4.6. Договоры, соглашения, контракты

4.6.1. Проекты заключаемых Росимуществом договоров (контрактов, соглашений, дополнительных соглашений) (далее - договоры) готовятся и оформляются управлениями (самостоятельными отделами) Росимущества в рамках их компетенции в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.6.2. Текст договоров фиксирует соглашение двух или нескольких сторон об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Текст подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

4.6.3. Проект договора (соглашения, контракта, дополнительного соглашения) готовится по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации для конкретных видов договоров, и подписывается в двух или более (в соответствии с количеством сторон, участвующих в договорных отношениях) экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

4.6.4. При подготовке договора исполнитель создает ЭРК в соответствующем разделе АС ДОУ с заполнением всех обязательных полей. Согласование проекта договора, не содержащего информацию ограниченного распространения и персональных данных, первоначально проходит в АС ДОУ с прикреплением проекта документа к ЭРК.

Для проекта договора, содержащего информацию ограниченного распространения, персональные данные, в АС ДОУ создается только ЭРК без прикрепления текстовых файлов. Согласование проекта документа осуществляется вне АС ДОУ.

4.6.5. После согласования в АС ДОУ экземпляр договора на бумажном носителе, который помещается в дело Росимущества, визируется, как правило, на лицевой стороне подписного листа в нижней его части, а также на лицевой стороне последних листов приложений, являющихся его неотъемлемой частью, исполнителем и руководителем структурного подразделения Росимущества, подготовившего проект, заместителем руководителя, курирующего подразделение (в случае если договор подписывается руководителем Росимущества), руководителем или иным должностным лицом Юридической службы, определенным приказом (распоряжением) Росимущества либо письменным поручением начальника Юридической службы, а также руководителями заинтересованных структурных подразделений.

Проект договора (соглашения, контракта, дополнительного соглашения), предусматривающий финансовые обязательства со стороны Росимущества, визируется также руководителем или иным уполномоченным работником структурного подразделения, на которое возложены функции по финансовому обеспечению деятельности Росимущества (лицом, исполняющим его обязанности), и заместителем руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей, если документ будет подписываться руководителем.

4.6.6. Договоры (контракты, соглашения, дополнительные соглашения), подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов, организациями, а также международные договоры от иностранных государств, международных организаций и иных образований, обладающих правом заключать международные договоры, передаются на согласование в соответствующие структурные подразделения Росимущества.

4.6.7. Договоры (соглашения, контракты, дополнительные соглашения) представляются на подпись руководителю Росимущества, его заместителям в соответствии с распределением обязанностей, а также другим уполномоченным в установленном порядке лицам.

4.6.8. Подпись на договоре (соглашении, контракте, дополнительном соглашении) заверяется оттиском гербовой печати Росимущества, после чего все экземпляры договора вместе с документами, послужившими основанием для его подготовки, передаются на регистрацию в подразделение Службы делопроизводства, осуществляющее регистрацию и хранение договоров (соглашений, контрактов, дополнительных соглашений) до их передачи на архивное хранение.

4.6.9. При регистрации на договоре (соглашении, контракте), за исключением случаев, указанных в п. 4.6.13 настоящей Инструкции, проставляется индекс 01, затем указывается индекс управления, ответственного за подготовку, и после порядковый номер в общем массиве договоров (соглашений, контрактов).

Например: 01-08/56.

4.6.10. Исполнитель направляет электронную копию подписанного договора (соглашения, контракта, дополнительного соглашения), за исключением документов, указанных в п. 4.6.13 настоящей Инструкции, в подразделение Службы делопроизводства, на которое возложены функции по регистрации договоров, для завершения оформления ЭРК договора в АС ДОУ. Работник, осуществляющий регистрацию, прикрепляет электронную копию документа к ЭРК и направляет на подпись лицу, подписавшему документ, для подтверждения аутентичности электронной копии документу на бумажном носителе, а после подписания завершает регистрацию документа в АС ДОУ.

4.6.11. В целях обеспечения сохранности документов и защиты служебной информации в процессе их обработки, использования и хранения договоры прошиваются с оформлением заверительной надписи аналогично протоколам (п. 4.5.17 настоящей Инструкции). Заверение прошивки договоров оформляется членом соответствующей комиссии либо ответственным исполнителем, готовившим проект договора. При необходимости заверительная надпись подписывается председателем комиссии, руководителем подразделения, подготовившего проект договора, либо лицом, подписавшим договор. Полномочия по заверению прошивки документов должны быть предусмотрены в должностном регламенте члена комиссии - работника Росимущества или в положении о соответствующей комиссии.

По требованию регистрирующих органов заверительная надпись подтверждается оттиском гербовой печати.

4.6.12. Подлинники договоров (контрактов, соглашений, дополнительных соглашений) направляются сторонам, заключившим договор (контракт, соглашение, дополнительное соглашение) с Росимуществом.

4.6.13. Договоры, государственные контракты, заключенные в соответствии с требованиями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", не учитываются в АС ДОУ. Они составляют самостоятельный регистрационный массив, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях Росимущества, на которые возложены функции по финансовому обеспечению деятельности Росимущества и ведению реестра государственных контрактов в сфере закупок товаров, работ и услуг, заключенных Росимуществом.

При этом регистрационный номер договора состоит из буквенного индекса "Д", указания на год заключения договора, индекса подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера документа в пределах своей группы.

Например: Д19-7/231, где:

"Д" - указание вида документа - договор;

19 - год заключения договора (2019);

7 - код структурного подразделения-исполнителя;

231 - порядковый номер документа в массиве данной группы документов.

При регистрации контрактов используется буквенный индекс "К" и регистрационный номер оформляется следующим образом: N К09-12/287.

4.6.14. Порядок и сроки хранения договоров (соглашений, контрактов, дополнительных соглашений) устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Росимущества.