Что необходимо передать в архив при ликвидации организации
Подборка наиболее важных документов по запросу Что необходимо передать в архив при ликвидации организации (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Корпоративное право: Хранение документов ООО
(КонсультантПлюс, 2025)...в силу прямого указания части 10 статьи 23 Закона N 125-ФЗ конкурсный управляющий обязан передать в архив на хранение документы по личному составу ликвидируемой негосударственной организации на основании договора. При этом ни данной нормой, ни положениями гражданского законодательства, Закона N 127-ФЗ и иных нормативных правовых актов не предусмотрен безвозмездный характер такого договора.
(КонсультантПлюс, 2025)...в силу прямого указания части 10 статьи 23 Закона N 125-ФЗ конкурсный управляющий обязан передать в архив на хранение документы по личному составу ликвидируемой негосударственной организации на основании договора. При этом ни данной нормой, ни положениями гражданского законодательства, Закона N 127-ФЗ и иных нормативных правовых актов не предусмотрен безвозмездный характер такого договора.
Апелляционное определение Свердловского областного суда от 17.10.2024 по делу N 33-17118/2024 (УИД 66RS0022-01-2023-002395-07)
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О возложении обязанности назначить пенсию; 2) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Указано на необоснованное невключение в стаж работ в качестве бурильщика скважин рудоуправления и в качестве машиниста буровой установки на шахте в иностранном государстве периодов обучения профессии, стажировки по технике безопасности и периодов работы в связи с отсутствием документального подтверждения полной занятости на подземных работах.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.Указание истца на то, что организации-работодатели ликвидированы, документы в архив не переданы, не может являться основанием для зачета периодов работы в специальный стаж, учитывая, что именно на истце в силу ст. 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации лежит обязанность по предоставлению доказательств характера работы и полной занятости, которые, как указано выше, в деле отсутствуют.
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О возложении обязанности назначить пенсию; 2) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Указано на необоснованное невключение в стаж работ в качестве бурильщика скважин рудоуправления и в качестве машиниста буровой установки на шахте в иностранном государстве периодов обучения профессии, стажировки по технике безопасности и периодов работы в связи с отсутствием документального подтверждения полной занятости на подземных работах.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.Указание истца на то, что организации-работодатели ликвидированы, документы в архив не переданы, не может являться основанием для зачета периодов работы в специальный стаж, учитывая, что именно на истце в силу ст. 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации лежит обязанность по предоставлению доказательств характера работы и полной занятости, которые, как указано выше, в деле отсутствуют.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Обязанность арбитражного управляющего по хранению документов должника: проблемы теории и практики
(Глевич М.А., Сятчихин С.В.)
("Право. Журнал Высшей школы экономики", 2022, N 4)В законодательстве в настоящее время конкурсный управляющий обязан упорядочивать и передавать архивные документы ликвидированных негосударственных организаций в государственные (муниципальные) архивы (ч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле). Вместе с тем Методические рекомендации по хранению документов должника приняты лишь относительно ликвидированных кредитных организаций <12>. Это, безусловно, затрудняет организацию хранения документов должников - иных организаций.
(Глевич М.А., Сятчихин С.В.)
("Право. Журнал Высшей школы экономики", 2022, N 4)В законодательстве в настоящее время конкурсный управляющий обязан упорядочивать и передавать архивные документы ликвидированных негосударственных организаций в государственные (муниципальные) архивы (ч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле). Вместе с тем Методические рекомендации по хранению документов должника приняты лишь относительно ликвидированных кредитных организаций <12>. Это, безусловно, затрудняет организацию хранения документов должников - иных организаций.
Статья: Топ-3 ошибок привлечения к дисциплинарной ответственности
(Слесарев С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 10)Примечание. См. статьи "Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации" в N 8, 2020, на с. 62 и "Если кадровые документы в архиве не обнаружены..." в N 10, 2020, на с. 50.
(Слесарев С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 10)Примечание. См. статьи "Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации" в N 8, 2020, на с. 62 и "Если кадровые документы в архиве не обнаружены..." в N 10, 2020, на с. 50.
Нормативные акты
Приказ МВД России от 12.04.1999 N 288
(ред. от 19.06.2018)
"О мерах по реализации Постановления Правительства Российской Федерации от 21 июля 1998 г. N 814"
(вместе с "Инструкцией по организации работы органов внутренних дел по контролю за оборотом гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории Российской Федерации")
(Зарегистрировано в Минюсте России 24.06.1999 N 1814)Реестры, книги и журналы учета оружия, дела с учетными документами ведутся лицами, ответственными за сохранность оружия, и по их закрытии передаются в архив организации или подразделения.
