Архивное хранение персональных данных
Подборка наиболее важных документов по запросу Архивное хранение персональных данных (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Цифровизация корпоративного права: современные тенденции
(Олейник Е.В.)
("Гражданское право", 2023, N 4)Вопрос перехода корпорации на электронный документооборот является актуальным на сегодняшний день, который позволит упростить передачу и учет документов, снизить вероятность ошибок. Важно отметить, что каждая организация по своему усмотрению должна рассматривать вопрос о целесообразности и эффективности перехода на электронный документооборот. При положительном решении нужно: разработать план и систему авторизации корпорации; разработать и принять соответствующие внутренние документы; привлечь соответствующих специалистов и обучить сотрудников; систематизировать вопросы внутреннего и внешнего (с третьими лицами, государственными органами и др.) документооборота и создать технические условия для взаимодействия; сформировать электронное облако для хранения рабочих документов и архива неиспользуемых документов; разработать требования к доступу к информации, определить ответственных лиц; разработать средства защиты персональных данных; серьезно отнестись к вопросам цифровой безопасности. Правила электронного документооборота корпорации регулируются действующим законодательством <14>, локальными нормативными актами; между контрагентами возможно согласовать формы электронного взаимодействия, например, через электронную почту или через оператора документооборота (ОЭД).
(Олейник Е.В.)
("Гражданское право", 2023, N 4)Вопрос перехода корпорации на электронный документооборот является актуальным на сегодняшний день, который позволит упростить передачу и учет документов, снизить вероятность ошибок. Важно отметить, что каждая организация по своему усмотрению должна рассматривать вопрос о целесообразности и эффективности перехода на электронный документооборот. При положительном решении нужно: разработать план и систему авторизации корпорации; разработать и принять соответствующие внутренние документы; привлечь соответствующих специалистов и обучить сотрудников; систематизировать вопросы внутреннего и внешнего (с третьими лицами, государственными органами и др.) документооборота и создать технические условия для взаимодействия; сформировать электронное облако для хранения рабочих документов и архива неиспользуемых документов; разработать требования к доступу к информации, определить ответственных лиц; разработать средства защиты персональных данных; серьезно отнестись к вопросам цифровой безопасности. Правила электронного документооборота корпорации регулируются действующим законодательством <14>, локальными нормативными актами; между контрагентами возможно согласовать формы электронного взаимодействия, например, через электронную почту или через оператора документооборота (ОЭД).
Вопрос: Каков срок хранения согласия на обработку персональных данных клиента в гостинице?
(Консультация эксперта, 2025)Ответ: Три года после окончания срока действия согласия на обработку персональных данных.
(Консультация эксперта, 2025)Ответ: Три года после окончания срока действия согласия на обработку персональных данных.
Нормативные акты
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ
(ред. от 26.07.2026)
"О персональных данных"2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
(ред. от 26.07.2026)
"О персональных данных"2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
Статья: Административные правоотношения в области рынка ценных бумаг в условиях цифровизации: проблемы правового регулирования
(Сладкова А.В.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)Все чаще возникают новые электронные объекты, выполняющие функцию документа, нуждающиеся в управлении и обеспечении их архивного хранения. Появляются новые электронные услуги. Требуют правового решения вопросы использования больших данных (big date) и распределенные реестры.
(Сладкова А.В.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)Все чаще возникают новые электронные объекты, выполняющие функцию документа, нуждающиеся в управлении и обеспечении их архивного хранения. Появляются новые электронные услуги. Требуют правового решения вопросы использования больших данных (big date) и распределенные реестры.
Статья: Как Закон о защите персданных распространяется на архивные документы
(Храмцовская Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 9)В п. 2 ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" <1> предусмотрен ряд исключений: его действие не распространяется на отношения, возникающие при "организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации".
(Храмцовская Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 9)В п. 2 ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" <1> предусмотрен ряд исключений: его действие не распространяется на отношения, возникающие при "организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации".
Статья: Электронный архив компании: анализ проблем, создание и ведение
(Маевский Н., Воротынская Е.)
("Делопроизводство", 2025, N 2)Электронный архив может хранить в себе любую документацию, в том числе и персональные данные граждан, которые требуют особого уровня защищенности. Как следствие, системе необходимы повышенное внимание служб информационной безопасности и отдельные протоколы работы.
(Маевский Н., Воротынская Е.)
("Делопроизводство", 2025, N 2)Электронный архив может хранить в себе любую документацию, в том числе и персональные данные граждан, которые требуют особого уровня защищенности. Как следствие, системе необходимы повышенное внимание служб информационной безопасности и отдельные протоколы работы.
Готовое решение: Как оформить перенос ежегодного отпуска по любому основанию
(КонсультантПлюс, 2026)Срок хранения приказов и заявлений о переносе ежегодных отпусков такой же, как, например, срок хранения заявлений на ежегодный оплачиваемый отпуск и приказов о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков. По общему правилу срок хранения таких документов составляет пять лет. Иной срок возможен, например, если документ включен в состав личного дела работника. Данные правила о сроках хранения распространяются на любые приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления к ним, поскольку иное нормативно не установлено. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2026)Срок хранения приказов и заявлений о переносе ежегодных отпусков такой же, как, например, срок хранения заявлений на ежегодный оплачиваемый отпуск и приказов о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков. По общему правилу срок хранения таких документов составляет пять лет. Иной срок возможен, например, если документ включен в состав личного дела работника. Данные правила о сроках хранения распространяются на любые приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления к ним, поскольку иное нормативно не установлено. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Вопрос: Как оформить обложку личного дела работника?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2026)Обложку личного дела работника следует оформлять, руководствуясь нормативно установленными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях.
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2026)Обложку личного дела работника следует оформлять, руководствуясь нормативно установленными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях.
Статья: Работа с персональными данными. Отвечаем на вопросы
(Свистунова Н.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 7)Согласно п. 2 ч. 2 ст. 1 Закона о персданных действие закона не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
(Свистунова Н.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 7)Согласно п. 2 ч. 2 ст. 1 Закона о персданных действие закона не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
Статья: Плюсы и минусы онлайн-собеседований
(Васильева К.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 7)4. Дебюрократизация кадрового документооборота. Если собеседование проводится очно, от кандидата, как правило, требуется очное же представление всех документов, сопровождающих подтверждение его профессиональных компетенций. Это документы от удостоверения личности (паспорта) и трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) до всевозможных сертификатов, подтверждающих дополнительные знания, умения, навыки и практический опыт кандидата. В случае успешного прохождения собеседования документы могут быть приобщены к личному делу работника. Но что делать со всей "макулатурой", если собеседование пройдено неудачно? Необходимо знание правил обработки персональных данных и архивного хранения документов и практики их применения.
(Васильева К.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 7)4. Дебюрократизация кадрового документооборота. Если собеседование проводится очно, от кандидата, как правило, требуется очное же представление всех документов, сопровождающих подтверждение его профессиональных компетенций. Это документы от удостоверения личности (паспорта) и трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) до всевозможных сертификатов, подтверждающих дополнительные знания, умения, навыки и практический опыт кандидата. В случае успешного прохождения собеседования документы могут быть приобщены к личному делу работника. Но что делать со всей "макулатурой", если собеседование пройдено неудачно? Необходимо знание правил обработки персональных данных и архивного хранения документов и практики их применения.
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2026)Так, есть специальные правила хранения документов, содержащих персональные данные работников. При их хранении нужно принимать специальные меры защиты (как при хранении в бумажном виде, так и в электронном виде). Это следует, в частности, из ч. 14 ст. 22.3, п. 7 ст. 86, ст. 87 ТК РФ, п. 3 ст. 3, ст. 7, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле. Еще, например, есть специальные требования к хранению бумажных трудовых книжек. Вам нужно в том числе приказом назначить уполномоченное лицо, а бланки хранить как документы строгой отчетности (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2026)Так, есть специальные правила хранения документов, содержащих персональные данные работников. При их хранении нужно принимать специальные меры защиты (как при хранении в бумажном виде, так и в электронном виде). Это следует, в частности, из ч. 14 ст. 22.3, п. 7 ст. 86, ст. 87 ТК РФ, п. 3 ст. 3, ст. 7, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле. Еще, например, есть специальные требования к хранению бумажных трудовых книжек. Вам нужно в том числе приказом назначить уполномоченное лицо, а бланки хранить как документы строгой отчетности (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2026)Хранить личные дела надо в течение 50 лет в сейфах или в помещениях с ограниченным доступом. После увольнения работника личное дело передайте в архив. Сделать это надо не ранее, чем через год, но не позднее 3 лет после окончания работы с личным делом (п. 15 Положения об обработке персональных данных, п. 47 Правил хранения документов).
(Издательство "Главная книга", 2026)Хранить личные дела надо в течение 50 лет в сейфах или в помещениях с ограниченным доступом. После увольнения работника личное дело передайте в архив. Сделать это надо не ранее, чем через год, но не позднее 3 лет после окончания работы с личным делом (п. 15 Положения об обработке персональных данных, п. 47 Правил хранения документов).
Готовое решение: Каков порядок уничтожения документов в связи с истечением срока их хранения в архиве (структурном подразделении) организации
(КонсультантПлюс, 2026)Для уничтожения кадровых документов с истекшим сроком хранения применяйте общий порядок, о котором рассказывали выше. В том числе на уничтожение они отбираются по результатам экспертизы их ценности. А если такие документы содержат персональные данные работников, то учитывайте также требования к уничтожению персональных данных. В частности, способ уничтожения, который вы обязаны закрепить в своем локальном нормативном акте, должен исключать возможность восстановить содержание документов (ч. 6 ст. 6, ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 87 ТК РФ, п. 8 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных, п. 31 Правил хранения документов, утв. Приказом N 77).
(КонсультантПлюс, 2026)Для уничтожения кадровых документов с истекшим сроком хранения применяйте общий порядок, о котором рассказывали выше. В том числе на уничтожение они отбираются по результатам экспертизы их ценности. А если такие документы содержат персональные данные работников, то учитывайте также требования к уничтожению персональных данных. В частности, способ уничтожения, который вы обязаны закрепить в своем локальном нормативном акте, должен исключать возможность восстановить содержание документов (ч. 6 ст. 6, ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 87 ТК РФ, п. 8 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных, п. 31 Правил хранения документов, утв. Приказом N 77).