Ведение архива
Подборка наиболее важных документов по запросу Ведение архива (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Новое поколение выбирает (профессия документоведа глазами выпускников)
(Двоеносова Г.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)В профессиональные обязанности входит подготовка, оформление (необходимо знать, какие реквизиты нужны для каждого документа, как грамотно и профессионально сформулировать содержание, а если документ электронный, то какой подписью нужно удостоверить, кто утверждает, согласовывает документ), а также ведение учета входящих, исходящих и внутренних документов. Часто возлагаются обязанности по архивной работе (составлению описей и актов, передаче документов на хранение в архив, ведению каталогов и переводу бумажных документов на электронные носители) и многое другое. Кроме того, специалист нашей профессии может стать бизнес-аналитиком с возможностью применить навык анализа целей, потребностей организации и возможных проблем с последующим предложением вариантов их решения и участвовать в разработке проектов; методологом, работающим над повышением результативности системы управления документами и разработкой грамотной модели перехода на безбумажный документооборот в компании. Помимо этого, можно поступить на государственную службу, конечно не сразу руководителем отдела делопроизводства или канцелярии, но со временем подняться от рядового сотрудника до главы отдела при должном усердии и квалификации. Вакансии можно найти также и в банковской сфере, библиотечной, учебной и многих других.
(Двоеносова Г.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)В профессиональные обязанности входит подготовка, оформление (необходимо знать, какие реквизиты нужны для каждого документа, как грамотно и профессионально сформулировать содержание, а если документ электронный, то какой подписью нужно удостоверить, кто утверждает, согласовывает документ), а также ведение учета входящих, исходящих и внутренних документов. Часто возлагаются обязанности по архивной работе (составлению описей и актов, передаче документов на хранение в архив, ведению каталогов и переводу бумажных документов на электронные носители) и многое другое. Кроме того, специалист нашей профессии может стать бизнес-аналитиком с возможностью применить навык анализа целей, потребностей организации и возможных проблем с последующим предложением вариантов их решения и участвовать в разработке проектов; методологом, работающим над повышением результативности системы управления документами и разработкой грамотной модели перехода на безбумажный документооборот в компании. Помимо этого, можно поступить на государственную службу, конечно не сразу руководителем отдела делопроизводства или канцелярии, но со временем подняться от рядового сотрудника до главы отдела при должном усердии и квалификации. Вакансии можно найти также и в банковской сфере, библиотечной, учебной и многих других.
Статья: Судопроизводство по административным делам о признании информационных материалов экстремистскими (в контексте новаций судебного делопроизводства)
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2025, N 2)В настоящее время организация ведения судебного делопроизводства осуществляется в условиях смешанного - электронного и бумажного - документооборота. Административные исковые производства в судах формируются в соответствии с общими правилами формирования судебных дел, данная категория не имеет каких-либо ограничительных грифов - например, "секретно" или "для служебного пользования (ДСП)". Действующий Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции 2022 г. (далее - Перечень 2022 г.) предусматривает кратковременный срок хранения дел о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено (ст. 343) <8>. Данный срок составляет 5 лет, с отметкой "экспертно-проверочной комиссии". Таким образом, уничтожение таких дел после окончания 5-летнего срока хранения возможно только по результатам экспертизы ценности материалов данных судебных дел. Корректировка рассматриваемой ст. 343 Перечня произойдет в ближайшей перспективе с изменением правил подсудности дел данной категории в связи с передачей их рассмотрения в суды субъектов РФ. Таким образом, если по итогам экспертизы ценности срок хранения судебного дела продлевается решением экспертной комиссии суда, то данное дело как комплекс документов подлежит дальнейшему хранению в архиве суда. В то же время если оснований для продления сроков хранения не обнаружено, то осуществляется стандартная процедура уничтожения материалов судебного дела о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено, в ходе которой для постоянного хранения изымается только решение по делу. Такие судебные акты оформляется в наряды, представляющие собой, в условиях бумажного документооборота, сброшюрованные документы одной категории. Рассматриваемые наряды включают в себя решения по иным делам, выносимым в рамках применения КАС РФ за определенный календарный период. Согласно установленным правилам ведения архивов в судах, они передаются в состав документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда. В условиях территориальной распределенной структуры данного фонда суды, как правило, являются источниками комплектования для государственных архивов субъектов Российской Федерации.
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2025, N 2)В настоящее время организация ведения судебного делопроизводства осуществляется в условиях смешанного - электронного и бумажного - документооборота. Административные исковые производства в судах формируются в соответствии с общими правилами формирования судебных дел, данная категория не имеет каких-либо ограничительных грифов - например, "секретно" или "для служебного пользования (ДСП)". Действующий Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции 2022 г. (далее - Перечень 2022 г.) предусматривает кратковременный срок хранения дел о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено (ст. 343) <8>. Данный срок составляет 5 лет, с отметкой "экспертно-проверочной комиссии". Таким образом, уничтожение таких дел после окончания 5-летнего срока хранения возможно только по результатам экспертизы ценности материалов данных судебных дел. Корректировка рассматриваемой ст. 343 Перечня произойдет в ближайшей перспективе с изменением правил подсудности дел данной категории в связи с передачей их рассмотрения в суды субъектов РФ. Таким образом, если по итогам экспертизы ценности срок хранения судебного дела продлевается решением экспертной комиссии суда, то данное дело как комплекс документов подлежит дальнейшему хранению в архиве суда. В то же время если оснований для продления сроков хранения не обнаружено, то осуществляется стандартная процедура уничтожения материалов судебного дела о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено, в ходе которой для постоянного хранения изымается только решение по делу. Такие судебные акты оформляется в наряды, представляющие собой, в условиях бумажного документооборота, сброшюрованные документы одной категории. Рассматриваемые наряды включают в себя решения по иным делам, выносимым в рамках применения КАС РФ за определенный календарный период. Согласно установленным правилам ведения архивов в судах, они передаются в состав документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда. В условиях территориальной распределенной структуры данного фонда суды, как правило, являются источниками комплектования для государственных архивов субъектов Российской Федерации.
Нормативные акты
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
<Информация> Росархива
<Ответы на часто задаваемые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций>ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
<Ответы на часто задаваемые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций>ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2026)Порядок сдачи в архив кадровых документов такой же, как любых других документов. Алгоритм, в частности, следующий: ежегодно экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документов, документы, не выделенные к уничтожению по истечении сроков хранения, подготавливаются к передаче в архив (в частности, оформляются в дела, составляются описи дел, документов), передаются непосредственно в архив по описям. При этом нужно учитывать особенности в зависимости от того, на каком носителе документы (например, на бумажном или в виде электронного документа). Это следует, в частности, из абз. 1 п. 1, абз. 1 п. 2, п. п. 7, 14, пп. "в" п. 16, абз. 1 п. 17, п. 20, пп. "б" - "г" п. 22, п. п. 47, 48, 62, 66, 143 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. п. 2.1 - 2.3 Методических рекомендаций, разработанных ВНИИДАД, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. 4.2 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2026)Порядок сдачи в архив кадровых документов такой же, как любых других документов. Алгоритм, в частности, следующий: ежегодно экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документов, документы, не выделенные к уничтожению по истечении сроков хранения, подготавливаются к передаче в архив (в частности, оформляются в дела, составляются описи дел, документов), передаются непосредственно в архив по описям. При этом нужно учитывать особенности в зависимости от того, на каком носителе документы (например, на бумажном или в виде электронного документа). Это следует, в частности, из абз. 1 п. 1, абз. 1 п. 2, п. п. 7, 14, пп. "в" п. 16, абз. 1 п. 17, п. 20, пп. "б" - "г" п. 22, п. п. 47, 48, 62, 66, 143 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. п. 2.1 - 2.3 Методических рекомендаций, разработанных ВНИИДАД, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. 4.2 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Статья: Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)В наше время большое значение имеет оптимизация порядка классификации документов, создание их номенклатуры, организация ведения архива. С сентября 2023 г. начали действовать новые Правила хранения, комплектования, учета и использования документов. На них при работе с документами должны ориентироваться и кадровые работники, и бухгалтеры. О новом порядке оформления, хранения и выдачи архивных документов - далее подробно.
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)В наше время большое значение имеет оптимизация порядка классификации документов, создание их номенклатуры, организация ведения архива. С сентября 2023 г. начали действовать новые Правила хранения, комплектования, учета и использования документов. На них при работе с документами должны ориентироваться и кадровые работники, и бухгалтеры. О новом порядке оформления, хранения и выдачи архивных документов - далее подробно.
Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы должностных инструкцийДолжностная инструкция ведущего специалиста лаборатории обеспечения сохранности архивных документов >>>
"Комментарий к Градостроительному кодексу РФ"
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Под ведением информационной модели объекта капитального строительства понимается актуализация сведений, документов, материалов, включенных в информационную модель объекта капитального строительства, путем изменения сведений, документов, материалов и (или) их перевод в режим архивного хранения. Формирование и ведение информационной модели обеспечивается указанными в ч. 1 комментируемой статьи лицами только в случаях, установленных Правительством Российской Федерации. Постановлением Правительства от 05.03.2021 N 331) утверждены Правила формирования и ведения, а также состав информационной модели объекта капитального строительства.
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Под ведением информационной модели объекта капитального строительства понимается актуализация сведений, документов, материалов, включенных в информационную модель объекта капитального строительства, путем изменения сведений, документов, материалов и (или) их перевод в режим архивного хранения. Формирование и ведение информационной модели обеспечивается указанными в ч. 1 комментируемой статьи лицами только в случаях, установленных Правительством Российской Федерации. Постановлением Правительства от 05.03.2021 N 331) утверждены Правила формирования и ведения, а также состав информационной модели объекта капитального строительства.
Статья: Бюджетная и налоговая политика на 2025 - 2027 годы
(Зобова Е.)
("Актуальные вопросы учета и налогообложения для учреждений госсектора", 2024, N 11)- развитие государственной системы электронного документооборота, ведения цифровых архивов, обмена сообщениями, сбора отчетности с уровня регионов и учреждений;
(Зобова Е.)
("Актуальные вопросы учета и налогообложения для учреждений госсектора", 2024, N 11)- развитие государственной системы электронного документооборота, ведения цифровых архивов, обмена сообщениями, сбора отчетности с уровня регионов и учреждений;
Статья: Цифровая трансформация судебной деятельности в современной России
(Фомин А.А.)
("Администратор суда", 2024, N 3)Общей и единой для всех судов общей юрисдикции является государственная автоматизированная система "Правосудие" (ГАС "Правосудие"). Программный модуль "АМИРС" представляет собой информационно-техническую программу, направленную на формирование, анализ и интеграцию информационных массивов данных, возникающих в процессе судопроизводства на участках мировых судей на всех стадиях судебного делопроизводства, а также возможность оперативного формирования массивов данных судебной статистики и выгрузки внесенной пользователем информации о деятельности суда с целью ее публикации на сайте судебного участка <7>. Модуль позволяет частично автоматизировать деятельность мирового судьи за счет: 1) возможности составления ряда процессуальных документов благодаря шаблонам; 2) ведения архива судебных документов, журналов учета; 3) формирования статистической, отчетной информации; 4) отслеживания информации о движении дел, находящихся в производстве; 5) обезличивания и выгрузки судебных актов; 6) др. Наибольшей проблемой использования данной системы являются скорость работы и производительность, не отличающиеся высокими показателями, кроме того, имеющиеся в модуле шаблоны являются типовыми и требуют самостоятельной доработки, что только усиливает загруженность мирового судьи, а внесенные изменения не сохраняются системой <8>.
(Фомин А.А.)
("Администратор суда", 2024, N 3)Общей и единой для всех судов общей юрисдикции является государственная автоматизированная система "Правосудие" (ГАС "Правосудие"). Программный модуль "АМИРС" представляет собой информационно-техническую программу, направленную на формирование, анализ и интеграцию информационных массивов данных, возникающих в процессе судопроизводства на участках мировых судей на всех стадиях судебного делопроизводства, а также возможность оперативного формирования массивов данных судебной статистики и выгрузки внесенной пользователем информации о деятельности суда с целью ее публикации на сайте судебного участка <7>. Модуль позволяет частично автоматизировать деятельность мирового судьи за счет: 1) возможности составления ряда процессуальных документов благодаря шаблонам; 2) ведения архива судебных документов, журналов учета; 3) формирования статистической, отчетной информации; 4) отслеживания информации о движении дел, находящихся в производстве; 5) обезличивания и выгрузки судебных актов; 6) др. Наибольшей проблемой использования данной системы являются скорость работы и производительность, не отличающиеся высокими показателями, кроме того, имеющиеся в модуле шаблоны являются типовыми и требуют самостоятельной доработки, что только усиливает загруженность мирового судьи, а внесенные изменения не сохраняются системой <8>.
Статья: Электронный архив суда
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2024, N 1)Сложности перехода к ведению архивов судов в цифровом формате обусловлены рядом причин. Следует учитывать, что это действительно большие массивы данных (Big Data), существенно пополняемые ежегодно в количественном выражении. Например, только в 2022 г. российскими судами было рассмотрено более 40 миллионов судебных дел, что на миллион больше, чем годом ранее <8>. Это влечет ряд технических проблем, к которым, как отмечают А.А. Менщиков и другие ученые, относятся: серверное обеспечение, так как распределенное хранение создает трудности для выборки данных и создания механизмов обработки; вопросы единой классификации, обеспечения конфиденциальности и т.д. <9>. Данную сложнейшую задачу предстоит решить ФГБУ ИАЦ Судебного департамента.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2024, N 1)Сложности перехода к ведению архивов судов в цифровом формате обусловлены рядом причин. Следует учитывать, что это действительно большие массивы данных (Big Data), существенно пополняемые ежегодно в количественном выражении. Например, только в 2022 г. российскими судами было рассмотрено более 40 миллионов судебных дел, что на миллион больше, чем годом ранее <8>. Это влечет ряд технических проблем, к которым, как отмечают А.А. Менщиков и другие ученые, относятся: серверное обеспечение, так как распределенное хранение создает трудности для выборки данных и создания механизмов обработки; вопросы единой классификации, обеспечения конфиденциальности и т.д. <9>. Данную сложнейшую задачу предстоит решить ФГБУ ИАЦ Судебного департамента.
Типовая ситуация: Как передать документы в архив
(Издательство "Главная книга", 2026)Документы, которые нужно хранить постоянно или более 10 лет, можно передать в архив. Организация может сдать документы в государственный или частный архив или создать свой архив. Правила создания и ведения собственного архива определяют в ЛНА - положении об архиве - с учетом Правил Росархива. За основу можно взять Примерное положение Росархива (п. п. 2, 3, 5, 73 Правил хранения документов).
(Издательство "Главная книга", 2026)Документы, которые нужно хранить постоянно или более 10 лет, можно передать в архив. Организация может сдать документы в государственный или частный архив или создать свой архив. Правила создания и ведения собственного архива определяют в ЛНА - положении об архиве - с учетом Правил Росархива. За основу можно взять Примерное положение Росархива (п. п. 2, 3, 5, 73 Правил хранения документов).