При подготовке электронных документов к передаче в архив
Подборка наиболее важных документов по запросу При подготовке электронных документов к передаче в архив (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Какие правила предусмотрены для формирования дел и подготовки к передаче на архивное хранение дел, электронных и аудиовизуальных документов
(КонсультантПлюс, 2025)5.2. Особенности подготовки к передаче электронных архивных документов
(КонсультантПлюс, 2025)5.2. Особенности подготовки к передаче электронных архивных документов
Статья: Проблемы эффективности организационно-распорядительных функций и полномочий судебной власти РФ
(Шаманский Д.А.)
("Актуальные проблемы российского права", 2025, N 7)В 1996 г. разработаны и утверждены нормы нагрузки на судей и работников аппарата судов субъектов РФ <18>, содержащие подробные таблицы, расчеты и нормативы количества судей и работников аппарата суда в зависимости от сложности дела и существующей нагрузки на судью. Следует отметить, что с тех пор нагрузка на судей существенно возросла, а нормативы не менялись. В условиях цифровизации судебной системы, активного развития системы электронного правосудия появилась возможность подачи документов в электронном виде. Все это не могло не отразиться на итоговой нагрузке на офисы судей. Работники офиса судьи вынуждены выполнять как дополнительные виды работ, так и прежние виды работ, но в значительно большем объеме. На сегодняшний день работники офиса судьи осуществляют: сканирование документов, вызов участников процесса, ведение протокола судебного заседания, организацию и проведение видео-конференц-связи, отправку уведомлений, подшивку и подготовку судебного дела, передачу дел в архив, своевременное прикрепление электронных документов, подготовку проектов судебных актов и др.
(Шаманский Д.А.)
("Актуальные проблемы российского права", 2025, N 7)В 1996 г. разработаны и утверждены нормы нагрузки на судей и работников аппарата судов субъектов РФ <18>, содержащие подробные таблицы, расчеты и нормативы количества судей и работников аппарата суда в зависимости от сложности дела и существующей нагрузки на судью. Следует отметить, что с тех пор нагрузка на судей существенно возросла, а нормативы не менялись. В условиях цифровизации судебной системы, активного развития системы электронного правосудия появилась возможность подачи документов в электронном виде. Все это не могло не отразиться на итоговой нагрузке на офисы судей. Работники офиса судьи вынуждены выполнять как дополнительные виды работ, так и прежние виды работ, но в значительно большем объеме. На сегодняшний день работники офиса судьи осуществляют: сканирование документов, вызов участников процесса, ведение протокола судебного заседания, организацию и проведение видео-конференц-связи, отправку уведомлений, подшивку и подготовку судебного дела, передачу дел в архив, своевременное прикрепление электронных документов, подготовку проектов судебных актов и др.
Нормативные акты
Приказ Росархива от 22.05.2019 N 71
"Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления"
(Зарегистрировано в Минюсте России 27.12.2019 N 57023)7.12. Подготовка электронных документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктом 4.34 Правил хранения 2015 г. структурным подразделением государственного органа - пользователем соответствующей информационной системы совместно со Службой делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы.
"Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления"
(Зарегистрировано в Минюсте России 27.12.2019 N 57023)7.12. Подготовка электронных документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктом 4.34 Правил хранения 2015 г. структурным подразделением государственного органа - пользователем соответствующей информационной системы совместно со Службой делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы.
<Письмо> Минстроя России от 06.07.2023 N 39972-ИЯ/14
<О направлении доработанных общих требований на основе лучших региональных практик по составу и содержанию типовых методических рекомендаций по организации электронного документооборота технической документации в области строительства в субъекте Российской Федерации>4.3.3. Единая цифровая платформа государственной экспертизы (далее - ЕЦПЭ), используемая для автоматизации всех основных этапов и процедур проведения экспертизы: представление на экспертизу и хранение документации, проверка комплектности поступившей документации, подготовка замечаний и заключений, взаимодействие заявителя и экспертной организации (ведение официальной переписки по проекту экспертизы, отработка замечаний к представленным документам), подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью, передача заключения и архива документации для хранения.
<О направлении доработанных общих требований на основе лучших региональных практик по составу и содержанию типовых методических рекомендаций по организации электронного документооборота технической документации в области строительства в субъекте Российской Федерации>4.3.3. Единая цифровая платформа государственной экспертизы (далее - ЕЦПЭ), используемая для автоматизации всех основных этапов и процедур проведения экспертизы: представление на экспертизу и хранение документации, проверка комплектности поступившей документации, подготовка замечаний и заключений, взаимодействие заявителя и экспертной организации (ведение официальной переписки по проекту экспертизы, отработка замечаний к представленным документам), подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью, передача заключения и архива документации для хранения.
Вопрос: Как можно передать личные дела уволенных работников в архив?
(Консультация эксперта, 2025)Порядок приема-передачи электронных архивных документов внутри организации должен быть установлен локальными нормативными актами, в том числе определяющими права доступа работников к электронным архивным документам, учетным и справочно-поисковым системам; при взаимодействии между организациями - договорами (соглашениями) об информационном взаимодействии (п. 144 Правил).
(Консультация эксперта, 2025)Порядок приема-передачи электронных архивных документов внутри организации должен быть установлен локальными нормативными актами, в том числе определяющими права доступа работников к электронным архивным документам, учетным и справочно-поисковым системам; при взаимодействии между организациями - договорами (соглашениями) об информационном взаимодействии (п. 144 Правил).
Статья: Архивы судов в условиях цифровой трансформации
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2021, N 3)СХЭД суда как государственного органа, согласно п. 1.5 Требований 2020 г., должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных их СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению, а также до их передачи на государственное хранение. При этом основным требованием сегодняшнего дня является обеспечение интеграции СЭД и СХЭД, т.е. материалы судебных дел, нарядов, журналов, картотек должны быть доступны для организации их архивного хранения, при условии поддержания аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования. Пункт 2.3 Требований 2020 г. также предусматривает, что метаданные о документах должны сохраняться при их передаче из СЭД в СХЭД (т.е. при администрировании внутри суда), а затем - из СХЭД в государственный архив. При этом в СЭД и СХЭД должны применяться средства электронной цифровой подписи (п. 2.9 Требований 2020 г.). Одним из обязательных условий является также поддержка СЭД суда осуществления экспертизы ценности документов <19>, т.е. отбор дел, документов в соответствии с их сроками хранения; формирование описей дел в структурных подразделениях, а также актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализацию копии текстового электронного документа в формате PDF/A и т.д. Однако в настоящее время суды общей юрисдикции не обязаны формировать судебные дела в электронном виде. На основании п. 1.8 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции <20> данная операция осуществляется при наличии технической возможности. В то же время рассматриваемая Инструкция, введенная в действие в 2019 г. и устанавливающая порядок ведения архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции, в некоторой своей части ориентирована на СЭД и СХЭД. К новациям, исходя из принципа добровольности их применения в условиях необходимой технической оснащенности, относятся: формирование электронной описи дел, с учетом системы "фильтров" (п. 3.21), экспертиза электронных документов (п. 4.14), подготовка электронных дел к архивному хранению (п. 5.9 - 5.13), прием-передача электронных документов в архив суда (п. 7.5.1 - 7.6), автоматизированный учетно-справочный аппарат архива (п. 8.4), передача электронных документов в государственный архив в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети (п. 13.5). Переход к обязательной цифровизации при формировании судебных дел (материалов) в судах общей юрисдикции в ходе судопроизводства станет фундаментальной основой для прогресса в архивном деле.
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2021, N 3)СХЭД суда как государственного органа, согласно п. 1.5 Требований 2020 г., должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных их СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению, а также до их передачи на государственное хранение. При этом основным требованием сегодняшнего дня является обеспечение интеграции СЭД и СХЭД, т.е. материалы судебных дел, нарядов, журналов, картотек должны быть доступны для организации их архивного хранения, при условии поддержания аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования. Пункт 2.3 Требований 2020 г. также предусматривает, что метаданные о документах должны сохраняться при их передаче из СЭД в СХЭД (т.е. при администрировании внутри суда), а затем - из СХЭД в государственный архив. При этом в СЭД и СХЭД должны применяться средства электронной цифровой подписи (п. 2.9 Требований 2020 г.). Одним из обязательных условий является также поддержка СЭД суда осуществления экспертизы ценности документов <19>, т.е. отбор дел, документов в соответствии с их сроками хранения; формирование описей дел в структурных подразделениях, а также актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализацию копии текстового электронного документа в формате PDF/A и т.д. Однако в настоящее время суды общей юрисдикции не обязаны формировать судебные дела в электронном виде. На основании п. 1.8 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции <20> данная операция осуществляется при наличии технической возможности. В то же время рассматриваемая Инструкция, введенная в действие в 2019 г. и устанавливающая порядок ведения архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции, в некоторой своей части ориентирована на СЭД и СХЭД. К новациям, исходя из принципа добровольности их применения в условиях необходимой технической оснащенности, относятся: формирование электронной описи дел, с учетом системы "фильтров" (п. 3.21), экспертиза электронных документов (п. 4.14), подготовка электронных дел к архивному хранению (п. 5.9 - 5.13), прием-передача электронных документов в архив суда (п. 7.5.1 - 7.6), автоматизированный учетно-справочный аппарат архива (п. 8.4), передача электронных документов в государственный архив в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети (п. 13.5). Переход к обязательной цифровизации при формировании судебных дел (материалов) в судах общей юрисдикции в ходе судопроизводства станет фундаментальной основой для прогресса в архивном деле.
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2025)Порядок сдачи в архив кадровых документов такой же, как любых других документов. Алгоритм, в частности, следующий: ежегодно экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документов, документы, не выделенные к уничтожению по истечении сроков хранения, подготавливаются к передаче в архив (в частности, оформляются в дела, составляются описи дел, документов), передаются непосредственно в архив по описям. При этом нужно учитывать особенности в зависимости от того, на каком носителе документы (например, на бумажном или в виде электронного документа). Это следует, в частности, из абз. 1 п. 1, абз. 1 п. 2, п. п. 7, 14, пп. "в" п. 16, абз. 1 п. 17, п. 20, пп. "б" - "г" п. 22, п. п. 47, 48, 62, 66, 143 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. п. 2.1 - 2.3 Методических рекомендаций, разработанных ВНИИДАД, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. 4.2 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Порядок сдачи в архив кадровых документов такой же, как любых других документов. Алгоритм, в частности, следующий: ежегодно экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документов, документы, не выделенные к уничтожению по истечении сроков хранения, подготавливаются к передаче в архив (в частности, оформляются в дела, составляются описи дел, документов), передаются непосредственно в архив по описям. При этом нужно учитывать особенности в зависимости от того, на каком носителе документы (например, на бумажном или в виде электронного документа). Это следует, в частности, из абз. 1 п. 1, абз. 1 п. 2, п. п. 7, 14, пп. "в" п. 16, абз. 1 п. 17, п. 20, пп. "б" - "г" п. 22, п. п. 47, 48, 62, 66, 143 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. п. 2.1 - 2.3 Методических рекомендаций, разработанных ВНИИДАД, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. 4.2 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Статья: Проблемы при передаче дел в архив
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)Из практики проверок. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, не подготовлены к передаче в архив организации.
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)Из практики проверок. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, не подготовлены к передаче в архив организации.
Статья: Некоторые вопросы доверия к электронному документу
(Бобылева М.П.)
("Делопроизводство", 2024, N 2)D3 - исполненный официальный документ, оформленный в дело и предназначенный для передачи в ИС электронного архива;
(Бобылева М.П.)
("Делопроизводство", 2024, N 2)D3 - исполненный официальный документ, оформленный в дело и предназначенный для передачи в ИС электронного архива;
Статья: Новое поколение выбирает (профессия документоведа глазами выпускников)
(Двоеносова Г.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)В профессиональные обязанности входит подготовка, оформление (необходимо знать, какие реквизиты нужны для каждого документа, как грамотно и профессионально сформулировать содержание, а если документ электронный, то какой подписью нужно удостоверить, кто утверждает, согласовывает документ), а также ведение учета входящих, исходящих и внутренних документов. Часто возлагаются обязанности по архивной работе (составлению описей и актов, передаче документов на хранение в архив, ведению каталогов и переводу бумажных документов на электронные носители) и многое другое. Кроме того, специалист нашей профессии может стать бизнес-аналитиком с возможностью применить навык анализа целей, потребностей организации и возможных проблем с последующим предложением вариантов их решения и участвовать в разработке проектов; методологом, работающим над повышением результативности системы управления документами и разработкой грамотной модели перехода на безбумажный документооборот в компании. Помимо этого, можно поступить на государственную службу, конечно не сразу руководителем отдела делопроизводства или канцелярии, но со временем подняться от рядового сотрудника до главы отдела при должном усердии и квалификации. Вакансии можно найти также и в банковской сфере, библиотечной, учебной и многих других.
(Двоеносова Г.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)В профессиональные обязанности входит подготовка, оформление (необходимо знать, какие реквизиты нужны для каждого документа, как грамотно и профессионально сформулировать содержание, а если документ электронный, то какой подписью нужно удостоверить, кто утверждает, согласовывает документ), а также ведение учета входящих, исходящих и внутренних документов. Часто возлагаются обязанности по архивной работе (составлению описей и актов, передаче документов на хранение в архив, ведению каталогов и переводу бумажных документов на электронные носители) и многое другое. Кроме того, специалист нашей профессии может стать бизнес-аналитиком с возможностью применить навык анализа целей, потребностей организации и возможных проблем с последующим предложением вариантов их решения и участвовать в разработке проектов; методологом, работающим над повышением результативности системы управления документами и разработкой грамотной модели перехода на безбумажный документооборот в компании. Помимо этого, можно поступить на государственную службу, конечно не сразу руководителем отдела делопроизводства или канцелярии, но со временем подняться от рядового сотрудника до главы отдела при должном усердии и квалификации. Вакансии можно найти также и в банковской сфере, библиотечной, учебной и многих других.
Статья: Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)При подготовке электронных дел составляются документы постоянного или временного (свыше 10 лет) сроков хранения по рекомендуемому образцу <16>. Электронные документы передаются на архивное хранение через ТКС или на отдельных носителях.
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)При подготовке электронных дел составляются документы постоянного или временного (свыше 10 лет) сроков хранения по рекомендуемому образцу <16>. Электронные документы передаются на архивное хранение через ТКС или на отдельных носителях.
Статья: Электронный архив суда
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2024, N 1)Типовые правила 2020 г. создают основу для дальнейших действий в рамках судебного администрирования. Кроме наращивания ресурсов программного и технического обеспечения, важнейшей задачей является совершенствование текста Инструкции N 56 на основе понимания исключительной взаимосвязи текущей организации судебного делопроизводства и формирования электронного архива суда. Пополнение электронного архива судов документированной информацией должно происходить посредством внутренних документных коммуникаций в рамках закрытого для широкого круга пользователей информации контура ГАС "Правосудие". При этом оперативное использование определенных сегментов электронных архивов судов должно быть доступно, при наличии необходимых прав на ознакомление, для уполномоченных субъектов в ходе процедуры обжалования судебных решений судьями соответствующих инстанций. Указанный порядок приводит к закономерным выводам о знаковой точке роста в организации судебной деятельности, которая будет достигнута с созданием электронных архивов в судах. С ее практическим достижением будет реализована идея централизованной, единой транспортно-коммуникационной среды, которая свяжет отечественные суды посредством общих правил обработки документированной информации. В связи с данными рассуждениями необходимо отметить конструктивное значение п. 5.10 Инструкции N 56, которым устанавливаются требования об осуществлении систематизации электронных документов и формирования их контейнеров для передачи в электронный архив суда непосредственно в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях судов общей юрисдикции, то есть до стадии их обработки в ходе ведения архивного делопроизводства.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2024, N 1)Типовые правила 2020 г. создают основу для дальнейших действий в рамках судебного администрирования. Кроме наращивания ресурсов программного и технического обеспечения, важнейшей задачей является совершенствование текста Инструкции N 56 на основе понимания исключительной взаимосвязи текущей организации судебного делопроизводства и формирования электронного архива суда. Пополнение электронного архива судов документированной информацией должно происходить посредством внутренних документных коммуникаций в рамках закрытого для широкого круга пользователей информации контура ГАС "Правосудие". При этом оперативное использование определенных сегментов электронных архивов судов должно быть доступно, при наличии необходимых прав на ознакомление, для уполномоченных субъектов в ходе процедуры обжалования судебных решений судьями соответствующих инстанций. Указанный порядок приводит к закономерным выводам о знаковой точке роста в организации судебной деятельности, которая будет достигнута с созданием электронных архивов в судах. С ее практическим достижением будет реализована идея централизованной, единой транспортно-коммуникационной среды, которая свяжет отечественные суды посредством общих правил обработки документированной информации. В связи с данными рассуждениями необходимо отметить конструктивное значение п. 5.10 Инструкции N 56, которым устанавливаются требования об осуществлении систематизации электронных документов и формирования их контейнеров для передачи в электронный архив суда непосредственно в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях судов общей юрисдикции, то есть до стадии их обработки в ходе ведения архивного делопроизводства.
Статья: К вопросу внедрения в работу архивных учреждений новых Правил организации хранения архивных документов
(Фионова Л.Р., Уланова С.А.)
("Делопроизводство", 2024, N 1)- если документы дела, отнесенного к одному индексу и заголовку дела по номенклатуре дел, представлены как на бумажном носителе, так и в форме электронных документов, то при его подготовке к передаче в архив: документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело на этапе его формирования в делопроизводстве;
(Фионова Л.Р., Уланова С.А.)
("Делопроизводство", 2024, N 1)- если документы дела, отнесенного к одному индексу и заголовку дела по номенклатуре дел, представлены как на бумажном носителе, так и в форме электронных документов, то при его подготовке к передаче в архив: документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело на этапе его формирования в делопроизводстве;