4.5. Протокол

4.5.1. Деятельность по совместной выработке решений на совещаниях, собраниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов, комиссий оформляется протоколами.

4.5.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Ведение записей в ходе заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на подразделение, готовившее вопросы к обсуждению.

Протокол должен быть оформлен не позднее чем через 3 дня со дня проведения мероприятия, если сроки его подготовки не оговорены особо.

4.5.3. Проект протокола совещания у руководителя (заместителя руководителя) Росимущества готовится подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем или лицом, его замещающим, корректором и представляется руководителю (заместителю руководителя Росимущества).

Для подтверждения объективности и полноты отраженной в протоколе информации протокол согласовывается основными участниками мероприятия (по решению лица, подписывающего протокол).

4.5.4. Протоколы составляются в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

4.5.5. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной.

4.5.6. Во вводной части указываются:

председатель (председательствующий) - фамилия и инициалы (в протоколах совещаний у руководителя Росимущества и заместителей руководителя председательствующий не указывается);

секретарь - фамилия и инициалы;

фамилии и инициалы, при необходимости должности участников, присутствовавших на заседании;

фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание, с указанием должности и наименования организации.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается их общее количество, а список присутствующих с указанием их должностей и фамилий является неотъемлемой частью протокола. В этом случае используется следующая формулировка:

"Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 30 человек (список прилагается)."

Лица, которые были приглашены на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова "Приглашенные:" с указанием их должности и места работы, если они являются представителями других организаций.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей вопрос или перечень рассматриваемых вопросов. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке их обсуждения. Должность и фамилия докладчика по каждому рассматриваемому вопросу могут не указываться. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "о" ("об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Словосочетание "ПОВЕСТКА ДНЯ" следует писать прописными буквами и располагать по центру.

4.5.7. В основной части протокола фиксируется ход заседания.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После слова "СЛУШАЛИ:" в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. В случае наличия текста доклада после фамилии докладчика делается отметка: "Текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ:" последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: "считает", "предлагает" или "считают", "предлагают".

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (кратко) или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска: "Текст выступления прилагается".

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе "РЕШИЛИ:" ("ПОСТАНОВИЛИ:") записываются принятые решения, которые формулируются в неопределенной форме глагола: "одобрить", "доработать", "проинформировать".

Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами.

Решение в тексте протокола печатается в той формулировке, которая была принята на заседании, оформляется по образцу текста распорядительной части приказа (п. 4.1.12 настоящей Инструкции); при необходимости приводятся результаты голосования: количество голосов, поданных "За - ..., против - ..., воздержалось - ...", а также, если голосование было тайным, - количество выданных бюллетеней.

При принятии решения об утверждении какого-либо документа в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

4.5.8. Если кто-то из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и приобщается к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: "Особое мнение Иванова А.П. прилагается".

4.5.9. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего (председателя), а также должности, фамилии и инициалы лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, фамилии и инициалы присутствовавших. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

4.5.10. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного межстрочного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, через 1 межстрочный интервал.

Ниже указывается принятое по вопросу решение.

4.5.11. Протоколы печатаются на бланке протокола с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации либо на стандартном листе бумаги формата A4 (с воспроизведением реквизитов бланка) шрифтом размером N 14.

4.5.12. Реквизитами протокола являются: наименование государственного органа, наименование органа (совещательного, методического или иного), деятельность которого протоколируется, или вида совещания (заседания); наименование вида документа; место составления (издания) документа (для совещаний/заседаний, состоявшихся вне Росимущества); дата документа; регистрационный номер документа; текст, подписи, визы (при необходимости), оформляемые в соответствии с приложением N 1 к настоящей Инструкции.

1). Наименование документа - ПРОТОКОЛ - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру.

2). Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

3). Место проведения совещания (заседания) - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание или где в том случае, если оно происходило не на обычном месте (например: г. Саратов); печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

4). Дата - оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата заседания (совещания).

5). Номер протокола.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, протоколы заседаний экспертных, научных советов, протоколы комиссий. Если документ имеет гриф "Для служебного пользования", к номеру добавляется буквенный код - "дсп".

Протоколы заседаний коллегии, совещаний/заседаний, проводимых руководителем Росимущества и его заместителями, регистрируются в АС ДОУ работниками структурного подразделения, осуществляющего функции регистрации исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов.

Протоколы заседаний экспертных, научных советов, комиссий регистрируются секретарями данных коллегиальных органов или работниками структурных подразделений, осуществляющих обеспечение (сопровождение) работы указанных советов (комиссий).

Номера протоколам совещаний в структурных подразделениях присваиваются в АС ДОУ автоматически и состоят из индекса подразделения, ответственного за его подготовку, и порядкового номера, например: 03/64.

Протоколы по проведению торгов могут иметь составные номера, первая цифра которых соответствует номеру проведенных данной комиссией торгов, а вторая (в скобках) - порядковому номеру протокола на этих торгах.

Например: 56 (1), 118 (2).

Протоколы совместных заседаний федеральных органов исполнительной власти оформляются на чистом листе бумаги формата A4 и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, написанные через косую черту.

В случае если постановления (решения), принятые на заседаниях коллегиальных органов (комиссий), оформляются в виде самостоятельных документов, их номера состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. При необходимости могут прибавляться буквенные коды.

6). Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной (п. 4.5.5 - 4.5.7).

Отметка о наличии приложения к протоколу оформляется в соответствии с п. 16 приложения N 1 к настоящей Инструкции.

7). Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и оформляется в соответствии с п. 19 приложения N 1 к настоящей Инструкции. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.5.13. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем, если не установлено иное. Протокол совещания у руководителя Росимущества или его заместителей подписывается соответственно руководителем Росимущества или его заместителем.

4.5.14. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первого листа проставляется пометка "Для служебного пользования".

Номер экземпляра печатается ниже грифа через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему.

4.5.15. Текстовые поля протоколов оформляются в следующих границах:

протокола совещания, проводимого у руководства Росимущества: верхнее поле - устанавливается границами бланка (2-я и последующая страницы - 2 см), левое поле - 3 см, правое поле - 1 см, нижнее поле - 2 см;

протокола совещания, проводимого у руководства структурного подразделения: верхнее поле - 2 см, левое поле - не менее 2 см, правое поле - 1 см, нижнее поле - 2 см.

Образцы оформления полного протокола, краткого протокола и протокола совещания в структурном подразделении представлены в приложениях N 37, N 38 и N 39 к настоящей Инструкции соответственно.

4.5.16. Подлинники протоколов совещаний, проводимых в структурных подразделениях, хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел до передачи на архивное хранение.

Подлинники протоколов заседаний комиссий (советов) Росимущества хранятся в структурных подразделениях, к компетенции которых относятся направления деятельности комиссий (советов), либо в Службе делопроизводства, где формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

4.5.17. Протоколы заседания комиссий по продаже федерального имущества, состоящие из нескольких листов, в случае их оформления на бумажном носителе, прошиваются (по центру левого поля в пределах 8 см), листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу (если нумерация листов отсутствует или не совпадает) и на обороте последнего листа, захватывая окончание нити, приклеивается заверительная надпись.

Например:

Заверение прошивки протоколов оформляется уполномоченным членом соответствующей комиссии и должно быть предусмотрено должностным регламентом соответствующего работника либо регламентом работы комиссии. При необходимости заверительная надпись подписывается председателем комиссии.

4.5.18. К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подготовленный и подписанный ответственным исполнителем структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

В указатель рассылки протокола совещания у руководителя (заместителя руководителя) Росимущества, содержащего решения по вопросам, относящимся к их компетенции, в обязательном порядке включаются заместители руководителя Росимущества, руководители структурных подразделений, а также иные должностные лица Росимущества, определенные председательствующим.

4.5.19. Рассылка протоколов Росимущества, кроме протоколов, имеющих пометку "Для служебного пользования", осуществляется посредством АС ДОУ в структурные подразделения и территориальные органы Росимущества согласно информации, внесенной исполнителем в ЭРК АС ДОУ, и на бумажном носителе - при наличии в ЭРК АС ДОУ прикрепленного файла с указателем рассылки, в котором исполнителем указываются все адресаты, количество копий/заверенные копии, почтовые адреса (во внешние организации). При этом для подразделения - автора распорядительного документа - копии/заверенные копии в установленном порядке предоставляются при непосредственном обращении исполнителя в течение месяца. По истечении данного срока выдача любой копии документа производится только по служебной записке с обоснованием. При отсутствии указателя рассылки и указания адресов в закладке "Получатели" ЭРК рассылка документов не производится. В случае проведения межведомственного совещания протоколы направляются руководителям соответствующих федеральных органов исполнительной власти и организаций.

4.5.20. Принятые решения доводятся до исполнителей также в виде выписок из протоколов, заверенных печатью Службы делопроизводства.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

Для подтверждения подлинности выписки из протокола на выписке оформляется реквизит "Отметка о заверении копии".