Сроки хранения документов переписка
Подборка наиболее важных документов по запросу Сроки хранения документов переписка (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Какой установлен срок для хранения документов о закупках по Закону N 223-ФЗ
(КонсультантПлюс, 2026)Начало срока хранения документов отсчитывайте с 1 января года, следующего за годом, в котором по ним закончено делопроизводство. Срок хранения журналов исчисляйте с 1 января года, следующего за тем, в котором завершено их ведение. По истечении сроков хранения продлите их или уничтожьте документы (ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. п. 4.1, 4.3, 4.11 Инструкции N 237).
(КонсультантПлюс, 2026)Начало срока хранения документов отсчитывайте с 1 января года, следующего за годом, в котором по ним закончено делопроизводство. Срок хранения журналов исчисляйте с 1 января года, следующего за тем, в котором завершено их ведение. По истечении сроков хранения продлите их или уничтожьте документы (ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. п. 4.1, 4.3, 4.11 Инструкции N 237).
Статья: Хранение документов для подтверждения убытков. О чем нужно помнить?
(Лемутова Н.)
("Практическая бухгалтерия", 2026, N 5)Предположим, что компания переносила убытки 10 лет. Предприятие обязано хранить подтверждающие документы 10 лет (период переноса) и еще пять лет после полного списания. Разберем способы организации хранения бумаг. Тут правильно выделить два типа хранения: текущее и архивное. В первом случае документы находятся еще в работе, это неисполненные контракты, оперативная переписка, такие бумаги находятся в подразделениях или у ответственных исполнителей. Компании важно обеспечить защиту бумаг от несанкционированного доступа и повреждений.
(Лемутова Н.)
("Практическая бухгалтерия", 2026, N 5)Предположим, что компания переносила убытки 10 лет. Предприятие обязано хранить подтверждающие документы 10 лет (период переноса) и еще пять лет после полного списания. Разберем способы организации хранения бумаг. Тут правильно выделить два типа хранения: текущее и архивное. В первом случае документы находятся еще в работе, это неисполненные контракты, оперативная переписка, такие бумаги находятся в подразделениях или у ответственных исполнителей. Компании важно обеспечить защиту бумаг от несанкционированного доступа и повреждений.
Судебная практика
Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 07.11.2023 N 01АП-5713/2023 по делу N А43-10114/2023
Требование: О взыскании расходов по договору на транспортно-экспедиционные услуги.
Решение: Решение первой инстанции отменено. В удовлетворении требования отказано.При этом суд апелляционной инстанции учитывает, что в материалах дела отсутствуют доказательства, подтверждающие совершение ООО "ГК "Д-Транс" действий по подписанию и подготовке поручений на дополнительные расходы, учитывая, что передача груженых контейнеров (за пределами льготных сроков) на сверхнормативное хранение (СВХ) должна быть известна истцу непосредственно по факту такой передачи на СВХ. Представленные им документы в суд апелляционной инстанции обратного не подтверждают. Вместе с тем из переписки сторон следует, что ответчик отрицает возможность оказания каких-либо услуг вне рамок договора и поручения: "Доп. Расходы по поручению N 3/2022 - согласованы были. Это была доставка 3-х авто двумя контейнерами (там хранение и использование контейнеров). Это мы с вами определили ранее". Более того, переписка представлена не в полном объеме и из нее невозможно достоверно установить согласование стоимости и самого факта предъявленных к взысканию расходов.
Требование: О взыскании расходов по договору на транспортно-экспедиционные услуги.
