Авансовый отчет умершего сотрудника
Подборка наиболее важных документов по запросу Авансовый отчет умершего сотрудника (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы
Форма: Положение о расчетах с подотчетными лицами
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)В случаях непредставления работником авансового отчета, невозврата полученных под отчет денежных средств руководитель Организации принимает решение об удержании или о взыскании их с него либо об отказе от удержания или взыскания (в случаях увольнения, болезни, смерти должника и подобных ситуациях). При отказе от удержания или взыскания или при невозможности взыскания задолженность списывается с бухгалтерского учета.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)В случаях непредставления работником авансового отчета, невозврата полученных под отчет денежных средств руководитель Организации принимает решение об удержании или о взыскании их с него либо об отказе от удержания или взыскания (в случаях увольнения, болезни, смерти должника и подобных ситуациях). При отказе от удержания или взыскания или при невозможности взыскания задолженность списывается с бухгалтерского учета.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Тематический выпуск: Дебиторская и кредиторская задолженность
(Тихонова Е.П.)
("Горячая линия бухгалтера", 2008, N 3-4)В случае если по вине работников бухгалтерии не произведен окончательный расчет с увольняющимся, то дебиторскую задолженность по счету 71 на финансовые результаты списывать неправомерно, ее необходимо взыскать с виновного. Если же окончательный расчет с работником не произведен в результате таких причин, как увольнение работника в судебном порядке или смерти работника, и в сложившихся ситуациях взыскать денежные суммы с уволившегося работника не представляется возможным, то такую задолженность возможно списать на финансовый результат организации. Для этого организации необходимо обратиться в суд и при наличии решения суда о невозможности взыскания задолженности ее списывают на финансовый результат:
(Тихонова Е.П.)
("Горячая линия бухгалтера", 2008, N 3-4)В случае если по вине работников бухгалтерии не произведен окончательный расчет с увольняющимся, то дебиторскую задолженность по счету 71 на финансовые результаты списывать неправомерно, ее необходимо взыскать с виновного. Если же окончательный расчет с работником не произведен в результате таких причин, как увольнение работника в судебном порядке или смерти работника, и в сложившихся ситуациях взыскать денежные суммы с уволившегося работника не представляется возможным, то такую задолженность возможно списать на финансовый результат организации. Для этого организации необходимо обратиться в суд и при наличии решения суда о невозможности взыскания задолженности ее списывают на финансовый результат:
Вопрос: Работник нашей организации на выданные ему подотчетные средства вместе с билетом приобрел полис добровольного личного страхования пассажира от несчастных случаев и приложил его к авансовому отчету, который утвержден руководителем организации. Учитывается ли данная сумма в целях налогообложения прибыли?
("Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", 2010, N 13)Вопрос: Работник нашей организации на выданные ему подотчетные средства вместе с билетом приобрел полис добровольного личного страхования пассажира от несчастных случаев и приложил его к авансовому отчету, который утвержден руководителем организации. Учитывается ли данная сумма в целях налогообложения прибыли?
("Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", 2010, N 13)Вопрос: Работник нашей организации на выданные ему подотчетные средства вместе с билетом приобрел полис добровольного личного страхования пассажира от несчастных случаев и приложил его к авансовому отчету, который утвержден руководителем организации. Учитывается ли данная сумма в целях налогообложения прибыли?
Судебная практика
Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 21.09.2015 N 74-КГ15-138
Требование: О взыскании расходов на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно.
Обстоятельства: Истец указывает, что по возвращении из отпуска им был составлен авансовый отчет и представлены проездные документы, однако в выплате компенсации расходов ему было отказано.
