Локальные акты срок хранения в организации
Подборка наиболее важных документов по запросу Локальные акты срок хранения в организации (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как уволить работников при реорганизации организации
(КонсультантПлюс, 2025)Вести личные дела в коммерческих организациях по закону не обязательно. Но если их ведение предусмотрено локальным нормативным актом организации, то нужно обеспечить их сохранность в течение установленных сроков хранения. В случае реорганизации порядок передачи личных дел работников (в том числе юрлицо, которому передаются дела), условия и место их дальнейшего хранения определяются учредителями этих организаций или органами, уполномоченными на это учредительными документами. Обычно все документы по личному составу передаются организации-правопреемнику. А при реорганизации в форме выделения личные дела уволенных работников, как правило, остаются в прежней организации, так как в этом случае реорганизованная организация продолжает свою деятельность, а к выделенной переходит лишь часть ее прав и обязанностей. Это следует из ч. 1, 4 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ, абз. 1 п. 1 ст. 57, ст. 58 ГК РФ, п. п. 2, 3 ст. 3, ч. 1 ст. 17, ч. 9 ст. 23 Закона об архивном деле, абз. 1 п. 224 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
(КонсультантПлюс, 2025)Вести личные дела в коммерческих организациях по закону не обязательно. Но если их ведение предусмотрено локальным нормативным актом организации, то нужно обеспечить их сохранность в течение установленных сроков хранения. В случае реорганизации порядок передачи личных дел работников (в том числе юрлицо, которому передаются дела), условия и место их дальнейшего хранения определяются учредителями этих организаций или органами, уполномоченными на это учредительными документами. Обычно все документы по личному составу передаются организации-правопреемнику. А при реорганизации в форме выделения личные дела уволенных работников, как правило, остаются в прежней организации, так как в этом случае реорганизованная организация продолжает свою деятельность, а к выделенной переходит лишь часть ее прав и обязанностей. Это следует из ч. 1, 4 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ, абз. 1 п. 1 ст. 57, ст. 58 ГК РФ, п. п. 2, 3 ст. 3, ч. 1 ст. 17, ч. 9 ст. 23 Закона об архивном деле, абз. 1 п. 224 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством РФ, иных работников - локальными нормативными актами организации. Срок хранения личных дел - 50/75 лет ЭПК. Отметка "ЭПК" означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности (ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ, ст. 445 Перечня, Сноски N N 1, 2, 3 к Перечню, п. п. 4.8 - 4.9 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством РФ, иных работников - локальными нормативными актами организации. Срок хранения личных дел - 50/75 лет ЭПК. Отметка "ЭПК" означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности (ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ, ст. 445 Перечня, Сноски N N 1, 2, 3 к Перечню, п. п. 4.8 - 4.9 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Нормативные акты
Справочная информация: "Сроки хранения документов организаций"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Все оконченные журналы (карты) по учету материалов, инфицированных или потенциально инфицированных ДПВ, ПВВП, вакциноподобным полиовирусом
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Все оконченные журналы (карты) по учету материалов, инфицированных или потенциально инфицированных ДПВ, ПВВП, вакциноподобным полиовирусом
Приказ ФНС России от 02.11.2021 N ЕД-7-10/952@
(ред. от 23.04.2025)
"Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения"13. Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. Срок хранения "До минования надобности" установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.
(ред. от 23.04.2025)
"Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения"13. Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. Срок хранения "До минования надобности" установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.
Статья: О сроках хранения документов в нормативных правовых актах
(Куткин А.В.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)В СанПиН 3.3686-21 приведены неоднозначные нормы, относящиеся к срокам хранения документов. Пунктом 4246 предписывается хранить акт о несчастном случае на производстве 3 года <11>, что противоречит статье 425 Перечня 2019 г. и главным образом статье 230 ТК РФ, в соответствии с которыми акты о несчастном случае хранятся 45 лет <12>. Еще одним противоречивым аспектом является указание в пункте 492 на хранение передаваемых журналов и актов, связанных с учетом наличия количества и передвижения патогенных биологических агентов I - IV групп, в архиве организации в соответствии со сроками, устанавливаемыми локальными актами организации. В данном случае имеется нестыковка с ФЗ "Об архивном деле". При этом в Приложении 7 даны рекомендуемые образцы журналов, в формах которых уже указаны сроки хранения: во всех формах этот срок составляет 3 года, кроме одной со сроком хранения 25 лет.
(Куткин А.В.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)В СанПиН 3.3686-21 приведены неоднозначные нормы, относящиеся к срокам хранения документов. Пунктом 4246 предписывается хранить акт о несчастном случае на производстве 3 года <11>, что противоречит статье 425 Перечня 2019 г. и главным образом статье 230 ТК РФ, в соответствии с которыми акты о несчастном случае хранятся 45 лет <12>. Еще одним противоречивым аспектом является указание в пункте 492 на хранение передаваемых журналов и актов, связанных с учетом наличия количества и передвижения патогенных биологических агентов I - IV групп, в архиве организации в соответствии со сроками, устанавливаемыми локальными актами организации. В данном случае имеется нестыковка с ФЗ "Об архивном деле". При этом в Приложении 7 даны рекомендуемые образцы журналов, в формах которых уже указаны сроки хранения: во всех формах этот срок составляет 3 года, кроме одной со сроком хранения 25 лет.
Вопрос: Как можно передать личные дела уволенных работников в архив?
(Консультация эксперта, 2025)Личные дела руководителей и работников организации должны храниться 50/75 лет ЭПК. При этом виды документов, входящих в состав личных дел работников, не являющихся государственными муниципальными служащими, определяются локальными нормативными актами организации (п. 445 Перечня).
