Срок хранения уведомлений работников
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения уведомлений работников (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 247 "Обязанность работодателя устанавливать размер причиненного ему ущерба и причину его возникновения" Трудового кодекса РФ"Прекращение контракта с сотрудниками не освобождает представителя нанимателя от обязанности истребовать у них письменные объяснения по факту причинения ущерба при исполнении служебных обязанностей. Трудовое законодательство не содержит норм, ограничивающих возможность проведения представителем нанимателя проверки по факту выяснения обстоятельств причинения материального ущерба и определения размера ущерба после расторжения контракта с сотрудником. Представитель нанимателя должен подтвердить вручение уведомления об истребовании письменных объяснений, поскольку возвращение адресату корреспонденции по истечении срока хранения не указывает о соблюдении требований части второй статьи 247 Трудового кодекса, согласно которой истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным."
Доказательства и доказывание в арбитражном суде: Споры в связи с налоговыми проверками и иными мероприятиями налогового контроля: Налогоплательщик (иное привлекаемое лицо) оспаривает решение по результатам мероприятий налогового контроля (кроме проверок) из-за процедурных нарушений
(КонсультантПлюс, 2026)Например, распечаткой с сайта Почты России об отслеживании почтовых отправлений, из которой следует, что письмо адресату не вручено и возвращено отправителю до истечения установленного срока хранения >>>
(КонсультантПлюс, 2026)Например, распечаткой с сайта Почты России об отслеживании почтовых отправлений, из которой следует, что письмо адресату не вручено и возвращено отправителю до истечения установленного срока хранения >>>
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Правила оформления трафаретного текста, анкеты и таблицы
(Янковая В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 10)Примечание. Читайте о том, в каких случаях составляется уведомление, по какой форме, что необходимо в нем предусмотреть, нужно ли регистрировать, как вручать и сколько хранить, в статье "Все об уведомлениях работников" в N 9, 2020, на с. 24.
(Янковая В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 10)Примечание. Читайте о том, в каких случаях составляется уведомление, по какой форме, что необходимо в нем предусмотреть, нужно ли регистрировать, как вручать и сколько хранить, в статье "Все об уведомлениях работников" в N 9, 2020, на с. 24.
Готовое решение: Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска
(КонсультантПлюс, 2026)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2026)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Нормативные акты
Справочная информация: "Сроки хранения документов организаций"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Данные о каждом выполненном полете (задание на полет);
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Данные о каждом выполненном полете (задание на полет);
Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"составление актов на уничтожение дел по номенклатуре с истекшими сроками хранения и передача этих дел в службу хозяйственного обеспечения для уничтожения;
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"составление актов на уничтожение дел по номенклатуре с истекшими сроками хранения и передача этих дел в службу хозяйственного обеспечения для уничтожения;
Статья: Отправили работнику уведомление о получении трудовой книжки на старый адрес. Ждать ли ответственности?
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2025, N 7)Пример. В день увольнения работника Б. работодатель (ГАУ) направил ему уведомление о расторжении трудового договора с просьбой явиться для получения трудовой книжки к работодателю либо письменно сообщить о согласии на отправку ее почтой. Документ был отправлен по адресу регистрации Б. заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Согласно отчету об отслеживании отправления с почтовым идентификатором письмо возвращено отправителю в связи с истечением срока хранения.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2025, N 7)Пример. В день увольнения работника Б. работодатель (ГАУ) направил ему уведомление о расторжении трудового договора с просьбой явиться для получения трудовой книжки к работодателю либо письменно сообщить о согласии на отправку ее почтой. Документ был отправлен по адресу регистрации Б. заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Согласно отчету об отслеживании отправления с почтовым идентификатором письмо возвращено отправителю в связи с истечением срока хранения.
Путеводитель по трудовым спорам: Увольнение в связи с истечением срока трудового договора.
Правомерно ли увольнение в связи с истечением срока трудового договора, если до увольнения работник не получил своевременно направленное уведомление
(КонсультантПлюс, 2026)Обстоятельства дела: Работодатель направил письменное уведомление об истечении срока трудового договора по месту жительства работника. Уведомление работником не получено и возвращено работодателю в связи с истечением срока хранения. Неполучение адресатом корреспонденции произошло по независящим от работодателя и почтовой организации причинам.
Правомерно ли увольнение в связи с истечением срока трудового договора, если до увольнения работник не получил своевременно направленное уведомление
(КонсультантПлюс, 2026)Обстоятельства дела: Работодатель направил письменное уведомление об истечении срока трудового договора по месту жительства работника. Уведомление работником не получено и возвращено работодателю в связи с истечением срока хранения. Неполучение адресатом корреспонденции произошло по независящим от работодателя и почтовой организации причинам.
Статья: Новые правила отправки отчетности в ИФНС и документов работникам и партнерам
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Срок хранения почтовых документов будет зависеть от того, в каком деле они находятся.
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Срок хранения почтовых документов будет зависеть от того, в каком деле они находятся.
Статья: Некоторые тонкости валютного законодательства...
(Алистархов В.)
("Жилищное право", 2021, N 5; "Административное право", 2021, N 3)Вывод. Административное дело было прекращено в связи с грубой ошибкой ответственного лица из налогового органа, которое в нарушении закона вынесло протокол об административном правонарушении до истечения срока хранения на почте уведомления о дате составления протокола.
(Алистархов В.)
("Жилищное право", 2021, N 5; "Административное право", 2021, N 3)Вывод. Административное дело было прекращено в связи с грубой ошибкой ответственного лица из налогового органа, которое в нарушении закона вынесло протокол об административном правонарушении до истечения срока хранения на почте уведомления о дате составления протокола.
Статья: Типичные ошибки при увольнении за прогул
(Зимина С.Ю.)
("Кадровик-практик", 2024, N 5)Формально в данной ситуации работодатель не может исполнить обязанности по затребованию от работника письменного объяснения, ведь работник это требование не получает.
(Зимина С.Ю.)
("Кадровик-практик", 2024, N 5)Формально в данной ситуации работодатель не может исполнить обязанности по затребованию от работника письменного объяснения, ведь работник это требование не получает.
Статья: Отправка документов работнику почтой
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)Здесь возникает вопрос: сколько хранить документы об отправке? Срок хранения почтовых документов будет зависеть от того, в каком деле они находятся. Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум 5 лет <5>. Уведомления работников хранятся 3 года, личные дела - 50 лет <6>.
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)Здесь возникает вопрос: сколько хранить документы об отправке? Срок хранения почтовых документов будет зависеть от того, в каком деле они находятся. Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум 5 лет <5>. Уведомления работников хранятся 3 года, личные дела - 50 лет <6>.
Статья: Amazon будет контролировать своих водителей умными камерами
(Виногорова С., Дученко О., Дячук М., Карпухин А.Е., Маннапов Р., Томилин И.)
("Трудовое право", 2021, N 9)В целях установления дополнительных гарантий соблюдения прав самих работников и сотрудников должны быть приняты внутренние документы, которыми должны быть предусмотрены порядок и сроки хранения видеозаписей, а также ответственные лица, имеющие доступ к системе видеонаблюдения. Также необходимо предусмотреть возможность информирования о системе видеонаблюдения путем размещения информационных табличек в зонах видимости камер.
(Виногорова С., Дученко О., Дячук М., Карпухин А.Е., Маннапов Р., Томилин И.)
("Трудовое право", 2021, N 9)В целях установления дополнительных гарантий соблюдения прав самих работников и сотрудников должны быть приняты внутренние документы, которыми должны быть предусмотрены порядок и сроки хранения видеозаписей, а также ответственные лица, имеющие доступ к системе видеонаблюдения. Также необходимо предусмотреть возможность информирования о системе видеонаблюдения путем размещения информационных табличек в зонах видимости камер.
Статья: При уведомлении о предстоящем увольнении по почте важна дата получения
(Русаков И.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2024, N 19)Работница трудилась в обособленном подразделении компании. Ее должность было решено сократить. Работодатель направил по почте заказным письмом в адрес работницы уведомление о сокращении занимаемой ею должности с указанием оснований сокращения, а также о ее планируемом увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с отсутствием вакантных должностей. Однако письмо с уведомлением работницей получено не было. Оно было возвращено работодателю почтовым отделением в связи с истечением срока хранения.
(Русаков И.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2024, N 19)Работница трудилась в обособленном подразделении компании. Ее должность было решено сократить. Работодатель направил по почте заказным письмом в адрес работницы уведомление о сокращении занимаемой ею должности с указанием оснований сокращения, а также о ее планируемом увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с отсутствием вакантных должностей. Однако письмо с уведомлением работницей получено не было. Оно было возвращено работодателю почтовым отделением в связи с истечением срока хранения.
Вопрос: От бывшего работника получено заверенное электронной подписью заявление о выдаче связанных с работой документов. В заявлении не указано, в каком виде их выдать и куда направить. Вправе ли работодатель отказать в удовлетворении такого заявления или должен запросить уточнения и продлить срок выдачи?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2025)Таким образом, во избежание административной ответственности, предусмотренной ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, работодателю, по нашему мнению, следует направить в адрес бывшего работника по почте заказным письмом уведомление о необходимости явиться за документами, связанными с работой.
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2025)Таким образом, во избежание административной ответственности, предусмотренной ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, работодателю, по нашему мнению, следует направить в адрес бывшего работника по почте заказным письмом уведомление о необходимости явиться за документами, связанными с работой.
Готовое решение: Как утвердить график отпусков
(КонсультантПлюс, 2026)Нет, не нужно, в законе такого требования нет. Но его часто издают на практике, в частности, чтобы дать поручения ответственным лицам, например, кадровику - уведомлять работников о времени начала их отпусков.
(КонсультантПлюс, 2026)Нет, не нужно, в законе такого требования нет. Но его часто издают на практике, в частности, чтобы дать поручения ответственным лицам, например, кадровику - уведомлять работников о времени начала их отпусков.