9.3. Организация текущего хранения документов

9.3.1. С момента заведения и до передачи в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, дела хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования, электронные дела - в системе электронного документооборота (АС ДОУ) Росимущества.

9.3.2. Руководители структурных подразделений и делопроизводители подразделений обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

До передачи документов делопроизводителю подразделения ответственность за их сохранность несут исполнители или те работники, которым эти документы переданы.

9.3.3. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях на стеллажах, в шкафах, сейфах.

9.3.4. В целях обеспечения визуального контроля наличия и быстрого поиска документов дела на бумажном носителе в структурных подразделениях располагаются в соответствии с номенклатурой дел в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, сейфах, обеспечивающих их полную сохранность. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и дата (год). Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

9.3.5. Выдача дел для работы работникам других подразделений производится на основании письменного запроса с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором документы находятся на текущем хранении, под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 52). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Если работнику временно требуются отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, они могут быть выданы из дела делопроизводителем подразделения с разрешения руководителя подразделения, а на их место вкладывается карта-заместитель, в которой указывается кому, когда и на какой срок выдан документ.

Дела (документы) выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

9.3.6. Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Агентства или иного уполномоченного им лица с составлением акта о выдаче дел во временное пользование (приложение N 61).

9.3.7. Изъятие (выемка) документов из дел постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности Росимущества, допускается в исключительных случаях и производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения руководителя Агентства или уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями Росимущества и соответствующего государственного органа. Опись (реестр) изъятых документов (дел) включается в текст протокола (акта) либо прилагается к нему.

В дело помещается заверенная копия изымаемого документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, дата и подпись работника, ответственного за формирование или хранение дела, и акт о причинах выдачи подлинника (протокол выемки).

Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

9.3.8. При передаче функций между структурными подразделениями Агентства в ходе реорганизационных мероприятий составляются акты приема-передачи документов и дел, необходимых в оперативной работе, от одного структурного подразделения другому (приложение N 59).

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения делопроизводитель данного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Незавершенные делопроизводством дела передаются структурному подразделению - правопреемнику - по акту приема-передачи документов.

Один экземпляр акта приема-передачи документов и дел передается в отдел архива.

9.3.9. В целях установления фактического наличия документов и дел делопроизводителями подразделений и Службой делопроизводства проводятся проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

перед передачей документов в архив Росимущества;

при перемещении дел;

при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;

при реорганизации и ликвидации Агентства или его структурного подразделения.

По итогам проверки составляется акт, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются заместителю руководителя Росимущества, курирующему деятельность проверяемого структурного подразделения.

9.3.10. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

9.3.11. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом руководителем Службы делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах: по одному экземпляру акта хранится в Службе делопроизводства и структурном подразделении.

При утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив Росимущества при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.