Электронный кадровый учет
Подборка наиболее важных документов по запросу Электронный кадровый учет (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Электронная персонализация кадрового обеспечения государственно-служебной деятельности
(Старовойт М.А.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)В соответствии с Федеральным законом от 12 декабря 2023 г. N 565-ФЗ "О занятости населения в Российской Федерации" <14> единая цифровая платформа обеспечивает в том числе ведение и хранение личных дел граждан в электронной форме (п. 7 ч. 2 ст. 17). Бумажные выписки электронных кадровых документов могут быть получены работником посредством личного кабинета единой цифровой платформы. В трудовых отношениях работодателем может осуществляться электронный учет в отношении более чем 123 формализованных кадровых документов в случае соответствия единым требованиям <15> Минтруда России к составу и форматам таких документов.
(Старовойт М.А.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)В соответствии с Федеральным законом от 12 декабря 2023 г. N 565-ФЗ "О занятости населения в Российской Федерации" <14> единая цифровая платформа обеспечивает в том числе ведение и хранение личных дел граждан в электронной форме (п. 7 ч. 2 ст. 17). Бумажные выписки электронных кадровых документов могут быть получены работником посредством личного кабинета единой цифровой платформы. В трудовых отношениях работодателем может осуществляться электронный учет в отношении более чем 123 формализованных кадровых документов в случае соответствия единым требованиям <15> Минтруда России к составу и форматам таких документов.
Готовое решение: В каком порядке выдать работнику копию трудового договора
(КонсультантПлюс, 2026)Отметим, что работодателям, которые решили использовать электронный кадровый документооборот, нужно учитывать особенности взаимодействия с работниками, в том числе при выдаче им документов, связанных с работой, и их надлежащим образом заверенных копий (ч. 10, 11 ст. 22.3 ТК РФ).
(КонсультантПлюс, 2026)Отметим, что работодателям, которые решили использовать электронный кадровый документооборот, нужно учитывать особенности взаимодействия с работниками, в том числе при выдаче им документов, связанных с работой, и их надлежащим образом заверенных копий (ч. 10, 11 ст. 22.3 ТК РФ).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 35 "Базовая программа обязательного медицинского страхования" Федерального закона "Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации""В отношении расходов на оплату обучения медицинских работников в области охраны труда, электробезопасности, кадрового делопроизводства, электронного бухучета и прочего суды правомерно учли, что спорные расходы не являются расходами на выплату заработной платы и прочими выплатами в связи с исполнением врачами и медицинскими работниками своих обязанностей (медицинской деятельности), не направлены на повышение их квалификации по оказанию медицинской помощи, поскольку темы обучения не связаны с необходимым уровнем профессионального образования и дополнительного профессионального образования, не являются квалификационным требованием к медицинским специалистам, поэтому сделали правильный вывод о том, что указанные расходы не могут быть отнесены к затратам, финансируемым за счет средств ОМС.
Подборка судебных решений за 2023 год: Статья 54.1 "Пределы осуществления прав по исчислению налоговой базы и (или) суммы налога, сбора, страховых взносов" НК РФ
(АО "Центр экономических экспертиз "Налоги и финансовое право")Как указал суд, признавая позицию ИФНС правомерной, все участники схемы осуществляли один вид деятельности. Они располагались по одному адресу, использовали: единые телефонные номера, электронный адрес, бухгалтерский и кадровый учет; работники получали доход во всех организациях, при выполнении тех же обязанностей. Независимо от того, кем заключались договоры с клиентами, фактически услуги оказывались силами налогоплательщика.
(АО "Центр экономических экспертиз "Налоги и финансовое право")Как указал суд, признавая позицию ИФНС правомерной, все участники схемы осуществляли один вид деятельности. Они располагались по одному адресу, использовали: единые телефонные номера, электронный адрес, бухгалтерский и кадровый учет; работники получали доход во всех организациях, при выполнении тех же обязанностей. Независимо от того, кем заключались договоры с клиентами, фактически услуги оказывались силами налогоплательщика.
Нормативные акты
"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 29.12.2025, с изм. от 15.05.2026)Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
(ред. от 29.12.2025, с изм. от 15.05.2026)Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
Приказ Минтруда России от 20.09.2022 N 578н
"Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"
(Зарегистрировано в Минюсте России 30.09.2022 N 70317)Зарегистрировано в Минюсте России 30 сентября 2022 г. N 70317
"Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"
(Зарегистрировано в Минюсте России 30.09.2022 N 70317)Зарегистрировано в Минюсте России 30 сентября 2022 г. N 70317
Вопрос: Об отдельных вопросах, связанных с применением электронного кадрового документооборота при взаимодействии с работниками.
(Письмо Минтруда России от 24.11.2022 N 14-6/ООГ-7321)Вопрос: Об отдельных вопросах, связанных с применением электронного кадрового документооборота при взаимодействии с работниками.
(Письмо Минтруда России от 24.11.2022 N 14-6/ООГ-7321)Вопрос: Об отдельных вопросах, связанных с применением электронного кадрового документооборота при взаимодействии с работниками.
Готовое решение: Как утвердить график отпусков
(КонсультантПлюс, 2026)Отдельные особенности утверждения электронного графика отпусков нормативно не предусмотрены. Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом, действуйте в целом так же, как и при утверждении других локальных нормативных актов, оформленных в электронном виде, то есть с учетом организованного у вас электронного кадрового документооборота (ЭКДО). Но прежде убедитесь, что график отпусков упомянут в перечне электронных документов, закрепленном в локальном нормативном акте о порядке введения электронного документооборота, и вы, соответственно, можете оформлять график в электронной форме. При необходимости дополните указанный перечень графиком отпусков. В этом локальном нормативном акте также может быть предусмотрен конкретный порядок (алгоритм) утверждения графика отпусков, в частности способ утверждения (например, дополнительное оформление приказа об утверждении графика отпусков). Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 8, ч. 1, 3 ст. 22.1, абз. 1, 4 ч. 2, абз. 1 ч. 3 ст. 22.2, ч. 1 ст. 123 ТК РФ, Писем Роструда от 15.02.2021 N ПГ/01488-6-1, от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.
(КонсультантПлюс, 2026)Отдельные особенности утверждения электронного графика отпусков нормативно не предусмотрены. Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом, действуйте в целом так же, как и при утверждении других локальных нормативных актов, оформленных в электронном виде, то есть с учетом организованного у вас электронного кадрового документооборота (ЭКДО). Но прежде убедитесь, что график отпусков упомянут в перечне электронных документов, закрепленном в локальном нормативном акте о порядке введения электронного документооборота, и вы, соответственно, можете оформлять график в электронной форме. При необходимости дополните указанный перечень графиком отпусков. В этом локальном нормативном акте также может быть предусмотрен конкретный порядок (алгоритм) утверждения графика отпусков, в частности способ утверждения (например, дополнительное оформление приказа об утверждении графика отпусков). Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 8, ч. 1, 3 ст. 22.1, абз. 1, 4 ч. 2, абз. 1 ч. 3 ст. 22.2, ч. 1 ст. 123 ТК РФ, Писем Роструда от 15.02.2021 N ПГ/01488-6-1, от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.
Готовое решение: Как ознакомить работников с графиком отпусков
(КонсультантПлюс, 2026)Отдельные особенности ознакомления работников с графиком отпусков, который утверждается и ведется в электронном виде, нормативно не предусмотрены. Действуйте в целом так же, как и в других случаях ознакомления работников с локальными нормативными актами, оформленными в электронном виде, то есть с учетом организованного у вас электронного кадрового документооборота. При этом напомним, в частности, что конкретный порядок ознакомления с электронным локальным нормативным актом (в том числе графиком отпусков), срок ознакомления с ним работников вы должны прописать в локальном нормативном акте о порядке введения электронного документооборота. Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22.1, абз. 1, 4 ч. 2, абз. 1, 2 ч. 3 ст. 22.2, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ.
(КонсультантПлюс, 2026)Отдельные особенности ознакомления работников с графиком отпусков, который утверждается и ведется в электронном виде, нормативно не предусмотрены. Действуйте в целом так же, как и в других случаях ознакомления работников с локальными нормативными актами, оформленными в электронном виде, то есть с учетом организованного у вас электронного кадрового документооборота. При этом напомним, в частности, что конкретный порядок ознакомления с электронным локальным нормативным актом (в том числе графиком отпусков), срок ознакомления с ним работников вы должны прописать в локальном нормативном акте о порядке введения электронного документооборота. Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22.1, абз. 1, 4 ч. 2, абз. 1, 2 ч. 3 ст. 22.2, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ.
Готовое решение: Как вести личную карточку работника
(КонсультантПлюс, 2026)"В связи с оптимизацией ведения в организации кадрового учета, организацией электронного кадрового документооборота
(КонсультантПлюс, 2026)"В связи с оптимизацией ведения в организации кадрового учета, организацией электронного кадрового документооборота
Вопрос: О ведении электронного кадрового документооборота.
(Письмо Минтруда России от 12.01.2023 N 14-6/ООГ-97)Вопрос: Согласно ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ положения ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ не применяются в отношении приказов (распоряжений) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником. Значит ли это, что указанные документы могут быть оформлены исключительно на бумажном носителе? Или их можно оформить в электронном виде без соблюдения требований ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ с подписанием их усиленной квалифицированной цифровой подписью? Ведь в силу ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
(Письмо Минтруда России от 12.01.2023 N 14-6/ООГ-97)Вопрос: Согласно ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ положения ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ не применяются в отношении приказов (распоряжений) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником. Значит ли это, что указанные документы могут быть оформлены исключительно на бумажном носителе? Или их можно оформить в электронном виде без соблюдения требований ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ с подписанием их усиленной квалифицированной цифровой подписью? Ведь в силу ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Статья: Кадровый электронный документооборот: мифы и реальность
(Парамонова С.В.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2025, N 9)Для целей КЭДО в ст. 22.1 ТК РФ законодатель уточнил состав документов, связанных с работой, закрепив их признаки. Документ связан с работой и может существовать в виде электронного документа, во-первых, если он предусмотрен трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, во-вторых, оформляется на бумажном носителе и (или) предполагает ознакомление с ним работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись. Получается, что огромный массив документации в принципе выпадает из области действия норм о КЭДО, поскольку прямых указаний о наличии документа, о необходимости его подписания, ознакомления с ним в трудовом законодательстве попросту может не быть либо документ может относиться к сфере бухгалтерского, налогового или кадрового учета, социального обеспечения. В силу этого понятие "электронный документооборот в сфере трудовых отношений" выглядит уже не столь объемным, как это видится отдельным авторам <6>.
(Парамонова С.В.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2025, N 9)Для целей КЭДО в ст. 22.1 ТК РФ законодатель уточнил состав документов, связанных с работой, закрепив их признаки. Документ связан с работой и может существовать в виде электронного документа, во-первых, если он предусмотрен трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, во-вторых, оформляется на бумажном носителе и (или) предполагает ознакомление с ним работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись. Получается, что огромный массив документации в принципе выпадает из области действия норм о КЭДО, поскольку прямых указаний о наличии документа, о необходимости его подписания, ознакомления с ним в трудовом законодательстве попросту может не быть либо документ может относиться к сфере бухгалтерского, налогового или кадрового учета, социального обеспечения. В силу этого понятие "электронный документооборот в сфере трудовых отношений" выглядит уже не столь объемным, как это видится отдельным авторам <6>.
Статья: Беззаявительный и автоматический порядок назначения социального обеспечения как новый тренд развития социально-обеспечительных процедурных правоотношений в условиях цифровизации экономики
(Аверьянова М.И.)
("Социальное и пенсионное право", 2023, N 3)Согласно Стратегическим направлениям предоставление мер социальной защиты должно учитывать реальные потребности граждан за счет обладания полной информацией о гражданине, в том числе о его доходах и расходах, занятости, жилищных условиях, лицах, находящихся на иждивении, и др. В условиях введения электронного кадрового документооборота, учета трудовых (при официальной занятости), пенсионных, жилищных и иных имущественных прав граждан на электронных ресурсах с участием государственных информационных систем на основе электронного межведомственного взаимодействия сводная информация государства о реальном материальном состоянии своих граждан становится все прозрачнее, что позволяет принять адресные решения для предоставления действительно нуждающимся государственного социального обеспечения.
(Аверьянова М.И.)
("Социальное и пенсионное право", 2023, N 3)Согласно Стратегическим направлениям предоставление мер социальной защиты должно учитывать реальные потребности граждан за счет обладания полной информацией о гражданине, в том числе о его доходах и расходах, занятости, жилищных условиях, лицах, находящихся на иждивении, и др. В условиях введения электронного кадрового документооборота, учета трудовых (при официальной занятости), пенсионных, жилищных и иных имущественных прав граждан на электронных ресурсах с участием государственных информационных систем на основе электронного межведомственного взаимодействия сводная информация государства о реальном материальном состоянии своих граждан становится все прозрачнее, что позволяет принять адресные решения для предоставления действительно нуждающимся государственного социального обеспечения.