9.5. Экспертиза ценности документов

9.5. Ежегодно Службой делопроизводства Росимущества, делопроизводителями подразделений совместно с экспертной комиссией Росимущества осуществляется экспертиза ценности документов:

в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, формировании дел и при подготовке дел к передаче в архив Росимущества;

в архиве Росимущества - в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение в ГА РФ.

9.5.1. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив Росимущества;

отбор документов временных (до 10 лет) сроков хранения и с пометкой "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел Росимущества, правильность определения сроков хранения дел.

9.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росимуществе создана постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК), функции, права и порядок работы которой определяются положением, согласованным с Росархивом и утвержденным приказом Росимущества.

9.5.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, указанием сроков их хранения, а также номенклатуры дел Росимущества.

9.5.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор дел на хранение или уничтожение только на основании заголовков дел без проверки имеющихся в них документов.

9.5.6. В делах постоянного хранения подлежат изъятию лишние экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

9.5.7. Дела с отметкой "ЭПК" ("ЭК") подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного срока хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" ("ЭК"), содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

9.5.8. Экспертиза ценности электронных документов проводится в соответствии с правилами и требованиями, установленными для документов на бумажном носителе, с учетом дополнительных признаков:

подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки;

возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;

возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) срока хранения;

возможность проведения технологических миграций.

9.5.9. При проведении экспертизы ценности электронных документов также осуществляются проверка правильности формирования и систематизации единиц хранения электронных документов и проверка файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ.

9.5.10. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Росимущества.

9.5.11. По результатам экспертизы ценности документов проводится оформление дел, составляются описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.