Нужно ли заключать с контрагентами дополнительное соглашение на обмен электронными документами
Подборка наиболее важных документов по запросу Нужно ли заключать с контрагентами дополнительное соглашение на обмен электронными документами (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Как организовать работу с первичкой без претензий контрагентов и проверяющих
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2024, N 18)Если вы собираетесь обмениваться электронными документами с контрагентами, заключите с ними отдельное соглашение, допсоглашение к договору или предусмотрите в договоре отдельный раздел о применении ЭДО. В соглашении должно содержаться следующее <8>:
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2024, N 18)Если вы собираетесь обмениваться электронными документами с контрагентами, заключите с ними отдельное соглашение, допсоглашение к договору или предусмотрите в договоре отдельный раздел о применении ЭДО. В соглашении должно содержаться следующее <8>:
Статья: В каком формате обмениваться документами с контрагентами через ЭДО
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2025, N 5)Перед обменом электронными документами с контрагентами следует заключить с ними отдельное соглашение об ЭДО, допсоглашение к уже имеющемуся договору или можно предусмотреть в договоре условие о применении ЭДО. При использовании простой ЭП или УНЭП заключение такого соглашения является обязательным. Иначе ЭД, подписанный такой подписью, не признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. В соглашении надо указать, в частности, такую информацию <15>:
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2025, N 5)Перед обменом электронными документами с контрагентами следует заключить с ними отдельное соглашение об ЭДО, допсоглашение к уже имеющемуся договору или можно предусмотреть в договоре условие о применении ЭДО. При использовании простой ЭП или УНЭП заключение такого соглашения является обязательным. Иначе ЭД, подписанный такой подписью, не признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. В соглашении надо указать, в частности, такую информацию <15>:
Нормативные акты
Распоряжение Госадмтехнадзора МО от 02.07.2007 N 17-р
"Об утверждении Положения о порядке работы с договорами в Госадмтехнадзоре Московской области"2.22. Договор может быть изменен или расторгнут по соглашению сторон путем оформления дополнительного соглашения, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, завизированными в порядке, установленном настоящим разделом, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от контрагента. Порядок внесения изменений и дополнений в подписанные действующие договоры аналогичен порядку подготовки новых договоров.
"Об утверждении Положения о порядке работы с договорами в Госадмтехнадзоре Московской области"2.22. Договор может быть изменен или расторгнут по соглашению сторон путем оформления дополнительного соглашения, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, завизированными в порядке, установленном настоящим разделом, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от контрагента. Порядок внесения изменений и дополнений в подписанные действующие договоры аналогичен порядку подготовки новых договоров.
Вопрос: Организация в рамках ЭДО направляет покупателям первичные документы в формате xml (формализованные документы). Некоторые поставщики присылают неформализованные документы. Считаются ли они подписанными по ЭДО и юридически правильно оформленными, или впоследствии их нужно подписывать на бумажном носителе?
(Консультация эксперта, 2024)При истребовании налоговым органом электронных документов, составленных не по утвержденному ФНС России формату, такие документы могут быть представлены либо в виде скан-образов (расширение файла скан-образов: tif; jpg; pdf; png), либо визуализированы на бумажный носитель в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Для подтверждения корректности применения простой электронной подписи или неквалифицированной электронной подписи необходимо дополнительно представить соглашение, заключенное между участниками ЭДО.
(Консультация эксперта, 2024)При истребовании налоговым органом электронных документов, составленных не по утвержденному ФНС России формату, такие документы могут быть представлены либо в виде скан-образов (расширение файла скан-образов: tif; jpg; pdf; png), либо визуализированы на бумажный носитель в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Для подтверждения корректности применения простой электронной подписи или неквалифицированной электронной подписи необходимо дополнительно представить соглашение, заключенное между участниками ЭДО.
Статья: Электронные договоры. Проблемы и решения
(Ераносян К.)
("Практический бухгалтерский учет", 2015, N 1)Для того чтобы начать заключать договоры в электронном виде, следует обговорить с контрагентом два ключевых момента: способ обмена документами (традиционный или в электронном виде) и тип электронной подписи - простой, усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").
(Ераносян К.)
("Практический бухгалтерский учет", 2015, N 1)Для того чтобы начать заключать договоры в электронном виде, следует обговорить с контрагентом два ключевых момента: способ обмена документами (традиционный или в электронном виде) и тип электронной подписи - простой, усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").
"Расходы организации: ошибки, рекомендации, арбитражная практика"
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Шестакова Е.В.)
(под. ред. Л.В. Чистяковой)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2019)11. Изменять договор, подписывать дополнительные соглашения к нему, осуществлять возврат бракованного товара и т.д. в случае, когда договор был заключен в электронной форме, можно только в той же форме и порядке, которые предусмотрены в этом договоре. Если в целях заключения договора контрагенты предусмотрят порядок обмена электронными документами с использованием установленного адреса электронной почты работника компании, то при отступлении от этого порядка в целях изменения условий договора суд может указать, что изменения к нему сторонами не были согласованы.
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Шестакова Е.В.)
(под. ред. Л.В. Чистяковой)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2019)11. Изменять договор, подписывать дополнительные соглашения к нему, осуществлять возврат бракованного товара и т.д. в случае, когда договор был заключен в электронной форме, можно только в той же форме и порядке, которые предусмотрены в этом договоре. Если в целях заключения договора контрагенты предусмотрят порядок обмена электронными документами с использованием установленного адреса электронной почты работника компании, то при отступлении от этого порядка в целях изменения условий договора суд может указать, что изменения к нему сторонами не были согласованы.
Статья: "Кризисные" переговоры по Zoom, Skype, WhatsApp: чем опасно
(Вагантов В.)
("Практическая бухгалтерия", 2020, N 5)Еще одна сложность - правильно оформить договоренности, которых удалось достичь в онлайне. Если речь идет о заключении допсоглашения, то можно воспользоваться положениями действующего договора об обмене документов. Пусть даже и по электронной почте. Также многие компании могут подписать бумаги с помощью электронной подписи. Все эти процедуры необходимо обязательно соблюсти, чтобы в будущем обеспечить доказательственную базу для обоснования своего добросовестного поведения.
(Вагантов В.)
("Практическая бухгалтерия", 2020, N 5)Еще одна сложность - правильно оформить договоренности, которых удалось достичь в онлайне. Если речь идет о заключении допсоглашения, то можно воспользоваться положениями действующего договора об обмене документов. Пусть даже и по электронной почте. Также многие компании могут подписать бумаги с помощью электронной подписи. Все эти процедуры необходимо обязательно соблюсти, чтобы в будущем обеспечить доказательственную базу для обоснования своего добросовестного поведения.