Хранение копий документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение копий документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Конфискация автомобиля у физического лица, признанного банкротом, при совершении преступления в сфере безопасности дорожного движения в состоянии опьянения
(Мингалимова М.Ф.)
("Законность", 2024, N 8)Обращение в суд с заявлением о признании себя банкротом может быть не только правом, но и обязанностью гражданина, которая возникает в тех случаях, когда удовлетворение требований одного или нескольких кредиторов приводит к невозможности исполнения гражданином денежных обязательств и (или) обязанности по уплате обязательных платежей в полном объеме перед другими кредиторами. К заявлению приобщаются документы, подтверждающие наличие задолженности, списки кредиторов и должников гражданина, опись имущества с указанием места его нахождения или хранения, копии документов, подтверждающих право собственности на указанное имущество, копии документов о совершавшихся гражданином в течение трех лет до даты подачи заявления сделках с имуществом на сумму свыше 300 тыс. руб.
(Мингалимова М.Ф.)
("Законность", 2024, N 8)Обращение в суд с заявлением о признании себя банкротом может быть не только правом, но и обязанностью гражданина, которая возникает в тех случаях, когда удовлетворение требований одного или нескольких кредиторов приводит к невозможности исполнения гражданином денежных обязательств и (или) обязанности по уплате обязательных платежей в полном объеме перед другими кредиторами. К заявлению приобщаются документы, подтверждающие наличие задолженности, списки кредиторов и должников гражданина, опись имущества с указанием места его нахождения или хранения, копии документов, подтверждающих право собственности на указанное имущество, копии документов о совершавшихся гражданином в течение трех лет до даты подачи заявления сделках с имуществом на сумму свыше 300 тыс. руб.
"Комментарий к Федеральному закону от 30 декабря 2008 г. N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности"
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)3) данный пункт в прежней редакции устанавливал обязанность обеспечивать хранение документов (копий документов), полученных и (или) составленных в ходе оказания аудиторских услуг, в течение не менее пяти лет после года, в котором они были получены и (или) составлены на территории России, в том числе размещать базы данных информации, в которых осуществляется сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение сведений и документов (копий документов), полученных и (или) составленных в ходе оказания аудиторских услуг, на территории России.
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)3) данный пункт в прежней редакции устанавливал обязанность обеспечивать хранение документов (копий документов), полученных и (или) составленных в ходе оказания аудиторских услуг, в течение не менее пяти лет после года, в котором они были получены и (или) составлены на территории России, в том числе размещать базы данных информации, в которых осуществляется сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение сведений и документов (копий документов), полученных и (или) составленных в ходе оказания аудиторских услуг, на территории России.
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Гражданское право: Оригинал (копия) доверенности
(КонсультантПлюс, 2026)Суды также отметили, что направленная обществом в адрес таможенного органа копия доверенности содержит все реквизиты, поименованные в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст), а именно: отметку "копия верна", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии; количество листов; надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Верность проставленной отметки о заверении копии представленной доверенности удостоверена оттиском печати АО... что свидетельствует о доступе представителя З.К.И. к печати организации в силу своих должностных полномочий, представленных ей по спорной доверенности.
(КонсультантПлюс, 2026)Суды также отметили, что направленная обществом в адрес таможенного органа копия доверенности содержит все реквизиты, поименованные в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст), а именно: отметку "копия верна", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии; количество листов; надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Верность проставленной отметки о заверении копии представленной доверенности удостоверена оттиском печати АО... что свидетельствует о доступе представителя З.К.И. к печати организации в силу своих должностных полномочий, представленных ей по спорной доверенности.
Нормативные акты
Федеральный закон от 02.11.2013 N 293-ФЗ
(ред. от 10.07.2023)
"Об актуарной деятельности в Российской Федерации"3) обеспечивать хранение документов (копий документов) на бумажном носителе и (или) электронных документов, полученных или составленных в ходе осуществления актуарной деятельности, и данных, содержащихся в таких документах, в течение не менее пяти лет после года, в котором они были получены и (или) составлены, а также размещать базы этих данных исключительно на территории Российской Федерации;
(ред. от 10.07.2023)
"Об актуарной деятельности в Российской Федерации"3) обеспечивать хранение документов (копий документов) на бумажном носителе и (или) электронных документов, полученных или составленных в ходе осуществления актуарной деятельности, и данных, содержащихся в таких документах, в течение не менее пяти лет после года, в котором они были получены и (или) составлены, а также размещать базы этих данных исключительно на территории Российской Федерации;
Федеральный закон от 29.11.2010 N 326-ФЗ
(ред. от 20.02.2026)
"Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации"5. После истечения срока, установленного для хранения копий документов на бумажном и электронном носителях в страховой медицинской организации, указанных в части 3 настоящей статьи, данные копии подлежат уничтожению в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании акта об их уничтожении, утверждаемого руководителем страховой медицинской организации.
