13. Протокол заседания (совещания)

13.1. Деятельность Министерства по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами.

13.2. Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).

13.3. Протокол оформляется в течение одного - трех дней после проведения заседания (совещания), если сроки его подготовки не оговорены.

13.4. Реквизитами протокола являются: наименование Министерства, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи.

13.5. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется.

Например:

протокол заседания аттестационной комиссии

протокол заседания научно-методической комиссии.

Датой протокола является дата заседания (совещания). Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - дата окончания: например, 12 - 13 мая 2021 г.

13.6. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

Если количество присутствующих на заседании (совещания) превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "о" ("об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола фиксируется ход заседания (совещания).

13.7. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания (совещания), включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения.

Образец оформления полного протокола.

13.8. Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия и инициалы докладчика по вопросу и принятые решения.

Образец оформления краткого протокола.

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРОТОКОЛ

Москва

оперативного совещания у заместителя Министра И.О. Фамилия

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О....

1. О рассмотрении вопросов финансово-хозяйственной деятельности...

_________________________________________________

(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

1. Установить, что...

2. Руководителю темы (Фамилия И.О.) обеспечить контроль....

2. Об участии в заседании рабочей группы по...

_________________________________________________

(Фамилия И.О. <17*>, Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

--------------------------------

<17*> Первой указывается фамилия и инициалы основного докладчика, затем - фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении вопроса.

1. Подготовить к заседанию рабочей группы материалы о....

13.9. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

13.10. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания.

13.11. При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии с указателем рассылки, а также в виде выписок по почте с сопроводительным письмом.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.