Решение: В удовлетворении требования отказано, поскольку транспортные расходы сотрудников органов внутренних дел при приобретении ими билетов на проезд к месту проведения отпуска и обратно подлежат возмещению в том случае, если оплата за проезд к месту проведения отпуска и обратно произведена с банковской карты самого сотрудника, супруга (супруги) либо иных членов семьи сотрудника. В случае оплаты проезда с использованием банковской карты третьего лица возмещение расходов на проезд не производится.В обоснование иска Кожин И.А. ссылался на то, что он проходит службу в Управлении по экономической безопасности и противодействия коррупции Министерства внутренних дел по Республике Саха (Якутия) (далее - УЭБиПК МВД по Республике Саха (Якутия)) в должности <...>. На основании приказа МВД по Республике Саха (Якутия) от 17 июля 2014 г. N 1356 л/с ему был предоставлен отпуск на период с 9 июня по 17 июля 2014 г. с оплатой проезда до г. Хабаровска. По возвращении из отпуска им был составлен авансовый отчет на сумму <...> руб. и представлены проездные документы. Однако в выплате компенсации расходов на оплату стоимости проезда ему было отказано письмом МВД по Республике Саха (Якутия) от 1 августа 2014 г. на основании п. 7 Порядка оплаты проезда сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и членам их семей, а также выплаты денежной компенсации расходов, связанных с оплатой проезда, членам семей и родителям погибшего (умершего) сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденного Приказом МВД России от 16 мая 2012 г. N 514 (далее - Порядок оплаты проезда сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации), поскольку проездные билеты им приобретены с использованием банковской карты третьего лица. Считал данный отказ незаконным и просил взыскать компенсацию расходов на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно в размере <...> руб., а также судебные расходы на оплату услуг представителя в размере <...> руб.
Требование: О взыскании расходов на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно.
Обстоятельства: Истец указывает, что по возвращении из отпуска им был составлен авансовый отчет и представлены проездные документы, однако в выплате компенсации расходов ему было отказано.
Решение: В удовлетворении требования отказано, поскольку транспортные расходы сотрудников органов внутренних дел при приобретении ими билетов на проезд к месту проведения отпуска и обратно подлежат возмещению в том случае, если оплата за проезд к месту проведения отпуска и обратно произведена с банковской карты самого сотрудника, супруга (супруги) либо иных членов семьи сотрудника. В случае оплаты проезда с использованием банковской карты третьего лица возмещение расходов на проезд не производится.В обоснование иска Кожин И.А. ссылался на то, что он проходит службу в Управлении по экономической безопасности и противодействия коррупции Министерства внутренних дел по Республике Саха (Якутия) (далее - УЭБиПК МВД по Республике Саха (Якутия)) в должности <...>. На основании приказа МВД по Республике Саха (Якутия) от 17 июля 2014 г. N 1356 л/с ему был предоставлен отпуск на период с 9 июня по 17 июля 2014 г. с оплатой проезда до г. Хабаровска. По возвращении из отпуска им был составлен авансовый отчет на сумму <...> руб. и представлены проездные документы. Однако в выплате компенсации расходов на оплату стоимости проезда ему было отказано письмом МВД по Республике Саха (Якутия) от 1 августа 2014 г. на основании п. 7 Порядка оплаты проезда сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и членам их семей, а также выплаты денежной компенсации расходов, связанных с оплатой проезда, членам семей и родителям погибшего (умершего) сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденного Приказом МВД России от 16 мая 2012 г. N 514 (далее - Порядок оплаты проезда сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации), поскольку проездные билеты им приобретены с использованием банковской карты третьего лица. Считал данный отказ незаконным и просил взыскать компенсацию расходов на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно в размере <...> руб., а также судебные расходы на оплату услуг представителя в размере <...> руб.
Нормативные акты
Приказ ГУСК МО от 28.05.2021 N 36П-74
"Об утверждении учетной политики Главного управления социальных коммуникаций Московской области"15.6. Возмещение расходов производится по авансовому отчету работника об израсходованных средствах, утвержденному руководителем, с приложением подтверждающих документов и заявления на возмещение понесенных расходов. В случае если аванс не выдавался - по заявлению на возмещение понесенных расходов с приложением подтверждающих документов.
"Об утверждении учетной политики Главного управления социальных коммуникаций Московской области"15.6. Возмещение расходов производится по авансовому отчету работника об израсходованных средствах, утвержденному руководителем, с приложением подтверждающих документов и заявления на возмещение понесенных расходов. В случае если аванс не выдавался - по заявлению на возмещение понесенных расходов с приложением подтверждающих документов.
Приказ министра физической культуры и спорта МО от 09.08.2023 N 23-191-П
"О внесении изменения в учетную политику Министерства физической культуры и спорта Московской области"116. В исключительных случаях, когда работник с разрешения руководителя произвел оплату расходов за счет собственных средств, производится возмещение этих расходов. Возмещение расходов производится по авансовому отчету работника об израсходованных средствах, утвержденному министром, с приложением подтверждающих документов и заявления на возмещение понесенных расходов (форма З-2 приложения форм к приложению 2 к Учетной политике).
"О внесении изменения в учетную политику Министерства физической культуры и спорта Московской области"116. В исключительных случаях, когда работник с разрешения руководителя произвел оплату расходов за счет собственных средств, производится возмещение этих расходов. Возмещение расходов производится по авансовому отчету работника об израсходованных средствах, утвержденному министром, с приложением подтверждающих документов и заявления на возмещение понесенных расходов (форма З-2 приложения форм к приложению 2 к Учетной политике).
Вопрос: Умер работник. У него остались подотчетные средства. Может ли организация удержать эти суммы из его неполученной заработной платы при окончательном расчете при увольнении?
(Консультация эксперта, 2023)Предъявить отчет об использовании полученных под отчет денежных средств, вернуть неиспользованные суммы должен был их получатель, но работник умер, и представление авансового отчета неразрывно связано с получателем денежных средств (Апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 16.11.2022 по делу N 33-8327/2022).
(Консультация эксперта, 2023)Предъявить отчет об использовании полученных под отчет денежных средств, вернуть неиспользованные суммы должен был их получатель, но работник умер, и представление авансового отчета неразрывно связано с получателем денежных средств (Апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 16.11.2022 по делу N 33-8327/2022).
Статья: Списание дебиторской задолженности на финансовый результат
(Комаров А.В.)
("Консультант Бухгалтера", 2002, N 2)Однако иногда работника увольняют, не произведя с ним окончательный расчет. Если по вине бухгалтерии не произведен окончательный расчет с работником, то дебиторскую задолженность по счету 71 на финансовые результаты списывать неправомерно, ее необходимо взыскать с бухгалтеров, если они нарушили порядок выдачи денег под отчет и не приняли соответствующих мер по их погашению. Если же окончательный расчет с работником не произведен в результате иных причин (не по вине работников бухгалтерии) и в судебном порядке или каким-то иным образом (например, в случае смерти работника) взыскать денежные суммы с уволившихся работников не представляется возможным, то при наличии решения суда о невозможности взыскания задолженности, ее списывают на финансовый результат:
(Комаров А.В.)
("Консультант Бухгалтера", 2002, N 2)Однако иногда работника увольняют, не произведя с ним окончательный расчет. Если по вине бухгалтерии не произведен окончательный расчет с работником, то дебиторскую задолженность по счету 71 на финансовые результаты списывать неправомерно, ее необходимо взыскать с бухгалтеров, если они нарушили порядок выдачи денег под отчет и не приняли соответствующих мер по их погашению. Если же окончательный расчет с работником не произведен в результате иных причин (не по вине работников бухгалтерии) и в судебном порядке или каким-то иным образом (например, в случае смерти работника) взыскать денежные суммы с уволившихся работников не представляется возможным, то при наличии решения суда о невозможности взыскания задолженности, ее списывают на финансовый результат:
Вопрос: Работник получил форменную одежду и денежные средства под отчет. Впоследствии работник умер. На момент смерти фактический срок носки одежды составил менее установленного. Отчет по подотчетным суммам не представлен. Родственниками умершего одежда не сдана организации. Правомерно ли считать остаточную стоимость форменной одежды и выданные под отчет средства безнадежным долгом в порядке ст. 266 НК РФ?
(Письмо Минфина РФ от 18.01.2010 N 03-03-06/1/8)Вопрос: Работник получил форменную одежду и денежные средства под отчет. Впоследствии работник умер. На момент смерти фактический срок носки одежды составил менее установленного. Отчет по подотчетным суммам не представлен. Родственниками умершего одежда не сдана организации. Правомерно ли считать остаточную стоимость форменной одежды и выданные под отчет средства безнадежным долгом в порядке ст. 266 НК РФ?
(Письмо Минфина РФ от 18.01.2010 N 03-03-06/1/8)Вопрос: Работник получил форменную одежду и денежные средства под отчет. Впоследствии работник умер. На момент смерти фактический срок носки одежды составил менее установленного. Отчет по подотчетным суммам не представлен. Родственниками умершего одежда не сдана организации. Правомерно ли считать остаточную стоимость форменной одежды и выданные под отчет средства безнадежным долгом в порядке ст. 266 НК РФ?
Вопрос: Как должен поступить бухгалтер, если командировка по указанию руководителя учреждения отменяется, а расходы уже понесены (приобретены билеты, забронирована гостиница)?
("Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2020, N 12)1) издать приказ об отмене командировки (оформляется в произвольной форме по причине отсутствия унифицированной формы). В приказе необходимо указать причины отмены командировки (например, в связи с угрозой распространения инфекции), реквизиты приказа о командировке, который отменяется, срок возврата неизрасходованного аванса, срок сдачи авансового отчета. С данным приказом нужно ознакомить под подпись работника, которого планировали отправить в командировку;
("Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2020, N 12)1) издать приказ об отмене командировки (оформляется в произвольной форме по причине отсутствия унифицированной формы). В приказе необходимо указать причины отмены командировки (например, в связи с угрозой распространения инфекции), реквизиты приказа о командировке, который отменяется, срок возврата неизрасходованного аванса, срок сдачи авансового отчета. С данным приказом нужно ознакомить под подпись работника, которого планировали отправить в командировку;
Статья: НДФЛ: завершаем год 2004 - начинаем год 2005
(Егоров В.)
("Новая бухгалтерия", 2005, N 2)Однако чтобы избежать споров с налоговиками, организация должна установить порядок представления отчетов по выданным подотчетным суммам и следить за его соблюдением.
(Егоров В.)
("Новая бухгалтерия", 2005, N 2)Однако чтобы избежать споров с налоговиками, организация должна установить порядок представления отчетов по выданным подотчетным суммам и следить за его соблюдением.
Статья: Прекращение обязательств бюджетного учреждения по причине смерти работника
(Стругова С.С.)
("Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях", 2012, N 3)Суммы, выданные под отчет работнику и не возвращенные вследствие его смерти, подлежат списанию как суммы, нереальные к взысканию. Пример учета дебиторской задолженности умершего работника по командировочным расходам рассмотрен в Письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 24.02.2009 N 03-02-07/1-87. В нем финансовый орган ссылается на нормы ст. 1112 ГК РФ, согласно которым в состав наследства не входят права и обязанности, неразрывно связанные с личностью наследодателя, а также права и обязанности, переход которых в порядке наследования не допускается указанным нормативным актом или другими законами. В соответствии со ст. 418 ГК РФ не входят в состав наследства обязательства гражданина-должника, которые прекращаются его смертью, если исполнение не может быть произведено без его личного участия либо обязательство иным образом неразрывно связано с личностью должника. Отчет об использовании полученных под отчет денежных средств должен был представить их получатель. Но работник умер, и представление авансового отчета неразрывно связано с получателем денежных средств.
(Стругова С.С.)
("Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях", 2012, N 3)Суммы, выданные под отчет работнику и не возвращенные вследствие его смерти, подлежат списанию как суммы, нереальные к взысканию. Пример учета дебиторской задолженности умершего работника по командировочным расходам рассмотрен в Письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 24.02.2009 N 03-02-07/1-87. В нем финансовый орган ссылается на нормы ст. 1112 ГК РФ, согласно которым в состав наследства не входят права и обязанности, неразрывно связанные с личностью наследодателя, а также права и обязанности, переход которых в порядке наследования не допускается указанным нормативным актом или другими законами. В соответствии со ст. 418 ГК РФ не входят в состав наследства обязательства гражданина-должника, которые прекращаются его смертью, если исполнение не может быть произведено без его личного участия либо обязательство иным образом неразрывно связано с личностью должника. Отчет об использовании полученных под отчет денежных средств должен был представить их получатель. Но работник умер, и представление авансового отчета неразрывно связано с получателем денежных средств.
Статья: Комментарий к Письму Минфина России от 11.03.2022 N 02-07-10/18268
(Зарипова М.)
("Бюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтера", 2022, N 5)Пример. На счете 2 208 26 567 числится кредиторская задолженность в сумме 1 500 руб. (подотчетное лицо - работник учреждения скоропостижно скончался). В связи со смертью подотчетного лица перерасход по авансовому отчету возместить ему не удалось. На основании свидетельства о смерти руководитель учреждения издал приказ о списании суммы задолженности.
(Зарипова М.)
("Бюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтера", 2022, N 5)Пример. На счете 2 208 26 567 числится кредиторская задолженность в сумме 1 500 руб. (подотчетное лицо - работник учреждения скоропостижно скончался). В связи со смертью подотчетного лица перерасход по авансовому отчету возместить ему не удалось. На основании свидетельства о смерти руководитель учреждения издал приказ о списании суммы задолженности.
Статья: Посмертные трудовые выплаты и налоговые обязательства
(Фирсова О.)
("Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии", 2012, N 8)Перечень удержаний, которые не производятся из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю при увольнении работника в связи со смертью (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), содержится в ст. 137 ТК РФ. К ним, в частности, относятся возмещение неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; погашение неизрасходованного аванса, выданного под отчет в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность.
(Фирсова О.)
("Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии", 2012, N 8)Перечень удержаний, которые не производятся из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю при увольнении работника в связи со смертью (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), содержится в ст. 137 ТК РФ. К ним, в частности, относятся возмещение неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; погашение неизрасходованного аванса, выданного под отчет в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность.
Статья: Расторжение трудового договора и выплаты в случае смерти работника
(Соболева Е.А.)
("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2015, N 11)В заключение еще раз обратим ваше внимание на то, что датой прекращения трудового договора в случае смерти работника будет ее дата, указанная в свидетельстве о смерти (независимо от того, приходится она на рабочий, выходной или праздничный день). Трудовую книжку данного работника необходимо выдать родственникам под подпись, а если никто не обратился за ней, она должна храниться в организации. Что касается сумм, не полученных работником ко дню смерти, они выплачиваются родственникам, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами. Кроме этого, работодатель имеет право удержать из заработной платы умершего суммы, выданные ему под отчет, суммы материального возмещения и суммы невозвращенного аванса. А вот удержания за неотработанные дни отпуска не производятся.
(Соболева Е.А.)
("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2015, N 11)В заключение еще раз обратим ваше внимание на то, что датой прекращения трудового договора в случае смерти работника будет ее дата, указанная в свидетельстве о смерти (независимо от того, приходится она на рабочий, выходной или праздничный день). Трудовую книжку данного работника необходимо выдать родственникам под подпись, а если никто не обратился за ней, она должна храниться в организации. Что касается сумм, не полученных работником ко дню смерти, они выплачиваются родственникам, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами. Кроме этого, работодатель имеет право удержать из заработной платы умершего суммы, выданные ему под отчет, суммы материального возмещения и суммы невозвращенного аванса. А вот удержания за неотработанные дни отпуска не производятся.
Корреспонденция счетов: Работнику, направленному в служебную командировку, выданы билеты (в обе стороны), которые оплачены организацией с расчетного счета (без права возврата). В связи со смертью члена семьи работник вынужден был прервать командировку и вернуться ранее установленного срока. Как отражаются в учете организации расходы по оплате стоимости обратного билета, который работник не имел возможности сдать?..
(Консультация эксперта, 2007)В рассматриваемой ситуации работник организации в связи со смертью члена семьи вынужден был прервать служебную командировку.
(Консультация эксперта, 2007)В рассматриваемой ситуации работник организации в связи со смертью члена семьи вынужден был прервать служебную командировку.