4.8. Служебное письмо

4.8.1. Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату органом государственной власти, органом местного самоуправления, организацией или должностным лицом.

4.8.2. Служебные письма Агентства готовятся как:

доклад/ответ о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации;

сопроводительное письмо к проектам федеральных законов, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответ на запрос сенатора Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата представительного органа субъекта Российской Федерации;

ответ на парламентский или депутатский запрос;

ответ на запрос федерального государственного органа, территориального органа федерального государственного органа в субъекте Российской Федерации;

ответ на запрос (просьбу) иного государственного органа, органа местного самоуправления;

ответ на судебный запрос;

ответ на адвокатский запрос;

ответы на обращение гражданина, организации;

инициативное письмо, направляемое в целях исполнения функций Росимущества;

в других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о предоставлении информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос (просьбу).

4.8.3. По содержанию и назначению письма могут быть гарантийными, информационными, рекламными, письмами-запросами, письмами-ответами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и другими.

4.8.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя (заместителя руководителя) на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

В случае если срок подготовки ответного письма автором резолюции не установлен, он определяется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации", Регламентом Правительства Российской Федерации, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Регламентом Росимущества, а также иными нормативными правовыми актами, в том числе Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ "О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации", Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 41-ФЗ "О Счетной палате Российской Федерации", Федеральным законом от 17 января 1992 г. N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации", Федеральным законом от 28 декабря 2010 г. N 403-ФЗ "О Следственном комитете Российской Федерации".

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.8.5. Служебные письма печатаются на стандартных бланках Агентства установленного образца формата A4 с изображением Государственного герба Российской Федерации.

На бланке руководителя Росимущества оформляются инициативные письма в Правительство Российской Федерации, Министерство финансов Российской Федерации, письма, являющиеся ответом на поручение или докладом о ходе исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации, парламентский или депутатский запрос или на обращение непосредственно к руководителю Росимущества сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Председателя Счетной палаты, руководителей федеральных органов государственной власти, руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

Письма за подписью заместителей руководителя Росимущества готовятся на бланках "заместитель руководителя".

На общем бланке письма Росимущества оформляются письма за подписью лица, исполняющего обязанности руководителя Росимущества, за подписью руководителей структурных подразделений Росимущества, а также письма, требующие подписания несколькими должностными лицами Росимущества (например, гарантийные).

Образцы оформления служебных писем представлены в приложениях N 41 и N 42 к настоящей Инструкции.

4.8.6. Служебные письма, подписываемые руководителями (заместителями руководителей) двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 (приложение N 43). При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "Подпись".

При оформлении совместных писем в каждой организации под подписью ее руководителя проставляется свой регистрационный номер и дата регистрации.

Например:

4.8.7. Реквизит "Адресат" печатается в правой части листа ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала и оформляется в соответствии с п. 12 приложения N 1 к настоящей Инструкции. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

На письме указывается не более четырех адресатов. Каждый экземпляр документа (по количеству адресов) должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, отмечен. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не пишется.

При направлении документа более чем в четыре адреса подписывается один экземпляр письма. После присвоения ему номера письмо размножается в необходимом количестве экземпляров и отправляется в соответствии с указателем рассылки, содержащим список почтовых адресов.

Письма в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, по МЭДО направляются адресатам, указанным исполнителем в ЭРК документа.

Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще был направлен документ, на обороте последнего листа документа печатается указатель его рассылки.

4.8.8. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе, либо если это письмо - ответ на обращение (запрос), подписанное данным должностным лицом.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

В том случае, если Росимущество является ответственным исполнителем, документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

Например:

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:

4.8.9. Датой письма является дата его подписания.

4.8.10. Заголовок к тексту письма оформляется согласно п. 14 приложения N 1 к настоящей Инструкции. К тексту документа, состоящему менее чем из пяти строк, заголовок не составляется.

Заголовок письма отделяется от реквизитов бланка одним дополнительным межстрочным интервалом.

4.8.11. В письме-ответе на специальной строке бланка ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно дается ссылка на номер и дату документа-запроса. Наличие этого реквизита исключает упоминание номера и даты поступившего документа в тексте письма.

При подготовке документов на основании поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации ссылка на поручение с указанием его даты и номера располагается ниже заголовка документа и отделяется от него сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

Например:

4.8.12. Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст должен быть точным, не допускать различных толкований. Основные требования к тексту изложены в п. 15 приложения N 1 к настоящей Инструкции.

При составлении служебных писем рекомендуется учитывать следующие правила: письмо должно быть посвящено одному вопросу; два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

письмо не должно быть большим по объему (лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста).

Объем служебного письма в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать 3 страниц, объем проекта доклада Президенту Российской Федерации - 4 страницы.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя, и четко отвечать на конкретно поставленный вопрос.

Следует употреблять только официально принятые сокращения, обозначения, термины. Недопустимо употребление сокращения "РФ" вместо "Российская Федерация". Наименования учреждений, организаций, званий, должностей, географические названия должны точно соответствовать официальным названиям.

Не рекомендуется при упоминании документов по тексту письма указывать "(прилагается)". Прилагаемые документы должны быть перечислены в реквизите "Приложение".

Текст служебного письма за подписью руководителя, заместителей руководителя излагается от третьего лица единственного числа, так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Росимущества либо от первого лица множественного числа, например: "Росимущество не возражает...", "Федеральное агентство по управлению государственным имуществом считает возможным...", "Сообщаем...", "Направляем...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, возможно изложение текста от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...", "считаю необходимым".

Текст служебного письма за подписью руководителя структурного подразделения излагается от имени подразделения по вопросам, входящим в его компетенцию, от третьего лица единственного числа либо от первого лица множественного числа.

4.8.13. Начальники структурных подразделений не вправе подписывать поручения в территориальные органы Росимущества, письма о согласовании проектов актов, а также о направлении замечаний и предложений на них.

Право подписи служебных писем может устанавливаться распорядительными актами, в инструкциях, положениях, регламентах, в том числе положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах, в которых должен предусматриваться также порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц.

4.8.14. Текст письма может состоять:

а) из одной части, если основное содержание письма (просьба, напоминание, сообщение) не требует обоснования, например:

"Приглашаем Вас принять участие в семинаре "Новые Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", который состоится 12.03.2020 в 10:00 в зале коллегии нашего Агентства."

б) из двух частей: обоснование и заключение, представленных в виде одного простого предложения, например:

"В связи с необходимостью осуществления регистрации права на имущество просим выдать копию распоряжения Минимущества России от ... N ...".

в) из трех частей: вступление, обоснование и заключение.

В первой части (вступлении) формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию фактов, сложившейся ситуации.

В служебных письмах может использоваться вступительное обращение к адресату, которое является частью текста и печатается через 1,5 межстрочных интервала, как и весь текст. Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемая Анна Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Если письмо подготовлено в дополнение к ранее направленному, то следует указать дату и номер ранее направленного письма.

При ссылке в тексте на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок.

Вторая часть письма (основное содержание), начинающаяся с абзаца, содержит анализ события или ситуации и приводимые доказательства, правовые обоснования.

Третья (заключительная) часть представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, напоминаний и т.д.

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от последней строки текста (или отметки о приложении) 2 - 3 межстрочными интервалами. Заключительная этикетная фраза: "С уважением," размещается от левого поля над подписью и завершается запятой.

4.8.15. Приложения к письмам оформляются в соответствии с п. 16 приложения N 1 к настоящей Инструкции. Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля, всегда в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами.

Приложения справочного характера, как правило, подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, в двух экземплярах (один прикладывается к визовому экземпляру письма).

В случае если приложением к документу, направляемому в стороннюю организацию, является распорядительный акт (приказ, распоряжение) Росимущества, протокол или договор, заключенный Росимуществом, то для отправки оформляется копия распорядительного акта (договора, протокола), оформленного на бумажном носителе.

В случае если приложением к документу, направляемому в стороннюю организацию, является исходящее письмо, доверенность Росимущества или входящий электронный документ, а также договор, оформленный в виде электронного документа и подписанный электронной подписью, то для отправки используется файл отображения документа либо, при отсутствии такого файла, оформляется копия документа на бумажном носителе.

4.8.16. Подпись отделяется от последней строки текста (2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт) и оформляется согласно п. 19 приложения N 1 к настоящей Инструкции. При наличии заключительной этикетной фразы "С уважением," подпись отделяется от нее дополнительным интервалом и пишется с прописной буквы.

При оформлении письма за подписью начальника структурного подразделения название подразделения входит в наименование должности и указывается полностью.

4.8.17. Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с п. 22 приложения N 1 к настоящей Инструкции.

4.8.18. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.8.19. Согласование исходящих писем осуществляется в АС ДОУ с автоматизированных рабочих мест, подключенных к защищенной сети передачи данных Росимущества.

К оригиналу служебного письма, подписанного собственноручно руководителем Росимущества, необходимо также предоставить второй (визовой) экземпляр, на котором проставляются две визы: корректора и заместителя руководителя в соответствии с распределением обязанностей. Визы проставляются в нижней части лицевой стороны подписного листа и на лицевых сторонах последних листов его приложений (при наличии), если они не являются самостоятельными документами, зарегистрированными в установленном порядке.

Письма, содержащие разъяснения по юридическим вопросам, визируются Юридической службой.

4.8.20. Служебные письма, содержащие информацию ограниченного распространения и имеющие отметку "Для служебного пользования" (при наличии приложения, направляемого только на бумажном носителе), готовятся не менее чем в трех экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - в Службу делопроизводства (визовый), третий - подразделению, готовившему документ (исполнителю).

Визы проставляются в нижней части лицевой стороны подписного листа исполнителем, руководителем структурного подразделения, в котором оно готовилось, начальниками подразделений соисполнителей (согласно резолюции руководства Росимущества), а также заместителем руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей и корректором, если письмо будет подписываться руководителем Росимущества.

4.8.21. Проект письма представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых оно готовилось.

После подписания и регистрации визовые экземпляры писем, оформленных на бумажном носителе (за исключением писем за подписью начальников структурных подразделений, не имеющих пометки "ДСП"), вместе с основаниями хранятся в Службе делопроизводства до передачи в архив.

При наличии приложения к письму его копия прилагается к визовому экземпляру в том же виде (на бумажном носителе, CD-диск и т.п.).

4.8.22. В установленных законодательством случаях деловые (служебные) письма заверяются печатью Росимущества с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения (ограниченного доступа), проставляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".