(ред. от 20.02.2026)
"Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации"5. После истечения срока, установленного для хранения копий документов на бумажном и электронном носителях в страховой медицинской организации, указанных в части 3 настоящей статьи, данные копии подлежат уничтожению в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании акта об их уничтожении, утверждаемого руководителем страховой медицинской организации.
Статья: Международный арбитраж: на пути к устойчивому развитию и защите экологии
(Засемкова О.Ф.)
("Актуальные проблемы российского права", 2023, N 10)b) соблюдать обязательства по хранению копий документов и их утилизации путем безопасной переработки.
(Засемкова О.Ф.)
("Актуальные проблемы российского права", 2023, N 10)b) соблюдать обязательства по хранению копий документов и их утилизации путем безопасной переработки.
Готовое решение: Что нужно сделать с исполнительным листом работника при его увольнении
(КонсультантПлюс, 2026)Хранить копию данного документа рекомендуем хотя бы два года. Считаем, что такой срок оптимальный, поскольку для обращения в суд по взысканию заработной платы у работника есть год (ч. 2 ст. 392 ТК РФ). При этом суд может продлить указанный срок в соответствии с ч. 5 ст. 392 ТК РФ.
(КонсультантПлюс, 2026)Хранить копию данного документа рекомендуем хотя бы два года. Считаем, что такой срок оптимальный, поскольку для обращения в суд по взысканию заработной платы у работника есть год (ч. 2 ст. 392 ТК РФ). При этом суд может продлить указанный срок в соответствии с ч. 5 ст. 392 ТК РФ.
Статья: Обработка ПДн для исполнения трудового законодательства: какие нюансы требуют внимания кадровых служб
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)Еще одна зона пристального внимания РКН - организация учета и хранения ПДн. Здесь у кадровиков все давно и подробно регламентировано ТК РФ и разъяснениями РКН (в частности, о хранении копий документов). Итак, необходимы:
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)Еще одна зона пристального внимания РКН - организация учета и хранения ПДн. Здесь у кадровиков все давно и подробно регламентировано ТК РФ и разъяснениями РКН (в частности, о хранении копий документов). Итак, необходимы:
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2026)Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
(Издательство "Главная книга", 2026)Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работниковСитуация из практики. Можно ли хранить копии документов в личном деле работника?
Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством (см., например, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле (см., например, вопрос "Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?").
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством (см., например, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле (см., например, вопрос "Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?").
Статья: Проблемы защиты персональных данных работников на современном этапе
(Бережнов А.А.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2024, N 3)Следует подчеркнуть, что на практике имеются и иные проблемы защиты персональных данных, в том числе связанные с пробелами действующего законодательства. Например, по мнению Н.М. Саликовой и Ю.А. Кучиной, одна из проблем, с которой столкнулись работодатели по вопросу обработки персональных данных, - хранение копий документов, которые содержат персональные данные работника, в том числе хранение их после достижения целей обработки <5>. Известно, что сроки хранения отдельных кадровых документов установлены Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236. Однако в Перечне документов, утвержденных данным Приказом, предусмотрены не все документы, содержащие персональные данные работников, которые могут вести работодатели. В отношении остальных документов сроки хранения должны быть определены в локальном нормативном акте работодателя (ст. 87 ТК РФ). В этой связи имеется возможность для злоупотребления со стороны работодателя и хранения им отдельных персональных данных работников в течение длительного периода времени в отсутствие реальной необходимости.
(Бережнов А.А.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2024, N 3)Следует подчеркнуть, что на практике имеются и иные проблемы защиты персональных данных, в том числе связанные с пробелами действующего законодательства. Например, по мнению Н.М. Саликовой и Ю.А. Кучиной, одна из проблем, с которой столкнулись работодатели по вопросу обработки персональных данных, - хранение копий документов, которые содержат персональные данные работника, в том числе хранение их после достижения целей обработки <5>. Известно, что сроки хранения отдельных кадровых документов установлены Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236. Однако в Перечне документов, утвержденных данным Приказом, предусмотрены не все документы, содержащие персональные данные работников, которые могут вести работодатели. В отношении остальных документов сроки хранения должны быть определены в локальном нормативном акте работодателя (ст. 87 ТК РФ). В этой связи имеется возможность для злоупотребления со стороны работодателя и хранения им отдельных персональных данных работников в течение длительного периода времени в отсутствие реальной необходимости.
"Комментарий к Федеральному закону от 3 июля 2016 г. N 237-ФЗ "О государственной кадастровой оценке"
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)4) хранить копии документов и материалов, которые использовались при определении кадастровой стоимости, на бумажном или электронном носителе либо на электронном носителе в форме электронных документов в течение не менее восьми лет со дня их составления.
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)4) хранить копии документов и материалов, которые использовались при определении кадастровой стоимости, на бумажном или электронном носителе либо на электронном носителе в форме электронных документов в течение не менее восьми лет со дня их составления.