Электронные трудовые книжки могут стать реальностью

Минтруд планирует заменить бумажные трудовые книжки на электронные сведения.

Новшества хотят вводить постепенно. С 2020 года работодателям нужно будет заботиться одновременно об электронных и бумажных книжках. От привычных книжек начнут отказываться с 2021 года и, возможно, с 2027 года их перестанут вести вовсе.

В чем отличия электронной от бумажной трудовой книжки

Главное отличие — сведения о трудовой деятельности сотрудника будут храниться в электронном виде у работодателя и в ПФР.

Сохранится практически вся информация, которую сейчас вносят в трудовую книжку. Не будет только записей об образовании сотрудника и его поощрениях.

Минтруд не планирует полностью отказаться от бумаги. Работодатель должен будет выдавать работнику на бумажном носителе заверенные сведения:

• в период работы по заявлению сотрудника;
• в день увольнения.

Как подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки

Минтруд предложил перечень мер, которые помогут перейти на новые правила. В 2020 году может понадобиться:

• с участием выборного органа профсоюзной первички подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты;
• изменить соглашения и коллективные договоры;
• письменно уведомить работников о грядущих изменениях.

Также придется обеспечить техническую готовность компании, чтобы уже с 2020 года иметь возможность передавать сведения в электронном виде.

Планируется, что в 2020 году нужно будет вести оба вида книжек для всего коллектива.

За этот год работники смогут написать заявление о том, что хотят продолжить пользоваться бумажными трудовыми книжками. Тогда их придется вести до 2027 года, если работник не откажется от такого формата раньше.

Если работник заявление не напишет, с 2021 года нужно будет отдать ему бумажную книжку, оставив лишь электронные сведения. Исключение составят те, кто:

• заключает трудовой договор впервые;
• изменил место работы;
• временно отсутствовал до 2021 года, но за ним сохранялось место работы (например, был в отпуске по уходу за ребенком).

Такие лица смогут с 1 января 2021 года до 1 января 2027 года обратиться к работодателю с заявлением о ведении бумажной трудовой книжки.

Как часто придется подавать электронные сведения

В 2020 году информацию о работнике понадобится направлять в ПФР ежемесячно, а с 2021 года — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, согласно которому изменились сведения о работнике.

С 2021 года хотят ввести административную ответственность для должностных лиц, которые неоднократно в календарном году нарушают сроки подачи сведений либо направляют неполную или искаженную информацию. За это будет грозить предупреждение.