II. Термины и определения

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

"бланк документа" - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

"вид документа" - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

"внутренняя опись" - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;

"виза" - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

"включение документа в СЭД" - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и (или) документа в системе электронного документооборота;

"временное хранение документов" - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

"выписка из документа" - копия части документа, заверенная в установленном порядке;

"гриф утверждения" - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа;

"гриф согласования" - реквизит, выражающий согласие Министерства, не являющегося автором документа, с его содержанием;

"государственные органы" - органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иные государственные органы, образуемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации;

"дело" - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности Министерства, помещенных в отдельную обложку;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, обработку, оперативное хранение и использование документов;

"документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

"документационное обеспечение (управления), ДОУ" - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

"документальный фонд" - совокупность документов, образующихся в деятельности Министерства;

"структурированная информация" - зафиксированная на носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

"документирование" - запись информации на носителе по установленным правилам;

"документооборот" - движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

"документопоток" - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут;

"должностное лицо" - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в Министерстве;

"дубликат документа" - повторный экземпляр подлинника документа;

"заверенная копия документа" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

"запрос" - обращение пользователя в устной или письменной форме, в том числе в форме электронного документа, в Министерство либо к должностному лицу о предоставлении информации о деятельности Министерства;

"индекс дела" - цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве;

"индивидуальный срок исполнения документа" - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом Министерства или резолюцией (поручением);

"информационно-телекоммуникационная сеть" - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

"классификация" - систематическая идентификация и (или) упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами;

"конвертирование" - процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

"контроль исполнения документов" - совокупность действий, направленных на своевременное исполнение документов;

"конфиденциальность информации" - обязательное для выполнения государственным служащим, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

"копия документа" - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

"лист-заверитель дела" - документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;

"лист согласования (визирования) документа" - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании;

"межведомственное информационное взаимодействие" - взаимодействие, осуществляемое в целях предоставления государственных и муниципальных услуг по вопросам обмена документами и информацией, в том числе в электронной форме, между органами, предоставляющими государственные услуги, органами, предоставляющими муниципальные услуги, подведомственными государственным органам или органам местного самоуправления организациями, иными государственными органами, органами местного самоуправления, многофункциональными центрами;

"метаданные документа" - структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности Министерства;

"миграция (электронных документов)" - перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования;

"пометка ограничения доступа к документу" - реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;

"носитель (документированной) информации" - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

"обращение гражданина" - направленное в Министерство или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Министерство;

"объем документооборота" - количество документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период;

"оперативное хранение документов" - хранение документов в структурном подразделении Министерства до их передачи в архив Министерства или уничтожения;

"опись дел структурного подразделения Министерства" - учетный документ, включающий заголовки дел, сформированных в структурном подразделении Министерства и подлежащих передаче на хранение в архив Министерства;

"официальное опубликование документа" - первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале;

"официальный документ" - документ, созданный, юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке;

"официальный сайт Министерства - сайт в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", содержащий информацию о деятельности Министерства, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат Министерству;

"оформление документа" - проставление на документе необходимых реквизитов, установленных Инструкцией;

"первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов)" - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в Министерство;

"печать" - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством проставления его оттиска на документе;

"предварительное рассмотрение документов" - изучение документа, поступившего в Министерство, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение;

"признаки заведения дела" - основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"подпись" - реквизит, представляющий собой собственноручную роспись должностного или физического лица;

"постоянное хранение документов" - вечное хранение документов без права их уничтожения;

"регистрационно-учетная форма" - документ установленной формы (карточка, журнал), в том числе в электронной форме, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;

"регистрационный номер документа" - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

"реквизит документа" - элемент оформления документа;

"реквизиты документа в Межведомственном электронном документообороте (далее - МЭДО)" - файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов согласно требованиям системы МЭДО;

"резолюция (поручение)" - реквизит, содержащий указания должностного лица Министерства по исполнению документа;

"сайт в сети "Интернет" - совокупность программ для электронных вычислительных машин и иной информации, содержащейся в информационной системе, доступ к которой обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по доменным именам и (или) по сетевым адресам, позволяющим идентифицировать сайты в сети "Интернет";

"сетевой адрес" - идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему;

"система межведомственного электронного документооборота" - федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и Министерством, а также иными федеральными органами государственной власти;

"система электронного документооборота" - система автоматизации делопроизводства и документооборота в Министерстве, обеспечивающая возможность внутреннего электронного документооборота;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение Министерства, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также государственные служащие Министерства, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Министерства;

"согласование документа (визирование)" - оценка проекта официального документа заинтересованными федеральными органами государственной власти и организациями;

"срок хранения документов" - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;

"типовой срок исполнения документа" - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

"уничтожение документов" - исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией);

"формирование дела" - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел;

"хранение документов" - организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;

"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к электронному документу или иным образом связана с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;

"электронный документ" - документ, информация которого представлена в электронной форме;

"электронный документооборот" - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы;

"юридическая значимость документа" - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера;

"юридическая сила документа" - свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия.