Акт об изъятии документов из личного дела
Подборка наиболее важных документов по запросу Акт об изъятии документов из личного дела (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
"Инструкция по делопроизводству в Конституционном Суде Российской Федерации"
(утв. приказом Председателя Конституционного Суда РФ от 23.10.2018 N 30)Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Секретариата Конституционного Суда с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника, который подшивается в дело.
(утв. приказом Председателя Конституционного Суда РФ от 23.10.2018 N 30)Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Секретариата Конституционного Суда с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника, который подшивается в дело.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Использование документов архива организации
(Попова Е.Н.)
("Делопроизводство", 2019, N 2)Правила предусматривают также составление акта об изъятии из дел (возвращении) документов (п. 5.17). Однако на практике эта норма вызывает много вопросов. Во-первых, формы такого акта в Правилах нет. Во-вторых, неясно, как поступать с оформлением такого акта в случае пересылки личных документов по почте, кто будет расписываться в акте за их получение? В-третьих, само название акта предусматривает "изъятие документов из дел". Но личные невостребованные документы могут быть учтены как единицы хранения в отдельной описи. В этом случае составления акта не требуется или это просто неточность в его названии? Кроме того, весьма спорна практическая необходимость в заполнении такого акта. Также излишним представляется требование о копировании возвращаемых личных документов, тем более что копии дипломов, аттестатов, свидетельств о заключении и расторжении брака и т.п. уже имеются в личных делах работников. Создается впечатление, что в п. 5.17 Правил неправомочно объединены 2 разных процесса, требующих различного оформления, - возврат невостребованных личных документов и изъятие подлинных документов Архивного фонда Российской Федерации органами правопорядка в соответствии с действующим законодательством. В последнем случае действительно требуется составление акта и копирование изымаемых документов.
(Попова Е.Н.)
("Делопроизводство", 2019, N 2)Правила предусматривают также составление акта об изъятии из дел (возвращении) документов (п. 5.17). Однако на практике эта норма вызывает много вопросов. Во-первых, формы такого акта в Правилах нет. Во-вторых, неясно, как поступать с оформлением такого акта в случае пересылки личных документов по почте, кто будет расписываться в акте за их получение? В-третьих, само название акта предусматривает "изъятие документов из дел". Но личные невостребованные документы могут быть учтены как единицы хранения в отдельной описи. В этом случае составления акта не требуется или это просто неточность в его названии? Кроме того, весьма спорна практическая необходимость в заполнении такого акта. Также излишним представляется требование о копировании возвращаемых личных документов, тем более что копии дипломов, аттестатов, свидетельств о заключении и расторжении брака и т.п. уже имеются в личных делах работников. Создается впечатление, что в п. 5.17 Правил неправомочно объединены 2 разных процесса, требующих различного оформления, - возврат невостребованных личных документов и изъятие подлинных документов Архивного фонда Российской Федерации органами правопорядка в соответствии с действующим законодательством. В последнем случае действительно требуется составление акта и копирование изымаемых документов.
Статья: Формирование и ведение личных дел военнослужащих
(Шаповалова Л.Д.)
("Делопроизводство", 2016, N 2)Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения командира воинской части или начальника кадрового органа. Об изъятых документах во внутренней описи соответствующего раздела делается запись о том, когда документ изъят, куда и под каким исходящим номером он отправлен или куда подшит после изъятия. Если изъятый документ уничтожен, указываются номер и дата акта об уничтожении. Запись об изъятии документов заверяется подписью начальника штаба воинской части или начальника кадрового органа и гербовой печатью.
(Шаповалова Л.Д.)
("Делопроизводство", 2016, N 2)Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения командира воинской части или начальника кадрового органа. Об изъятых документах во внутренней описи соответствующего раздела делается запись о том, когда документ изъят, куда и под каким исходящим номером он отправлен или куда подшит после изъятия. Если изъятый документ уничтожен, указываются номер и дата акта об уничтожении. Запись об изъятии документов заверяется подписью начальника штаба воинской части или начальника кадрового органа и гербовой печатью.
Нормативные акты
Приказ МЧС России от 20.03.2017 N 121
"О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и граждан Российской Федерации, поступающих на службу в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы"
(вместе с "Положением о централизованном учете персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и ведении его личного дела", "Положением о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы")
(Зарегистрировано в Минюсте России 29.05.2017 N 46864)При изъятии документов личное дело расшивается, об этом составляется акт об изъятии, а в описи делается отметка черным графитным карандашом (дата изъятия документа и подпись).
"О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и граждан Российской Федерации, поступающих на службу в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы"
(вместе с "Положением о централизованном учете персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и ведении его личного дела", "Положением о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы")
(Зарегистрировано в Минюсте России 29.05.2017 N 46864)При изъятии документов личное дело расшивается, об этом составляется акт об изъятии, а в описи делается отметка черным графитным карандашом (дата изъятия документа и подпись).
Приказ Министра обороны РФ от 15.12.2023 N 845
(ред. от 30.06.2025)
"Об установлении Порядка организации работы по пенсионному обеспечению в Министерстве обороны Российской Федерации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.01.2024 N 76851)87. Из отобранных для уничтожения пенсионных дел изымаются военно-медицинские документы и выписки из актов медико-социальной экспертизы гражданина, признанного инвалидом, которые группируются в отдельное дело и хранятся в военных комиссариатах.
(ред. от 30.06.2025)
"Об установлении Порядка организации работы по пенсионному обеспечению в Министерстве обороны Российской Федерации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.01.2024 N 76851)87. Из отобранных для уничтожения пенсионных дел изымаются военно-медицинские документы и выписки из актов медико-социальной экспертизы гражданина, признанного инвалидом, которые группируются в отдельное дело и хранятся в военных комиссариатах.
"Государственная и муниципальная служба: Учебное пособие"
(Борисов Н.И.)
("КНОРУС", 2019)Согласно ст. 42 Закона N 79-ФЗ о гражданской службе личные дела гражданских служащих ведутся кадровыми службами государственных органов. Гражданские служащие имеют право не только знакомиться со всеми материалами своих личных дел, но и делать выписки из них, снимать копии, требовать приобщения к делу своих объяснений и т.д. При этом служащий не вправе изымать из своего личного дела какие-либо документы.
(Борисов Н.И.)
("КНОРУС", 2019)Согласно ст. 42 Закона N 79-ФЗ о гражданской службе личные дела гражданских служащих ведутся кадровыми службами государственных органов. Гражданские служащие имеют право не только знакомиться со всеми материалами своих личных дел, но и делать выписки из них, снимать копии, требовать приобщения к делу своих объяснений и т.д. При этом служащий не вправе изымать из своего личного дела какие-либо документы.
"Справочник кадровика: руководство по оформлению типовых документов: практическое пособие"
(Пономарева Н.Г.)
("Омега-Л", 2007)Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка; заявление работника о приеме на работу; листок по учету кадров; результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области; расписка работника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; дополнение к личному делу; внутренняя опись.
(Пономарева Н.Г.)
("Омега-Л", 2007)Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка; заявление работника о приеме на работу; листок по учету кадров; результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области; расписка работника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; дополнение к личному делу; внутренняя опись.
Статья: Отдельные вопросы, встречающиеся при подготовке к передаче в архив личных дел
(Краснов В.В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 6)Недатированные документы, не названные в описи, следует сформировать после нее. Но только при условии, если эти документы действительно должны храниться в данном личном деле, что установлено соответствующими нормативными документами - Типовым или ведомственным перечнями, Указом N 640 и т.п. Если вы сможете установить, что документы, попавшие во вторую группу, храниться в личном деле не должны, необходимо такие документы изъять и дальнейшую работу с ними осуществлять согласно установленным требованиям (сформировать в отдельные дела или с другими делами, передать по сдаточной описи в архив либо отложить для уничтожения по акту и т.п.).
(Краснов В.В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 6)Недатированные документы, не названные в описи, следует сформировать после нее. Но только при условии, если эти документы действительно должны храниться в данном личном деле, что установлено соответствующими нормативными документами - Типовым или ведомственным перечнями, Указом N 640 и т.п. Если вы сможете установить, что документы, попавшие во вторую группу, храниться в личном деле не должны, необходимо такие документы изъять и дальнейшую работу с ними осуществлять согласно установленным требованиям (сформировать в отдельные дела или с другими делами, передать по сдаточной описи в архив либо отложить для уничтожения по акту и т.п.).
Статья: Особенности обработки персональных данных сотрудников
(Иванова И.Е.)
("Руководитель бюджетной организации", 2022, N 6)Но не забудьте предварительно издать приказ о создании экспертной комиссии, которая проведет работу по изъятию документов из личных дел работников, уничтожит документы и составит акт об их уничтожении, указав способ уничтожения.
(Иванова И.Е.)
("Руководитель бюджетной организации", 2022, N 6)Но не забудьте предварительно издать приказ о создании экспертной комиссии, которая проведет работу по изъятию документов из личных дел работников, уничтожит документы и составит акт об их уничтожении, указав способ уничтожения.
Статья: Личное дело работника
(Резник И.)
("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2007, N 1)Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя компании с оформлением соответствующей записи в графе "Примечание" внутренней описи <18>. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.
(Резник И.)
("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2007, N 1)Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя компании с оформлением соответствующей записи в графе "Примечание" внутренней описи <18>. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.
"Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ"
(Захаркина О.И.)
("Омега-Л", 2007)- акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей, трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел;
(Захаркина О.И.)
("Омега-Л", 2007)- акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей, трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел;
"Большая книга бухгалтера банка (БКББ): ежегодный справочник-альманах. Часть II. Бухгалтерский учет"
(Григораш О.С.)
("Регламент", 2007)- индивидуальные (персональные) положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции) подлежат хранению в течение 75 лет в составе личных дел. Изъятие бухгалтерских документов у кредитных организаций может производиться судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания и другими органами в предусмотренных законодательством РФ случаях. При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством РФ, за подписями руководителя кредитной организации или ее структурного подразделения или их заместителей и главного бухгалтера и представителя органа, проводящего изъятие документа. В акте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается.
(Григораш О.С.)
("Регламент", 2007)- индивидуальные (персональные) положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции) подлежат хранению в течение 75 лет в составе личных дел. Изъятие бухгалтерских документов у кредитных организаций может производиться судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания и другими органами в предусмотренных законодательством РФ случаях. При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством РФ, за подписями руководителя кредитной организации или ее структурного подразделения или их заместителей и главного бухгалтера и представителя органа, проводящего изъятие документа. В акте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается.