4.5.1. Деятельность по совместной выработке решений на совещаниях, собраниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов, комиссий оформляется протоколами.
4.5.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Ведение записей в ходе заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на подразделение, готовившее вопросы к обсуждению.
Протокол должен быть оформлен не позднее чем через 3 дня со дня проведения мероприятия, если сроки его подготовки не оговорены особо.
4.5.3. Проект протокола совещания у руководителя (заместителя руководителя) Росимущества готовится подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем или лицом, его замещающим, корректором и представляется руководителю (заместителю руководителя Росимущества).
Для подтверждения объективности и полноты отраженной в протоколе информации протокол согласовывается основными участниками мероприятия (по решению лица, подписывающего протокол).
4.5.4. Протоколы составляются в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
4.5.5. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной.
4.5.6. Во вводной части указываются:
председатель (председательствующий) - фамилия и инициалы (в протоколах совещаний у руководителя Росимущества и заместителей руководителя председательствующий не указывается);
секретарь - фамилия и инициалы;
фамилии и инициалы, при необходимости должности участников, присутствовавших на заседании;
фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание, с указанием должности и наименования организации.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается их общее количество, а список присутствующих с указанием их должностей и фамилий является неотъемлемой частью протокола. В этом случае используется следующая формулировка:
"Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 30 человек (список прилагается)."
Лица, которые были приглашены на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова "Приглашенные:" с указанием их должности и места работы, если они являются представителями других организаций.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей вопрос или перечень рассматриваемых вопросов. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке их обсуждения. Должность и фамилия докладчика по каждому рассматриваемому вопросу могут не указываться. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "о" ("об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Словосочетание "ПОВЕСТКА ДНЯ" следует писать прописными буквами и располагать по центру.
4.5.7. В основной части протокола фиксируется ход заседания.
Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
После слова "СЛУШАЛИ:" в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. В случае наличия текста доклада после фамилии докладчика делается отметка: "Текст доклада прилагается".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ:" последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: "считает", "предлагает" или "считают", "предлагают".
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (кратко) или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска: "Текст выступления прилагается".
При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.
В разделе "РЕШИЛИ:" ("ПОСТАНОВИЛИ:") записываются принятые решения, которые формулируются в неопределенной форме глагола: "одобрить", "доработать", "проинформировать".
Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами.
Решение в тексте протокола печатается в той формулировке, которая была принята на заседании, оформляется по образцу текста распорядительной части приказа (п. 4.1.12 настоящей Инструкции); при необходимости приводятся результаты голосования: количество голосов, поданных "За - ..., против - ..., воздержалось - ...", а также, если голосование было тайным, - количество выданных бюллетеней.
При принятии решения об утверждении какого-либо документа в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
4.5.8. Если кто-то из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и приобщается к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: "Особое мнение Иванова А.П. прилагается".
4.5.9. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.
Во вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего (председателя), а также должности, фамилии и инициалы лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, фамилии и инициалы присутствовавших. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
---------------
Заместитель Министра финансов
Российской Федерации Фамилия И.О.
Заместители руководителя Федерального агентства
по управлению государственным имуществом Фамилия И.О.
Фамилия И.О.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
4.5.10. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного межстрочного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, через 1 межстрочный интервал.
Ниже указывается принятое по вопросу решение.
4.5.11. Протоколы печатаются на бланке протокола с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации либо на стандартном листе бумаги формата A4 (с воспроизведением реквизитов бланка) шрифтом размером N 14.
4.5.12. Реквизитами протокола являются: наименование государственного органа, наименование органа (совещательного, методического или иного), деятельность которого протоколируется, или вида совещания (заседания); наименование вида документа; место составления (издания) документа (для совещаний/заседаний, состоявшихся вне Росимущества); дата документа; регистрационный номер документа; текст, подписи, визы (при необходимости), оформляемые в соответствии с приложением N 1 к настоящей Инструкции.
1). Наименование документа - ПРОТОКОЛ - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру.
2). Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.
3). Место проведения совещания (заседания) - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание или где в том случае, если оно происходило не на обычном месте (например: г. Саратов); печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
4). Дата - оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, протоколы заседаний экспертных, научных советов, протоколы комиссий. Если документ имеет гриф "Для служебного пользования", к номеру добавляется буквенный код - "дсп".
Протоколы заседаний коллегии, совещаний/заседаний, проводимых руководителем Росимущества и его заместителями, регистрируются в АС ДОУ работниками структурного подразделения, осуществляющего функции регистрации исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов.
Протоколы заседаний экспертных, научных советов, комиссий регистрируются секретарями данных коллегиальных органов или работниками структурных подразделений, осуществляющих обеспечение (сопровождение) работы указанных советов (комиссий).
Номера протоколам совещаний в структурных подразделениях присваиваются в АС ДОУ автоматически и состоят из индекса подразделения, ответственного за его подготовку, и порядкового номера, например: 03/64.
Протоколы по проведению торгов могут иметь составные номера, первая цифра которых соответствует номеру проведенных данной комиссией торгов, а вторая (в скобках) - порядковому номеру протокола на этих торгах.
Протоколы совместных заседаний федеральных органов исполнительной власти оформляются на чистом листе бумаги формата A4 и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, написанные через косую черту.
В случае если постановления (решения), принятые на заседаниях коллегиальных органов (комиссий), оформляются в виде самостоятельных документов, их номера состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. При необходимости могут прибавляться буквенные коды.
6). Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной (п. 4.5.5 - 4.5.7).
Отметка о наличии приложения к протоколу оформляется в соответствии с п. 16 приложения N 1 к настоящей Инструкции.
7). Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и оформляется в соответствии с п. 19 приложения N 1 к настоящей Инструкции. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
4.5.13. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем, если не установлено иное. Протокол совещания у руководителя Росимущества или его заместителей подписывается соответственно руководителем Росимущества или его заместителем.
4.5.14. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первого листа проставляется пометка "Для служебного пользования".
Номер экземпляра печатается ниже грифа через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему.
4.5.15. Текстовые поля протоколов оформляются в следующих границах:
протокола совещания, проводимого у руководства Росимущества: верхнее поле - устанавливается границами бланка (2-я и последующая страницы - 2 см), левое поле - 3 см, правое поле - 1 см, нижнее поле - 2 см;
протокола совещания, проводимого у руководства структурного подразделения: верхнее поле - 2 см, левое поле - не менее 2 см, правое поле - 1 см, нижнее поле - 2 см.
Образцы оформления полного протокола, краткого протокола и протокола совещания в структурном подразделении представлены в приложениях N 37, N 38 и N 39 к настоящей Инструкции соответственно.
4.5.16. Подлинники протоколов совещаний, проводимых в структурных подразделениях, хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел до передачи на архивное хранение.
Подлинники протоколов заседаний комиссий (советов) Росимущества хранятся в структурных подразделениях, к компетенции которых относятся направления деятельности комиссий (советов), либо в Службе делопроизводства, где формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
4.5.17. Протоколы заседания комиссий по продаже федерального имущества, состоящие из нескольких листов, в случае их оформления на бумажном носителе, прошиваются (по центру левого поля в пределах 8 см), листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу (если нумерация листов отсутствует или не совпадает) и на обороте последнего листа, захватывая окончание нити, приклеивается заверительная надпись.
Заверение прошивки протоколов оформляется уполномоченным членом соответствующей комиссии и должно быть предусмотрено должностным регламентом соответствующего работника либо регламентом работы комиссии. При необходимости заверительная надпись подписывается председателем комиссии.
4.5.18. К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подготовленный и подписанный ответственным исполнителем структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
В указатель рассылки протокола совещания у руководителя (заместителя руководителя) Росимущества, содержащего решения по вопросам, относящимся к их компетенции, в обязательном порядке включаются заместители руководителя Росимущества, руководители структурных подразделений, а также иные должностные лица Росимущества, определенные председательствующим.
4.5.19. Рассылка протоколов Росимущества, кроме протоколов, имеющих пометку "Для служебного пользования", осуществляется посредством АС ДОУ в структурные подразделения и территориальные органы Росимущества согласно информации, внесенной исполнителем в ЭРК АС ДОУ, и на бумажном носителе - при наличии в ЭРК АС ДОУ прикрепленного файла с указателем рассылки, в котором исполнителем указываются все адресаты, количество копий/заверенные копии, почтовые адреса (во внешние организации). При этом для подразделения - автора распорядительного документа - копии/заверенные копии в установленном порядке предоставляются при непосредственном обращении исполнителя в течение месяца. По истечении данного срока выдача любой копии документа производится только по служебной записке с обоснованием. При отсутствии указателя рассылки и указания адресов в закладке "Получатели" ЭРК рассылка документов не производится. В случае проведения межведомственного совещания протоколы направляются руководителям соответствующих федеральных органов исполнительной власти и организаций.
4.5.20. Принятые решения доводятся до исполнителей также в виде выписок из протоколов, заверенных печатью Службы делопроизводства.
В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.
Для подтверждения подлинности выписки из протокола на выписке оформляется реквизит "Отметка о заверении копии".
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей