Пора готовить график отпусков на 2019 год: вспоминаем правила, учитываем новшества

Скоро новый год, а значит, нужно позаботиться о составлении графика отпусков. Наш обзор напомнит о форме графика, сроках подготовки и других нюансах, которые предстоит учесть работодателям.

В какой срок успеть

В понедельник 17 декабря у вас уже должен быть готовый график отпусков. ТК РФ требует, чтобы этот документ был утвержден не позже чем за две недели до нового года.

Если у вас есть первичная профсоюзная организация, в процесс подготовки графика отпусков нужно заложить дополнительное время на учет мнения ее выборного органа:

• пять рабочих дней на получение его мотивированного ответа;
• три дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).

Лучше уже в начале следующей недели направьте необходимые документы, чтобы соблюсти сроки.

Как составить график

Для начала узнайте пожелания работников. В этом помогут, например, опросные листы, заполненные сотрудниками каждого отдела.

Помните, что допустимо согласовать разделение отпуска на части. Хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.

Сам график можно составить либо по унифицированной форме N Т-7, либо по форме, разработанной работодателем.

О чем не забыть

Следует помнить о льготных категориях работников, чьи "отпускные" пожелания учитывать обязательно.

Недавно в число этих льготников добавили лиц, у которых трое и более детей младше 12 лет. Таким многодетным работодатель должен предоставлять отпуск в удобное для них время.

Отметим, на практике неоднократно возникал вопрос о том, когда льготники могут реализовать свое право на "удобный" отпуск: только при составлении графика или даже после этого.

Согласно первому подходу можно не предоставлять отпуск льготнику, если он хочет уйти в него не по графику. Свое право выбора он реализует при составлении этого документа. Вторая позиция гласит, что отказ льготнику со ссылкой на отсутствие отпуска в графике является необоснованным.

Из-за неоднозначности практики лучше учитывать пожелания льготников в течение года, даже если для этого придется корректировать график отпусков.

Как учесть "внеочередные" выходные

С 1 января у персонала появится возможность брать дни для диспансеризации.

Хотя конкретные даты будут определяться по согласованию с работодателем, лучше заранее подготовиться к изменениям. Можно составить своего рода график диспансеризации и попросить работников, которые под нее попадают, выбрать примерное время или хотя бы месяц ее прохождения.

Эту информацию полезно будет знать, в частности, для планирования отпусков, чтобы избежать пересечений.

Кого включить в график диспансеризации

Порядок проведения диспансеризации определяет, что ее проходят лица от 18 лет и старше. Такие сотрудники смогут взять один оплачиваемый день раз в три года. В 2019 году под диспансеризацию попадут, к примеру, работники 1989, 1986, 1983, 1980, 1977 годов рождения.

Кроме того, нужно предложить выбрать время диспансеризации пенсионерам и лицам, которым осталось пять или меньше лет до срока выхода на пенсию. Им будет полагаться два оплачиваемых дня ежегодно.

Как указывают некоторые региональные отделения ПФР, например отделение по Амурской области, работодатели могут заключить с ними специальные соглашения, на основе которых удастся в электронном виде получить информацию о своих предпенсионерах. Это поможет выяснить, кто находится в предпенсионном возрасте и с января получит новую гарантию.