Электронная переписка с работником
Подборка наиболее важных документов по запросу Электронная переписка с работником (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Дистанционный работник переехал в другую местность: что учесть работодателю при увольнении
(Бекетова Н.А.)
("Кадровик-практик", 2024, N 2)При оспаривании своего увольнения работник представил суду электронную переписку с работодателем по рабочим вопросам, подтверждающую, что после изменения местности выполнения трудовой функции трудовые обязанности исполнялись им надлежащим образом. Суд посчитал, что основания для увольнения у работодателя отсутствовали.
(Бекетова Н.А.)
("Кадровик-практик", 2024, N 2)При оспаривании своего увольнения работник представил суду электронную переписку с работодателем по рабочим вопросам, подтверждающую, что после изменения местности выполнения трудовой функции трудовые обязанности исполнялись им надлежащим образом. Суд посчитал, что основания для увольнения у работодателя отсутствовали.
Статья: Проблема определения понятия электронных доказательств: законодательные и судебно-практические аспекты
(Шихалиева С.З. кызы)
("Российский судья", 2024, N 9)В процессе анализа практики удается выделить разный подход судов к различным видам электронных доказательств. Например, СМС-сообщения, которые также создаются в электронной среде и могут нести в себе информацию о фактах или событиях, на практике могут быть отклонены судами. Так, Постановлением Десятого арбитражного апелляционного суда от 25 апреля 2016 г. N 10АП-17900/2014 по делу N А41-50304/14 в удовлетворении исковых требований было отказано <10>. В качестве доказательства истцом была представлена электронная переписка с сотрудниками ответчика, которая не содержала электронной подписи либо иных аналогов собственноручной подписи, в результате чего не была приобщена к делу.
(Шихалиева С.З. кызы)
("Российский судья", 2024, N 9)В процессе анализа практики удается выделить разный подход судов к различным видам электронных доказательств. Например, СМС-сообщения, которые также создаются в электронной среде и могут нести в себе информацию о фактах или событиях, на практике могут быть отклонены судами. Так, Постановлением Десятого арбитражного апелляционного суда от 25 апреля 2016 г. N 10АП-17900/2014 по делу N А41-50304/14 в удовлетворении исковых требований было отказано <10>. В качестве доказательства истцом была представлена электронная переписка с сотрудниками ответчика, которая не содержала электронной подписи либо иных аналогов собственноручной подписи, в результате чего не была приобщена к делу.
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2025 год: Статья 160 "Письменная форма сделки" ГК РФТаким образом, обмен юридическими сообщениями посредством электронной почты допускается, а электронная переписка является письменным доказательством по делу и подлежит оценке наряду с другими доказательствами, при одновременном соблюдении следующих условий: имеется возможность достоверно установить принадлежность адресов электронной почты сторонам переписки или их уполномоченным представителям (работникам); возможность обмена юридически значимыми сообщениями посредством электронной почты не ограничена законом, соглашением сторон, обычаями или практикой, установившейся во взаимоотношениях сторон."
Подборка судебных решений за 2025 год: Статья 15.2 "Ответственность за совершение нарушений законодательства Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" Федерального закона "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством"
(АО "Центр экономических экспертиз "Налоги и финансовое право")Как указал суд, признавая доводы Фонда несостоятельными, исполнение работником трудовых обязанностей подтверждено документами, в т.ч. должностной инструкцией, дипломом, удостоверением о повышении квалификации; трудовой книжкой; платежными ведомостями на выплату зарплаты, протоколом осмотра электронной переписки. Таким образом, суд установил наличие у работника необходимой квалификации и навыков для выполнения трудовых обязанностей и осуществление работником трудовых функций в обществе.
(АО "Центр экономических экспертиз "Налоги и финансовое право")Как указал суд, признавая доводы Фонда несостоятельными, исполнение работником трудовых обязанностей подтверждено документами, в т.ч. должностной инструкцией, дипломом, удостоверением о повышении квалификации; трудовой книжкой; платежными ведомостями на выплату зарплаты, протоколом осмотра электронной переписки. Таким образом, суд установил наличие у работника необходимой квалификации и навыков для выполнения трудовых обязанностей и осуществление работником трудовых функций в обществе.
Готовое решение: Как уволить за невыход на работу
(КонсультантПлюс, 2026)Учитывая установленный порядок взаимодействия с дистанционным работником, подтвердить его невыход на работу в первый рабочий день могут такие факты, как, например, отсутствие направленных им по электронной почте отчетов о начале и окончании работы, не отправленные в установленный срок ответы на ваши электронные сообщения по рабочим вопросам. Все выявленные факты рекомендуем зафиксировать актом в произвольной форме (нормативной нет), а также сохранить электронную переписку с работником. Например, если вы безуспешно пытаетесь дозвониться до дистанционного работника, можно составить акт в присутствии трех и более коллег, зафиксировав в нем в том числе время звонка, телефонный номер вызываемого абонента, тот факт, что вызов не был принят. Все собранные вами документы могут послужить доказательствами законности ваших действий в суде в случае спора с работником.
(КонсультантПлюс, 2026)Учитывая установленный порядок взаимодействия с дистанционным работником, подтвердить его невыход на работу в первый рабочий день могут такие факты, как, например, отсутствие направленных им по электронной почте отчетов о начале и окончании работы, не отправленные в установленный срок ответы на ваши электронные сообщения по рабочим вопросам. Все выявленные факты рекомендуем зафиксировать актом в произвольной форме (нормативной нет), а также сохранить электронную переписку с работником. Например, если вы безуспешно пытаетесь дозвониться до дистанционного работника, можно составить акт в присутствии трех и более коллег, зафиксировав в нем в том числе время звонка, телефонный номер вызываемого абонента, тот факт, что вызов не был принят. Все собранные вами документы могут послужить доказательствами законности ваших действий в суде в случае спора с работником.
Статья: Взыскать "серую" зарплату с работодателя. Возможно ли?
(Кочанова Т.)
("Трудовое право", 2023, N 5)Электронная переписка может послужить таким доказательством. Так, при приеме на работу менеджеру сообщили, что для уменьшения налоговых отчислений его зарплата будет состоять из официальной и неофициальной частей. Чтобы официальная часть была как можно меньше, сотрудника оформили на неполный рабочий день, хотя работал он полный день. Первоначально "черную" часть зарплаты перечисляли на банковскую карту работника со счета третьего лица, которое не являлось сотрудником компании, но фактически было уполномочено решать вопросы выплаты зарплаты. Затем работник по просьбе работодателя оформил отдельную банковскую карту и прислал ее с ПИН-кодом работодателю. Указанное третье лицо получало от имени работника его зарплату в кассе, а потом вносило деньги на карту через банкомат, как будто это делает сам работник. "Серую" зарплату работнику платили несколько лет. Не получив очередную выплату, он приостановил работу. Работодатель объявил ему выговор, а затем уволил по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК. Работник обратился в суд, заявив в том числе требование о взыскании "серой" зарплаты. Суд признал увольнение незаконным, а факт выплаты неофициальной части зарплаты доказанным. В качестве подтверждения выплаты неофициальной части зарплаты суд принял электронную переписку работника с коммерческим директором и третьим лицом, которое перечисляло зарплату. При этом суд учел, что у этих адресатов был общий доменный адрес, а в переписке обсуждался вопрос зачисления зарплаты на карты работников. Также суд принял во внимание выписки по банковскому счету работника. Они подтверждали, что суммы, которые работник заявлял как "черную" часть зарплаты, поступали на его счет ежемесячно соразмерными платежами. В итоге суд взыскал с работодателя задолженность по "серой" зарплате (Определение Седьмого КСОЮ от 13.07.2021 по делу N 88-10854/2021).
(Кочанова Т.)
("Трудовое право", 2023, N 5)Электронная переписка может послужить таким доказательством. Так, при приеме на работу менеджеру сообщили, что для уменьшения налоговых отчислений его зарплата будет состоять из официальной и неофициальной частей. Чтобы официальная часть была как можно меньше, сотрудника оформили на неполный рабочий день, хотя работал он полный день. Первоначально "черную" часть зарплаты перечисляли на банковскую карту работника со счета третьего лица, которое не являлось сотрудником компании, но фактически было уполномочено решать вопросы выплаты зарплаты. Затем работник по просьбе работодателя оформил отдельную банковскую карту и прислал ее с ПИН-кодом работодателю. Указанное третье лицо получало от имени работника его зарплату в кассе, а потом вносило деньги на карту через банкомат, как будто это делает сам работник. "Серую" зарплату работнику платили несколько лет. Не получив очередную выплату, он приостановил работу. Работодатель объявил ему выговор, а затем уволил по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК. Работник обратился в суд, заявив в том числе требование о взыскании "серой" зарплаты. Суд признал увольнение незаконным, а факт выплаты неофициальной части зарплаты доказанным. В качестве подтверждения выплаты неофициальной части зарплаты суд принял электронную переписку работника с коммерческим директором и третьим лицом, которое перечисляло зарплату. При этом суд учел, что у этих адресатов был общий доменный адрес, а в переписке обсуждался вопрос зачисления зарплаты на карты работников. Также суд принял во внимание выписки по банковскому счету работника. Они подтверждали, что суммы, которые работник заявлял как "черную" часть зарплаты, поступали на его счет ежемесячно соразмерными платежами. В итоге суд взыскал с работодателя задолженность по "серой" зарплате (Определение Седьмого КСОЮ от 13.07.2021 по делу N 88-10854/2021).
Статья: Может ли незаверенная электронная переписка быть доказательством в трудовом споре?
(Русаков И.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2024, N 43)Кассационный суд с такой позицией не согласился. Суды не установили, какие же в действительности правоотношения сложились между сторонами спора, в связи с чем работница проходила на территорию столовой, о чем имеются записи в журнале, сделанные охранником. Ссылаясь на то, что переписка в WhatsApp не может быть признана достоверным и допустимым доказательством, суды не учли, что обязательной нотариальной формы заверения электронной переписки законом не предусмотрено. Работник вправе представлять в суд любые доказательства, как наиболее слабая сторона в трудовых правоотношениях. Отметим, что аналогичный вывод в отношении незаверенной электронной переписки содержится в определениях Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 06.02.2024 N 88-3490/2024, Первого кассационного суда общей юрисдикции от 14.03.2023 N 88-6074/2023 по делу N 2-1308/2022.
(Русаков И.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2024, N 43)Кассационный суд с такой позицией не согласился. Суды не установили, какие же в действительности правоотношения сложились между сторонами спора, в связи с чем работница проходила на территорию столовой, о чем имеются записи в журнале, сделанные охранником. Ссылаясь на то, что переписка в WhatsApp не может быть признана достоверным и допустимым доказательством, суды не учли, что обязательной нотариальной формы заверения электронной переписки законом не предусмотрено. Работник вправе представлять в суд любые доказательства, как наиболее слабая сторона в трудовых правоотношениях. Отметим, что аналогичный вывод в отношении незаверенной электронной переписки содержится в определениях Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 06.02.2024 N 88-3490/2024, Первого кассационного суда общей юрисдикции от 14.03.2023 N 88-6074/2023 по делу N 2-1308/2022.
Статья: В каком случае переписка с контрагентом может выступить доказательством
(Высоцкая К., Шумилина Д.)
("Юридический справочник руководителя", 2026, N 5)Примечание. См. статью "Как проконтролировать электронную переписку сотрудников и не сесть в тюрьму" в N 5, 2019, на с. 30.
(Высоцкая К., Шумилина Д.)
("Юридический справочник руководителя", 2026, N 5)Примечание. См. статью "Как проконтролировать электронную переписку сотрудников и не сесть в тюрьму" в N 5, 2019, на с. 30.
Путеводитель по судебной практике: Электронные доказательства в арбитражном процессе.
Считается ли установленной сторона переписки, если в ней используется адрес электронной почты с доменным именем, указанным на сайте стороны
(КонсультантПлюс, 2026)"...Ссылка заявителя кассационной жалобы на отсутствие между сторонами отношений по перевозке грузов, а также на то, что ответчик не принимал груз к перевозке, правомерно отклонена судом апелляционной инстанции с учетом электронной переписки представителей (работников) сторон, согласованных в договоре (пункт 26); корпоративных почтовых доменов (fajlorus-scm.com - Истец, @http://trans-s.su/ - Ответчик) по вопросу исполнения данной заявки; использования обществом "Транссервис" почтового домена http://trans-s.su/, что подтверждается информацией с официального сайта ответчика https://trans-s.su/, https://trans-s.su/contacts/ и пунктом 26 договора от 02.11.2018 N 2018-11-02, в рамках которого осуществлялись перевозки; направления 24.12.2019 сотрудником ответчика, Рочевой Ксенией, с адреса kseniya.r(o), trans-s.su в адрес представителя истца, Халикова Пулата Викторовича, на адрес pv.khalikov(a), lorus-scm.com скан-копий паспорта и водительских прав привлеченного водителя, Торопчинова А.Н. и свидетельства о регистрации ТС транспортного средства гос. номер а552уе152, марка Iveco и полуприцепа; подтвержденного факта наличия отношений между Рочевой Ксенией и ответчиком, в частности, страницей с официального сайта ответчика https://trans-s.su/about/ и предыдущей перепиской с истцом с того же адреса корпоративной электронной почты, по вопросам исполнения других перевозок, факт осуществления которых ответчиком не оспаривается..."
Считается ли установленной сторона переписки, если в ней используется адрес электронной почты с доменным именем, указанным на сайте стороны
(КонсультантПлюс, 2026)"...Ссылка заявителя кассационной жалобы на отсутствие между сторонами отношений по перевозке грузов, а также на то, что ответчик не принимал груз к перевозке, правомерно отклонена судом апелляционной инстанции с учетом электронной переписки представителей (работников) сторон, согласованных в договоре (пункт 26); корпоративных почтовых доменов (fajlorus-scm.com - Истец, @http://trans-s.su/ - Ответчик) по вопросу исполнения данной заявки; использования обществом "Транссервис" почтового домена http://trans-s.su/, что подтверждается информацией с официального сайта ответчика https://trans-s.su/, https://trans-s.su/contacts/ и пунктом 26 договора от 02.11.2018 N 2018-11-02, в рамках которого осуществлялись перевозки; направления 24.12.2019 сотрудником ответчика, Рочевой Ксенией, с адреса kseniya.r(o), trans-s.su в адрес представителя истца, Халикова Пулата Викторовича, на адрес pv.khalikov(a), lorus-scm.com скан-копий паспорта и водительских прав привлеченного водителя, Торопчинова А.Н. и свидетельства о регистрации ТС транспортного средства гос. номер а552уе152, марка Iveco и полуприцепа; подтвержденного факта наличия отношений между Рочевой Ксенией и ответчиком, в частности, страницей с официального сайта ответчика https://trans-s.su/about/ и предыдущей перепиской с истцом с того же адреса корпоративной электронной почты, по вопросам исполнения других перевозок, факт осуществления которых ответчиком не оспаривается..."
Статья: Новогодняя проверка налоговых резервов
(Елина Л.А.)
("Главная книга", 2023, N 24)Лучше подтвердить перенос таких отпусков заявлениями работников, утвержденными руководством и/или приказами по организации о переносе неиспользованных отпусков на следующий год <12>. Или как-то иначе зафиксировать такой отпускной перенос именно с 2023 г. на 2024 г. (а не вообще "на потом") - к примеру, в переписке с работниками по электронной почте.
(Елина Л.А.)
("Главная книга", 2023, N 24)Лучше подтвердить перенос таких отпусков заявлениями работников, утвержденными руководством и/или приказами по организации о переносе неиспользованных отпусков на следующий год <12>. Или как-то иначе зафиксировать такой отпускной перенос именно с 2023 г. на 2024 г. (а не вообще "на потом") - к примеру, в переписке с работниками по электронной почте.
Статья: Спор о признании отношений трудовыми (на основании судебной практики Московского городского суда)
("Электронный журнал "Помощник адвоката", 2026)- переписка между Истцом и Ответчиком носила деловой характер, касалась вопросов выполнения работы Истцом, что подтверждается перепиской по электронной почте/в системах обмена сообщениями (мессенджерах)/протоколом осмотра электронной переписки между Истцом и работниками Ответчика/заключением специалиста по исследованию цифровой информации/другими документами;
("Электронный журнал "Помощник адвоката", 2026)- переписка между Истцом и Ответчиком носила деловой характер, касалась вопросов выполнения работы Истцом, что подтверждается перепиской по электронной почте/в системах обмена сообщениями (мессенджерах)/протоколом осмотра электронной переписки между Истцом и работниками Ответчика/заключением специалиста по исследованию цифровой информации/другими документами;