Какие документы должны храниться в личном деле работника после увольнения
Подборка наиболее важных документов по запросу Какие документы должны храниться в личном деле работника после увольнения (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Как можно передать личные дела уволенных работников в архив?
(Консультация эксперта, 2025)Архивные документы (в том числе электронные архивные документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (п. п. 37, 47, 140 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила)).
(Консультация эксперта, 2025)Архивные документы (в том числе электронные архивные документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (п. п. 37, 47, 140 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила)).
Статья: Документирование служебных отношений в органах прокуратуры Российской Федерации
(Будников Е.Н., Шаповалова Л.Д.)
("Делопроизводство", 2020, N 3)Каждый раздел личного дела прокурорского работника должен иметь опись документов, располагаемых в хронологическом порядке. Личное дело прокурорского работника после его увольнения из прокуратуры хранится в течение трех лет в кадровом подразделении и по истечении этого срока передается в архив на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
(Будников Е.Н., Шаповалова Л.Д.)
("Делопроизводство", 2020, N 3)Каждый раздел личного дела прокурорского работника должен иметь опись документов, располагаемых в хронологическом порядке. Личное дело прокурорского работника после его увольнения из прокуратуры хранится в течение трех лет в кадровом подразделении и по истечении этого срока передается в архив на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Нормативные акты
Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 07.03.2012 N 1
"О некоторых вопросах применения специальных защитных, антидемпинговых и компенсационных мер на единой таможенной территории Таможенного союза"
(вместе с "Положением об использовании и защите конфиденциальной информации и служебной информации ограниченного распространения в органе, ответственном за проведение расследований", "Регламентом принятия решений и подготовки проектов решений Евразийской экономической комиссии по вопросам специальных защитных, антидемпинговых и компенсационных мер")подписать индивидуальное письменное обязательство о неразглашении конфиденциальной информации по форме согласно приложению к настоящему Положению в двух экземплярах, один из которых передается руководителю или сотруднику органа, проводящего расследования, второй хранится в личном деле руководителя или сотрудника не менее 3-х лет после его увольнения.
"О некоторых вопросах применения специальных защитных, антидемпинговых и компенсационных мер на единой таможенной территории Таможенного союза"
(вместе с "Положением об использовании и защите конфиденциальной информации и служебной информации ограниченного распространения в органе, ответственном за проведение расследований", "Регламентом принятия решений и подготовки проектов решений Евразийской экономической комиссии по вопросам специальных защитных, антидемпинговых и компенсационных мер")подписать индивидуальное письменное обязательство о неразглашении конфиденциальной информации по форме согласно приложению к настоящему Положению в двух экземплярах, один из которых передается руководителю или сотруднику органа, проводящего расследования, второй хранится в личном деле руководителя или сотрудника не менее 3-х лет после его увольнения.
Приказ Минсвязи РФ от 23.07.2002 N 86
"Об утверждении Порядка обучения и проверки знаний требований охраны труда для руководителей и других должностных лиц, ответственных за охрану труда на предприятиях и в организациях отрасли"6.1.4. Вводный инструктаж проводят по программе, разработанной инженером по охране труда с учетом требований стандартов ССБТ, правил, норм и инструкций по охране труда, а также всех особенностей производства, утвержденной руководителем (главным инженером) организации связи, учебного заведения по согласованию с профсоюзным комитетом. Продолжительность инструктажа устанавливается в соответствии с утвержденной программой. Примерный перечень вопросов для составления программы вводного инструктажа приведен в Приложении N 6. О проведении вводного инструктажа делают запись в журнале регистрации вводного инструктажа (Приложение N 7) с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего, а также в документе о приеме на работу или контрольном листе (Приложение N 4). Проведение вводного инструктажа с учащимися регистрируют в журнале учета учебной работы. Контрольные листы выдаются и хранятся в отделе кадров вместе с личной карточкой рабочего, а на руководителей и специалистов - в личном деле. После увольнения работника его контрольный лист уничтожается. Работник отдела кадров должен выполнять настоящий Порядок и следить за правильностью оформления контрольных листов, своевременным их возвращением в отдел кадров после проверки знаний работника и получения разрешения на допуск его к самостоятельной работе. Выдача контрольных листов в отделе кадров и их возвращение должны фиксироваться в специальной тетради.
"Об утверждении Порядка обучения и проверки знаний требований охраны труда для руководителей и других должностных лиц, ответственных за охрану труда на предприятиях и в организациях отрасли"6.1.4. Вводный инструктаж проводят по программе, разработанной инженером по охране труда с учетом требований стандартов ССБТ, правил, норм и инструкций по охране труда, а также всех особенностей производства, утвержденной руководителем (главным инженером) организации связи, учебного заведения по согласованию с профсоюзным комитетом. Продолжительность инструктажа устанавливается в соответствии с утвержденной программой. Примерный перечень вопросов для составления программы вводного инструктажа приведен в Приложении N 6. О проведении вводного инструктажа делают запись в журнале регистрации вводного инструктажа (Приложение N 7) с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего, а также в документе о приеме на работу или контрольном листе (Приложение N 4). Проведение вводного инструктажа с учащимися регистрируют в журнале учета учебной работы. Контрольные листы выдаются и хранятся в отделе кадров вместе с личной карточкой рабочего, а на руководителей и специалистов - в личном деле. После увольнения работника его контрольный лист уничтожается. Работник отдела кадров должен выполнять настоящий Порядок и следить за правильностью оформления контрольных листов, своевременным их возвращением в отдел кадров после проверки знаний работника и получения разрешения на допуск его к самостоятельной работе. Выдача контрольных листов в отделе кадров и их возвращение должны фиксироваться в специальной тетради.
Статья: Хранение личных карточек и личных дел
(Кожанова Е.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2017, N 9)а) сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других документов, содержащих его персональные данные. Этого требует п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", согласно которому "хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом". Поэтому в личном деле нужно оставить только документы и копии документов работника, которые касаются его работы в компании;
(Кожанова Е.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2017, N 9)а) сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других документов, содержащих его персональные данные. Этого требует п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", согласно которому "хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом". Поэтому в личном деле нужно оставить только документы и копии документов работника, которые касаются его работы в компании;
Вопрос: Должен ли работодатель хранить личные дела уволенных сотрудников?
(Подборки и консультации Горячей линии, 2021)Вопрос: Должен ли работодатель хранить личные дела уволенных сотрудников?
(Подборки и консультации Горячей линии, 2021)Вопрос: Должен ли работодатель хранить личные дела уволенных сотрудников?
"Кадровое делопроизводство"
(4-е издание, переработанное и дополненное)
(Семенихин В.В.)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2019)- текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;
(4-е издание, переработанное и дополненное)
(Семенихин В.В.)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2019)- текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;
"Инструменты управления персоналом: аспекты кадрового документооборота"
(Бирюкова И., Жаворонкова Л., Бузилкин С., Суркова Л.)
("РедСо" - "Бератор-Паблишинг", 2007)В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографирования.
(Бирюкова И., Жаворонкова Л., Бузилкин С., Суркова Л.)
("РедСо" - "Бератор-Паблишинг", 2007)В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографирования.
Вопрос: После увольнения работника организация должна уничтожить такие документы, как копии ИНН, СНИЛС, диплома?
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2019)Вопрос: После увольнения работника организация должна уничтожить такие документы, как копии ИНН, СНИЛС, диплома?
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2019)Вопрос: После увольнения работника организация должна уничтожить такие документы, как копии ИНН, СНИЛС, диплома?
Вопрос: Что необходимо хранить в личном деле сотрудника в 2025 г.?
(Подборки и консультации Горячей линии, 2025)документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и др.). Последними документами, помещаемыми в личное дело, являются заявление об увольнении и приказ об увольнении работника.
(Подборки и консультации Горячей линии, 2025)документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и др.). Последними документами, помещаемыми в личное дело, являются заявление об увольнении и приказ об увольнении работника.
Статья: Как формируются личные дела сотрудников?
(Данилова В.В.)
("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2019, N 5)После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.
(Данилова В.В.)
("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2019, N 5)После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.
Статья: Личное дело сотрудника
(Межуева Т.)
("Кадровый вопрос", 2011, N 7)Личное дело формируется в картонной обложке (папке-регистраторе), на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.
(Межуева Т.)
("Кадровый вопрос", 2011, N 7)Личное дело формируется в картонной обложке (папке-регистраторе), на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.
Вопрос: Подскажите перечень документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника образовательного учреждения. Возможно ли, имея подписанное сотрудником согласие на обработку персональных данных, хранить в личном деле копии паспорта, СНИЛС и ИНН?
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2018)2. Хранение копий документов (паспорта, СНИЛС, ИНН, дипломов и т.д.) сотрудников в личных делах (карточках), а также их подшивка после увольнения сотрудников допускаются работодателем только с их письменного согласия. В отсутствие письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены.
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2018)2. Хранение копий документов (паспорта, СНИЛС, ИНН, дипломов и т.д.) сотрудников в личных делах (карточках), а также их подшивка после увольнения сотрудников допускаются работодателем только с их письменного согласия. В отсутствие письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены.