов, с указанием сроков хранения, описей дел и их реестров, а также списка фондов (как правило, суды как источники комплектования имеют один архивный фонд, действующий за определенным государственным номером). В свою очередь, уже после организации хранения архивных документов в рамках СХЭД, обеспечивается конвертирование и/или миграция электронных архивных документов, с сопутствующими метаданными в целях реализации основой цели архивного хранения - обеспечения сохранности и возможности дальнейшего использования в течение имеющихся сроков хранения. Операционный характер деятельности работников аппарата суда в функционировании электронного архива должен проявляться в своевременном принятии решений на основе получения информации из системы о возникновении тех или иных параметров, новых условий в рамках СХЭД. Например, таким событием для ответственного должностного лица должно быть автоматически сгенерированное уведомление об истечении хранения электронных дел, документов. В электронном архиве все традиционные архивные функции должны реализовываться посредством информационных автоматизированных систем, которые применяются в суде. Таким образом, отождествлять результаты деятельности участка сканирования документов и с электронным архивом суда неверно.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2024, N 1)В то же время наиболее сложной, с учетом особенностей судебного делопроизводства, является проведение экспертизы ценности документов. Уже в рамках СЭД (п. 3.33 Типовых правил) должны быть реализованы служебные операции, связанные с созданием и хранением описей дел структурных подразделений, актов о выделении к уничтожению документов, которые не подлежат дальнейшему хранения, а также в связи подготовкой к хранению в СХЭД. Именно в рамках СЭД, по правилам Росархива, должно осуществляться формирование контейнера электронного документа, файла электронной подписи и визуализированной копии текстового документа архивного формата PDF/A. Сама же процедура включения электронных документов в СХЭД, согласно п. 4.7 Типовых правил, должна осуществляться при создании архивной учетной формы (АУФ). Обязательные справочники в системе АУФ позволяют обеспечивать эффективное электронное взаимодействие - номенклатуры дел, перечней (реестров) документов, с указанием сроков хранения, описей дел и их реестров, а также списка фондов (как правило, суды как источники комплектования имеют один архивный фонд, действующий за определенным государственным номером). В свою очередь, уже после организации хранения архивных документов в рамках СХЭД, обеспечивается конвертирование и/или миграция электронных архивных документов, с сопутствующими метаданными в целях реализации основой цели архивного хранения - обеспечения сохранности и возможности дальнейшего использования в течение имеющихся сроков хранения. Операционный характер деятельности работников аппарата суда в функционировании электронного архива должен проявляться в своевременном принятии решений на основе получения информации из системы о возникновении тех или иных параметров, новых условий в рамках СХЭД. Например, таким событием для ответственного должностного лица должно быть автоматически сгенерированное уведомление об истечении хранения электронных дел, документов. В электронном архиве все традиционные архивные функции должны реализовываться посредством информационных автоматизированных систем, которые применяются в суде. Таким образом, отождествлять результаты деятельности участка сканирования документов и с электронным архивом суда неверно.
"Локальные акты работодателя: актуализация в связи с законодательными изменениями"
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)В целях установления дополнительных гарантий соблюдения прав потребителей (пациентов, клиентов), самих работников и сотрудников должны быть приняты внутренние документы, которыми должны быть предусмотрены порядок и сроки хранения видеозаписей, а также ответственные лица, имеющие доступ к системе видеонаблюдения. Также необходимо предусмотреть возможность информирования о системе видеонаблюдения путем размещения информационных табличек в зонах видимости камер.
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)В целях установления дополнительных гарантий соблюдения прав потребителей (пациентов, клиентов), самих работников и сотрудников должны быть приняты внутренние документы, которыми должны быть предусмотрены порядок и сроки хранения видеозаписей, а также ответственные лица, имеющие доступ к системе видеонаблюдения. Также необходимо предусмотреть возможность информирования о системе видеонаблюдения путем размещения информационных табличек в зонах видимости камер.
Статья: Комментарий к Определению Второго кассационного суда общей юрисдикции от 29.08.2023 N 88-19974/2023, 2-6443/2022 <Об обязании выдать заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с трудовой деятельностью>
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 20)Уволенный сотрудник обратился к работодателю с заявлением о выдаче копий актов об отказе от предложенных вакансий при уведомлении о сокращении должности.
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 20)Уволенный сотрудник обратился к работодателю с заявлением о выдаче копий актов об отказе от предложенных вакансий при уведомлении о сокращении должности.
Статья: Новые правила отправки отчетности в ИФНС и документов работникам и партнерам
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Срок хранения почтовых документов будет зависеть от того, в каком деле они находятся.
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Срок хранения почтовых документов будет зависеть от того, в каком деле они находятся.
Статья: Дела судебные: обзор споров с совместителями
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2024, N 19)Раз уж центральным звеном в статье стали увольнения, не можем не отметить еще один момент. При увольнении совместителя не забывайте соблюдать срок предупреждения об увольнении в связи с приемом на его место основного работника - не менее чем за 2 недели. Казалось бы, такое простое правило, однако споткнуться можно и здесь. К примеру, если уволить работника спустя 2 недели с момента отправки письма с предупреждением об увольнении <16>. Правильнее дождаться его получения увольняемым. А если тот уклоняется от получения письма, то срок нужно отсчитывать с даты окончания срока хранения почтового отправления.
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2024, N 19)Раз уж центральным звеном в статье стали увольнения, не можем не отметить еще один момент. При увольнении совместителя не забывайте соблюдать срок предупреждения об увольнении в связи с приемом на его место основного работника - не менее чем за 2 недели. Казалось бы, такое простое правило, однако споткнуться можно и здесь. К примеру, если уволить работника спустя 2 недели с момента отправки письма с предупреждением об увольнении <16>. Правильнее дождаться его получения увольняемым. А если тот уклоняется от получения письма, то срок нужно отсчитывать с даты окончания срока хранения почтового отправления.
Статья: При уведомлении о предстоящем увольнении по почте важна дата получения
(Русаков И.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2024, N 19)Работница трудилась в обособленном подразделении компании. Ее должность было решено сократить. Работодатель направил по почте заказным письмом в адрес работницы уведомление о сокращении занимаемой ею должности с указанием оснований сокращения, а также о ее планируемом увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с отсутствием вакантных должностей. Однако письмо с уведомлением работницей получено не было. Оно было возвращено работодателю почтовым отделением в связи с истечением срока хранения.
(Русаков И.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2024, N 19)Работница трудилась в обособленном подразделении компании. Ее должность было решено сократить. Работодатель направил по почте заказным письмом в адрес работницы уведомление о сокращении занимаемой ею должности с указанием оснований сокращения, а также о ее планируемом увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с отсутствием вакантных должностей. Однако письмо с уведомлением работницей получено не было. Оно было возвращено работодателю почтовым отделением в связи с истечением срока хранения.
Статья: Типичные ошибки при увольнении за прогул
(Зимина С.Ю.)
("Кадровик-практик", 2024, N 5)Формально в данной ситуации работодатель не может исполнить обязанности по затребованию от работника письменного объяснения, ведь работник это требование не получает.
(Зимина С.Ю.)
("Кадровик-практик", 2024, N 5)Формально в данной ситуации работодатель не может исполнить обязанности по затребованию от работника письменного объяснения, ведь работник это требование не получает.
Путеводитель по трудовым спорам: Увольнение за прогул.
Правомерно ли увольнение за прогул, если работник по независящим от работодателя причинам не получил требование объяснить причины отсутствия
(КонсультантПлюс, 2025)Обстоятельства дела: Работник длительное время отсутствовал на рабочем месте. Работодатель направил ему заказным письмом уведомление о необходимости дать объяснения о причинах отсутствия, однако письмо было возвращено работодателю, поскольку срок его хранения истек. Работник уволен за прогул.
Правомерно ли увольнение за прогул, если работник по независящим от работодателя причинам не получил требование объяснить причины отсутствия
(КонсультантПлюс, 2025)Обстоятельства дела: Работник длительное время отсутствовал на рабочем месте. Работодатель направил ему заказным письмом уведомление о необходимости дать объяснения о причинах отсутствия, однако письмо было возвращено работодателю, поскольку срок его хранения истек. Работник уволен за прогул.
Вопрос: Возникают ли у ИП обязанности в сфере персональных данных работников при прекращении предпринимательской деятельности? Надо ли уничтожать эти данные, уведомлять Роскомнадзор о прекращении их обработки?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Вопрос: Возникают ли у ИП обязанности в сфере персональных данных работников при прекращении предпринимательской деятельности? Надо ли уничтожать эти данные, уведомлять Роскомнадзор о прекращении их обработки?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Вопрос: Возникают ли у ИП обязанности в сфере персональных данных работников при прекращении предпринимательской деятельности? Надо ли уничтожать эти данные, уведомлять Роскомнадзор о прекращении их обработки?
Статья: Кадровые приказы: классификация, особенности и другие тонкости
(Федорова Е.)
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 12)В привязке к приказам заявления работников на увольнение или уведомление сотрудника о привлечении его к сверхурочной работе имеют далекоидущие юридические последствия. Поэтому также должны иметь свои "коридоры" нумерации в номенклатуре дел.
(Федорова Е.)
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 12)В привязке к приказам заявления работников на увольнение или уведомление сотрудника о привлечении его к сверхурочной работе имеют далекоидущие юридические последствия. Поэтому также должны иметь свои "коридоры" нумерации в номенклатуре дел.