Что делать отделу кадров при смене фамилии сотрудником
Подборка наиболее важных документов по запросу Что делать отделу кадров при смене фамилии сотрудником (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Директор сменил фамилию - что делать бухгалтеру
(Филиппова О.В.)
("Главная книга", 2023, N 15)Шаг 3. Исправьте трудовую книжку директора (если вы ведете ее на бумаге). Изменения вносите на первую страницу (титульный лист). Сделайте это так: одной чертой зачеркните прежнюю фамилию и запишите новую. Ссылки на документ, подтверждающий изменение фамилии, укажите на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверьте подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (кадровой службы) (при наличии печати). Если в трудовой книжке есть вкладыш, исправьте фамилию и на обложке книжки, и на обложке вкладыша <3>.
(Филиппова О.В.)
("Главная книга", 2023, N 15)Шаг 3. Исправьте трудовую книжку директора (если вы ведете ее на бумаге). Изменения вносите на первую страницу (титульный лист). Сделайте это так: одной чертой зачеркните прежнюю фамилию и запишите новую. Ссылки на документ, подтверждающий изменение фамилии, укажите на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверьте подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (кадровой службы) (при наличии печати). Если в трудовой книжке есть вкладыш, исправьте фамилию и на обложке книжки, и на обложке вкладыша <3>.
Нормативные акты
Приказ Минпромторга России от 28.10.2014 N 2160
(ред. от 23.01.2019)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации"Приказы по личному составу: о приеме гражданина на государственную гражданскую службу, о переводе в другие федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации, об установлении надбавки к должностному окладу, о прекращении (расторжении) служебного контракта с сотрудником (увольнении), об изменении фамилии, премировании, - регистрируются в массиве приказов по личному составу порядковыми номерами с буквенным индексом "к" и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента до передачи в архив.
(ред. от 23.01.2019)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации"Приказы по личному составу: о приеме гражданина на государственную гражданскую службу, о переводе в другие федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации, об установлении надбавки к должностному окладу, о прекращении (расторжении) служебного контракта с сотрудником (увольнении), об изменении фамилии, премировании, - регистрируются в массиве приказов по личному составу порядковыми номерами с буквенным индексом "к" и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента до передачи в архив.
Приказ ФССП России от 18.03.2025 N 166
(ред. от 24.07.2025)
"О некоторых вопросах поступления на службу и ее прохождения в органах принудительного исполнения Российской Федерации"
(вместе с "Квалификационными требованиями к стажу службы в органах принудительного исполнения Российской Федерации или стажу (опыту) работы по специальности, образованию, профессиональным знаниям и навыкам сотрудника, необходимым для замещения должностей в органах принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком выдачи служебного удостоверения и специального жетона сотрудника органов принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком приема документов для поступления на службу в органы принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком проведения проверок в отношении гражданина, поступающего на службу в органы принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком разработки и утверждения должностной инструкции лиц, проходящих службу в органах принудительного исполнения Российской Федерации, и ее примерной формы", "Порядком зачисления сотрудника в распоряжение органа принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком нахождения сотрудника в распоряжении органа принудительного исполнения Российской Федерации", "Положением о централизованном учете персональных данных сотрудника органа принудительного исполнения Российской Федерации и ведении его личного дела", "Положением о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в органы принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком ведения, в том числе в электронной форме, реестра сотрудников органов принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком и условиями командирования сотрудников органов принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком утверждения правил внутреннего служебного распорядка территориальных органов принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком представления документов, подтверждающих время, затраченное сотрудником органов принудительного исполнения Российской Федерации на проезд к месту проведения отпуска и обратно", "Порядком организации работы по исчислению стажа службы (выслуги лет) для выплаты ежемесячной надбавки к окладу месячного денежного содержания за стаж службы (выслугу лет) сотрудникам органов принудительного исполнения Российской Федерации")
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.04.2025 N 81858)В случае утраты сотрудником удостоверения либо изменения фамилии, имени, отчества (при наличии) или должности сотрудника к рапорту прилагаются подтверждающие документы. Рапорт сотрудника с резолюцией непосредственного начальника направляется в кадровое подразделение по месту службы.
(ред. от 24.07.2025)
"О некоторых вопросах поступления на службу и ее прохождения в органах принудительного исполнения Российской Федерации"
(вместе с "Квалификационными требованиями к стажу службы в органах принудительного исполнения Российской Федерации или стажу (опыту) работы по специальности, образованию, профессиональным знаниям и навыкам сотрудника, необходимым для замещения должностей в органах принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком выдачи служебного удостоверения и специального жетона сотрудника органов принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком приема документов для поступления на службу в органы принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком проведения проверок в отношении гражданина, поступающего на службу в органы принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком разработки и утверждения должностной инструкции лиц, проходящих службу в органах принудительного исполнения Российской Федерации, и ее примерной формы", "Порядком зачисления сотрудника в распоряжение органа принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком нахождения сотрудника в распоряжении органа принудительного исполнения Российской Федерации", "Положением о централизованном учете персональных данных сотрудника органа принудительного исполнения Российской Федерации и ведении его личного дела", "Положением о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в органы принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком ведения, в том числе в электронной форме, реестра сотрудников органов принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком и условиями командирования сотрудников органов принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком утверждения правил внутреннего служебного распорядка территориальных органов принудительного исполнения Российской Федерации", "Порядком представления документов, подтверждающих время, затраченное сотрудником органов принудительного исполнения Российской Федерации на проезд к месту проведения отпуска и обратно", "Порядком организации работы по исчислению стажа службы (выслуги лет) для выплаты ежемесячной надбавки к окладу месячного денежного содержания за стаж службы (выслугу лет) сотрудникам органов принудительного исполнения Российской Федерации")
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.04.2025 N 81858)В случае утраты сотрудником удостоверения либо изменения фамилии, имени, отчества (при наличии) или должности сотрудника к рапорту прилагаются подтверждающие документы. Рапорт сотрудника с резолюцией непосредственного начальника направляется в кадровое подразделение по месту службы.
"Комментарий к Федеральному закону от 1 октября 2019 г. N 328-ФЗ "О службе в органах принудительного исполнения Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"
(постатейный)
(под общ. ред. В.А. Гуреева)
("Статут", 2024)В случае если сотрудник утратил удостоверение либо изменил фамилию, имя, отчество (при наличии) или должность, к рапорту прилагаются документы, подтверждающие изменения. Рапорт сотрудника с резолюцией непосредственного начальника направляется в кадровое подразделение по месту службы.
(постатейный)
(под общ. ред. В.А. Гуреева)
("Статут", 2024)В случае если сотрудник утратил удостоверение либо изменил фамилию, имя, отчество (при наличии) или должность, к рапорту прилагаются документы, подтверждающие изменения. Рапорт сотрудника с резолюцией непосредственного начальника направляется в кадровое подразделение по месту службы.
Статья: При приеме на работу обнаружили, что фамилия в трудовой книжке и паспорте не совпадает
(Тамочкина Т.Ю.)
("Кадровик-практик", 2024, N 5)Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати)".
(Тамочкина Т.Ю.)
("Кадровик-практик", 2024, N 5)Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати)".
"Заработная плата"
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)Форма "Сведения о застрахованном лице" приведена в Приложении N 1 к Приказу ФСС РФ от 08.04.2022 N 119. Работник может выбрать, как заполнить эту форму: от руки на распечатанном бланке или заполнить в электронной форме и подписать неквалифицированной либо простой электронной подписью (при наличии в организации кадрового ЭДО). Форма может быть заполнена сотрудником отдела кадров, а потом подписана работником.
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)Форма "Сведения о застрахованном лице" приведена в Приложении N 1 к Приказу ФСС РФ от 08.04.2022 N 119. Работник может выбрать, как заполнить эту форму: от руки на распечатанном бланке или заполнить в электронной форме и подписать неквалифицированной либо простой электронной подписью (при наличии в организации кадрового ЭДО). Форма может быть заполнена сотрудником отдела кадров, а потом подписана работником.
Вопрос: При трудоустройстве работница, несколько лет нигде не работавшая, предъявила диплом о высшем образовании на другую фамилию - выходила замуж, меняла фамилию, затем развелась, вернула девичью фамилию. Вносить ли в бумажную трудовую книжку сведения о двух сменах фамилии, или достаточно отразить их в личной карточке?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Кировской обл., 2024)При смене личных данных работником обязанность корректировки сведений по нему в документах возлагается на кадровую службу, однако четко прописанного порядка такой корректировки при этом в законодательстве нет.
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Кировской обл., 2024)При смене личных данных работником обязанность корректировки сведений по нему в документах возлагается на кадровую службу, однако четко прописанного порядка такой корректировки при этом в законодательстве нет.
Вопрос: Об оформлении дубликата трудовой книжки работника, сменившего фамилию.
(Письмо Минтруда России от 01.02.2023 N 14-6/ООГ-726)Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).
(Письмо Минтруда России от 01.02.2023 N 14-6/ООГ-726)Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).
Типовая ситуация: Как внести изменения (исправления) в трудовую книжку (для бюджетной организации)
(Издательство "Главная книга", 2025)изменения записей о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника.
(Издательство "Главная книга", 2025)изменения записей о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника.
Вопрос: Должен ли работодатель в связи со сменой работницей фамилии вносить изменения в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них? В каком порядке?
(Консультация эксперта, 2025)Одной чертой зачеркиваются прежние фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати) (п. 7 Порядка N 320н).
(Консультация эксперта, 2025)Одной чертой зачеркиваются прежние фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати) (п. 7 Порядка N 320н).
Вопрос: Из организации уволился работник кадровой службы, который подавал уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных от организации, указанные полномочия переданы другому работнику кадровой службы. Нужно ли в настоящее время подавать какие-то сведения в Роскомнадзор, если ничего больше не изменилось?
(Консультация эксперта, 2023)В уведомлении, в частности, указываются сведения о лицах, ответственных за обработку персональных данных, номера их телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты. В конце уведомления проставляется подпись ответственного работника, который подписывает документ (в рассматриваемом случае это работник кадровой службы) (ч. 1, п. 7.1 ч. 3 ст. 22 Закона N 152-ФЗ, Приложение 1 к Приказу Роскомнадзора N 180).
(Консультация эксперта, 2023)В уведомлении, в частности, указываются сведения о лицах, ответственных за обработку персональных данных, номера их телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты. В конце уведомления проставляется подпись ответственного работника, который подписывает документ (в рассматриваемом случае это работник кадровой службы) (ч. 1, п. 7.1 ч. 3 ст. 22 Закона N 152-ФЗ, Приложение 1 к Приказу Роскомнадзора N 180).