2.2. Реквизиты документов. Общие требования к созданию и оформлению документов

2.2.1. Каждый вид служебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие или неправильное указание которых делает документ недействительным.

2.2.2. Состав реквизитов служебных документов, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются в соответствии с положениями национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016.

2.2.3. Основными реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Росимущества, являются:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) наименование Агентства - автора документа;

3) наименование структурного подразделения Росимущества - автора документа;

4) наименование должности лица - автора документа;

5) справочные данные о Росимуществе;

6) наименование вида документа;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

10) место составления (издания) документа;

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) гриф утверждения документа <1>;

--------------------------------

<1> Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 13 к настоящей Инструкции.

13) адресат;

14) заголовок к тексту;

15) текст документа;

16) отметка о приложении;

17) гриф согласования документа;

18) виза;

19) подпись;

20) отметка об электронной подписи;

21) печать;

22) отметка об исполнителе;

23) отметка о заверении копии;

24) отметка о поступлении документа;

25) отметка о контроле;

26) резолюция;

27) отметка о направлении документа в дело.

При подготовке и в процессе работы с документами могут также использоваться и другие реквизиты, например, пометки "Лично", "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Правила оформления основных реквизитов документов и их расположение изложены в приложении N 1 к настоящей Инструкции.

2.2.4. Документы Росимущества, в том числе совместные, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм). Отдельные виды документов (таблицы, сметы, схемы) допускается оформлять с использованием формата A3 (420 x 297 мм).

2.2.5. При подготовке документов используется свободно распространяемый шрифт, являющийся метрическим аналогом Times New Roman, традиционного начертания, делового стиля, размером N 14 и N 13 (для многостраничных документов).

При оформлении таблиц допускается использовать шрифт меньших размеров (N 12, 11, 10).

При оформлении некоторых реквизитов писем также допускается уменьшение размера шрифта до N 12 и до N 8 (п. 14 и п. 22 приложения N 1 к настоящей Инструкции соответственно).

2.2.6. Многострочные реквизиты документа (кроме текста) печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части одного реквизита могут отделяться дополнительным интервалом.

Друг от друга реквизиты отделяются 2 - 3 межстрочными интервалами.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 13 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

2.2.7. Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка, выравнивается по ширине листа (границам левого и правого полей документа).

При необходимости при подготовке документов в текстовом редакторе межстрочный пробел может быть установлен в режиме "Множитель" и измеряться величинами в промежутке от 1,3 до 1,5. Через 2 межстрочных интервала печатаются тексты документов для устного прочтения (доклады), а также тексты, подлежащие редактированию, телеграммы.

При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа, оформляемые слева (заголовок к тексту, отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза "С уважением," печатаются непосредственно от границы левого поля.

В исключительных случаях допускается выделение части текста (кроме текста приказов и распоряжений) с использованием полужирного начертания, курсива, подчеркивания.

2.2.8. Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

2.2.9. Реквизиты "Подпись" и/или "Гриф согласования" должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист. <2>

--------------------------------

<2> Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более четырех грифов согласования.

2.2.10. Документы, изготовленные на бумажном носителе, оформленные на бланке или без него, должны иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе приказы, распоряжения, протоколы, договоры, должны иметь левое поле 30 мм. Это положение учитывается при разработке бланков тех видов документов, которые имеют длительные сроки хранения.

Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

В проектах законодательных актов, актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации устанавливаются поля в соответствии с порядком подготовки указанных актов.

2.2.11. Допускается в исключительных случаях создание документов (доверенности, инструкции и др.) на лицевой и оборотной стороне листа.

При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.2.12. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами без каких-либо дополнительных знаков по центру верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. На первом листе номер страницы не ставится.

Приложения к документам имеют собственную нумерацию страниц.

2.2.13. Положения, инструкции и иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

2.2.14. Электронные документы должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

Файлы электронных документов и электронных копий документов с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи (в случае их формирования), передаваемых посредством системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), должны иметь формат PDF/A-1.

Электронные документы, создаваемые в системе электронного документооборота, состоят из контента (содержания) и метаданных. Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке документа (далее - ЭРК).