Порядок оформления архивных справок
Подборка наиболее важных документов по запросу Порядок оформления архивных справок (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Искусственный интеллект в системе документооборота и управления корпоративными процессами
(Абрамова Н.)
("Делопроизводство", 2026, N 1)Задача была простой на вид: есть 500 отделений, в каждом обрабатывают документы физических лиц. Каждый день приходят заявления, справки, договоры. Часть документов неправильно заполнены, часть содержат опечатки, часть не соответствуют требованиям нормативов (ФЗ N 152-ФЗ, правила компании).
(Абрамова Н.)
("Делопроизводство", 2026, N 1)Задача была простой на вид: есть 500 отделений, в каждом обрабатывают документы физических лиц. Каждый день приходят заявления, справки, договоры. Часть документов неправильно заполнены, часть содержат опечатки, часть не соответствуют требованиям нормативов (ФЗ N 152-ФЗ, правила компании).
Статья: Спор о признании завещания действительным (на основании практики Московского городского суда)
("Электронный журнал "Помощник адвоката", 2026)Суд пришел к выводу о том, что представленный подлинник завещания, удостоверенный нотариусом, подписан самим завещателем, то есть изложенное в нем является действительным волеизъявлением умершей, и при этом не представлено доказательств нарушений порядка оформления завещания, которые могли бы повлечь его недействительность.
("Электронный журнал "Помощник адвоката", 2026)Суд пришел к выводу о том, что представленный подлинник завещания, удостоверенный нотариусом, подписан самим завещателем, то есть изложенное в нем является действительным волеизъявлением умершей, и при этом не представлено доказательств нарушений порядка оформления завещания, которые могли бы повлечь его недействительность.
Судебная практика
Апелляционное определение Саратовского областного суда от 03.08.2023 по делу N 33-6287/2023 (УИД 64RS0047-01-2023-000643-11)
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии; 2) О возложении обязанности назначить пенсию; 3) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Решением в назначении пенсии истице отказано ввиду отсутствия у нее требуемой продолжительности стажа педагогической деятельности в учреждениях для детей.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено; 3) Удовлетворено.Доводы ответчика о том, что периоды работы истца могут быть подтверждены только по формуляру компетентного органа государства-участника Соглашения о пенсионном обеспечении трудящихся государств-членов Евразийского экономического союз от 20 декабря 2019 года, вступившего в силу с 01 января 2021 года, не принимаются судом во внимание, поскольку отсутствие таких документов не должно повлечь неблагоприятные последствия для истца в виде невключения период работ в страховой стаж, при наличии записей в трудовой книжке, оформленной в соответствии требованиями закона, надлежащим образом заверенных архивных справок об указанных периодах работы Ж. на территории Республики Казахстан, справок о заработной плате за спорные периоды и сведений об уплаченных страховых взносах с 1998 года по 2015 год, представленных компетентным органом.
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии; 2) О возложении обязанности назначить пенсию; 3) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Решением в назначении пенсии истице отказано ввиду отсутствия у нее требуемой продолжительности стажа педагогической деятельности в учреждениях для детей.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено; 3) Удовлетворено.Доводы ответчика о том, что периоды работы истца могут быть подтверждены только по формуляру компетентного органа государства-участника Соглашения о пенсионном обеспечении трудящихся государств-членов Евразийского экономического союз от 20 декабря 2019 года, вступившего в силу с 01 января 2021 года, не принимаются судом во внимание, поскольку отсутствие таких документов не должно повлечь неблагоприятные последствия для истца в виде невключения период работ в страховой стаж, при наличии записей в трудовой книжке, оформленной в соответствии требованиями закона, надлежащим образом заверенных архивных справок об указанных периодах работы Ж. на территории Республики Казахстан, справок о заработной плате за спорные периоды и сведений об уплаченных страховых взносах с 1998 года по 2015 год, представленных компетентным органом.
Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 21.11.2023 по делу N 88-34864/2023 (УИД 64RS0047-01-2023-000422-92)
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии; 2) О возложении обязанности назначить пенсию; 3) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Истцу было отказано в назначении досрочной страховой пенсии по старости ввиду отсутствия необходимого стажа.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Отказано; 3) Удовлетворено.Оценивая доводы ответчика о том, что периоды работы истца могут быть подтверждены только по формуляру компетентного органа государства-участника Соглашения о пенсионном обеспечении трудящихся государств-членов Евразийского экономического союз от 20 декабря 2019 года, вступившего в силу с 1 января 2021 года, суд апелляционной инстанции отметил, что отсутствие таких документов не должно повлечь неблагоприятные последствия для истца в виде невключения периодов работы в страховой стаж, при наличии записей в трудовой книжке, оформленной в соответствии требованиями закона, надлежащим образом заверенных архивных справок об указанных периодах работы Д. на территории Республики Казахстан, справок о заработной плате за спорные периоды и сведений об уплаченных страховых взносах за 2000-2001 года.
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии; 2) О возложении обязанности назначить пенсию; 3) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Истцу было отказано в назначении досрочной страховой пенсии по старости ввиду отсутствия необходимого стажа.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Отказано; 3) Удовлетворено.Оценивая доводы ответчика о том, что периоды работы истца могут быть подтверждены только по формуляру компетентного органа государства-участника Соглашения о пенсионном обеспечении трудящихся государств-членов Евразийского экономического союз от 20 декабря 2019 года, вступившего в силу с 1 января 2021 года, суд апелляционной инстанции отметил, что отсутствие таких документов не должно повлечь неблагоприятные последствия для истца в виде невключения периодов работы в страховой стаж, при наличии записей в трудовой книжке, оформленной в соответствии требованиями закона, надлежащим образом заверенных архивных справок об указанных периодах работы Д. на территории Республики Казахстан, справок о заработной плате за спорные периоды и сведений об уплаченных страховых взносах за 2000-2001 года.
Нормативные акты
Указ Президента РФ от 19.11.2007 N 1532
(ред. от 02.04.2025)
"Об исчислении стажа государственной гражданской службы Российской Федерации для установления государственным гражданским служащим Российской Федерации ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет на государственной гражданской службе Российской Федерации, определения продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет и размера поощрений за безупречную и эффективную государственную гражданскую службу Российской Федерации"6. Документами, подтверждающими стаж гражданской службы, являются трудовая книжка, сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке, военный билет, справка военного комиссариата и иные документы соответствующих государственных органов, архивных учреждений, установленные законодательством Российской Федерации.
(ред. от 02.04.2025)
"Об исчислении стажа государственной гражданской службы Российской Федерации для установления государственным гражданским служащим Российской Федерации ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет на государственной гражданской службе Российской Федерации, определения продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет и размера поощрений за безупречную и эффективную государственную гражданскую службу Российской Федерации"6. Документами, подтверждающими стаж гражданской службы, являются трудовая книжка, сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке, военный билет, справка военного комиссариата и иные документы соответствующих государственных органов, архивных учреждений, установленные законодательством Российской Федерации.
Указ Президента РФ от 22.11.2023 N 889
(ред. от 01.06.2026)
"Вопросы гражданства Российской Федерации"
(вместе с "Положением о порядке рассмотрения вопросов гражданства Российской Федерации", "Положением о порядке принесения Присяги гражданина Российской Федерации")15. При отсутствии указанных в пункте 14 настоящего Положения документов факт проживания в Российской Федерации может подтверждаться следующими документами, в том числе исходя из совокупности содержащихся в них сведений: свидетельство о регистрации по месту пребывания, адресный листок прибытия (убытия), адресная справка, выдаваемые территориальными органами МВД России, единый жилищный документ, выписка из домовой книги, копия поквартирной карточки, документ, содержащий сведения о постановке на воинский учет, военный билет, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке, справка территориального органа Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации (Пенсионного фонда Российской Федерации) о назначении пенсии, справка из места лишения свободы об освобождении, выписка из похозяйственной книги, форма которой применяется до 1 января 2024 г. В случае отсутствия названных документов факт проживания в Российской Федерации подтверждается архивной справкой, выпиской из архивных документов, копией документа Архивного фонда Российской Федерации и (или) иных архивных документов либо решением суда об установлении факта проживания гражданина Российской Федерации в Российской Федерации.
(ред. от 01.06.2026)
"Вопросы гражданства Российской Федерации"
(вместе с "Положением о порядке рассмотрения вопросов гражданства Российской Федерации", "Положением о порядке принесения Присяги гражданина Российской Федерации")15. При отсутствии указанных в пункте 14 настоящего Положения документов факт проживания в Российской Федерации может подтверждаться следующими документами, в том числе исходя из совокупности содержащихся в них сведений: свидетельство о регистрации по месту пребывания, адресный листок прибытия (убытия), адресная справка, выдаваемые территориальными органами МВД России, единый жилищный документ, выписка из домовой книги, копия поквартирной карточки, документ, содержащий сведения о постановке на воинский учет, военный билет, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке, справка территориального органа Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации (Пенсионного фонда Российской Федерации) о назначении пенсии, справка из места лишения свободы об освобождении, выписка из похозяйственной книги, форма которой применяется до 1 января 2024 г. В случае отсутствия названных документов факт проживания в Российской Федерации подтверждается архивной справкой, выпиской из архивных документов, копией документа Архивного фонда Российской Федерации и (или) иных архивных документов либо решением суда об установлении факта проживания гражданина Российской Федерации в Российской Федерации.
Вопрос: Что такое историческая справка организации и как ее составить?
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Согласно ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Возможность создания архивов организациями закреплена в п. 2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда).
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Согласно ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Возможность создания архивов организациями закреплена в п. 2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда).
Статья: Заверение кадровых документов печатью
(Семенова М.А.)
("Кадровик-практик", 2024, N 9)В соответствии с ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Таким образом, в случае хранения архива кадровых документов самой организацией выдача архивной справки осуществляется работодателем.
(Семенова М.А.)
("Кадровик-практик", 2024, N 9)В соответствии с ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Таким образом, в случае хранения архива кадровых документов самой организацией выдача архивной справки осуществляется работодателем.
Статья: Обработка ПДн для исполнения трудового законодательства: какие нюансы требуют внимания кадровых служб
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)- справка о порядке оформления и бронирования гостиничных номеров, проездных билетов и т.п. при командировании работников с приложением подтверждающих документов;
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)- справка о порядке оформления и бронирования гостиничных номеров, проездных билетов и т.п. при командировании работников с приложением подтверждающих документов;
Статья: Как составить справку для работника
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 1)Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Такое определение известно со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974) и в настоящее время встречается в ряде ведомственных нормативных правовых актов <1>, а также фактически подтверждается современным словарем видов и разновидностей документов <2>. Правда, данный словарь фиксирует документирование фактов и событий (похожую сферу применения) с помощью записок (аналитических), сводок, информации, сведений и даже обзоров, в которых тем не менее прослеживаются общность цели создания документа и его функционального назначения. А некоторые особенности оформления (например, архивная справка, историческая справка к документам архивного фонда, справка о работе с обращениями граждан и др.) зависят от систем и подсистем документации, в которых так или иначе составляются и оформляются эти справки.
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 1)Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Такое определение известно со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974) и в настоящее время встречается в ряде ведомственных нормативных правовых актов <1>, а также фактически подтверждается современным словарем видов и разновидностей документов <2>. Правда, данный словарь фиксирует документирование фактов и событий (похожую сферу применения) с помощью записок (аналитических), сводок, информации, сведений и даже обзоров, в которых тем не менее прослеживаются общность цели создания документа и его функционального назначения. А некоторые особенности оформления (например, архивная справка, историческая справка к документам архивного фонда, справка о работе с обращениями граждан и др.) зависят от систем и подсистем документации, в которых так или иначе составляются и оформляются эти справки.
Статья: Как Закон о защите персданных распространяется на архивные документы
(Храмцовская Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 9)Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
(Храмцовская Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 9)Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.