(ред. от 19.06.2018)
"О мерах по реализации Постановления Правительства Российской Федерации от 21 июля 1998 г. N 814"
(вместе с "Инструкцией по организации работы органов внутренних дел по контролю за оборотом гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории Российской Федерации")
(Зарегистрировано в Минюсте России 24.06.1999 N 1814)Реестры, книги и журналы учета оружия, дела с учетными документами ведутся лицами, ответственными за сохранность оружия, и по их закрытии передаются в архив организации или подразделения.
Федеральный закон от 14.11.2002 N 161-ФЗ
(ред. от 23.05.2025)
"О государственных и муниципальных унитарных предприятиях"
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.06.2025)3. При ликвидации унитарного предприятия документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, передаются на хранение в государственный архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
(ред. от 23.05.2025)
"О государственных и муниципальных унитарных предприятиях"
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.06.2025)3. При ликвидации унитарного предприятия документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, передаются на хранение в государственный архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Вопрос: Обязаны ли банки хранить кредитные досье на своих клиентов и каков срок хранения документов?
(Консультация эксперта, 2025)Кроме того, деятельность конкурсных управляющих (ликвидаторов) по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций регламентируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
(Консультация эксперта, 2025)Кроме того, деятельность конкурсных управляющих (ликвидаторов) по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций регламентируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Вопрос: Как организовать ведение архива в коммерческой организации и у ИП?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Документы со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы уничтожаются. В случае отсутствия в структурных подразделениях условий для обеспечения их сохранности в течение установленных сроков хранения они передаются в архив по решению руководителя организации (уполномоченного им лица) (п. 47 Правил N 77).
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Документы со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы уничтожаются. В случае отсутствия в структурных подразделениях условий для обеспечения их сохранности в течение установленных сроков хранения они передаются в архив по решению руководителя организации (уполномоченного им лица) (п. 47 Правил N 77).
Статья: Проблемы при передаче дел в архив
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)Как исправить. Ликвидируемые организации обязаны передавать документы, срок хранения которых не истек, - в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ). Государственные и муниципальные архивы принимают на хранение документы:
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)Как исправить. Ликвидируемые организации обязаны передавать документы, срок хранения которых не истек, - в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ). Государственные и муниципальные архивы принимают на хранение документы:
Статья: Особенности работы с приказами по административно-хозяйственным вопросам
(Кожанова Е.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 5)По Перечню 2010 г. приказы по административно-хозяйственным вопросам следовало хранить 5 лет (ст. 19в)). По Перечню 2019 г. у них срок такой же (ст. 19б)). А вот приказы по основной деятельности неисточники комплектования по-прежнему должны хранить до своей ликвидации (пожизненно), но возможность их частичной передачи при ликвидации организации в государственный/муниципальный архив Перечнем 2019 г. уже не предусматривается - см. примечание 2 к ст. 19а).
(Кожанова Е.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 5)По Перечню 2010 г. приказы по административно-хозяйственным вопросам следовало хранить 5 лет (ст. 19в)). По Перечню 2019 г. у них срок такой же (ст. 19б)). А вот приказы по основной деятельности неисточники комплектования по-прежнему должны хранить до своей ликвидации (пожизненно), но возможность их частичной передачи при ликвидации организации в государственный/муниципальный архив Перечнем 2019 г. уже не предусматривается - см. примечание 2 к ст. 19а).
Ситуация: Действителен ли диплом без приложения и как восстановить приложение в случае утраты?
("Электронный журнал "Азбука права", 2025)При ликвидации образовательной организации (ее правопреемника) дубликат выдается ее учредителем, а при его отсутствии - государственным органом или органом местного самоуправления, в ведении которого находится (структурным подразделением которых является) государственный или муниципальный архив, куда переданы на хранение документы выпускников (п. 42 Порядка).
("Электронный журнал "Азбука права", 2025)При ликвидации образовательной организации (ее правопреемника) дубликат выдается ее учредителем, а при его отсутствии - государственным органом или органом местного самоуправления, в ведении которого находится (структурным подразделением которых является) государственный или муниципальный архив, куда переданы на хранение документы выпускников (п. 42 Порядка).
"Комментарий к Федеральному закону от 28 декабря 2013 г. N 400-ФЗ "О страховых пенсиях"
(постатейный)
(Миронова Т.К., Арзуманова Л.Л., Пешкова (Белогорцева) Х.В., Рождественская Т.Э., Бондарева Э.С., Гусев А.Ю., Люминарская С.В., Менкенов А.В., Ротко С.В., Сапожникова Н.И., Чернусь Н.Ю., Елаев А.А., Загорских С.А., Котухов С.А., Соколов Р.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)Пример. В деле о непредставлении для перерасчета пенсии документов, подтверждающей стаж, судом был сделан вывод о том, что вышеуказанные документы находятся на хранении у иного лица, в архив при ликвидации предприятия сданы не были, в то время как после ликвидации организации такие документы обязательно должны быть переданы на хранение в архив (см. Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 18.06.2019 по делу N 33-6983/2019).
(постатейный)
(Миронова Т.К., Арзуманова Л.Л., Пешкова (Белогорцева) Х.В., Рождественская Т.Э., Бондарева Э.С., Гусев А.Ю., Люминарская С.В., Менкенов А.В., Ротко С.В., Сапожникова Н.И., Чернусь Н.Ю., Елаев А.А., Загорских С.А., Котухов С.А., Соколов Р.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)Пример. В деле о непредставлении для перерасчета пенсии документов, подтверждающей стаж, судом был сделан вывод о том, что вышеуказанные документы находятся на хранении у иного лица, в архив при ликвидации предприятия сданы не были, в то время как после ликвидации организации такие документы обязательно должны быть переданы на хранение в архив (см. Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 18.06.2019 по делу N 33-6983/2019).
Статья: Штатное расписание в вопросах и ответах
(Славинская А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 6)- для остальных организаций срок хранения составляет не менее 10 лет (примечание 1 ко всему Перечню). Однако в п. 40 Перечня есть собственное примечание (1), согласно которому штатные расписания таких организаций хранятся до ликвидации организации. Сделано это, чтобы не перегружать архивные учреждения штатными расписаниями, если организация ликвидируется и остальные кадровые документы с неистекшими сроками хранения передаются в архивы.
(Славинская А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 6)- для остальных организаций срок хранения составляет не менее 10 лет (примечание 1 ко всему Перечню). Однако в п. 40 Перечня есть собственное примечание (1), согласно которому штатные расписания таких организаций хранятся до ликвидации организации. Сделано это, чтобы не перегружать архивные учреждения штатными расписаниями, если организация ликвидируется и остальные кадровые документы с неистекшими сроками хранения передаются в архивы.
Статья: Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)При этом не все документы надо передавать в архив. На хранение следует передать документацию постоянного (со сроком хранения "до ликвидации организации") и длительного (более 10 лет) сроков хранения <5>. Документы со сроком хранения до 10 лет можно и не сдавать. Они могут находиться в подразделении организации, которое их оформило. А по завершении сроков хранения - уничтожаться.
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)При этом не все документы надо передавать в архив. На хранение следует передать документацию постоянного (со сроком хранения "до ликвидации организации") и длительного (более 10 лет) сроков хранения <5>. Документы со сроком хранения до 10 лет можно и не сдавать. Они могут находиться в подразделении организации, которое их оформило. А по завершении сроков хранения - уничтожаться.
"Комментарий к Федеральному закону от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)Исходя из этого в Определении СКЭС ВС России от 2 февраля 2016 г. N 302-ЭС15-14349 по делу N А33-16565/2014 <297> отмечено, что по смыслу ранее действовавшего Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 <298>, и положений Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" организация обязана их хранить самостоятельно постоянно или передать на хранение в архив документы, определенные данным Перечнем; при этом, в случае ликвидации юридического лица, его документы не подлежат уничтожению безусловно. Кстати говоря, в этом же Определении указано, что исходя из буквального толкования норм ч. 1 комментируемой статьи и приведенного выше п. 1 ст. 17 Закона 1996 г. о бухгалтерском учете срок хранения документов бухгалтерского учета устанавливается в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не строго пять лет.
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)Исходя из этого в Определении СКЭС ВС России от 2 февраля 2016 г. N 302-ЭС15-14349 по делу N А33-16565/2014 <297> отмечено, что по смыслу ранее действовавшего Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 <298>, и положений Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" организация обязана их хранить самостоятельно постоянно или передать на хранение в архив документы, определенные данным Перечнем; при этом, в случае ликвидации юридического лица, его документы не подлежат уничтожению безусловно. Кстати говоря, в этом же Определении указано, что исходя из буквального толкования норм ч. 1 комментируемой статьи и приведенного выше п. 1 ст. 17 Закона 1996 г. о бухгалтерском учете срок хранения документов бухгалтерского учета устанавливается в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не строго пять лет.
Статья: Сколько хранить договоры
(Юсипова Е.)
("Юридический справочник руководителя", 2022, N 10)(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации.
(Юсипова Е.)
("Юридический справочник руководителя", 2022, N 10)(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации.