Место хранения кадровых документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Место хранения кадровых документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по корпоративным спорам: Вопросы судебной практики: Совет директоров (наблюдательный совет) и единоличный исполнительный орган общества с ограниченной ответственностью.
Истребуют ли документы у бывшего единоличного исполнительного органа, если он докажет их передачу
(КонсультантПлюс, 2026)Суды исходили из того, что Сергеева О.Н., действуя добросовестно и разумно, представила в материалы дела доказательства передачи части испрашиваемых документов (акт о приеме-передаче дел и документов при смене директора от 15.03.2023, акт наличия бухгалтерских, юридических, кадровых документов от 27.03.2023, инвентаризационная опись от 05.04.2023 N 1, акт инвентаризации от 11.07.2023 N 1) и дала соответствующие исчерпывающие пояснения в ходе судебного разбирательства. Сергеева О.Н. в отзыве на исковое заявление указала, что часть истребуемых документов была передана новому директору 15.03.2023, часть их хранится по месту нахождения Общества, часть документов не составлялась.
Истребуют ли документы у бывшего единоличного исполнительного органа, если он докажет их передачу
(КонсультантПлюс, 2026)Суды исходили из того, что Сергеева О.Н., действуя добросовестно и разумно, представила в материалы дела доказательства передачи части испрашиваемых документов (акт о приеме-передаче дел и документов при смене директора от 15.03.2023, акт наличия бухгалтерских, юридических, кадровых документов от 27.03.2023, инвентаризационная опись от 05.04.2023 N 1, акт инвентаризации от 11.07.2023 N 1) и дала соответствующие исчерпывающие пояснения в ходе судебного разбирательства. Сергеева О.Н. в отзыве на исковое заявление указала, что часть истребуемых документов была передана новому директору 15.03.2023, часть их хранится по месту нахождения Общества, часть документов не составлялась.
Статья: Комментарий к Постановлению Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2025 по делу N А32-19859/2022 <Об обязанности бывшего директора передать все документы компании>
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2025, N 8)Бывший директор пояснил, что не может получить оригиналы либо заверенные копии учредительных документов в ИФНС, получить копии, восстановить кадровые документы, обратиться к контрагентам с просьбой о предоставлении заверенных копий ранее заключенных договоров. По тем же причинам ответчик не имеет возможности изготовить новую печать для передачи.
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2025, N 8)Бывший директор пояснил, что не может получить оригиналы либо заверенные копии учредительных документов в ИФНС, получить копии, восстановить кадровые документы, обратиться к контрагентам с просьбой о предоставлении заверенных копий ранее заключенных договоров. По тем же причинам ответчик не имеет возможности изготовить новую печать для передачи.
Нормативные акты
Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372
"Об утверждении и введении в действие Инструкции по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору"
(вместе с "Инструкцией... РД-20-04-2008")- отдельными изолированными помещениями для работы с кадровыми документами, хранения трудовых книжек, личных дел и иных документов, содержащих персональные сведения о работниках, исключающими возможность ознакомления третьих лиц или утраты документов, содержащих персональные данные работников;
"Об утверждении и введении в действие Инструкции по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору"
(вместе с "Инструкцией... РД-20-04-2008")- отдельными изолированными помещениями для работы с кадровыми документами, хранения трудовых книжек, личных дел и иных документов, содержащих персональные сведения о работниках, исключающими возможность ознакомления третьих лиц или утраты документов, содержащих персональные данные работников;
Распоряжение ЦИК России от 23.08.2011 N 221-р
"Об Инструкции по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации"2.5. Для работы с кадровыми документами, а также обеспечения сохранности документов в условиях, исключающих доступ к ним неуполномоченных лиц либо утрату кадровых документов, используются:
"Об Инструкции по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации"2.5. Для работы с кадровыми документами, а также обеспечения сохранности документов в условиях, исключающих доступ к ним неуполномоченных лиц либо утрату кадровых документов, используются:
Вопрос: Каков срок хранения в организации заявления о ежегодном отпуске работника?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.
Статья: Заверение кадровых документов печатью
(Семенова М.А.)
("Кадровик-практик", 2024, N 9)"...Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год") и заверяется печатью организации".
(Семенова М.А.)
("Кадровик-практик", 2024, N 9)"...Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год") и заверяется печатью организации".
