9.4. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

9.4.1. Подготовка документов к передаче на архивное хранение включает работу отдела архива и делопроизводителей подразделений по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

9.4.2. Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является проверка списания каждого документа в соответствующее дело по номенклатуре дел в ЭРК АС ДОУ.

9.4.3. Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение осуществляется структурным подразделением Росимущества - пользователем АС ДОУ - совместно со Службой делопроизводства и подразделением, обеспечивающим функционирование информационной системы.

9.4.4. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив, должны выполняться следующие основные процедуры работы с документами:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

формирование в АС ДОУ описей электронных дел, документов структурных подразделений;

формирование в информационной системе контейнеров электронных документов, включающих: электронный документ (текстовой электронный документ в формате PDF/A), метаданные электронного документа, файл(ы) электронной(ых) подписи(ей) и файл(ы) результатов проверки электронной(ых) подписи(ей);

формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Росимущества не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).