Можно ли хранить трудовые договоры в личном деле
Подборка наиболее важных документов по запросу Можно ли хранить трудовые договоры в личном деле (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.05.2023 N 19АП-7103/2016 по делу N А14-7601/2016
Требование: Об отмене определения об удовлетворении жалобы на действия (бездействие) конкурсного управляющего.
Решение: Определение оставлено без изменения.В соответствии с требованиями законодательства передаче в архив в упорядоченном виде (с нумерацией, классификации по алфавиту, прошитые надлежащим образом) подлежат следующие документы: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, лицевые счета, сведения о персонифицированном учете в пенсионном фонде, реестр сведений о доходах физических лиц, трудовые договоры, расчетные ведомости по заработной плате. В понятие обработки документов входит: проведение соответствующей экспертизы ценности документов (изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, также, нумерация листов, подшив, оформление обложек, формирование дел, составление и оформление внутренней описи и описи дел, составление заголовков, составление научно-справочного аппарата к описи (оглавления, списка сокращенных слов, предисловия (дополнения к предисловию), формирование связок дел.
Требование: Об отмене определения об удовлетворении жалобы на действия (бездействие) конкурсного управляющего.
Решение: Определение оставлено без изменения.В соответствии с требованиями законодательства передаче в архив в упорядоченном виде (с нумерацией, классификации по алфавиту, прошитые надлежащим образом) подлежат следующие документы: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, лицевые счета, сведения о персонифицированном учете в пенсионном фонде, реестр сведений о доходах физических лиц, трудовые договоры, расчетные ведомости по заработной плате. В понятие обработки документов входит: проведение соответствующей экспертизы ценности документов (изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, также, нумерация листов, подшив, оформление обложек, формирование дел, составление и оформление внутренней описи и описи дел, составление заголовков, составление научно-справочного аппарата к описи (оглавления, списка сокращенных слов, предисловия (дополнения к предисловию), формирование связок дел.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)См. также: Каковы сроки хранения трудовых договоров и личных дел работников?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)См. также: Каковы сроки хранения трудовых договоров и личных дел работников?
Нормативные акты
Приказ ФНС России от 02.11.2021 N ЕД-7-10/952@
(ред. от 23.04.2025)
"Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения"- выдачи работникам заграничных паспортов, сданных на временное хранение
(ред. от 23.04.2025)
"Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения"- выдачи работникам заграничных паспортов, сданных на временное хранение
Приказ Минздравсоцразвития РФ от 22.10.2007 N 663
"О Методических рекомендациях по введению в федеральных бюджетных учреждениях новых систем оплаты труда" 2. Дополнить раздел (абзацы, пункты) трудового договора
"О Методических рекомендациях по введению в федеральных бюджетных учреждениях новых систем оплаты труда" 2. Дополнить раздел (абзацы, пункты) трудового договора
Вопрос: Как оформить обложку личного дела работника?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2025)Каковы сроки хранения трудовых договоров и личных дел работников?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2025)Каковы сроки хранения трудовых договоров и личных дел работников?
Вопрос: Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?
(Консультация эксперта, 2025)Исходя из судебной практики работодатель не вправе хранить копию паспорта работника в его личном деле. Это может повлечь ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ. Вместе с тем существует позиция Роструда, согласно которой хранение копии паспорта работника в его личном деле правомерно при наличии согласия работника.
(Консультация эксперта, 2025)Исходя из судебной практики работодатель не вправе хранить копию паспорта работника в его личном деле. Это может повлечь ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ. Вместе с тем существует позиция Роструда, согласно которой хранение копии паспорта работника в его личном деле правомерно при наличии согласия работника.
Вопрос: Как можно передать личные дела уволенных работников в архив?
(Консультация эксперта, 2025)Если работники организации не относятся к государственным или муниципальным служащим, то ведение их личных дел осуществляется работодателем по его усмотрению; работодатель самостоятельно определяет порядок формирования и ведения личных дел своих работников с учетом положений действующего законодательства, касающихся порядка хранения документов.
(Консультация эксперта, 2025)Если работники организации не относятся к государственным или муниципальным служащим, то ведение их личных дел осуществляется работодателем по его усмотрению; работодатель самостоятельно определяет порядок формирования и ведения личных дел своих работников с учетом положений действующего законодательства, касающихся порядка хранения документов.
Вопрос: Работник трудится в организации по основной работе и по внутреннему совместительству. Все документы и копии на него хранятся в одном личном деле. Сколько личных карточек на него вести - одну или две? Можно ли вести одно личное дело, или их должно быть два?
(Консультация эксперта, 2023)Вопрос: Работник трудится в организации по основной работе и по внутреннему совместительству. Все документы и копии на него хранятся в одном личном деле. Сколько личных карточек на него вести - одну или две? Можно ли вести одно личное дело, или их должно быть два?
(Консультация эксперта, 2023)Вопрос: Работник трудится в организации по основной работе и по внутреннему совместительству. Все документы и копии на него хранятся в одном личном деле. Сколько личных карточек на него вести - одну или две? Можно ли вести одно личное дело, или их должно быть два?
Вопрос: Работник заменил паспорт и отказывается представить работодателю новые паспортные данные. Как поступить работодателю? Можно ли привлечь работника к дисциплинарной ответственности?
(Консультация эксперта, 2023)Обоснование: Паспорт - один из основных документов, которые работник предъявляет работодателю. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами (абз. 2 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Как правило, работодатель помимо указания реквизитов паспорта в трудовом договоре с работником хранит копию паспорта в личном деле работника.
(Консультация эксперта, 2023)Обоснование: Паспорт - один из основных документов, которые работник предъявляет работодателю. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами (абз. 2 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Как правило, работодатель помимо указания реквизитов паспорта в трудовом договоре с работником хранит копию паспорта в личном деле работника.
"Локальные акты работодателя: актуализация в связи с законодательными изменениями"
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)В личных делах хранятся копии обязательных при заключении трудового договора документов (паспорт, документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, военный билет и т.п.), а также иные документы, содержащие необходимые бухгалтерии и кадрам сведения, такие как копия свидетельства о присвоении ИНН, копия свидетельства о заключении брака работником (при смене им фамилии), копии свидетельств о рождении детей (для оформления налоговых вычетов или отпусков по уходу за ребенком) и т.п.
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)В личных делах хранятся копии обязательных при заключении трудового договора документов (паспорт, документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, военный билет и т.п.), а также иные документы, содержащие необходимые бухгалтерии и кадрам сведения, такие как копия свидетельства о присвоении ИНН, копия свидетельства о заключении брака работником (при смене им фамилии), копии свидетельств о рождении детей (для оформления налоговых вычетов или отпусков по уходу за ребенком) и т.п.
Статья: Комментарий к Письму Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.05.2023 N 14-6/ООГ-3428 <Кто должен исправлять ошибку в трудовой книжке при увольнении?>
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 12)Личное дело сотрудника содержит множество персональных данных. Даже если у вас есть согласие на их обработку и хранение, в личном деле работника нельзя хранить копии:
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 12)Личное дело сотрудника содержит множество персональных данных. Даже если у вас есть согласие на их обработку и хранение, в личном деле работника нельзя хранить копии:
Готовое решение: Есть ли особенности расторжения трудового договора с работником отдела кадров (увольнения кадровика)
(КонсультантПлюс, 2025)При увольнении работника отдела кадров у него принимают те документы, за которые он ответственен. Это могут быть, в частности, трудовые договоры, трудовые книжки, личные дела работников, различные приказы по личному составу (например, об увольнении, о приеме на работу и об отпуске), локальные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения (например, правила внутреннего трудового распорядка).
(КонсультантПлюс, 2025)При увольнении работника отдела кадров у него принимают те документы, за которые он ответственен. Это могут быть, в частности, трудовые договоры, трудовые книжки, личные дела работников, различные приказы по личному составу (например, об увольнении, о приеме на работу и об отпуске), локальные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения (например, правила внутреннего трудового распорядка).
Вопрос: Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций?
(Консультация эксперта, 2025)Каковы сроки хранения трудовых договоров и личных дел работников?
(Консультация эксперта, 2025)Каковы сроки хранения трудовых договоров и личных дел работников?
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2025)Если вы при заключении трудового договора используете типовую форму трудового договора, в которой предусмотрено соответствующее положение, следует получить от работника отдельное согласие на обработку персональных данных (ч. 1 ст. 9 Закона о персональных данных).
(КонсультантПлюс, 2025)Если вы при заключении трудового договора используете типовую форму трудового договора, в которой предусмотрено соответствующее положение, следует получить от работника отдельное согласие на обработку персональных данных (ч. 1 ст. 9 Закона о персональных данных).