В Госдуму внесли проект об электронном кадровом документообороте

Какие документы вести в электронном виде

Разрешат перевести в электронный формат документы, которые сейчас оформляют на бумаге или с которыми письменно ознакомляют работников, в том числе под подпись.

Работодатели будут использовать квалифицированную ЭП, а сотрудники — аналогичную или неквалифицированную ЭП, чтобы:

• заключить или изменить трудовой, ученический и другие договоры;
• подписать некоторые документы, в том числе заявление об увольнении, приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении условий труда.

При приеме работник сможет предъявить свои документы в электронном виде. Ознакомить его с ПВТР и другими локальными нормативными актами также можно будет в электронной форме.

Изменения не коснутся трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности.

Как вводить новшество

Решение перейти на электронный документооборот нужно будет закрепить в локальном нормативном акте. В нем понадобится указать среди прочего:

• какую информационную систему использует работодатель;
• с какого дня вводят электронный оборот;
• каков срок уведомления сотрудников об изменениях.

Работники будут вправе отказаться от перехода на электронные документы. Организация установит срок, в течение которого сотрудник может принять решение (он не должен превышать 1 месяц). Молчание работника будет означать согласие с новшествами.

Если от изменений откажутся менее 50% сотрудников, работодатель сможет локальным нормативным актом распространить электронный документооборот на весь коллектив.

Как сторонам взаимодействовать

Для обмена электронными документами стороны смогут использовать информационную систему работодателя или платформу "Работа в России".

Порядок ведения электронного документооборота понадобится утвердить с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. В нем нужно будет установить:

• сроки подписания работником документов и (или) ознакомления с ними;
• порядок направления работодателем соответствующих уведомлений;
• исключения, когда допускается оформить документы на бумаге;
• другие условия.

Расходы по ведению электронных документов, в том числе по получению работником электронной подписи, будет нести работодатель.