(Консультация эксперта, 2025)Личные дела руководителей и работников организации должны храниться 50/75 лет ЭПК. При этом виды документов, входящих в состав личных дел работников, не являющихся государственными муниципальными служащими, определяются локальными нормативными актами организации (п. 445 Перечня).
Вопрос: Как ведется журнал регистрации служебных записок?
(Консультация эксперта, 2025)Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.
(Консультация эксперта, 2025)Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.
Вопрос: Как в организации регистрируются входящие документы?
(Консультация эксперта, 2025)Если регистрационно-учетная форма ведется в электронном виде с помощью специализированных программ, то дублировать ее на бумажном носителе не нужно, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.
(Консультация эксперта, 2025)Если регистрационно-учетная форма ведется в электронном виде с помощью специализированных программ, то дублировать ее на бумажном носителе не нужно, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.
Вопрос: Каков срок хранения в организации заявления о ежегодном отпуске работника?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.
Статья: Трудовой договор с педагогическим работником: актуальные проблемы заключения и содержания сопровождающих документов
(Шония Г.В.)
("Актуальные проблемы российского права", 2023, N 5)В согласии педагогического работника на обработку персональных данных целесообразно указать, какая конкретно информация должна быть сообщена работником, а также какие способы обработки этих сведений будут применены. Поскольку отчитываться перед Роскомнадзором работодатель обязан только в случае автоматизированной обработки персональных данных, все случаи и способы неавтоматизированной их обработки (например, фиксация информации о выдаче и возврате одноразовых пропусков) должны быть указаны в локальном акте организации. В случае если работодатель для обработки персональных данных использует информационную систему, на сайте в сети Интернет, содержащем технический ресурс обработки, необходимо разместить локальный акт, регулирующий отношения по обработке персональных данных, к примеру, в конкретной образовательной организации.
(Шония Г.В.)
("Актуальные проблемы российского права", 2023, N 5)В согласии педагогического работника на обработку персональных данных целесообразно указать, какая конкретно информация должна быть сообщена работником, а также какие способы обработки этих сведений будут применены. Поскольку отчитываться перед Роскомнадзором работодатель обязан только в случае автоматизированной обработки персональных данных, все случаи и способы неавтоматизированной их обработки (например, фиксация информации о выдаче и возврате одноразовых пропусков) должны быть указаны в локальном акте организации. В случае если работодатель для обработки персональных данных использует информационную систему, на сайте в сети Интернет, содержащем технический ресурс обработки, необходимо разместить локальный акт, регулирующий отношения по обработке персональных данных, к примеру, в конкретной образовательной организации.
Вопрос: Как организовать проведение внутреннего кадрового аудита и оформить итоги в организации?
(Консультация эксперта, 2025)Просматривая ЛНА, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда организации. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись с учетом особенностей, установленных для отдельных категорий работников (ст. ст. 8, 22, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).
(Консультация эксперта, 2025)Просматривая ЛНА, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда организации. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись с учетом особенностей, установленных для отдельных категорий работников (ст. ст. 8, 22, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).
Вопрос: Какие документы сдаются организацией на хранение в государственный или муниципальный архив?
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Из п. 7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила хранения документов Архивного фонда), следует, что документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд. Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело. Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел. В государственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (п. 8.20 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 N 44). В муниципальных и негосударственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с локальными нормативными актами. Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов РФ, а также перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов РФ, а также перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Из п. 7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила хранения документов Архивного фонда), следует, что документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд. Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело. Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел. В государственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (п. 8.20 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 N 44). В муниципальных и негосударственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с локальными нормативными актами. Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов РФ, а также перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов РФ, а также перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.
Вопрос: В отделе кадров организации хранятся трудовые книжки, не востребованные работниками (смерть, работник не явился за трудовой книжкой после увольнения и т.п.). Где хранить такие трудовые книжки: у работодателя или их нужно сдавать на хранение?
(Консультация эксперта, 2024)Отметим, что Трудовым кодексом РФ и Порядком N 320н не установлено конкретное место хранения не востребованных после увольнения трудовых книжек. Полагаем, что работодатель вправе определить порядок их хранения локальным нормативным актом (ст. 8 ТК РФ).
(Консультация эксперта, 2024)Отметим, что Трудовым кодексом РФ и Порядком N 320н не установлено конкретное место хранения не востребованных после увольнения трудовых книжек. Полагаем, что работодатель вправе определить порядок их хранения локальным нормативным актом (ст. 8 ТК РФ).
Готовое решение: Как оформить приказ о предоставлении ежегодного отпуска
(КонсультантПлюс, 2025)Для уничтожения приказов о предоставлении ежегодного отпуска с истекшим сроком хранения применяйте в целом общий порядок уничтожения документов организации с истекшим сроком хранения. При этом обязательно соблюдайте требования к уничтожению персональных данных, которые содержатся в приказах о предоставлении отпуска. В частности, проведите экспертизу ценности таких документов. А способ уничтожения, который вы обязаны закрепить в своем локальном нормативном акте, должен исключать возможность восстановить содержание документов (ч. 6 ст. 6, ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 87 ТК РФ, п. 8 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных).
(КонсультантПлюс, 2025)Для уничтожения приказов о предоставлении ежегодного отпуска с истекшим сроком хранения применяйте в целом общий порядок уничтожения документов организации с истекшим сроком хранения. При этом обязательно соблюдайте требования к уничтожению персональных данных, которые содержатся в приказах о предоставлении отпуска. В частности, проведите экспертизу ценности таких документов. А способ уничтожения, который вы обязаны закрепить в своем локальном нормативном акте, должен исключать возможность восстановить содержание документов (ч. 6 ст. 6, ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 87 ТК РФ, п. 8 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных).