Копия паспорта у работодателя
Подборка наиболее важных документов по запросу Копия паспорта у работодателя (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Работник заменил паспорт и отказывается представить работодателю новые паспортные данные. Как поступить работодателю? Можно ли привлечь работника к дисциплинарной ответственности?
(Консультация эксперта, 2023)Роструд также подтвердил, что работодатель вправе хранить копии документов работника, в том числе копию паспорта, в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом)).
(Консультация эксперта, 2023)Роструд также подтвердил, что работодатель вправе хранить копии документов работника, в том числе копию паспорта, в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом)).
Статья: Плюсы и минусы онлайн-собеседований
(Васильева К.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 7)Пример 1. На практике кандидат на вакансию в начале собеседования подтверждает свою личность, демонстрируя работодателю на камеру разворот своего паспорта (иного документа, удостоверяющего личность) с фотографией и полным именем. Однако кто гарантирует, что работодатель видит сейчас подлинный документ, а не искусно выполненную копию?
(Васильева К.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 7)Пример 1. На практике кандидат на вакансию в начале собеседования подтверждает свою личность, демонстрируя работодателю на камеру разворот своего паспорта (иного документа, удостоверяющего личность) с фотографией и полным именем. Однако кто гарантирует, что работодатель видит сейчас подлинный документ, а не искусно выполненную копию?
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Загранкомандировка
(КонсультантПлюс, 2026)"...Судом... установлено, что... истец вылетел из Российской Федерации, прибыв в Японию... вернулся... 12 сентября 2020 г., что подтверждается копией заграничного паспорта истца, билетами, посадочными талонами, маршрутной квитанцией, рабочей визой на весь период пребывания.
(КонсультантПлюс, 2026)"...Судом... установлено, что... истец вылетел из Российской Федерации, прибыв в Японию... вернулся... 12 сентября 2020 г., что подтверждается копией заграничного паспорта истца, билетами, посадочными талонами, маршрутной квитанцией, рабочей визой на весь период пребывания.
Нормативные акты
Федеральный закон от 30.12.2004 N 218-ФЗ
(ред. от 09.04.2026)
"О кредитных историях"
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2026)5.1. Субъект кредитной истории вправе направить в то бюро кредитных историй, в котором хранится его кредитная история, заявление об изменении сведений, содержащихся в титульной части кредитной истории, с приложением копий документов, подтверждающих изменение указанных сведений, либо обратиться в бюро кредитных историй с заявлением через источник формирования кредитной истории, который направляет в данное бюро кредитных историй сведения о таком субъекте кредитной истории в соответствии с договором о предоставлении информации. Копии соответствующих документов могут быть удостоверены работодателем субъекта кредитной истории, сотрудником организации - источника формирования кредитной истории, через которую подается заявление. Также субъект кредитной истории вправе обратиться непосредственно в бюро кредитных историй, предоставив оригиналы документов или их копии, заверенные в соответствии с законодательством Российской Федерации. Бюро кредитных историй вносит соответствующие изменения в титульную часть кредитной истории такого субъекта кредитных историй с проставлением пометки о том, что по информации, полученной от субъекта кредитной истории, паспорт (иной документ, удостоверяющий личность), данные которого внесены в титульную часть кредитной истории ранее, недействителен. Бюро кредитных историй при наличии соответствующего соглашения с субъектом кредитной истории вправе уведомлять его о поступлении от источника формирования кредитной истории сведений по сделке, вновь заключенной им с использованием устаревших сведений титульной части кредитной истории субъекта кредитных историй и (или) недействительного паспорта (иного документа, удостоверяющего личность), данные которого были внесены в титульную часть кредитной истории ранее.
