III. Документирование управленческой деятельности

1. Состав документов, образующихся в Министерстве, определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2. Документы создаются на бумажном носителе, в электронной форме (документы, созданные в электронной форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

3. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений Министерства, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

4. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

5. Документы в Министерстве оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4.

6. Электронные документы Министерства должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

7. Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:

а) создание электронных текстовых документов, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

б) открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

в) сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

г) создание новых электронных табличных документов, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

д) открытие существующих электронных табличных документов, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

ж) сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Программное обеспечение, используемое для создания электронных документов с использованием формата Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством системы МЭДО, с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1.

Электронные документы, создаваемые в Министерстве, состоят из контента (содержания) и метаданных.

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в регистрационной карточке документа (далее - РК).