Решение: Решение первой инстанции отменено. В удовлетворении требования отказано.При этом суд апелляционной инстанции учитывает, что в материалах дела отсутствуют доказательства, подтверждающие совершение ООО "ГК "Д-Транс" действий по подписанию и подготовке поручений на дополнительные расходы, учитывая, что передача груженых контейнеров (за пределами льготных сроков) на сверхнормативное хранение (СВХ) должна быть известна истцу непосредственно по факту такой передачи на СВХ. Представленные им документы в суд апелляционной инстанции обратного не подтверждают. Вместе с тем из переписки сторон следует, что ответчик отрицает возможность оказания каких-либо услуг вне рамок договора и поручения: "Доп. Расходы по поручению N 3/2022 - согласованы были. Это была доставка 3-х авто двумя контейнерами (там хранение и использование контейнеров). Это мы с вами определили ранее". Более того, переписка представлена не в полном объеме и из нее невозможно достоверно установить согласование стоимости и самого факта предъявленных к взысканию расходов.
Доказательства и доказывание в арбитражном суде: Хранение: Хранитель хочет обязать Поклажедателя забрать вещь
(КонсультантПлюс, 2026)Дополнительно можно представить переписку сторон, подтверждающую факт передачи имущества >>>
(КонсультантПлюс, 2026)Дополнительно можно представить переписку сторон, подтверждающую факт передачи имущества >>>
Нормативные акты
Справочная информация: "Правовой календарь на IV квартал 2025 года"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Внесены изменения в Перечень документов, образующихся в процессе деятельности федеральных арбитражных судов, с указанием сроков хранения (05.12.2025)
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Внесены изменения в Перечень документов, образующихся в процессе деятельности федеральных арбитражных судов, с указанием сроков хранения (05.12.2025)
Вопрос: ООО направило в АО коммерческое предложение о заключении договора поставки товара. АО ответило отказом в заключении договора. Сколько лет ООО должно хранить непринятое коммерческое предложение (оферту)?
(Консультация эксперта, 2025)В указанных и других нормативных правовых актах отсутствуют нормы о сроке хранения непринятого коммерческого предложения (оферты). Например, есть сроки хранения переписки по различным тематикам, но отсутствует позиция о переписке на стадии заключения договора. Переписка к договорам, соглашениям, контрактам (п. 12 Перечня N 236), по нашему мнению, не подходит, поскольку речь идет об уже заключенном договоре, а не о направлении оферты на его заключение, по итогам которой получен отказ.
(Консультация эксперта, 2025)В указанных и других нормативных правовых актах отсутствуют нормы о сроке хранения непринятого коммерческого предложения (оферты). Например, есть сроки хранения переписки по различным тематикам, но отсутствует позиция о переписке на стадии заключения договора. Переписка к договорам, соглашениям, контрактам (п. 12 Перечня N 236), по нашему мнению, не подходит, поскольку речь идет об уже заключенном договоре, а не о направлении оферты на его заключение, по итогам которой получен отказ.
Вопрос: Как организовать делопроизводство, документооборот и хранение документов в организации?
(Консультация эксперта, 2026)обязательность применения работниками корпоративной электронной почты при обмене документами и информацией;
(Консультация эксперта, 2026)обязательность применения работниками корпоративной электронной почты при обмене документами и информацией;
Статья: Особенности организации архивного дела в судах России и Беларуси
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 2)Сроки хранения судебных и несудебных (организационных) документов (их копий, документированной информации), контроль за соблюдением которых обеспечивается в ходе ведения экспертизы ценности документов, устанавливаются в ходе деятельности уполномоченных субъектов. В Республике Беларусь это Главное управление организационного и методического обеспечения судебной деятельности Верховного суда, в Российской Федерации таким органом является Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации. В Белоруссии действует обновленная в 2020 г. редакция Перечня документов судов общей юрисдикции <11>. Передаче на хранение в соответствующие государственные архивы подлежат документы, для которых соответствующими статьями Перечня установлен срок хранения "постоянно". К таким документам, к примеру, отнесены: приказы, распоряжения, указания председателей судов по основной деятельности; переписка с Президентом Республики Беларусь, Департаментом исполнения наказаний Министерства внутренних дел Республики Беларусь, областными (Минским городским) судами по исполнению приговоров в отношении лиц, осужденных к исключительной мере наказания - смертной казни; отчеты о состоянии защиты государственных секретов и так далее. В Верховном суде Республике Беларусь и в областных (Минском городском) судах хранятся постоянно: уголовные дела о преступлениях против мира и безопасности человечества; о военных преступлениях и других нарушениях законов и обычаев ведения войны; на осужденных к смертной казни и к пожизненному заключению; копии приговоров (постановлений) по уголовным делам о преступлениях против государства и документы к ним. Во всех белорусских судах обеспечивается постоянное хранение: годовых сводных статистических отчетов о работе судов по рассмотрению гражданских, экономических и уголовных дел об административных правонарушениях <12>; номенклатуры дел судов; приговоры, определения, постановления и определения, постановления судов по их пересмотру вышестоящими инстанциями, изъятые из уголовных дел, уничтоженных по истечении срока хранения; решения, определения, постановления и определения, постановления вышестоящих судов по их пересмотру вышестоящими инстанциями, изъятые из гражданских дел, а также дел, вытекающих из правоотношений в сфере интеллектуальной собственности, уничтоженных по истечении срока хранения, и так далее. В судах общей юрисдикции Российской Федерации существенные обновления произошли также в 2020 г. К числу документов постоянного хранения, в частности, отнесены: штатные расписания судов, положения об отделах и должностные регламенты работников аппарата суда, годовые планы и отчеты (в том числе статистические), обзоры судебной практики по различным категориям судебных дел. Компетентные суды России хранят "постоянно" судебные дела по спорам о праве собственности на землю, о защите интеллектуальной собственности, о преступлениях, за которые назначено пожизненное лишение свободы, и ряд других категорий <13>. Приведенные примеры позволяют установить наличие как некоторых расхождений в подходах к определению и методике расчета сроков хранения, так и их единообразие.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 2)Сроки хранения судебных и несудебных (организационных) документов (их копий, документированной информации), контроль за соблюдением которых обеспечивается в ходе ведения экспертизы ценности документов, устанавливаются в ходе деятельности уполномоченных субъектов. В Республике Беларусь это Главное управление организационного и методического обеспечения судебной деятельности Верховного суда, в Российской Федерации таким органом является Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации. В Белоруссии действует обновленная в 2020 г. редакция Перечня документов судов общей юрисдикции <11>. Передаче на хранение в соответствующие государственные архивы подлежат документы, для которых соответствующими статьями Перечня установлен срок хранения "постоянно". К таким документам, к примеру, отнесены: приказы, распоряжения, указания председателей судов по основной деятельности; переписка с Президентом Республики Беларусь, Департаментом исполнения наказаний Министерства внутренних дел Республики Беларусь, областными (Минским городским) судами по исполнению приговоров в отношении лиц, осужденных к исключительной мере наказания - смертной казни; отчеты о состоянии защиты государственных секретов и так далее. В Верховном суде Республике Беларусь и в областных (Минском городском) судах хранятся постоянно: уголовные дела о преступлениях против мира и безопасности человечества; о военных преступлениях и других нарушениях законов и обычаев ведения войны; на осужденных к смертной казни и к пожизненному заключению; копии приговоров (постановлений) по уголовным делам о преступлениях против государства и документы к ним. Во всех белорусских судах обеспечивается постоянное хранение: годовых сводных статистических отчетов о работе судов по рассмотрению гражданских, экономических и уголовных дел об административных правонарушениях <12>; номенклатуры дел судов; приговоры, определения, постановления и определения, постановления судов по их пересмотру вышестоящими инстанциями, изъятые из уголовных дел, уничтоженных по истечении срока хранения; решения, определения, постановления и определения, постановления вышестоящих судов по их пересмотру вышестоящими инстанциями, изъятые из гражданских дел, а также дел, вытекающих из правоотношений в сфере интеллектуальной собственности, уничтоженных по истечении срока хранения, и так далее. В судах общей юрисдикции Российской Федерации существенные обновления произошли также в 2020 г. К числу документов постоянного хранения, в частности, отнесены: штатные расписания судов, положения об отделах и должностные регламенты работников аппарата суда, годовые планы и отчеты (в том числе статистические), обзоры судебной практики по различным категориям судебных дел. Компетентные суды России хранят "постоянно" судебные дела по спорам о праве собственности на землю, о защите интеллектуальной собственности, о преступлениях, за которые назначено пожизненное лишение свободы, и ряд других категорий <13>. Приведенные примеры позволяют установить наличие как некоторых расхождений в подходах к определению и методике расчета сроков хранения, так и их единообразие.
Статья: Сколько хранить договоры
(Юсипова Е.)
("Юридический справочник руководителя", 2022, N 10)2. Если оборудование сломалось в период гарантийного срока, то необходимо уточнить (эти сведения подтверждаются соответствующей перепиской, документами и предоставляются не бухгалтерией, а ответственным исполнителем по договору), с какого момента установлен гарантийный срок на замененное оборудование или комплектующее изделие, и прибавить 12 месяцев. Например, если гарантийный срок был установлен с 15 июля 2022 года, то окончание гарантийного срока придется на 15 июля 2023 года.
(Юсипова Е.)
("Юридический справочник руководителя", 2022, N 10)2. Если оборудование сломалось в период гарантийного срока, то необходимо уточнить (эти сведения подтверждаются соответствующей перепиской, документами и предоставляются не бухгалтерией, а ответственным исполнителем по договору), с какого момента установлен гарантийный срок на замененное оборудование или комплектующее изделие, и прибавить 12 месяцев. Например, если гарантийный срок был установлен с 15 июля 2022 года, то окончание гарантийного срока придется на 15 июля 2023 года.
Статья: Популярные вопросы о графике отпусков, возникающие после его утверждения
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2023, N 10)Для актов об отказе работников ознакомиться с графиком отпусков специальные сроки хранения Перечнем не установлены. В п. 383 Перечня установлен трехлетний срок хранения для документов о соблюдении дисциплины труда (акты, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка). Полагаем, аналогично и акты об отказе ознакомиться с графиком следует хранить тоже 3 года (если больший срок не установлен у работодателя на локальном уровне).
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2023, N 10)Для актов об отказе работников ознакомиться с графиком отпусков специальные сроки хранения Перечнем не установлены. В п. 383 Перечня установлен трехлетний срок хранения для документов о соблюдении дисциплины труда (акты, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка). Полагаем, аналогично и акты об отказе ознакомиться с графиком следует хранить тоже 3 года (если больший срок не установлен у работодателя на локальном уровне).
Статья: Делопроизводство в советах судей субъектов Российской Федерации (в контексте обеспечения сохранности документов об их деятельности в составе Архивного фонда РФ)
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2023, N 2)Исходя из вышеизложенного подхода и руководствуясь нормами ПТУД, в сводной номенклатуре дел УСД возможно сформировать раздел "Организационно-распорядительная деятельность совета судей". К перечню дел постоянного срока хранения могут быть отнесены: 1) документы (правила, порядки, регламенты, положения, регламенты), утверждаемые советом судей (ст. 8а ПТУД); 2) постановления, протоколы (заседаний совета судей, комиссий и рабочих групп совета судей, совета ветеранов, методического совета и т.д.) совета судей (ст. 18 ПТУД); 3) постановления конференций судей субъектов РФ и иные документы (круглых столов, межведомственных совещаний и т.п.) (ст. 22а ПТУД); 4) документы (отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений совета судей РФ и его Президиума, Всероссийского съезда судей (ст. 23 ПТУД); 5) списки членов совета судей субъектов РФ и его комиссий (ст. 32 ПТУД); 6) документы (аналитические обзоры и обобщения, доклады и т.п.), сформированные в совете судей субъекта РФ, направленные в Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации и иные органы государственной власти (кроме оперативных вопросов) (ст. 46 ПТУД); 7) документы (положения, программы, отчеты, решения о награждении дипломами, грамотами) о проведении и подведении итогов конкурсов профессионального мастерства работников аппарата судов, судебных участков мировых судей (ст. 50 ПТУД); 8) номенклатура дел совета судей субъекта РФ (ст. 157 ПТУД); 9) планы, отчеты (перспективные, годовые) работы (ст. 198, 210 ПТУД). Все остальные документы, образующиеся в деятельности советов судей, в том числе достаточно обширная переписка по различным направлениям, относится к временным (как правило, кратковременным) срокам хранения, что также должно найти свое отражение в соответствующем разделе сводной номенклатуры дел УСД.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2023, N 2)Исходя из вышеизложенного подхода и руководствуясь нормами ПТУД, в сводной номенклатуре дел УСД возможно сформировать раздел "Организационно-распорядительная деятельность совета судей". К перечню дел постоянного срока хранения могут быть отнесены: 1) документы (правила, порядки, регламенты, положения, регламенты), утверждаемые советом судей (ст. 8а ПТУД); 2) постановления, протоколы (заседаний совета судей, комиссий и рабочих групп совета судей, совета ветеранов, методического совета и т.д.) совета судей (ст. 18 ПТУД); 3) постановления конференций судей субъектов РФ и иные документы (круглых столов, межведомственных совещаний и т.п.) (ст. 22а ПТУД); 4) документы (отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений совета судей РФ и его Президиума, Всероссийского съезда судей (ст. 23 ПТУД); 5) списки членов совета судей субъектов РФ и его комиссий (ст. 32 ПТУД); 6) документы (аналитические обзоры и обобщения, доклады и т.п.), сформированные в совете судей субъекта РФ, направленные в Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации и иные органы государственной власти (кроме оперативных вопросов) (ст. 46 ПТУД); 7) документы (положения, программы, отчеты, решения о награждении дипломами, грамотами) о проведении и подведении итогов конкурсов профессионального мастерства работников аппарата судов, судебных участков мировых судей (ст. 50 ПТУД); 8) номенклатура дел совета судей субъекта РФ (ст. 157 ПТУД); 9) планы, отчеты (перспективные, годовые) работы (ст. 198, 210 ПТУД). Все остальные документы, образующиеся в деятельности советов судей, в том числе достаточно обширная переписка по различным направлениям, относится к временным (как правило, кратковременным) срокам хранения, что также должно найти свое отражение в соответствующем разделе сводной номенклатуры дел УСД.
"Адвокат-налогоплательщик"
(Сасов К.А.)
("Статут", 2024)Не подлежат направлению в налоговый орган документы налогоплательщика:
(Сасов К.А.)
("Статут", 2024)Не подлежат направлению в налоговый орган документы налогоплательщика:
Путеводитель по кадровым вопросам. Штатное расписаниеДля проектов штатных расписаний (в том числе для переписки по их разработке и изменению) установлен срок хранения - до минования надобности (ст. 41 Перечня типовых управленческих архивных документов). Продолжительность этого срока организация определяет самостоятельно, однако он не может быть меньше года (п. 4.6 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов).
Готовое решение: Как хранить бухгалтерские документы с учетом требований ФСБУ 27/2021
(КонсультантПлюс, 2026)Сроки хранения документов начинают течь с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним закончено (ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2026)Сроки хранения документов начинают течь с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним закончено (ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Вопрос: Как составить номенклатуру дел отдела кадров и юридического отдела?
(Консультация эксперта, 2026)Для каждого заголовка дела, включающего более одного вида документов, рекомендуется использовать формулировку "Документы" с раскрытием в скобках видового состава документов. Например, "Документы (переписка, справки, служебные записки) по работе с обращениями граждан" (абз. 3 п. 15 Методических рекомендаций к Правилам).
(Консультация эксперта, 2026)Для каждого заголовка дела, включающего более одного вида документов, рекомендуется использовать формулировку "Документы" с раскрытием в скобках видового состава документов. Например, "Документы (переписка, справки, служебные записки) по работе с обращениями граждан" (абз. 3 п. 15 Методических рекомендаций к Правилам).