(ред. от 09.04.2026)
"О кредитных историях"
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2026)5.1. Субъект кредитной истории вправе направить в то бюро кредитных историй, в котором хранится его кредитная история, заявление об изменении сведений, содержащихся в титульной части кредитной истории, с приложением копий документов, подтверждающих изменение указанных сведений, либо обратиться в бюро кредитных историй с заявлением через источник формирования кредитной истории, который направляет в данное бюро кредитных историй сведения о таком субъекте кредитной истории в соответствии с договором о предоставлении информации. Копии соответствующих документов могут быть удостоверены работодателем субъекта кредитной истории, сотрудником организации - источника формирования кредитной истории, через которую подается заявление. Также субъект кредитной истории вправе обратиться непосредственно в бюро кредитных историй, предоставив оригиналы документов или их копии, заверенные в соответствии с законодательством Российской Федерации. Бюро кредитных историй вносит соответствующие изменения в титульную часть кредитной истории такого субъекта кредитных историй с проставлением пометки о том, что по информации, полученной от субъекта кредитной истории, паспорт (иной документ, удостоверяющий личность), данные которого внесены в титульную часть кредитной истории ранее, недействителен. Бюро кредитных историй при наличии соответствующего соглашения с субъектом кредитной истории вправе уведомлять его о поступлении от источника формирования кредитной истории сведений по сделке, вновь заключенной им с использованием устаревших сведений титульной части кредитной истории субъекта кредитных историй и (или) недействительного паспорта (иного документа, удостоверяющего личность), данные которого были внесены в титульную часть кредитной истории ранее.
Приказ СФР от 11.03.2025 N 278
"Об утверждении Административного регламента Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по предоставлению государственной услуги "Принятие решения о финансовом обеспечении предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также возмещение произведенных расходов на оплату предупредительных мер"
(Зарегистрировано в Минюсте России 10.04.2025 N 81796)б) копия (выписка) локального нормативного акта о реализуемых страхователем мероприятиях по улучшению условий и охраны труда и (или) копия (выписка) коллективного договора (соглашения по охране труда между работодателем и представительным органом работников);
"Об утверждении Административного регламента Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по предоставлению государственной услуги "Принятие решения о финансовом обеспечении предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также возмещение произведенных расходов на оплату предупредительных мер"
(Зарегистрировано в Минюсте России 10.04.2025 N 81796)б) копия (выписка) локального нормативного акта о реализуемых страхователем мероприятиях по улучшению условий и охраны труда и (или) копия (выписка) коллективного договора (соглашения по охране труда между работодателем и представительным органом работников);
Статья: Компенсация за использование автомобиля. Когда может возникнуть спор из-за НДФЛ?
("Практическая бухгалтерия", 2025, N 2)Для получения компенсации по использованию автомобиля работнику необходимо представить в компанию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля. Если сотрудник управляет транспортным средством по доверенности, то ему необходимо также передать работодателю копию этого документа. Для выплаты компенсации руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ. В нем нужно указать Ф.И.О. работника, которому необходимо выплатить деньги, и сумму.
("Практическая бухгалтерия", 2025, N 2)Для получения компенсации по использованию автомобиля работнику необходимо представить в компанию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля. Если сотрудник управляет транспортным средством по доверенности, то ему необходимо также передать работодателю копию этого документа. Для выплаты компенсации руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ. В нем нужно указать Ф.И.О. работника, которому необходимо выплатить деньги, и сумму.
Статья: Всегда ли дистанционщику на Севере полагаются северные выплаты
(Кокурина М.А.)
("Главная книга", 2025, N 6)Как отмечает Роструд, независимо от места нахождения работодателя, если в качестве дистанционщика нанят работник, проживающий в северных или приравненных к ним местностях, ему начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к зарплате. Потому что такие доплаты начисляются к зарплате работника в зависимости от места выполнения им трудовой функции, а не от места нахождения работодателя, в штате которого состоит работник <1>.
(Кокурина М.А.)
("Главная книга", 2025, N 6)Как отмечает Роструд, независимо от места нахождения работодателя, если в качестве дистанционщика нанят работник, проживающий в северных или приравненных к ним местностях, ему начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к зарплате. Потому что такие доплаты начисляются к зарплате работника в зависимости от места выполнения им трудовой функции, а не от места нахождения работодателя, в штате которого состоит работник <1>.
"Правовое регулирование новых видов предпринимательской деятельности: практическое пособие"
(Абрамов В.Ю., Абрамов Ю.В.)
("Юстицинформ", 2023)Электронный формат документооборота позволяет сторонам заключить трудовой договор о дистанционной работе путем обмена электронными документами. С этой целью дистанционный работник вправе представить работодателю документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, а именно паспорт, СНИЛС, документ об образовании, военный билет, трудовую книжку и т.п. в форме электронного образа документа и по требованию работодателя направить ему по почте заказным письмом с уведомлением о вручении нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
(Абрамов В.Ю., Абрамов Ю.В.)