Вопрос: Обязан ли работодатель хранить у себя оригинал формы СТД-Р, предъявленный работником при приеме на работу, и в течение какого срока?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Действующим законодательством также не урегулирован вопрос о необходимости хранения работодателем оригинала формы СТД-Р, предъявленного работником при приеме на работу. Законодательство не обязывает работодателя хранить эти сведения, равно как и не запрещает. По нашему мнению, работодателям необходимо самостоятельно определить - вернуть работнику оригинал формы СТД-Р или оставить его у себя. Таким образом, обязанность хранить у себя оригинал формы СТД-Р для работодателей законом не предусмотрена. Однако в целях подтверждения того, что работник на предыдущем месте работы отказался от ведения бумажной трудовой книжки, а также в целях избежания вопросов со стороны контролирующих органов предлагаем работодателю хранить оригинал формы СТД-Р у себя, как и другие кадровые документы (например, в личном деле работника).
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Действующим законодательством также не урегулирован вопрос о необходимости хранения работодателем оригинала формы СТД-Р, предъявленного работником при приеме на работу. Законодательство не обязывает работодателя хранить эти сведения, равно как и не запрещает. По нашему мнению, работодателям необходимо самостоятельно определить - вернуть работнику оригинал формы СТД-Р или оставить его у себя. Таким образом, обязанность хранить у себя оригинал формы СТД-Р для работодателей законом не предусмотрена. Однако в целях подтверждения того, что работник на предыдущем месте работы отказался от ведения бумажной трудовой книжки, а также в целях избежания вопросов со стороны контролирующих органов предлагаем работодателю хранить оригинал формы СТД-Р у себя, как и другие кадровые документы (например, в личном деле работника).
Вопрос: Правомерно ли хранить трудовые книжки работников не по адресу местонахождения организации?
(Консультация эксперта, 2026)По нашему мнению, бумажные трудовые книжки (в случае их ведения) следует хранить у работодателя. Хранение трудовых книжек вне места нахождения работодателя возможно в случае ведения кадровой документации структурными подразделениями организации.
(Консультация эксперта, 2026)По нашему мнению, бумажные трудовые книжки (в случае их ведения) следует хранить у работодателя. Хранение трудовых книжек вне места нахождения работодателя возможно в случае ведения кадровой документации структурными подразделениями организации.
Статья: Возможно ли взыскать с кадровика расходы, вызванные незаконным увольнением работника?
(Русаков И.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2024, N 25)Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами (ст. 242 ТК РФ). Перечень случаев возложения на работника материальной ответственности в полном размере причиненного ущерба приведен в ст. 243 ТК РФ. Но оснований для возложения полной материальной ответственности на главного специалиста отдела по кадровому обеспечению в соответствии с положениями ст. 243 ТК РФ нет. Так, не установлена прямая причинно-следственная связь между действиями (бездействием) кадрового работника и причиненным материальным ущербом в связи с обязанностью компании выплатить незаконно уволенному работнику средний заработок за время вынужденного прогула, поскольку, как следует из решения суда, компанией не были представлены акт, объяснения работницы по факту ее отсутствия на рабочем месте, а также достаточные доказательства, опровергающие доводы работницы об индивидуальном графике работы. Компанией не представлены доказательства того, что обязанность по хранению кадровых документов связана с трудовыми обязанностями главного специалиста отдела по кадровому обеспечению. Из определения суда, которым увольнение работницы было признано незаконным, следует, что основанием для удовлетворения ее иска послужила совокупность допущенных работодателем нарушений, в том числе несоразмерность взыскания тяжести вменяемого проступка.
(Русаков И.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2024, N 25)Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами (ст. 242 ТК РФ). Перечень случаев возложения на работника материальной ответственности в полном размере причиненного ущерба приведен в ст. 243 ТК РФ. Но оснований для возложения полной материальной ответственности на главного специалиста отдела по кадровому обеспечению в соответствии с положениями ст. 243 ТК РФ нет. Так, не установлена прямая причинно-следственная связь между действиями (бездействием) кадрового работника и причиненным материальным ущербом в связи с обязанностью компании выплатить незаконно уволенному работнику средний заработок за время вынужденного прогула, поскольку, как следует из решения суда, компанией не были представлены акт, объяснения работницы по факту ее отсутствия на рабочем месте, а также достаточные доказательства, опровергающие доводы работницы об индивидуальном графике работы. Компанией не представлены доказательства того, что обязанность по хранению кадровых документов связана с трудовыми обязанностями главного специалиста отдела по кадровому обеспечению. Из определения суда, которым увольнение работницы было признано незаконным, следует, что основанием для удовлетворения ее иска послужила совокупность допущенных работодателем нарушений, в том числе несоразмерность взыскания тяжести вменяемого проступка.
Статья: Факсимиле в кадровых документах: кадровая и судебная практика
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 6)Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год") и заверяется печатью организации.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 6)Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год") и заверяется печатью организации.