("Юстицинформ", 2023)Электронный формат документооборота позволяет сторонам заключить трудовой договор о дистанционной работе путем обмена электронными документами. С этой целью дистанционный работник вправе представить работодателю документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, а именно паспорт, СНИЛС, документ об образовании, военный билет, трудовую книжку и т.п. в форме электронного образа документа и по требованию работодателя направить ему по почте заказным письмом с уведомлением о вручении нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Ситуация: Как предоставляются служебные жилые помещения и жилые помещения в общежитиях?
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)копии паспортов работника (служащего) и членов его семьи (свидетельства о рождении - для детей до 14 лет);
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)копии паспортов работника (служащего) и членов его семьи (свидетельства о рождении - для детей до 14 лет);
Статья: Детские вычеты по-новому: какова цена ошибки
(Мартынюк Н.А.)
("Главная книга", 2025, N 20)Например, одной организации работник принес свидетельство о рождении для вычета, а вторая исходит из отметки о ребенке в копии паспорта работника или из пришедшего на него исполнительного документа об удержании алиментов на несовершеннолетнего ребенка. Обе организации должны предоставлять вычет, даже если знают друг о друге, - иных вариантов действий НК не дает.
(Мартынюк Н.А.)
("Главная книга", 2025, N 20)Например, одной организации работник принес свидетельство о рождении для вычета, а вторая исходит из отметки о ребенке в копии паспорта работника или из пришедшего на него исполнительного документа об удержании алиментов на несовершеннолетнего ребенка. Обе организации должны предоставлять вычет, даже если знают друг о друге, - иных вариантов действий НК не дает.
Статья: Спор об обязании заключить договор социального найма жилого помещения (на основании судебной практики Московского городского суда)
("Электронный журнал "Помощник адвоката", 2026)2. Доказательства того, что Истец обладает правом пользования жилым помещением и вселен в него на законных основаниях, в том числе в качестве члена семьи нанимателя: копии ордера на жилое помещение/паспорта на занимаемую государственную жилую площадь по ордеру/справки балансодержателя о вселении Истца в общежитие/выписки из приказа работодателя Истца о закреплении за ним жилого помещения в общежитии/трудовой книжки Истца/решения уполномоченного органа о предоставлении Истцу жилого помещения/типового договора найма жилого помещения/вступившего в законную силу судебного акта о выселении Истца в иное жилое помещение взамен аварийного жилья/распоряжения ДЖП и ЖФ г. Москвы о предоставлении Истцу жилого помещения/учетного дела в отношении жилого помещения/финансового лицевого счета/выписки из домовой книги/нотариально удостоверенного согласия нанимателя на вселение члена семьи/свидетельства о рождении/свидетельства о заключении брака/свидетельства о смерти нанимателя/дополнительного соглашения к договору социального найма жилого помещения о вселении Истца в качестве члена семьи нанимателя/других документов.
("Электронный журнал "Помощник адвоката", 2026)2. Доказательства того, что Истец обладает правом пользования жилым помещением и вселен в него на законных основаниях, в том числе в качестве члена семьи нанимателя: копии ордера на жилое помещение/паспорта на занимаемую государственную жилую площадь по ордеру/справки балансодержателя о вселении Истца в общежитие/выписки из приказа работодателя Истца о закреплении за ним жилого помещения в общежитии/трудовой книжки Истца/решения уполномоченного органа о предоставлении Истцу жилого помещения/типового договора найма жилого помещения/вступившего в законную силу судебного акта о выселении Истца в иное жилое помещение взамен аварийного жилья/распоряжения ДЖП и ЖФ г. Москвы о предоставлении Истцу жилого помещения/учетного дела в отношении жилого помещения/финансового лицевого счета/выписки из домовой книги/нотариально удостоверенного согласия нанимателя на вселение члена семьи/свидетельства о рождении/свидетельства о заключении брака/свидетельства о смерти нанимателя/дополнительного соглашения к договору социального найма жилого помещения о вселении Истца в качестве члена семьи нанимателя/других документов.
Статья: Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
Статья: Предоставление мужу ежегодного отпуска во время предоставления жене отпуска по беременности и родам
(Семенова М.А.)
("Кадровик-практик", 2025, N 1)Как правило, работнику не составляет труда предъявить оригиналы свидетельства о заключении брака и паспорта. Но порой работники представляют лишь копии этих документов (например, когда они трудятся дистанционно и не могут лично явиться к работодателю для демонстрации подлинников). На портале Роструда в этой связи отмечается: "Если работодатель сомневается в достоверности копии свидетельства о заключении брака и паспорта, то он вправе потребовать предоставить надлежащим образом заверенные (в том числе нотариально) копии указанных документов" (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос N 144102 от 09.02.2021).
(Семенова М.А.)
("Кадровик-практик", 2025, N 1)Как правило, работнику не составляет труда предъявить оригиналы свидетельства о заключении брака и паспорта. Но порой работники представляют лишь копии этих документов (например, когда они трудятся дистанционно и не могут лично явиться к работодателю для демонстрации подлинников). На портале Роструда в этой связи отмечается: "Если работодатель сомневается в достоверности копии свидетельства о заключении брака и паспорта, то он вправе потребовать предоставить надлежащим образом заверенные (в том числе нотариально) копии указанных документов" (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос N 144102 от 09.02.2021).
Вопрос: Как оформить выдачу из кассы депонированной заработной платы по доверенности?
(Консультация эксперта, 2026)Сама доверенность или ее заверенная копия прикладывается к РКО. Для получения денег представитель работника, указанный в доверенности, должен предъявить кассиру паспорт.
(Консультация эксперта, 2026)Сама доверенность или ее заверенная копия прикладывается к РКО. Для получения денег представитель работника, указанный в доверенности, должен предъявить кассиру паспорт.
Статья: Анализ судебной практики о дискриминации при приеме на работу
(Сыченко Е.В.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2021, N 3)И всего в нескольких делах истцы указали конкретное основание дискриминации, из них лишь одно дело было выиграно истцом. Например, в деле, рассмотренном в Санкт-Петербурге, истица указывала, что ей отказали в связи с ее национальностью. В качестве доказательства она указывала на то, что при передаче документов для снятия копии с ее паспорта сотрудник компании-работодателя сказал ей: "Понаехали тут всякие" <9>. В других делах истцы обжаловали отказ в приеме на работу в связи с чрезвычайно отдаленным от работы местом жительства <10> или в связи с возрастом заявителя <11>, в связи с наличием "претензий по линии службы безопасности" <12>, полом <13>, получением образования в высшем учебном заведении <14>, инвалидностью <15>, но доказать дискриминацию не смогли <16>. Лишь в трех делах о дискриминационном отказе в приеме на работу суд при рассмотрении заявления работника сравнил квалификационные характеристики истца с теми, кто был принят на работу, или с теми, кто также претендовал на занятие должности <17>, хотя согласно здравому смыслу и практике ЕСПЧ <18> именно сравнение должно быть основой доказательства дискриминации в таких делах.
(Сыченко Е.В.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2021, N 3)И всего в нескольких делах истцы указали конкретное основание дискриминации, из них лишь одно дело было выиграно истцом. Например, в деле, рассмотренном в Санкт-Петербурге, истица указывала, что ей отказали в связи с ее национальностью. В качестве доказательства она указывала на то, что при передаче документов для снятия копии с ее паспорта сотрудник компании-работодателя сказал ей: "Понаехали тут всякие" <9>. В других делах истцы обжаловали отказ в приеме на работу в связи с чрезвычайно отдаленным от работы местом жительства <10> или в связи с возрастом заявителя <11>, в связи с наличием "претензий по линии службы безопасности" <12>, полом <13>, получением образования в высшем учебном заведении <14>, инвалидностью <15>, но доказать дискриминацию не смогли <16>. Лишь в трех делах о дискриминационном отказе в приеме на работу суд при рассмотрении заявления работника сравнил квалификационные характеристики истца с теми, кто был принят на работу, или с теми, кто также претендовал на занятие должности <17>, хотя согласно здравому смыслу и практике ЕСПЧ <18> именно сравнение должно быть основой доказательства дискриминации в таких делах.